La comunicación en tu evento: elementos esenciales

La comunicación en tu evento: elementos esenciales

La comuni­cación en torno a tu evento es una tarea que conlleva dedicación y tiene que soste­nerse en el tiempo. Antes de empezar a comunicar, hay que refle­xionar y fundar las bases sobre las que se asentará tu comuni­cación: creación y elección de la identidad de tu evento, de su universo, del tono en el que te dirigirás a los asistentes e incluso la creación de una web específica para la ocasión.

Objetivo: dar a conocer tu evento y, ante todo, convertir a los asistentes poten­ciales en asistentes reales. Para hacerlo, vas a necesitar una estra­tegia, de forma que consigas que quieran abrir tus e‑mails, entrar en tu página web y ¡comprar su entrada o inscri­birse! Da un empujón a tus acciones de comuni­cación atendiendo a los elementos que te presen­tamos.

Una página web atractiva

Puede tratarse de un apartado dedicado al evento dentro de tu página web general o una página web propia del evento. En cualquiera de los casos, es el primer punto de contacto (y el más impor­tante) entre tus asistentes poten­ciales y tu evento. Diseña un espacio en el que la infor­mación esté presentada de forma clara y fácil­mente accesible. El visitante tiene que poder encontrar con facilidad los siguientes elementos:

  • Una presen­tación del evento y de la organi­zación
  • Infor­mación práctica: cómo acceder al evento, los horarios y el programa
  • Los ponentes, artistas, etc. que van a parti­cipar, las activi­dades, expli­cación de las tarifas…
  • La taquilla virtual, para comprar sus entradas o inscri­birse online
  • La forma de contacto con el organi­zador

No dejes de lado el posicio­na­miento web. Las palabras clave de tu evento tienen una impor­tancia capital y tienen que aparecer en el contenido y en la estructura de tu web para que esta aparezca en las primeras posiciones en los motores de búsqueda. Podrías incluso plantearte hacer una pequeña inversión económica en promo­cionar ciertas palabras clave.

Si no tienes página web, con Weezevent tendrás a tu dispo­sición un microsite que puedes perso­na­lizar con los colores de tu evento.

E‑mails eficientes

El e‑mailing es una acción de marketing que puede ser muy eficaz. Sin embargo, hay que saber encontrar un equilibrio: no dejar que te olviden, pero sin llegar a hacer spam. Además, hay que dirigirse al público con maestría para que los índices de apertura de e‑mails y de clics sean elevados. ¡Y no es tan fácil!

Para empezar, piensa que, antes de leer, tu público se fijará en la forma. Despierta las ganas de abrir tu e‑mail con un asunto que sea atractivo, humorístico… que llame la atención, sin salirse del tono que hayas escogido para tu evento. A conti­nuación, refle­xiona sobre la forma: tu e‑mail tiene que utilizar los colores de tu evento, la tipografía escogida para este, una o varias de las imágenes utili­zadas para confi­gurar la marca de tu evento (¡pero ten cuidado de no cargarlo en exceso visual­mente!). Un conjunto agradable estéti­ca­mente dará ganas de leer el e‑mail y de hacer clic para saber más sobre lo que estás comuni­cando.

En cuanto al fondo, establece priori­dades: ¿Qué quieres comunicar a los asistentes? Una novedad, un cambio en el programa, recor­darles que la venta de entradas está abierta… No mezcles todos los temas en el mismo correo, lo único que conse­guirías es perder la atención del asistente y acabaría teniendo el efecto contrario del que esperas.

Una comunicación planificada

El planning es un elemento funda­mental para cualquier organi­zación. En el tema que nos ocupa, se trata de plani­ficar la comuni­cación de forma que se haga a un ritmo regular hasta el día del evento, ¡e incluso después! La frecuencia y la regula­ridad son difíciles de mantener si no te anticipas y plani­ficas.

En el caso de un evento, tenemos varios momentos clave de envío de e‑mails: el envío de un Save the Date, la apertura de la venta de entradas o de las inscrip­ciones, varios recor­da­torios previos al evento y un e‑mail post-evento. Los recor­da­torios son impor­tantes porque sería muy raro que todos los asistentes poten­ciales adquieran su entrada en el momento de recibir el primer e‑mail: no dudes en enviar comuni­ca­ciones y crear un senti­miento de urgencia. Pero de nuevo, no llegues al punto de hacer spam. Valora la opción de programar estas tareas utili­zando herra­mientas online.

En redes sociales, la frecuencia con la que comunicas tiene que aumentar a medida que se acerca el día D, alcan­zando su pico máximo durante el evento. De esta forma, conse­guirás alcanzar una gran visibi­lidad, ¡lo que es parte de la prepa­ración de la próxima edición de tu evento!

En cuanto a la comuni­cación offline, todo dependerá de tu evento y de los medios que tengas a tu alcance. No pierdas de vista los conceptos de buen momento y buen lugar: ¿Dónde está tu público objetivo? ¿Cuentas con colabo­ra­dores que puedan trans­mitir la infor­mación?

Ante todo, ¡piensa en móvil!

Estamos en una época en la que la mayoría de las personas utiliza su smartphone para navegar por internet; por ello, es impor­tante que todos tus soportes de comuni­cación tienen que estar pensados para móvil: una página web optimizada para móviles, e‑mails concisos y fácil­mente legibles, botones en los que se pueda hacer clic con facilidad… Cuida todos los detalles que harán que el recorrido del asistente, desde el momento de conocer tu evento hasta la compra de su entrada, sea lo más ágil y cómodo posible..

No te olvides de la comunicación post-evento

Tu trabajo de comuni­cación no acaba cuando finaliza el evento. Es impor­tante mantener el contacto con los asistentes. Es muy buena idea enviar un e‑mail tras el evento. Esto te permite revivir los momentos álgidos del evento, dar las gracias a los asistentes y a los colabo­ra­dores, compartir fotos, vídeos, testi­monios…. Pero también es la ocasión de redirigir a los asistentes hacia nuevos conte­nidos que traten sobre tu organi­zación, novedades o futuros eventos. Si tus mensajes son adecuados y perti­nentes, estarás incitando a los asistentes a seguirte en redes sociales o a abonarse a tu newsletter.

¡Nos vemos por weezevent.com!

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