Organiser une conférence TEDx en 9 étapes

Dev­enues incon­tourn­ables ces dernières années, les con­férences TEDx se sont pop­u­lar­isées. Chefs d’entreprise, coachs, entre­pre­neurs, sportifs de haut niveau, écrivains, acteurs ou stars, c’est un événe­ment à part entière et unique en son genre. Si le pres­tige de ces con­férences n’est plus à démon­tr­er, organ­is­er un événe­ment TEDx demande une grande plan­i­fi­ca­tion et une pré­pa­ra­tion minu­tieuse mobil­isant un grand nom­bre de per­son­nes.

Voici toutes les étapes à con­sid­ér­er pour organ­is­er une con­férence TEDx avec suc­cès !

1. Qu’est-ce qu’une conférence TEDx ?

Il con­vient tout d’abord de bien com­pren­dre ce que sont les con­férences TEDx. Organ­isées depuis 2009, l’acronyme de TEDx sig­ni­fie « Tech­nol­o­gy, Enter­tain­ment, Design ». Ces événe­ments étaient ini­tiale­ment organ­isés pour des sujets tech­nologiques mais se sont pro­gres­sive­ment ouverts à tout type de domaine : arts, sci­ence, philoso­phie, sport, bien-être, nutri­tion, entre­pre­neuri­at, etc. La mul­ti­dis­ci­pli­nar­ité est défini­tive­ment le maître mot des con­férences TEDx : l’objectif final de ces con­férences étant de met­tre en lumière les idées pou­vant chang­er le monde.

Pop­u­lar­isées sur YouTube, les con­férences TEDx sont vision­nées par des mil­lions de per­son­nes à tra­vers le monde et l’en­t­hou­si­asme porté sur ces événe­ments ne dimin­ue pas. S’il est tout à fait pos­si­ble d’organiser une con­férence TEDx près de chez vous, de nom­breux élé­ments sont à pren­dre en compte.

2. Déterminer l’emplacement et la date

Tout d’abord, vous devez déter­min­er l’en­droit où se tien­dra la con­férence et la date à laque­lle elle aura lieu. Assurez-vous que l’emplacement puisse accueil­lir suff­isam­ment de par­tic­i­pants et dis­pose de toutes les instal­la­tions néces­saires, telles qu’une scène, des pro­jecteurs, une sonori­sa­tion et une con­nex­ion inter­net fiable. Il est con­seil­lé d’organiser une con­férence TEDx dans une salle habituée à recevoir des événe­ments sim­i­laires et accueil­lir du pub­lic. Cela peut être une salle de ciné­ma, un audi­to­ri­um, un amphithéâtre dans une uni­ver­sité…

3.Constituer une équipe

La mise en place d’une équipe est essen­tielle à la réus­site d’une con­férence TEDx. Vous aurez besoin d’une équipe pour s’oc­cu­per de la logis­tique, de la pro­gram­ma­tion, de la com­mu­ni­ca­tion et de la pro­duc­tion de l’événe­ment. Assurez-vous d’avoir assez de per­son­nes mobil­isées avant, pen­dant et après votre événe­ment. Pensez à pro­pos­er à des étu­di­ants de vous aider en tant que bénév­oles, c’est sou­vent un événe­ment qui attire et dont l’expérience est unique et recher­chée.

4. Obtenir une licence TEDx

Pour organ­is­er une con­férence TEDx, vous devez obtenir une licence TEDx. Pour cela, ren­dez-vous sur le site web TEDx et choi­sis­sez le for­mu­laire de demande qui cor­re­spond à votre événe­ment puis rem­plis­sez-le. La licence TEDx, qui est payante, vous per­me­t­tra d’u­tilis­er le nom et le logo de TEDx et de béné­fici­er du sou­tien de la com­mu­nauté TED.

5. Établir un budget prévisionnel

Il peut être dif­fi­cile de gér­er le bud­get d’un événe­ment comme une con­férence TEDx. S’il s’agit d’un événe­ment coû­teux, assurez-vous de réalis­er un bud­get prévi­sion­nel pour éviter toute mau­vaise sur­prise.

Vous pou­vez égale­ment rechercher des spon­sors pou­vant vous aider dans l’organisation de votre événe­ment. Les pos­si­bil­ités sont nom­breuses, col­lab­o­ra­tion finan­cière, parte­nar­i­at en nature (prêt de matériel, t‑shirts, mar­ket­ing, etc.).

