13 idées pour optimiser et stabiliser les revenus de son événement

13 idées pour optimiser et stabiliser les revenus de son événement

Il n’existe aucune solution miracle pour optimiser et développer les revenus de son événement. Certaines bonnes pratiques sont cependant des pistes de réflexion à explorer pour trouver vous-même les sources de revenus de demain. En travaillant avec plus de 200 000 organisateurs d’événements, nous nous sommes inspirés de leurs meilleures pratiques et dans différents secteurs. Sur les salons, dans les nightclubs, et même chez les compagnies aériennes, nous mettons en avant les astuces qui permettent de créer de nouvelles sources de revenus.

Sommaire

  1. Vendre de l’espace publicitaire sur les billets et e‑mails
  2. Proposer une option de remboursement des billets
  3. Ajuster ses courbes de vente
  4. Moduler les prix selon l’arrivée ou le départ
  5. Identifier les visiteurs des stands
  6. Proposer des offres coupe-file
  7. Segmenter son offre
  8. Monter des opérations d’activation de marque
  9. Vendre de l’espace sur les bracelets et cartes cashless
  10. Aller chercher vos meilleurs clients
  11. Ne pas se faire ticket-jacker
  12. Enrichir ses datas
  13. Envoyer des notifications mobile

Optimiser sa billetterie

1. Vendre de l’espace publicitaire sur les billets et e‑mails

Les billets d’un événement offrent un avantage incomparable : un espace de placement. Il est en effet tout à fait envisageable de vendre un encart publicitaire à un sponsor ou partenaire qui voudrait être mis en avant, à travers un logo ou un encart de communication. C’est une pratique que l’on observe notamment dans le sport depuis depuis plus de 25 ans.

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À gauche, un aperçu d’un billet de festival sans présence des sponsors. À droite, un aperçu d’un ticket de match de foot avec des sponsors.

Vous pouvez également appliquer cette pratique aux e‑mails envoyés à vos participants — confirmation de commande, infos de dernière minute, etc. Vous pouvez aussi y proposer des codes promo pour les services de vos partenaires. Ils sont souvent demandeurs car c’est une action commerciale pour laquelle il est facile de calculer le retour sur investissement.

2. Proposer une option de remboursement des billets

Une assurance annulation classique permet aux participants y ayant souscrit d’être remboursés lorsque les conditions requises sont remplis. Ce type d’assurance est souvent proposée pour les réservations de transports (trains, avions, etc.).

Deux grands festivals français pratiquent avec Weezevent une autre méthode. Cette dernière consiste à proposer une option remboursement. Cela ne ne nécessite pas d’être agent d’assurance — et donc d’être enregistré à l’Orias — ou de travailler avec un assureur puisqu’il s’agit d’une action commerciale. Les festivaliers peuvent demander le remboursement du billet, sans motif, jusqu’à un certain moment avant l’événement, afin de prémunir l’organisateur des désistements dus à la météo — disons un mois avant l’événement.

Nous constatons que la moyenne du taux de souscription à l’option est de 30%, avec un prix moyen de 7,5% du prix total du billet. On constate alors que 5% des souscripteurs demandent réellement le remboursement. Un festival de 10 000 participants, avec un pass 3 jours à 100€, appliquant l’option de remboursement avec ces modalités y gagne donc 7 500€.

3. Ajuster ses courbes de vente

courbes-ventes-billetterie

Les 3 courbes de vente typiques dans l’événementiel.

L’enjeu pour les événements comme les festivals et les soirées est de réaliser des actions pour lisser leur courbe de ventes de billets ou de réduire les écarts entre le lancement et la clôture. L’objectif est de vendre tôt car les personnes qui achètent leurs billets en premier entraînent leur entourage à en faire de même. La demande appelle la demande. Dans cette optique, il peut être pertinent de baisser les prix au moment de la mise en vente, avec des tarifs early birds par exemple.

En fonction des contextes de chaque événement, il est également recommandé de créer des actions commerciales en fonction de l’actualité ou de dates clefs — Black Friday, Halloween, Fête des Pères, etc., afin de vendre plus de billets aux moments creux.

Le danger d’une courbe en cuvette est que vous faites quasiment autant de vente au dernier moment qu’au lancement, et que n’importe quel facteur peut porter atteinte à ces dernières ventes — météo, annulation d’un artiste, grève des transports, etc.

