Organiser un séminaire : Les étapes essentielles à suivre

L’or­gan­i­sa­tion d’un sémi­naire d’en­tre­prise demande du temps et des efforts, mais ces efforts en valent la peine ! Grâce à la par­tic­i­pa­tion aux ate­liers, les sémi­naires sont aujourd’hui devenus incon­tourn­ables et essen­tiels pour une entre­prise, favorisant la cul­ture d’en­tre­prise et ren­forçant les liens entre chaque équipe et per­son­ne.

1. Tout ce qu’il faut savoir sur les séminaires

Lors d’un sémi­naire, toutes les équipes d’une entre­prise sont générale­ment réu­nies, pour des réu­nions de tra­vail, des séances de brain­storm­ing, des activ­ités orig­i­nales (sport, œnolo­gie…) et des ren­con­tres entre divi­sions, départe­ments ou unités opéra­tionnelles. Cela per­met notam­ment aux équipes de pren­dre du recul et d’examiner leur tra­vail sous un angle dif­férent et nou­veau. Les sémi­naires se déroulent générale­ment sur une demi-journée, une journée ou plusieurs jours.

Mais dans quels buts organ­is­er un sémi­naire d’entreprise ? Cela peut être pour de mul­ti­ples raisons ; pour com­mu­ni­quer les objec­tifs et réaf­firmer à tous la mis­sion et les valeurs de l’en­tre­prise, pour présen­ter un nou­veau pro­jet, célébr­er des résul­tats et bien plus encore. En out­re, c’est l’oc­ca­sion de favoris­er le développe­ment de l’esprit d’équipe et plus glob­ale­ment de l’ambiance générale, un élé­ment de per­for­mance essen­tiel pour les entre­pris­es.

Les sémi­naires peu­vent égale­ment être liés à d’autres occa­sions :

• Webi­naires, sémi­naires en ligne ou sémi­naires virtuels
• Sémi­naires d’en­tre­prise et de ges­tion
• Ini­ti­a­tion, édu­ca­tion et inspi­ra­tion pour du team build­ing

Vous souhaitez organ­is­er votre sémi­naire mais ne savez pas quelles sont les étapes essen­tielles à pren­dre en compte ? Nous vous éclairons :

2. Identifiez les objectifs et le cadre du séminaire

Un sémi­naire a besoin d’une logis­tique effi­cace pour être réus­si, comme tout autre événe­ment. Vous devez d’abord pren­dre le temps de déter­min­er ce que vous espérez accom­plir avec votre sémi­naire. Pour trou­ver le meilleur for­mat, posez-vous les ques­tions suiv­antes :

• Quels sont les activ­ités et prin­ci­paux élé­ments que vous souhaitez met­tre en avant ?
• Quelle sera l’am­biance dom­i­nante de l’événe­ment ?
• Sur quels sujets les par­tic­i­pants débat­tront-ils et se con­cen­treront-ils ?
• Quelles infor­ma­tions seront fournies aux par­tic­i­pants ?
• Quels sont les prin­ci­paux points que vous voulez que les par­tic­i­pants reti­en­nent ?
• Com­ment sat­is­faire tous vos col­lab­o­ra­teurs ? Quelles activ­ités extrav­a­gantes pro­pos­er ?

Chaque réu­nion d’af­faires a un sujet dis­tinct qui sera dévelop­pé tout au long de la journée par des inter­ac­tions et des activ­ités. Un sémi­naire peut être organ­isé à des fins divers­es comme évo­qué précédem­ment. Réfléchissez à vos attentes et à vos moti­va­tions. Souhaitez-vous ren­forcer vos équipes ? Les rétribuer ? Les édu­quer sur un sujet don­né ?

3. Choisissez une date

Bien sûr, l’idéal est que le sémi­naire soit utile au plus grand nom­bre de col­lab­o­ra­teurs pos­si­ble ! Rien de tel qu’un sondage au préal­able pour décider d’une date (avec des out­ils sim­ples comme Doo­dle par exem­ple). Votre tâche sera plus facile car les par­tic­i­pants indi­queront leur disponi­bil­ité et leur indisponi­bil­ité. Prévoyez cepen­dant d’organiser votre sémi­naire sur une péri­ode calme et où peu de per­son­nes sont en con­gés.

4. Établissez un budget prévisionnel

Comme pour tout événe­ment, étab­lis­sez un bud­get prévi­sion­nel pré­cis et cohérent avec tout ce que vous souhaitez organ­is­er. Vous devrez tenir compte de l’es­ti­ma­tion du nom­bre de par­tic­i­pants, ain­si que du lieu, du diver­tisse­ment et de la durée du sémi­naire. N’ou­bliez pas d’in­clure les frais de déplace­ment, d’héberge­ment et de nour­ri­t­ure.

