Cada vez hay más eventos de maratón, impulsados por el aumento constante del número de entusiastas del running y de los retos.
La organización de este tipo de eventos, dado su formato intenso y particularmente largo, requiere de un saber hacer particular. ¡En este artículo te traemos nuestros consejos para organizar con éxito tu primera maratón!
Índice
- Fecha del evento
- Lugar de celebración de la maratón
- Gestión del presupuesto
- Seguridad
- Organización el día D
1. Fecha del evento
Para definir la fecha de la maratón, has de tener en cuenta varios factores.
Para empezar, por supuesto, la previsión meteorológica en la época del año en cuestión. La gran distancia que hay que recorrer durante una maratón hace que las condiciones meteorológicas cobren una mayor importancia. Puede ser tan duro correr bajo una lluvia constante como bajo un sol abrasador. Da preferencia a la primavera o al otoño para contar con un clima más suave.
A continuación, estudia los diferentes eventos que tienen lugar en la fecha prevista. Los eventos deportivos importantes como competiciones nacionales o internacionales pueden hacer que el interés de los asistentes por tu evento disminuya. Para atraer a todos los amantes de la maratón posibles, trata de prever su disponibilidad y fija una fecha acorde.
2. Lugar de celebración de la maratón
Para organizar un maratón con éxito, no hay que descuidar la ubicación del evento. Puedes decidir celebrarlo en una zona rural o urbana, pero siempre se desarrollará en una carretera.
Para celebrar su maratón en la ciudad deseada, tendrás que obtener los permisos necesarios. Ponte en contacto con las autoridades para realizar tu solicitud y obtener información valiosa sobre las opciones posibles y los requisitos que has de cumplir.
Antes de confirmar definitivamente el lugar, intenta imaginar el recorrido para que la carrera sea lo más agradable posible, evitando los principales obstáculos. Las subidas y bajadas suaves son aceptables, pero es imprescindible evitar obstáculos que haya que escalar o saltar. La seguridad de los corredores es prioritaria, y el camino escogido ha de estar en buen estado.
Una vez definido el recorrido, decide cómo marcar los puntos de salida y llegada así como la señalización a lo largo de todo el recorrido. También hay que prever varios puntos de avituallamiento para los corredores.
3. Gestión del presupuesto
Cuanto mayor sea la distancia que recorrerán los atletas, mayor será el presupuesto para tu prueba de running. La maratón es una de las carreras más largas, por lo que hay que presupuestar en consecuencia.
Elabora un presupuesto teniendo en cuenta todos los gastos que generará tu evento (comunicación, bebidas, aperitivos, premios, señalización, sonido, etc.).
a) Los patrocinadores
Casi todas las maratones están financiadas por patrocinadores. Son empresas u organizaciones que se comprometen a donar dinero, servicios o apoyo en especie para financiar las necesidades de tu evento.
Es más probable que los patrocinadores se comprometan con su evento si les ofreces visibilidad como contrapartida. En cartelería, banderas, regalos, dorsales, etc., los logotipos de tus patrocinadores pueden aparecer en multitud de soportes de tu evento. No olvides mencionarlos y darles las gracias en tus comunicaciones (página web, redes sociales, newsletter, folletos, carteles, discursos, etc.).
Te recomendamos que ofrezcas diferentes niveles posibles de patrocinio, con un mayor o menor intercambio de visibilidad en función de la aportación del patrocinador.
Para más información sobre el patrocinio, lee este artículo que trata específicamente este tema.
b) Voluntarios
Para ayudar en ciertas tareas de tu maratón, puedes recurrir a voluntarios.
Serán de gran ayuda para repartir los dorsales, preparar el recorrido, en la seguridad del mismo durante la carrera, entregar el avituallamiento y para todas las tareas que hay que llevar a cabo el día de la maratón.
Para gestionar correctamente un equipo de voluntarios para tu maratón, te recomendamos leer nuestro artículo 10 pasos para conseguir y gestionar un equipo de voluntarios.
c) Inscripciones
Además del apoyo recibido por parte de los patrocinadores, es habitual pedir una contribución económica en el momento de la inscripción. Los organizadores de maratones prefieren establecer un sistema de inscripción de pago online antes del evento. Esta solución tiene varias ventajas:
- Recaudar el pago de las inscripciones antes del evento para financiar los gastos de organización.
- Recoger los datos de contacto de los corredores para enviarles correos electrónicos antes y después del evento.
- Prever el número de participantes para adaptar la compra de consumibles y premios en consecuencia.
- Posibilidad de ofrecer la inscripción en diferentes horas de salida gracias al modo sesiones.
- Ofrecer distancias más cortas, para los jóvenes o quienes no quieran participar en una carrera de 42,195 kilómetros.
- Recogida de certificados médicos.
4) Seguridad
Correr una maratón es un ejercicio muy intenso y duro físicamente. Además, dado que durante este tipo de eventos se producen lesiones fácilmente, has de hacer todo lo que esté en tu mano para evitarlas.
a) Señalización del recorrido
Todos los puntos clave de la ruta deben ser fácilmente identificables. Utiliza señalización bien visible para delimitar todo el recorrido.
