8 puntos para organizar un seminario

Un sem­i­nario es un even­to pro­fe­sion­al que ha de seguir unos prin­ci­p­ios orga­ni­za­tivos pro­pios. Su obje­ti­vo es for­mar e infor­mar a los asis­tentes sobre un tema o un ámbito con­cre­tos. A pesar de las par­tic­u­lar­i­dades que puede ten­er un even­to así, ¡no es tan difí­cil de orga­ni­zar! Todo es una cuestión de orga­ni­zación y pre­visión. Si no sabes por dónde empezar para que tu sem­i­nario sea un momen­to estu­pen­do para tu públi­co, estos pasos te lle­varán al éxi­to.

1. Tener claros los objetivos

Definir los obje­tivos del sem­i­nario es el primer paso y uno de los más impor­tantes. Tienes que poder respon­der de una for­ma clara a la pre­gun­ta: ¿por qué orga­ni­zamos este sem­i­nario? Respon­der a esta pre­gun­ta, tiene que per­mi­tirte saber exac­ta­mente lo que esperas al final del even­to. Tenien­do en cuen­ta estos ele­men­tos, podrás elab­o­rar un plan de acción con­cre­to. Definir los obje­tivos de ante­mano te per­mi­tirá saber exac­ta­mente qué tipo de sem­i­nario orga­ni­zar y, por lo tan­to, orga­ni­zar­lo con éxi­to. Algunos sem­i­nar­ios, por ejem­p­lo, ten­drán como obje­ti­vo prin­ci­pal reforzar lazos inter­per­son­ales, otros for­mar a per­sonas nuevas en el sec­tor, destacar el aumen­to del vol­u­men de nego­cio, etc. De un obje­ti­vo prin­ci­pal salen obje­tivos secun­dar­ios que ten­drás que clasi­ficar y ges­tionar unos tras otros.

2. Definir quiénes son los asistentes

Hay que ten­er en cuen­ta muchos actores difer­entes a la hora de orga­ni­zar este tipo de even­to. En primer lugar, tienes que ten­er claro quién es tu públi­co obje­ti­vo. Este paso es un pun­to esen­cial en la plan­i­fi­cación del even­to. El públi­co obje­ti­vo prin­ci­pal es el con­jun­to de per­sonas que en prin­ci­pio tienen algún tipo de relación con el tema prin­ci­pal del sem­i­nario. Sin embar­go, cuan­do hablam­os de asis­tentes, en este caso, no nos esta­mos lim­i­tan­do al públi­co del sem­i­nario sino todas las per­sonas que asi­s­tirán al mis­mo, inclu­i­dos los ponentes.

Tras deter­mi­nar exac­ta­mente qué infor­ma­ción vas a trans­mi­tir y quién va a hac­er­lo, es el momen­to de encon­trar a las per­sonas que com­par­tirán esta infor­ma­ción. Puedes con­tar con uno o var­ios ponentes, todo depende de lo que quieras trans­mi­tir y cómo quieras hac­er­lo, así como de la com­ple­ji­dad para ello.

3. Estimar un presupuesto

Ya tienes definido el fon­do del plan de orga­ni­zación. Aho­ra toca pon­erse con la for­ma en la que vas a emplear los recur­sos de lo que dispones para dar la for­ma desea­da al even­to. Aquí es donde entra en juego la esti­mación del pre­supuesto nece­sario. El pre­supuesto se establece sobre la base de los 2 primeros pun­tos de las posi­bil­i­dades económi­cas tras haber cat­e­go­riza­do los obje­tivos deter­mi­nar cuáles son los medios nece­sar­ios para alcan­zar­los. Cada uno de estos medios requiere el empleo de recur­sos financieros. Habrá que ase­gu­rarse de que el con­jun­to de gas­tos pre­vis­tos es supe­ri­or a los ingre­sos. El últi­mo con­se­jo rel­a­ti­vo al pre­supuesto es siem­pre con un mar­gen de error para impre­vis­tos.

4. Escoger la fecha adecuada

Lle­ga el momen­to de fijar la fecha per­fec­ta para orga­ni­zar tu sem­i­nario. Tienes que estu­di­ar las difer­entes opciones para evi­tar que los invi­ta­dos no estén disponibles. Evi­ta los peri­o­dos con muchas posi­bil­i­dades de que tu públi­co obje­ti­vo esté de vaca­ciones: los puentes y días fes­tivos. Antes de fijar una fecha defin­i­ti­va es impor­tante ase­gu­rarse de la disponi­bil­i­dad de los asis­tentes.

