13 idées pour optimiser et stabiliser les revenus de son événement

Il n’existe aucune solu­tion mir­a­cle pour opti­miser et dévelop­per les revenus de son événe­ment. Cer­taines bonnes pra­tiques sont cepen­dant des pistes de réflex­ion à explor­er pour trou­ver vous-même les sources de revenus de demain. En tra­vail­lant avec plus de 200 000 organ­isa­teurs d’événements, nous nous sommes inspirés de leurs meilleures pra­tiques et dans dif­férents secteurs. Sur les salons, dans les night­clubs, et même chez les com­pag­nies aéri­ennes, nous met­tons en avant les astuces qui per­me­t­tent de créer de nou­velles sources de revenus.

Som­maire

1. Ven­dre de l’espace pub­lic­i­taire sur les bil­lets et e‑mails
2. Pro­pos­er une option de rem­bourse­ment des bil­lets
3. Ajuster ses courbes de vente
4. Mod­uler les prix selon l’arrivée ou le départ
5. Iden­ti­fi­er les vis­i­teurs des stands
6. Pro­pos­er des offres coupe-file
7. Seg­menter son offre
8. Mon­ter des opéra­tions d’activation de mar­que
9. Ven­dre de l’espace sur les bracelets et cartes cash­less
10. Aller chercher vos meilleurs clients
11. Ne pas se faire tick­et-jack­er
12. Enrichir ses datas
13. Envoy­er des noti­fi­ca­tions mobile

Optimiser sa billetterie

1. Vendre de l’espace publicitaire sur les billets et e‑mails

Les bil­lets d’un événe­ment offrent un avan­tage incom­pa­ra­ble : un espace de place­ment. Il est en effet tout à fait envis­age­able de ven­dre un encart pub­lic­i­taire à un spon­sor ou parte­naire qui voudrait être mis en avant, à tra­vers un logo ou un encart de com­mu­ni­ca­tion. C’est une pra­tique que l’on observe notam­ment dans le sport depuis plus de 25 ans.

À gauche, un aperçu d’un bil­let de fes­ti­val sans présence des spon­sors. À droite, un aperçu d’un tick­et de match de foot avec des spon­sors.

Vous pou­vez égale­ment appli­quer cette pra­tique aux e‑mails envoyés à vos par­tic­i­pants — con­fir­ma­tion de com­mande, infos de dernière minute, etc. Vous pou­vez aus­si y pro­pos­er des codes pro­mo pour les ser­vices de vos parte­naires. Ils sont sou­vent deman­deurs car c’est une action com­mer­ciale pour laque­lle il est facile de cal­culer le retour sur investisse­ment.

2. Proposer une option de remboursement des billets

Une assur­ance annu­la­tion clas­sique per­met aux par­tic­i­pants y ayant souscrit d’être rem­boursés lorsque les con­di­tions req­ui­s­es sont rem­plis. Ce type d’assurance est sou­vent pro­posée pour les réser­va­tions de trans­ports (trains, avions, etc.).

Deux grands fes­ti­vals français pra­tiquent avec Weezevent une autre méth­ode. Cette dernière con­siste à pro­pos­er une option rem­bourse­ment. Cela ne ne néces­site pas d’être agent d’assurance — et donc d’être enreg­istré à l’Orias — ou de tra­vailler avec un assureur puisqu’il s’agit d’une action com­mer­ciale. Les fes­ti­va­liers peu­vent deman­der le rem­bourse­ment du bil­let, sans motif, jusqu’à un cer­tain moment avant l’événement, afin de pré­mu­nir l’organisateur des désis­te­ments dus à la météo — dis­ons un mois avant l’événement.

Nous con­sta­tons que la moyenne du taux de souscrip­tion à l’option est de 30%, avec un prix moyen de 7,5% du prix total du bil­let. On con­state alors que 5% des souscrip­teurs deman­dent réelle­ment le rem­bourse­ment. Un fes­ti­val de 10 000 par­tic­i­pants, avec un pass 3 jours à 100€, appli­quant l’option de rem­bourse­ment avec ces modal­ités y gagne donc 7 500€.