Segmenter les publics

4. Moduler les prix selon l’arrivée ou le départ

C’est une pratique courante dans le monde du clubbing, lorsque l’entrée à la soirée est gratuite jusqu’à une certaine heure puis devient payante une fois cet horaire dépassé. Cette logique amène les participants à venir plus tôt puis à consommer sur place. Cela simplifie également la gestion des flux car vous évitez ainsi un pic d’arrivée au moment où la tête d’affiche se produit.

Un autre exemple vient des stades de football américain, où la place de parking est offerte à ceux qui partent deux heures après la fin du match. Cela réduit les bouchons et entraîne une consommation supplémentaire sur place.

Inspirez-vous enfin des cinémas et clubs de karting, qui vendent des billets à un prix plus élevé que le tarif normal le samedi après-midi, et à un prix plus faible le mardi matin par exemple.

5. Identifier les visiteurs des stands

L’entrée est généralement gratuite pour le public d’un salon professionnel, et ce sont les exposants qui paient leur emplacement. L’événement peut alors proposer à ses partenaires de scanner le badge de chaque visiteur avec un système de lecteur de QR code afin de constituer une liste de contacts qu’il pourra recontacter selon ses objectifs. Cette pratique permet aussi d’identifier les personnes visitant un stand ou encore de calculer le retour sur investissement si l’acte d’achat se fait plus tard, etc.

C’est une pratique que l’on peut imaginer être mise en place sur les festivals ou tout autre événement avec des partenaires — via les billets ou les bracelets cashless. Proposez à vos partenaires des actions ciblées uniquement sur les participants qui ont visité leur stand : interaction, jeu, code promo, cadeau, etc. Le nombre de passages sur un stand, et par conséquent la visibilité que vous offrez, sont ainsi mesurables pour vos partenaires actuels et potentiels.

6. Proposer des offres coupe-file

Chez les compagnies aériennes, près d’un tiers du chiffre d’affaires d’un vol classique provient des 10% de billets vendus en classe Business — La Tribune. Une partie de vos publics est prête à payer plus pour des services supplémentaires, quels qu’ils soient. Pour un vol cela comprend le coupe-file pour gagner du temps, de l’espace en plus dans l’avion, et un accès lounge, mais libre à vous de l’adapter à votre événement.

L’offre coupe-file seule est simple à mettre en oeuvre et vous pouvez l’appliquer pour tout type d’événement.

7. Segmenter son offre

En France, la zone VIP des festivals est réservée aux partenaires, aux mécènes, aux sponsors, aux personnalités politiques, et à l’entourage de l’organisateur… mais elle est rarement ouverte au grand public. Pour ceux qui le souhaitent, les événements ne permettent pas de payer un prix supplémentaire pour avoir accès à la zone VIP. C’est pourtant une pratique courante au Royaume-Uni ou aux Etats-Unis, lorsque la jauge de la zone VIP permet de recevoir des personnes en plus des VIPs “classiques” cités plus haut.

En parallèle, certains de nos clients vendent des billets pour des événements qui consistent à rencontrer un artiste pendant quelques minutes — NDLR : événement appelés Meet & Greet, de déjeuner avec une personnalité, etc. Aujourd’hui, organiser un événement ne suffit plus, il faut chercher à créer des moments uniques pour les participants, et les proposer sous forme d’expériences.

Une autre forme de clientèle, déjà VIP, peut également se voir proposer des expériences au-delà de ce qu’elle espère. Ainsi, le festival Cognac Blues Passion utilisant les solutions de billetterie, de contrôle d’accès et de cashless Weezevent, a lié des partenariats avec de nombreuses maisons de Cognac. Ces dernières invitent alors leurs clients privilégiés à dîner dans des châteaux proches du festival en compagnie de la tête d’affiche du festival. Les maisons de Cognac réitèrent l’expérience chaque année car amener leurs clients à passer un moment avec un artiste de renommée internationale répond à un besoin précis et unique. Ce n’est pas simple à mettre en place, mais le jeu peut en valoir la chandelle.