Pon a disposición de todos los participantes un mapa con los puntos clave. Imprímelo en formato grande y colócalo en la zona de salida de la carrera. Es conveniente también publicarlo en tu página web y/o en redes sociales. Considera también la posibilidad de enviarlo por correo electrónico a todos los inscritos utilizando una herramienta de e-mailing.
b) Puntos de avituallamiento
Debido a la gran distancia que recorrerán los participantes, hay que prever muchos puntos de avituallamiento en el recorrido para evitar la deshidratación y la falta de energía, que pueden provocar lesiones.
Instala:
- Un punto de avituallamiento con agua y azúcar cada 2,5 km.
- Un punto de avituallamiento completo cada 10 km, con agua pero también fruta (fresca y seca), mazapán, geles y bebidas energéticas.
- Un botiquín de primeros auxilios en todos los puntos de avituallamiento.
Te recomendamos contar con asistencia médica lista para intervenir durante toda la duración de la maratón.
Para preservar el medio ambiente, recuerda que debes colocar muchos cubos de basura a lo largo del recorrido. Conciencia a los voluntarios de la necesidad de recoger la basura durante el evento para evitar una gran acumulación de residuos en el suelo, que podrían provocar una caída.
c) Seguro
Como organizador, para protegerte a ti mismo y a los participantes, contrata un seguro específico para el evento, incluso si tu asociación ya está asegurada.
5. Organización el día D
¡Llegó el gran día! A continuación se indican algunos puntos que hay que tener en cuenta para que todo vaya lo mejor posible:
a) El equipo de organización
Tu equipo y tú tenéis que ser los primeros en llegar al lugar del evento, varias horas antes de la llegada de los participantes. Este tiempo le permitirá proceder a todas las instalaciones necesarias (puntos de avituallamiento, señalización del recorrido, carteles, líneas de salida y llegada…).
Recibe a los voluntarios pronto, para poder informarles y asignarles tareas específicas antes de que comience la carrera.
b) Llegada de los atletas
Cuando lleguen los asistentes, todo tiene que estar listo. Dales una bienvenida digna de la hazaña física que van a emprender.
Para organizar mejor su llegada y la entrega de los dorsales, utiliza una herramienta de control de acceso. Este sistema no solo ahorra tiempo, sino que también te permite asociar un dorsal a un corredor con un simple escaneo del código QR de su inscripción y a continuación el código QR de su dorsal.
Utiliza terminales profesionales para escanear códigos QR, o una aplicación móvil de control de acceso, para controlar el número de participantes in situ en tiempo real y, por ejemplo, crear grupos de 25 personas para sesiones de calentamiento antes del comienzo de la carrera.
Informa a los corredores sobre el recorrido, las medidas de seguridad que deben adoptar y anímalos a usar los puntos de avituallamiento para evitar la deshidratación.
c) Salidas
Puedes organizar varias salidas en función de la edad de los corredores, pero también de la distancia en la que vayan a participar. No todo el mundo puede correr la maratón completa, y ofrecer la posibilidad de inscribirse en una distancia más corta atraerá a más gente.
Especialmente si quieres abrir tu competición a menores de edad, consulta con la Real Federación Española de Atletismo las distancias máximas recomendadas en función de la edad del corredor.
Si haces que los corredores de maratón comiencen primero, seguidos por los corredores de distancias cada vez más cortas, podrás entregar los premios a cada uno de ellos en la misma franja horaria.
Para planificar estas diferentes salidas, propón diferentes franjas horarias a la hora de realizar la inscripción. Podrás validar las inscripciones que cumplan el criterio de edad, gracias a la introducción de un campo en el formulario de inscripción que obligue a indicar la fecha de nacimiento.
d) Entrega de medallas
Los corredores comienzan a cruzar la línea de meta… ¡Es una gran victoria para ellos! Felicítalos como se merecen y anuncia su tiempo.
A continuación, procede a la entrega de las medallas. Puedes hacer este paso a medida que van llegando, o decidir que sea una ceremonia de entrega conjunta.
Sea cual sea tu elección, cierra el acto con un discurso de felicitación a los corredores y de agradecimiento a todos los voluntarios y patrocinadores del evento.
Organizar una maratón no es tarea fácil, y conlleva una gran responsabilidad ya que el evento es muy exigente físicamente. ¡Asegúrate de organizar tu carrera con éxito siguiendo nuestros consejos!
Para hacer un seguimiento del número de participantes y cobrar sus inscripciones, utiliza un sistema de venta de entradas online. Junto con un sistema de control de acceso, dispondrás de toda la información necesaria para asignar y entregar rápidamente los dorsales a cada corredor cuando llegue al lugar de la maratón.
¿Necesitas ayuda para organizar tu próxima maratón? Nuestro equipo está a tu disposición para responder a todas sus preguntas.