3. Ajuster ses courbes de vente

Les 3 courbes de vente typ­iques dans l’événe­men­tiel.

L’en­jeu pour les événe­ments comme les fes­ti­vals et les soirées est de réalis­er des actions pour liss­er leur courbe de ventes de bil­lets ou de réduire les écarts entre le lance­ment et la clô­ture. L’objectif est de ven­dre tôt car les per­son­nes qui achè­tent leurs bil­lets en pre­mier entraî­nent leur entourage à en faire de même. La demande appelle la demande. Dans cette optique, il peut être per­ti­nent de baiss­er les prix au moment de la mise en vente, avec des tar­ifs ear­ly birds par exem­ple.

En fonc­tion des con­textes de chaque événe­ment, il est égale­ment recom­mandé de créer des actions com­mer­ciales en fonc­tion de l’actualité ou de dates clefs — Black Fri­day, Hal­loween, Fête des Pères, etc., afin de ven­dre plus de bil­lets aux moments creux.

Le dan­ger d’une courbe en cuvette est que vous faites qua­si­ment autant de vente au dernier moment qu’au lance­ment, et que n’importe quel fac­teur peut porter atteinte à ces dernières ventes — météo, annu­la­tion d’un artiste, grève des trans­ports, etc.

Segmenter les publics

4. Moduler les prix selon l’arrivée ou le départ

C’est une pra­tique courante dans le monde du club­bing, lorsque l’entrée à la soirée est gra­tu­ite jusqu’à une cer­taine heure puis devient payante une fois cet horaire dépassé. Cette logique amène les par­tic­i­pants à venir plus tôt puis à con­som­mer sur place. Cela sim­pli­fie égale­ment la ges­tion des flux car vous évitez ain­si un pic d’arrivée au moment où la tête d’affiche se pro­duit.

Un autre exem­ple vient des stades de foot­ball améri­cain, où la place de park­ing est offerte à ceux qui par­tent deux heures après la fin du match. Cela réduit les bou­chons et entraîne une con­som­ma­tion sup­plé­men­taire sur place.

Inspirez-vous enfin des ciné­mas et clubs de kart­ing, qui vendent des bil­lets à un prix plus élevé que le tarif nor­mal le same­di après-midi, et à un prix plus faible le mar­di matin par exem­ple.

5. Identifier les visiteurs des stands

L’entrée est générale­ment gra­tu­ite pour le pub­lic d’un salon pro­fes­sion­nel, et ce sont les exposants qui paient leur emplace­ment. L’événement peut alors pro­pos­er à ses parte­naires de scan­ner le badge de chaque vis­i­teur avec un sys­tème de lecteur de QR code afin de con­stituer une liste de con­tacts qu’il pour­ra recon­tac­ter selon ses objec­tifs. Cette pra­tique per­met aus­si d’identifier les per­son­nes vis­i­tant un stand ou encore de cal­culer le retour sur investisse­ment si l’acte d’achat se fait plus tard, etc.

C’est une pra­tique que l’on peut imag­in­er être mise en place sur les fes­ti­vals ou tout autre événe­ment avec des parte­naires — via les bil­lets ou les bracelets cash­less. Pro­posez à vos parte­naires des actions ciblées unique­ment sur les par­tic­i­pants qui ont vis­ité leur stand : inter­ac­tion, jeu, code pro­mo, cadeau, etc. Le nom­bre de pas­sages sur un stand, et par con­séquent la vis­i­bil­ité que vous offrez, sont ain­si mesurables pour vos parte­naires actuels et poten­tiels.

6. Proposer des offres coupe-file

Chez les com­pag­nies aéri­ennes, près d’un tiers du chiffre d’affaires d’un vol clas­sique provient des 10% de bil­lets ven­dus en classe Busi­ness — La Tri­bune. Une par­tie de vos publics est prête à pay­er plus pour des ser­vices sup­plé­men­taires, quels qu’ils soient. Pour un vol cela com­prend le coupe-file pour gag­n­er du temps, de l’espace en plus dans l’avion, et un accès lounge, mais libre à vous de l’adapter à votre événe­ment.