Enfin, il y a aussi une réflexion à porter sur les coulisses des festivals, où il y a tout autant à voir que sur les scènes. Il est passionnant d’observer toute une organisation qui s’animent derrière les scènes ou dans la zone médias. Les Vieilles Charrues organisent par exemple des visites des coulisses pour tous ses mécènes. Chaque festival peut donc proposer ce genre de prestations, en faisant attention à ne pas tomber dans la “visite de zoo” ou le “parc d’attractions”.

Tirer parti du cashless

8. Monter des opérations d’activation de marque

L’activation de marque se fait de plus en plus, notamment aux Etats-Unis. Elle consiste à proposer à des marques partenaires de monter des opérations pour inciter les participants à consommer leurs produits. C’est ce qu’il s’est passé lors des Plages Électroniques, à Cannes, où l’achat d’une boisson RedBull via le bracelet de paiement cashless donnait accès à une zone VIP. Les droits d’accès étaient automatiquement activés sur le bracelet au moment de l’achat grâce à la technologie de Weezevent.

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Publication Facebook incitant les festivaliers à participer à l’opération.

Les agences travaillant avec ce type de marques ont l’habitude de concevoir ce type d’opérations. Il suffit ensuite de trouver un prestataire technique capable de gérer cette mise en oeuvre.

9. Vendre de l’espace sur les bracelets et cartes cashless

Au même titre que les billets, les bracelets et cartes cashless disposent d’espaces suffisants et visibles pour apposer un logo ou un message publicitaire. Aujourd’hui, seulement 40% des festivals travaillant avec Weezevent ont lié des partenariats pour leurs bracelets et cartes cashless. Pourtant, les banques et autres solutions de paiement sont friandes de ce type de supports, notamment lorsqu’elles lancent de nouvelles offres. C’est un moyen pour eux d’afficher leur modernité et de s’adresser à un public jeune.

10. Aller chercher vos meilleurs clients

Avec le cashless, vous savez êtes capable de regrouper les personnes qui consomment le plus sur vos événements. Pour un festival, on peut avoir jusqu’à 100 personnes qui dépensent 400€ chacune. Déclenchez donc des actions pour les remercier et vous assurer qu’ils viendront bien à votre prochain événement. Vous pouvez même aller jusqu’à les inviter pour les fidéliser et surtout pour les inciter à entraîner leur entourage avec eux.

Exploiter sa base de données

11. Ne pas se faire ticket-jacker

Il peut être tentant de faire appel à des distributeurs spécialisés pour vendre les billets de son événement. Cependant, il faut veiller à ce que ces acteurs, parfois puissants, ne déploient pas une communication qui perturberait vos propres ventes et votre activité. Pour en savoir plus sur les pratiques à risque, lisez notre article dédié au ticket-jacking : Mon distributeur m’a Ticket-Jacké.

12. Enrichir ses datas

Les collectivités ont tendance à baisser leurs aides auprès des organisateurs d’événements. Une astuce pour leur donner confiance en votre projet est de leur montrer qu’il profite bien au territoire concerné. Demandez à vos participants d’indiquer leur lieu d’habitation et allez ensuite voir la région en leur disant que cela génère x nuitées dans les hébergements de la ville, x repas, x€ de retombées pour le territoire et ses commerçants. Cela ne fera pas forcément augmenter vos subventions mais cela vous permettra de la défendre et de la maintenir.

Ceci n’est qu’un exemple et vous pouvez créer le formulaire idéal qui vous aidera au mieux à récupérer les bonnes données et les exploiter avec pertinence.

13. Envoyer des notifications mobile

Avec notre solution WeezTarget et notre partenaire Greencopper, il est possible d’inciter les participants d’un événement à se créer un compte cashless ou à le recharger. Proposez à vos partenaires d’envoyer à tous les participants ayant téléchargé l’application un message du type “Bienvenue à [nom de l’événement], rendez-vous sur le stand [nom du partenaire] pour tenter de gagner des cadeaux exclusifs !”. Ciblées et mesurables, les notifications mobile font partie des tendances de fond qui s’installent sur les événements d’aujourd’hui et de demain.

Avec ces 13 idées, lancez des pistes de réflexion pour optimiser et stabiliser les revenus de votre événements. Peu importe les thèmes cités, Weezevent vous accompagne dans la mise en place de solutions techniques innovantes et faciles à déployer. Découvrez dès à présent toutes nos autres fonctionnalités en cliquant sur le bouton ci-dessous :

Organiser un évenément

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