La comunicación en tu evento: elementos esenciales

La comunicación en tu evento: elementos esenciales

La comu­ni­cación en torno a tu even­to es una tarea que con­ll­e­va ded­i­cación y tiene que sosten­erse en el tiem­po. Antes de empezar a comu­nicar, hay que reflex­ionar y fun­dar las bases sobre las que se asen­tará tu comu­ni­cación: creación y elec­ción de la iden­ti­dad de tu even­to, de su uni­ver­so, del tono en el que te diri­girás a los asis­tentes e inclu­so la creación de una web especí­fi­ca para la ocasión.

Obje­ti­vo: dar a cono­cer tu even­to y, ante todo, con­ver­tir a los asis­tentes poten­ciales en asis­tentes reales. Para hac­er­lo, vas a nece­si­tar una estrate­gia, de for­ma que con­si­gas que quier­an abrir tus e‑mails, entrar en tu pági­na web y ¡com­prar su entra­da o inscribirse! Da un empu­jón a tus acciones de comu­ni­cación aten­di­en­do a los ele­men­tos que te pre­sen­ta­mos.

Una página web atractiva

Puede tratarse de un aparta­do ded­i­ca­do al even­to den­tro de tu pági­na web gen­er­al o una pági­na web propia del even­to. En cualquiera de los casos, es el primer pun­to de con­tac­to (y el más impor­tante) entre tus asis­tentes poten­ciales y tu even­to. Dis­eña un espa­cio en el que la infor­ma­ción esté pre­sen­ta­da de for­ma clara y fácil­mente acce­si­ble. El vis­i­tante tiene que poder encon­trar con facil­i­dad los sigu­ientes ele­men­tos:

  • Una pre­sentación del even­to y de la orga­ni­zación
  • Infor­ma­ción prác­ti­ca: cómo acced­er al even­to, los horar­ios y el pro­gra­ma
  • Los ponentes, artis­tas, etc. que van a par­tic­i­par, las activi­dades, expli­cación de las tar­i­fas…
  • La taquil­la vir­tu­al, para com­prar sus entradas o inscribirse online
  • La for­ma de con­tac­to con el orga­ni­zador

No dejes de lado el posi­cionamien­to web. Las pal­abras clave de tu even­to tienen una impor­tan­cia cap­i­tal y tienen que apare­cer en el con­tenido y en la estruc­tura de tu web para que esta aparez­ca en las primeras posi­ciones en los motores de búsque­da. Podrías inclu­so plantearte hac­er una pequeña inver­sión económi­ca en pro­mo­cionar cier­tas pal­abras clave.

Si no tienes pági­na web, con Weezevent ten­drás a tu dis­posi­ción un microsite que puedes per­son­alizar con los col­ores de tu even­to.

E‑mails eficientes

El e‑mailing es una acción de mar­ket­ing que puede ser muy efi­caz. Sin embar­go, hay que saber encon­trar un equi­lib­rio: no dejar que te olv­i­den, pero sin lle­gar a hac­er spam. Además, hay que diri­girse al públi­co con maestría para que los índices de aper­tu­ra de e‑mails y de clics sean ele­va­dos. ¡Y no es tan fácil!

Para empezar, pien­sa que, antes de leer, tu públi­co se fijará en la for­ma. Despier­ta las ganas de abrir tu e‑mail con un asun­to que sea atrac­ti­vo, humorís­ti­co… que llame la aten­ción, sin salirse del tono que hayas escogi­do para tu even­to. A con­tin­uación, reflex­iona sobre la for­ma: tu e‑mail tiene que uti­lizar los col­ores de tu even­to, la tipografía escogi­da para este, una o varias de las imá­genes uti­lizadas para con­fig­u­rar la mar­ca de tu even­to (¡pero ten cuida­do de no car­gar­lo en exce­so visual­mente!). Un con­jun­to agrad­able estéti­ca­mente dará ganas de leer el e‑mail y de hac­er clic para saber más sobre lo que estás comu­ni­can­do.