L’offre coupe-file seule est sim­ple à met­tre en oeu­vre et vous pou­vez l’appliquer pour tout type d’événement.

7. Segmenter son offre

En France, la zone VIP des fes­ti­vals est réservée aux parte­naires, aux mécènes, aux spon­sors, aux per­son­nal­ités poli­tiques, et à l’entourage de l’organisateur… mais elle est rarement ouverte au grand pub­lic. Pour ceux qui le souhait­ent, les événe­ments ne per­me­t­tent pas de pay­er un prix sup­plé­men­taire pour avoir accès à la zone VIP. C’est pour­tant une pra­tique courante au Roy­aume-Uni ou aux Etats-Unis, lorsque la jauge de la zone VIP per­met de recevoir des per­son­nes en plus des VIPs “clas­siques” cités plus haut.

En par­al­lèle, cer­tains de nos clients vendent des bil­lets pour des événe­ments qui con­sis­tent à ren­con­tr­er un artiste pen­dant quelques min­utes — NDLR : événe­ment appelés Meet & Greet, de déje­uner avec une per­son­nal­ité, etc. Aujourd’hui, organ­is­er un événe­ment ne suf­fit plus, il faut chercher à créer des moments uniques pour les par­tic­i­pants, et les pro­pos­er sous forme d’expériences.

Une autre forme de clien­tèle, déjà VIP, peut égale­ment se voir pro­pos­er des expéri­ences au-delà de ce qu’elle espère. Ain­si, le fes­ti­val Cognac Blues Pas­sion util­isant les solu­tions de bil­let­terie, de con­trôle d’accès et de cash­less Weezevent, a lié des parte­nar­i­ats avec de nom­breuses maisons de Cognac. Ces dernières invi­tent alors leurs clients priv­ilégiés à dîn­er dans des châteaux proches du fes­ti­val en com­pag­nie de la tête d’affiche du fes­ti­val. Les maisons de Cognac réitèrent l’expérience chaque année car amen­er leurs clients à pass­er un moment avec un artiste de renom­mée inter­na­tionale répond à un besoin pré­cis et unique. Ce n’est pas sim­ple à met­tre en place, mais le jeu peut en val­oir la chan­delle.

Enfin, il y a aus­si une réflex­ion à porter sur les couliss­es des fes­ti­vals, où il y a tout autant à voir que sur les scènes. Il est pas­sion­nant d’observer toute une organ­i­sa­tion qui s’animent der­rière les scènes ou dans la zone médias. Les Vieilles Char­rues organ­isent par exem­ple des vis­ites des couliss­es pour tous ses mécènes. Chaque fes­ti­val peut donc pro­pos­er ce genre de presta­tions, en faisant atten­tion à ne pas tomber dans la “vis­ite de zoo” ou le “parc d’attractions”.

Tirer parti du cashless

8. Monter des opérations d’activation de marque

L’activation de mar­que se fait de plus en plus, notam­ment aux Etats-Unis. Elle con­siste à pro­pos­er à des mar­ques parte­naires de mon­ter des opéra­tions pour inciter les par­tic­i­pants à con­som­mer leurs pro­duits. C’est ce qu’il s’est passé lors des Plages Élec­tron­iques, à Cannes, où l’achat d’une bois­son Red­Bull via le bracelet de paiement cash­less don­nait accès à une zone VIP. Les droits d’accès étaient automa­tique­ment activés sur le bracelet au moment de l’achat grâce à la tech­nolo­gie de Weezevent.

Pub­li­ca­tion Face­book inci­tant les fes­ti­va­liers à par­ticiper à l’opéra­tion.

Les agences tra­vail­lant avec ce type de mar­ques ont l’habitude de con­cevoir ce type d’opérations. Il suf­fit ensuite de trou­ver un prestataire tech­nique capa­ble de gér­er cette mise en oeu­vre.