5. Définissez le lieu et le calendrier de l’événement

Le lieu d’un événe­ment est choisi en fonc­tion d’un cer­tain nom­bre de fac­teurs. La capac­ité est le pre­mier. Le terme “capac­ité” désigne ici le nom­bre de per­son­nes qu’un espace peut accueil­lir tout en restant ouvert et dégagé.

Le lieu en lui-même est le fac­teur suiv­ant auquel il faut penser. Même si vous essayez d’être créatif, il n’y a aucune rai­son de choisir la salle la plus isolée de la ville pour un sémi­naire des­tiné aux employés de votre entre­prise, surtout si les par­tic­i­pants cou­vrent leurs pro­pres frais de déplace­ment. En out­re, trou­ver le lieu ne doit pas néces­siter des heures de recherche. Les vis­ites sont impor­tantes lorsqu’un lieu sem­ble appro­prié.

Avant de choisir le lieu et les activ­ités, analy­sez soigneuse­ment les offres pro­posées par les dif­férents four­nisseurs. N’hésitez pas à deman­der un devis per­son­nal­isé en fonc­tion du nom­bre de par­tic­i­pants ! En fonc­tion du lieu et de l’or­dre du jour, vous devez déter­min­er si la réu­nion d’af­faires doit dur­er toute la journée, une demi-journée ou plusieurs jours.

6. Utilisez un service d’inscription simple et rapide

Votre charge de tra­vail dimin­ue si vous utilisez une méth­ode d’in­scrip­tion en ligne. Il sera plus sim­ple de s’in­scrire à l’événe­ment, voire aux dif­férentes activ­ités du sémi­naire si option­nelles et lim­itées en places. Une telle solu­tion est essen­tielle à la réus­site de votre sémi­naire. Afin de gér­er vos inscrip­tions, vous devez vous assur­er que la solu­tion d’in­scrip­tion en ligne que vous choi­sis­sez est sim­ple à utilis­er, rapi­de à met­tre en place et dotée de nom­breuses fonc­tions.

7. Créez un calendrier pour l’occasion

Il est ain­si plus facile de suiv­re le déroule­ment du sémi­naire jour après jour. Les dates, les noms et les numéros de télé­phone des per­son­nes con­cernées, ain­si que les acomptes à vers­er et les réser­va­tions à finalis­er, sont tous réper­toriés dans un doc­u­ment de rétro­plan­ning.

8. Planifiez les activités à partager aux participants

Étab­lis­sez un pro­gramme pour le sémi­naire que votre per­son­nel pour­ra suiv­re. L’heure de la con­férence, la date de l’événe­ment, les activ­ités et les paus­es doivent leur être com­mu­niquées. Évitez de créer un emploi du temps trop rigide, car les imprévus vien­nent sou­vent per­turber la journée.

9. Partagez l’événement avec l’entreprise

L’an­nonce de l’événe­ment aux équipes par le biais d’e-mails et de tableaux d’af­fichage dans vos locaux ren­dra l’événe­ment offi­ciel. Vous pour­rez alors com­pil­er leurs répons­es et faire des ajuste­ments en cas d’an­nu­la­tion. Prof­itez de cette occa­sion pour con­seiller vos col­lab­o­ra­teurs sur ce qu’ils doivent apporter (un mail­lot de bain, des chaus­sures de sport, un équipement de jog­ging, etc.) afin que per­son­ne ne se présente sans être pré­paré.

10. Restez en contact après le séminaire

Envoyez des e‑mails de remer­ciement accom­pa­g­nés de pho­tos sou­venirs après le sémi­naire ! C’est égale­ment l’oc­ca­sion pour vous de soumet­tre une enquête de sat­is­fac­tion afin d’obtenir un retour d’in­for­ma­tion de la part de votre per­son­nel. Grâce à ces avis, vous pour­rez apporter des amélio­ra­tions à vos prochains sémi­naires

Les solu­tions de Weezevent offrent à l’or­gan­isa­teur d’un sémi­naire un con­trôle d’ac­cès effi­cace, une bil­let­terie en ligne ou solu­tion d’inscription facile à utilis­er, ain­si que des out­ils CRM puis­sants, ce qui lui per­met de gér­er effi­cace­ment les inscrip­tions, les trans­ac­tions et les don­nées des par­tic­i­pants, tout en offrant une expéri­ence flu­ide et pro­fes­sion­nelle.

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