En cuan­to al fon­do, establece pri­or­i­dades: ¿Qué quieres comu­nicar a los asis­tentes? Una novedad, un cam­bio en el pro­gra­ma, recor­dar­les que la ven­ta de entradas está abier­ta… No mez­cles todos los temas en el mis­mo correo, lo úni­co que con­seguirías es perder la aten­ción del asis­tente y acabaría tenien­do el efec­to con­trario del que esperas.

Una comunicación planificada

El plan­ning es un ele­men­to fun­da­men­tal para cualquier orga­ni­zación. En el tema que nos ocu­pa, se tra­ta de plan­i­ficar la comu­ni­cación de for­ma que se haga a un rit­mo reg­u­lar has­ta el día del even­to, ¡e inclu­so después! La fre­cuen­cia y la reg­u­lar­i­dad son difí­ciles de man­ten­er si no te antic­i­pas y plan­i­fi­cas.

En el caso de un even­to, ten­emos var­ios momen­tos clave de envío de e‑mails: el envío de un Save the Date, la aper­tu­ra de la ven­ta de entradas o de las inscrip­ciones, var­ios recorda­to­rios pre­vios al even­to y un e‑mail post-even­to. Los recorda­to­rios son impor­tantes porque sería muy raro que todos los asis­tentes poten­ciales adquier­an su entra­da en el momen­to de recibir el primer e‑mail: no dudes en enviar comu­ni­ca­ciones y crear un sen­timien­to de urgen­cia. Pero de nue­vo, no llegues al pun­to de hac­er spam. Val­o­ra la opción de pro­gra­mar estas tar­eas uti­lizan­do her­ramien­tas online.

En redes sociales, la fre­cuen­cia con la que comu­ni­cas tiene que aumen­tar a medi­da que se acer­ca el día D, alcan­zan­do su pico máx­i­mo durante el even­to. De esta for­ma, con­seguirás alcan­zar una gran vis­i­bil­i­dad, ¡lo que es parte de la preparación de la próx­i­ma edi­ción de tu even­to!

En cuan­to a la comu­ni­cación offline, todo depen­derá de tu even­to y de los medios que ten­gas a tu alcance. No pier­das de vista los con­cep­tos de buen momen­to y buen lugar: ¿Dónde está tu públi­co obje­ti­vo? ¿Cuen­tas con colab­o­radores que puedan trans­mi­tir la infor­ma­ción?

Ante todo, ¡piensa en móvil!

Esta­mos en una época en la que la may­oría de las per­sonas uti­liza su smart­phone para nave­g­ar por inter­net; por ello, es impor­tante que todos tus soportes de comu­ni­cación tienen que estar pen­sa­dos para móvil: una pági­na web opti­miza­da para móviles, e‑mails con­cisos y fácil­mente leg­i­bles, botones en los que se pue­da hac­er clic con facil­i­dad… Cui­da todos los detalles que harán que el recor­ri­do del asis­tente, des­de el momen­to de cono­cer tu even­to has­ta la com­pra de su entra­da, sea lo más ágil y cómo­do posi­ble..

No te olvides de la comunicación post-evento

Tu tra­ba­jo de comu­ni­cación no aca­ba cuan­do final­iza el even­to. Es impor­tante man­ten­er el con­tac­to con los asis­tentes. Es muy bue­na idea enviar un e‑mail tras el even­to. Esto te per­mite revivir los momen­tos álgi­dos del even­to, dar las gra­cias a los asis­tentes y a los colab­o­radores, com­par­tir fotos, vídeos, tes­ti­mo­nios…. Pero tam­bién es la ocasión de redi­ri­gir a los asis­tentes hacia nuevos con­tenidos que trat­en sobre tu orga­ni­zación, novedades o futur­os even­tos. Si tus men­sajes son ade­cua­dos y per­ti­nentes, estarás inci­tan­do a los asis­tentes a seguirte en redes sociales o a abonarse a tu newslet­ter.

¡Nos vemos por weezevent.com!

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