9. Vendre de l’espace sur les bracelets et cartes cashless

Au même titre que les bil­lets, les bracelets et cartes cash­less dis­posent d’espaces suff­isants et vis­i­bles pour appos­er un logo ou un mes­sage pub­lic­i­taire. Aujourd’hui, seule­ment 40% des fes­ti­vals tra­vail­lant avec Weezevent ont lié des parte­nar­i­ats pour leurs bracelets et cartes cash­less. Pour­tant, les ban­ques et autres solu­tions de paiement sont frian­des de ce type de sup­ports, notam­ment lorsqu’elles lan­cent de nou­velles offres. C’est un moyen pour eux d’afficher leur moder­nité et de s’adresser à un pub­lic jeune.

10. Aller chercher vos meilleurs clients

Avec le cash­less, vous savez êtes capa­ble de regrouper les per­son­nes qui con­som­ment le plus sur vos événe­ments. Pour un fes­ti­val, on peut avoir jusqu’à 100 per­son­nes qui dépensent 400€ cha­cune. Déclenchez donc des actions pour les remerci­er et vous assur­er qu’ils vien­dront bien à votre prochain événe­ment. Vous pou­vez même aller jusqu’à les inviter pour les fidélis­er et surtout pour les inciter à entraîn­er leur entourage avec eux.

Exploiter sa base de données

11. Ne pas se faire ticket-jacker

Il peut être ten­tant de faire appel à des dis­trib­u­teurs spé­cial­isés pour ven­dre les bil­lets de son événe­ment. Cepen­dant, il faut veiller à ce que ces acteurs, par­fois puis­sants, ne déploient pas une com­mu­ni­ca­tion qui per­turberait vos pro­pres ventes et votre activ­ité. Pour en savoir plus sur les pra­tiques à risque, lisez notre arti­cle dédié au tick­et-jack­ing : Mon dis­trib­u­teur m’a Tick­et-Jacké.

12. Enrichir ses datas

Les col­lec­tiv­ités ont ten­dance à baiss­er leurs aides auprès des organ­isa­teurs d’événements. Une astuce pour leur don­ner con­fi­ance en votre pro­jet est de leur mon­tr­er qu’il prof­ite bien au ter­ri­toire con­cerné. Deman­dez à vos par­tic­i­pants d’indiquer leur lieu d’habitation et allez ensuite voir la région en leur dis­ant que cela génère x nuitées dans les héberge­ments de la ville, x repas, x€ de retombées pour le ter­ri­toire et ses com­merçants. Cela ne fera pas for­cé­ment aug­menter vos sub­ven­tions mais cela vous per­me­t­tra de la défendre et de la main­tenir.

Ceci n’est qu’un exem­ple et vous pou­vez créer le for­mu­laire idéal qui vous aidera au mieux à récupér­er les bonnes don­nées et les exploiter avec per­ti­nence.

13. Envoyer des notifications mobile

Avec notre solu­tion Weez­Tar­get et notre parte­naire Green­cop­per, il est pos­si­ble d’inciter les par­tic­i­pants d’un événe­ment à se créer un compte cash­less ou à le recharg­er. Pro­posez à vos parte­naires d’envoyer à tous les par­tic­i­pants ayant téléchargé l’application un mes­sage du type “Bien­v­enue à [nom de l’événement], ren­dez-vous sur le stand [nom du parte­naire] pour ten­ter de gag­n­er des cadeaux exclusifs !”. Ciblées et mesurables, les noti­fi­ca­tions mobile font par­tie des ten­dances de fond qui s’installent sur les événe­ments d’aujourd’hui et de demain.

Avec ces 13 idées, lancez des pistes de réflex­ion pour opti­miser et sta­bilis­er les revenus de votre événe­ments. Peu importe les thèmes cités, Weezevent vous accom­pa­gne dans la mise en place de solu­tions tech­niques inno­vantes et faciles à déploy­er. Décou­vrez dès à présent toutes nos autres fonc­tion­nal­ités en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

Organ­is­er un évené­ment