Dressez d’abord une liste de tous les coûts anticipés liés à votre événe­ment, y com­pris :

• La loca­tion du lieu
• Le bud­get pho­to : Pho­tos et vidéos (pen­dant et après l’événe­ment)
• Le mar­ket­ing et la com­mu­ni­ca­tion (sig­nal­i­sa­tion, doc­u­men­ta­tion, cadeaux)
• La ges­tion et l’ac­cueil des con­férenciers (héberge­ment, trans­port, etc.)
• La restau­ra­tion (collations/déjeuners pen­dant l’in­stal­la­tion, bois­sons le jour de l’événe­ment)
• L’ad­min­is­tra­tion et les dif­férentes direc­tives (four­ni­tures, mobili­er, déco­ra­tion, etc.)
• L’exposition publique (bil­lets d’en­trée, activ­ités, expo­si­tion, etc.)

Que votre événe­ment soit payant ou non, pro­posez un ser­vice d’inscription ou de bil­let­terie en ligne, cela facilit­era votre organ­i­sa­tion et vous per­me­t­tra de gér­er au mieux les par­tic­i­pants. Cela favoris­era égale­ment la par­tic­i­pa­tion du pub­lic, pou­vant s’inscrire rapi­de­ment et facile­ment à votre con­férence TEDx.

6. Trouver des intervenants

Les inter­venants sont bien enten­du l’élément cen­tral d’une con­férence TEDx. Trou­vez des per­son­nes pas­sion­nantes et pas­sion­nées (chefs d’entreprise, écrivains, hommes ou femmes poli­tique, chercheur, sportif de haut niveau, acteur…). L’objectif est de trans­met­tre une expéri­ence, une con­nais­sance sur un sujet bien spé­ci­fique et unique.

7. Organiser la logistique

Comme men­tion­né précédem­ment, vous devez pren­dre en charge la logis­tique de la con­férence, y com­pris :

• la réser­va­tion de l’emplacement
• la loca­tion de l’équipement
• la nour­ri­t­ure et les bois­sons
• la sécu­rité

8. Promouvoir l’événement

Pour attir­er le plus de per­son­nes pos­si­ble à votre événe­ment, la pro­mo­tion de ce dernier est essen­tielle. Une con­férence TEDx n’est pas une con­férence comme les autres, met­tez les moyens en œuvre pour com­mu­ni­quer de la bonne façon sur celle-ci. Utilisez les réseaux soci­aux, les e‑mails, un site inter­net, les affich­es, etc. pour faire con­naître votre événe­ment.

9. Idées de conférences TEDx à organiser

Enfin, voici une liste non exhaus­tive d’idées pour vos con­férences TEDx :

• Com­ment la tech­nolo­gie trans­forme notre façon de vivre et de tra­vailler ?
• La san­té men­tale et l’im­por­tance de la prise en charge de soi
• Com­ment la créa­tiv­ité peut nous aider à résoudre les prob­lèmes mon­di­aux les plus pres­sants ?
• Les change­ments cli­ma­tiques : com­ment la com­mu­nauté sci­en­tifique et le grand pub­lic peu­vent tra­vailler ensem­ble pour trou­ver des solu­tions durables
• L’avenir de l’é­d­u­ca­tion : com­ment repenser l’ap­pren­tis­sage pour un monde en con­stante évo­lu­tion
• L’im­pact des réseaux soci­aux sur la com­mu­ni­ca­tion et la société
• Com­ment sur­mon­ter les obsta­cles pour attein­dre le suc­cès per­son­nel et pro­fes­sion­nel ?
• L’im­por­tance de la diver­sité et de l’in­clu­sion dans notre monde en con­stante évo­lu­tion
• Les per­spec­tives futures sur l’in­tel­li­gence arti­fi­cielle et son rôle dans notre société
• Les impacts des nou­velles tech­nolo­gies (IA, blockchain, réal­ité virtuelle…)

Utilisez notre solu­tion d’inscription et bil­let­terie en ligne pour gér­er au mieux les par­tic­i­pants à votre con­férence TEDx. Garan­tis­sez la sécu­rité de votre événe­ment en met­tant en place un con­trôle d’accès le jour J à l’aide de WeezA­c­cess !

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