Organizar una charla TEDx en 9 pasos

Las char­las TEDx se han pop­u­lar­iza­do en los últi­mos años. Diri­gentes de empre­sas, coach­es, emprende­dores, deportis­tas de élite, escritores, actores o estrel­las, las char­las TEDx son even­tos úni­cos en su especie. Aunque el pres­ti­gio de estas char­las está bien con­sol­i­da­do, la orga­ni­zación de un even­to TEDx requiere una gran plan­i­fi­cación y preparación que impli­ca a un gran número de per­sonas.

Aquí tienes todos los pasos que hay que ten­er en cuen­ta para que una char­la TEDx sea un éxi­to.

1. ¿Qué es una charla TEDx?

En primer lugar, es impor­tante enten­der qué son las char­las TEDx. Orga­ni­zadas des­de 2009, el acrón­i­mo TEDx sig­nifi­ca «Tec­nología, Entreten­imien­to, Dis­eño». Estos even­tos se orga­ni­zaron ini­cial­mente sobre temas tec­nológi­cos, pero pro­gre­si­va­mente se han ido abrien­do a todo tipo de cam­pos: artes, cien­cias, filosofía, deporte, bien­es­tar, nutri­ción, emprendimien­to, etc. La mul­ti­dis­ci­pli­nar­iedad es sin duda la pal­abra clave de las char­las TEDx: el obje­ti­vo últi­mo de estas char­las es destacar y com­par­tir ideas que puedan cam­biar el mun­do.

Pop­u­lar­izadas en YouTube, mil­lones de per­sonas en todo el mun­do ven las char­las TEDx y el entu­si­as­mo por estos even­tos no dis­min­uye. Aunque es total­mente factible orga­ni­zar una char­la TEDx cer­ca de ti, tienes que ten­er en cuen­ta muchos ele­men­tos.

2. Determinar el lugar y la fecha

En primer lugar, tienes que deter­mi­nar el lugar donde se cel­e­brará la char­la y la fecha de cel­e­bración. Asegúrate de que el lugar de cel­e­bración tiene capaci­dad para un número sufi­ciente de asis­tentes y dispone de todas las insta­la­ciones nece­sarias, como un esce­nario, proyec­tores, un buen sis­tema de sonido y una conex­ión a inter­net fiable. Es acon­se­jable cel­e­brar una char­la TEDx en una sala acos­tum­bra­da a acoger actos sim­i­lares y a recibir públi­co. Puede ser un cine, un audi­to­rio, un aula de una uni­ver­si­dad…

3. Crear un equipo

For­mar un equipo es esen­cial para el éxi­to de una char­la TEDx. Nece­si­tarás un equipo que se ocupe de la logís­ti­ca, la pro­gra­mación, la comu­ni­cación y la pro­duc­ción del even­to. Asegúrate de con­tar con sufi­cientes per­sonas antes, durante y después del even­to. Con­sid­era la posi­bil­i­dad de que con­tar con estu­di­antes para ayu­darte como vol­un­tar­ios. Suele ser un even­to que lla­ma la aten­ción y la expe­ri­en­cia es úni­ca.

4. Obtener una licencia TEDx

Para orga­ni­zar una char­la TEDx, tienes que obten­er una licen­cia TEDx. Para ello, visi­ta la pági­na web de TEDx y elige el for­mu­la­rio de solic­i­tud que cor­re­spon­da a tu even­to y rel­lé­na­lo. La licen­cia TEDx, que no es gra­tui­ta, te per­mi­tirá uti­lizar el nom­bre y el logotipo de TEDx y ben­e­fi­cia­rte del apoyo de la comu­nidad TED.

5. Elaborar un presupuesto

Ges­tionar el pre­supuesto para un even­to como una char­la TEDx puede ser com­pli­ca­do. Si se tra­ta de un even­to caro, asegúrate de hac­er una esti­mación del pre­supuesto para evi­tar sor­pre­sas desagrad­ables.

Tam­bién puedes bus­car patroci­nadores que puedan ayu­darte en la orga­ni­zación de tu even­to. Hay muchas posi­bil­i­dades: colab­o­ración económi­ca, colab­o­ración en especie (prés­ta­mo de mate­r­i­al, camise­tas, mar­ket­ing, etc.).