5. Encontrar el lugar perfecto

El lugar en el que se orga­ni­zará un even­to se escoge en base a var­ios cri­te­rios. El primero de ellos es la capaci­dad. Por capaci­dad, aquí nos refe­r­i­mos al aforo del espa­cio; no nece­sari­a­mente el máx­i­mo sino un aforo cómo­do en fun­ción de la dis­posi­ción de tu even­to.

El segun­do cri­te­rio es la ubi­cación. Si orga­ni­zas un sem­i­nario para los miem­bros de tu ofic­i­na, no es nece­sario que esco­jas la mejor sala en la otra pun­ta de la ciu­dad, sobre todo si los asis­tentes son quienes pagan sus pro­pios gas­tos de trans­porte. Tam­bién tiene que ser de fácil acce­so, tan­to el pro­pio lugar como la sala que util­ices den­tro del mis­mo. Es mejor acud­ir a vis­i­tar los espa­cios: unas fotografías o fly­ers no son sufi­cientes para hac­erte una idea real.

6. Utilizar una solución de inscripción online

Uti­lizar una solu­ción de inscrip­ción o ven­ta de entradas online te per­mi­tirá alig­er­ar tu car­ga de tra­ba­jo. Esta her­ramien­ta te per­mi­tirá reg­is­trar las inscrip­ciones al sem­i­nario de una for­ma mucho más fácil, sean inscrip­ciones gra­tu­itas o de pago. La impor­tan­cia de una solu­ción como esta es clave para la orga­ni­zación de tu sem­i­nario. Por eso tienes que ase­gu­rarte de que la solu­ción de inscrip­ción online por la que te deci­das sea fácil de usar, ráp­i­da de con­fig­u­rar y de que cuen­ta con mul­ti­tud de fun­cional­i­dades que te per­mi­tan ges­tionar mejor las inscrip­ciones a tu sem­i­nario.

7. Organizar las actividades

Cuan­do orga­ni­zas un sem­i­nario, pien­sa siem­pre en orga­ni­zar cronológi­ca­mente las activi­dades que ten­drán lugar. Es impor­tante estable­cer una plan­i­fi­cación detal­la­da, incluyen­do una escale­ta del even­to. Para ase­gu­rarte de que el plan pre­vis­to se eje­cu­ta cor­rec­ta­mente, es intere­sante hac­er un ensayo.

Incluye tam­bién en tu plan las horas de pausa y la comi­da y bebi­da y no te olvides de incluir un mar­gen de error para evi­tar que los impre­vis­tos te trasto­quen demasi­a­do el even­to.

8. La comunicación ante todo

La comu­ni­cación deter­mi­nará la ima­gen que mues­tras de tu even­to. Cuan­to más grande es el even­to, may­or tiene que ser la comu­ni­cación. Es una bue­na idea hac­er un recorda­to­rio una sem­ana antes del sem­i­nario, sea gra­tu­ito o de pago. Si todos los asis­tentes se inscriben cor­rec­ta­mente a través de tu solu­ción de inscrip­ción online, ten­drás una idea clara del número de asis­tentes que habrá pre­sentes en tu sem­i­nario, de for­ma que te facilite la orga­ni­zación.

Puedes empezar a comu­nicar a través de tu microsite o tu pági­na web, además de en redes sociales (Face­book, Twit­ter, Insta­gram, Snapchat, etc.). Sin embar­go, tu tra­ba­jo de comu­ni­cación no aca­ba ahí. Después del sem­i­nario, será impor­tante tam­bién enviar un resumen del sem­i­nario (si pro­cede) así como e‑mails de agradec­imien­to a los asis­tentes e inclu­so aprovechar para recoger las opin­iones y las impre­siones de los asis­tentes.

Ya tienes los con­se­jos prin­ci­pales para orga­ni­zar un sem­i­nario con éxi­to. Plan­i­fi­ca y cuen­ta siem­pre con una bue­na solu­ción de gestión de even­tos para facil­i­tarte las tar­eas a ti, pero tam­bién a los asis­tentes.

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