L’organisation d’un séminaire d’entreprise demande du temps et des efforts, mais ces efforts en valent la peine ! Grâce à la participation aux ateliers, les séminaires sont aujourd’hui devenus incontournables et essentiels pour une entreprise, favorisant la culture d’entreprise et renforçant les liens entre chaque équipe et personne.
Sommaire
1. Tout ce qu’il faut savoir sur les séminaires
Lors d’un séminaire, toutes les équipes d’une entreprise sont généralement réunies, pour des réunions de travail, des séances de brainstorming, des activités originales (sport, œnologie…) et des rencontres entre divisions, départements ou unités opérationnelles. Cela permet notamment aux équipes de prendre du recul et d’examiner leur travail sous un angle différent et nouveau. Les séminaires se déroulent généralement sur une demi-journée, une journée ou plusieurs jours.
Mais dans quels buts organiser un séminaire d’entreprise ? Cela peut être pour de multiples raisons ; pour communiquer les objectifs et réaffirmer à tous la mission et les valeurs de l’entreprise, pour présenter un nouveau projet, célébrer des résultats et bien plus encore. En outre, c’est l’occasion de favoriser le développement de l’esprit d’équipe et plus globalement de l’ambiance générale, un élément de performance essentiel pour les entreprises.
Les séminaires peuvent également être liés à d’autres occasions :
- Webinaires, séminaires en ligne ou séminaires virtuels
- Séminaires d’entreprise et de gestion
- Initiation, éducation et inspiration pour du team building
Vous souhaitez organiser votre séminaire mais ne savez pas quelles sont les étapes essentielles à prendre en compte ? Nous vous éclairons :
2. Identifiez les objectifs et le cadre du séminaire
Un séminaire a besoin d’une logistique efficace pour être réussi, comme tout autre événement. Vous devez d’abord prendre le temps de déterminer ce que vous espérez accomplir avec votre séminaire. Pour trouver le meilleur format, posez-vous les questions suivantes :
- Quels sont les activités et principaux éléments que vous souhaitez mettre en avant ?
- Quelle sera l’ambiance dominante de l’événement ?
- Sur quels sujets les participants débattront-ils et se concentreront-ils ?
- Quelles informations seront fournies aux participants ?
- Quels sont les principaux points que vous voulez que les participants retiennent ?
- Comment satisfaire tous vos collaborateurs ? Quelles activités extravagantes proposer ?
Chaque réunion d’affaires a un sujet distinct qui sera développé tout au long de la journée par des interactions et des activités. Un séminaire peut être organisé à des fins diverses comme évoqué précédemment. Réfléchissez à vos attentes et à vos motivations. Souhaitez-vous renforcer vos équipes ? Les rétribuer ? Les éduquer sur un sujet donné ?
3. Choisissez une date
Bien sûr, l’idéal est que le séminaire soit utile au plus grand nombre de collaborateurs possible ! Rien de tel qu’un sondage au préalable pour décider d’une date (avec des outils simples comme Doodle par exemple). Votre tâche sera plus facile car les participants indiqueront leur disponibilité et leur indisponibilité. Prévoyez cependant d’organiser votre séminaire sur une période calme et où peu de personnes sont en congés.
4. Établissez un budget prévisionnel
Comme pour tout événement, établissez un budget prévisionnel précis et cohérent avec tout ce que vous souhaitez organiser. Vous devrez tenir compte de l’estimation du nombre de participants, ainsi que du lieu, du divertissement et de la durée du séminaire. N’oubliez pas d’inclure les frais de déplacement, d’hébergement et de nourriture.
5. Définissez le lieu et le calendrier de l’événement
Le lieu d’un événement est choisi en fonction d’un certain nombre de facteurs. La capacité est le premier. Le terme “capacité” désigne ici le nombre de personnes qu’un espace peut accueillir tout en restant ouvert et dégagé.
Le lieu en lui-même est le facteur suivant auquel il faut penser. Même si vous essayez d’être créatif, il n’y a aucune raison de choisir la salle la plus isolée de la ville pour un séminaire destiné aux employés de votre entreprise, surtout si les participants couvrent leurs propres frais de déplacement. En outre, trouver le lieu ne doit pas nécessiter des heures de recherche. Les visites sont importantes lorsqu’un lieu semble approprié.
Avant de choisir le lieu et les activités, analysez soigneusement les offres proposées par les différents fournisseurs. N’hésitez pas à demander un devis personnalisé en fonction du nombre de participants ! En fonction du lieu et de l’ordre du jour, vous devez déterminer si la réunion d’affaires doit durer toute la journée, une demi-journée ou plusieurs jours.
6. Utilisez un service d’inscription simple et rapide
Votre charge de travail diminue si vous utilisez une méthode d’inscription en ligne. Il sera plus simple de s’inscrire à l’événement, voire aux différentes activités du séminaire si optionnelles et limitées en places. Une telle solution est essentielle à la réussite de votre séminaire. Afin de gérer vos inscriptions, vous devez vous assurer que la solution d’inscription en ligne que vous choisissez est simple à utiliser, rapide à mettre en place et dotée de nombreuses fonctions.
7. Créez un calendrier pour l’occasion
Il est ainsi plus facile de suivre le déroulement du séminaire jour après jour. Les dates, les noms et les numéros de téléphone des personnes concernées, ainsi que les acomptes à verser et les réservations à finaliser, sont tous répertoriés dans un document de rétroplanning.
8. Planifiez les activités à partager aux participants
Établissez un programme pour le séminaire que votre personnel pourra suivre. L’heure de la conférence, la date de l’événement, les activités et les pauses doivent leur être communiquées. Évitez de créer un emploi du temps trop rigide, car les imprévus viennent souvent perturber la journée.
9. Partagez l’événement avec l’entreprise
L’annonce de l’événement aux équipes par le biais d’e-mails et de tableaux d’affichage dans vos locaux rendra l’événement officiel. Vous pourrez alors compiler leurs réponses et faire des ajustements en cas d’annulation. Profitez de cette occasion pour conseiller vos collaborateurs sur ce qu’ils doivent apporter (un maillot de bain, des chaussures de sport, un équipement de jogging, etc.) afin que personne ne se présente sans être préparé.
10. Restez en contact après le séminaire
Envoyez des e‑mails de remerciement accompagnés de photos souvenirs après le séminaire ! C’est également l’occasion pour vous de soumettre une enquête de satisfaction afin d’obtenir un retour d’information de la part de votre personnel. Grâce à ces avis, vous pourrez apporter des améliorations à vos prochains séminaires
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