En primer lugar, haz una lista de todos los costes pre­vis­tos aso­ci­a­dos a tu even­to, incluyen­do:

• El alquil­er del espa­cio.
• El pre­supuesto de fotografía: Fotos y vídeos (durante y después del even­to).
• El mar­ket­ing y la comu­ni­cación (señal­ización, doc­u­mentación, rega­los).
• La gestión y recep­ción de ponentes (alo­jamien­to, trans­porte, etc.).
• El cater­ing (aperitivos/comidas durante el mon­ta­je, bebidas el día del even­to).
• Admin­is­tración y otros (sum­in­istros, mobil­iario, dec­o­ración, etc.).
• Gestión del públi­co (entradas para el even­to, activi­dades, exposi­ción, etc.).

Tan­to si tu even­to es de pago como si no, uti­liza un ser­vi­cio de inscrip­ción o ven­ta de entradas online. Esto te facil­i­tará la orga­ni­zación y te per­mi­tirá ges­tionar mejor los asis­tentes. Esto tam­bién fomen­tará la par­tic­i­pación del públi­co, ya que podrán inscribirse de for­ma ráp­i­da y fácil para acud­ir a tu char­la TEDx.

6. Encontrar ponentes

Los ponentes son, por supuesto, el ele­men­to cen­tral de una char­la TEDx. Bus­ca per­sonas apa­sion­adas y apa­sio­n­antes (líderes empre­sar­i­ales, escritores, políti­cos, inves­ti­gadores, deportis­tas de élite, actores, etc.). El obje­ti­vo es trans­mi­tir una expe­ri­en­cia, conocimien­to sobre un tema muy con­cre­to y úni­co.

7. Organizar la logística

Como hemos men­ciona­do, eres respon­s­able de la logís­ti­ca de la char­la, incluyen­do:

• La reser­va del lugar de cel­e­bración.
• El alquil­er de equipos.
• La comi­da y la bebi­da.
• La seguri­dad

8. Promocionar el evento

Para atraer al may­or número posi­ble de per­sonas a tu even­to, la pro­mo­ción es esen­cial. Una char­la TEDx no es como una char­la cualquiera, así que asegúrate de comu­ni­car­lo de la man­era ade­cua­da. Uti­liza las redes sociales y corre­os elec­tróni­cos, una pági­na web, carte­les, etc. para dar a cono­cer tu even­to.

9. Ideas para organizar charlas TEDx

Por últi­mo, aquí tienes una lista no exhaus­ti­va de ideas para tus char­las TEDx:

• ¿Cómo está cam­bian­do la tec­nología nues­tra for­ma de vivir y tra­ba­jar?
• Salud men­tal e impor­tan­cia del autocuida­do.
• ¿Cómo puede ayu­darnos la cre­ativi­dad a resolver los prob­le­mas más acu­ciantes del mun­do?
• Cam­bio climáti­co: cómo la comu­nidad cien­tí­fi­ca y el públi­co en gen­er­al pueden colab­o­rar para encon­trar solu­ciones sostenibles.
• El futuro de la edu­cación: repen­sar el apren­diza­je para un mun­do en con­stante evolu­ción.
• El impacto de las redes sociales en la comu­ni­cación y la sociedad.
• ¿Cómo super­ar los obstácu­los para alcan­zar el éxi­to per­son­al y pro­fe­sion­al?
• La impor­tan­cia de la diver­si­dad y la inclusión en nue­stro mun­do cam­biante.
• Per­spec­ti­vas de futuro de la inteligen­cia arti­fi­cial y su papel en nues­tra sociedad.
• El impacto de las nuevas tec­nologías (IA, blockchain, real­i­dad vir­tu­al…).

Uti­liza nues­tra solu­ción de inscrip­ción y ven­ta de entradas online para ges­tionar los asis­tentes de tu char­la TEDx. ¡Garan­ti­za la seguri­dad de tu even­to estable­cien­do un con­trol de acce­so al even­to con WeezA­c­cess!

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