No existe ninguna solución milagrosa para optimizar y desarrollar los ingresos de un evento. Sin embargo, existen buenas prácticas que es interesante explorar y sobre las que reflexionar para encontrar tus propias fuentes de ingresos de mañana. Trabajamos con más de 200 000 organizadores de eventos y nos hemos inspirado de sus buenas prácticas, en diferentes sectores, para resumirte las más interesantes. Ferias, discotecas e incluso compañias aéreas… Destacamos los trucos que permiten crear nuevas fuentes de ingresos.
Índice
- Vender espacio publicitario en los e-tickets e e-mails
- Ajustar las curvas de ventas
- Modular los precios en función del momento de llegada o partida
- Identificar a los visitantes de los stands
- Ofrecer entradas de «fila rápida»
- Segmentar la oferta
- Montar operaciones de activación de marca
- Vender el espacio de comunicación de las pulseras y tarjetas cashless
- Ir a buscar a tus mejores clientes
- Que no te hagan ticket-jacking
- Enriquecer tus datos
- Enviar notificaciones al móvil
Optimizar la venta de entradas
1. Vender espacio publicitario en los e-tickets e e-mails
Las entradas de un evento tienen un gran valor como soporte de comunicación. Vender un espacio publicitario en la propia entrada a un patrocinador o colaborador que quiera destacar, ya sea mediante la inclusión de un logo u otro tipo de imagen publicitaria, es una algo totalmente factible. Es más, es una práctica que se da, sobre todo en el ámbito deportivo, desde hace más de 25 años.
También puedes aplicar esta misma práctica a los e-mails que envíes a los asistentes —confirmación de pedido, información de última hora, etc.— También puedes incluir códigos promocionales para los servicios de tus colaboradores. Esta opción les suele gustar porque mediante esta acción comercial es fácil calcular el retorno de su inversión.
2. Ajustar las curvas de ventas
Los eventos como los festivales y las fiestas tienen que realizar acciones que permitan igualar su curva de venta de entradas o reducir la disparidad entre el momento del lanzamiento y del cierre de las ventas. El objetivo es vender pronto ya que las personas que compran sus entradas al principio, hacen que su entorno también compre. La demanda llama a la demanda. Desde este punto de vista, puede tener sentido bajar los precios en el momento del lanzamiento de las ventas con, por ejemplo, tarifas early bird.
En función del contexto de cada evento, también puede ser recomendable realizar acciones comerciales al hilo de la actualidad o fechas clave —Black Friday, Halloween, Días de la madre, etc.—, para vender más entradas en momentos que de otra forma serían bajos.
El peligro de una curva en forma de U es que se realizan casi tantas ventas en el último minuto que al principio del periodo de venta y que cualquier factor podría perjudicar esas últimas ventas —previsión meteorológica, cancelación de un artista, huelga de transporte, etc.—.
Los tres tipos de curva de venta típicas de los eventos.
Segmentar los públicos
3. Modular los precios en función del momento de llegada o partida
Esta es una práctica habitual del mundo del clubbing, cuando la entrada es gratuita hasta cierta hora y más tarde es de pago. Esta lógica incita a los asistentes a acudir más pronto y a consumir in situ. Esto simplifica también la gestión de los flujos de entrada ya que evitas un pico de llegada en el momento en el que va a actuar el cabeza de cartel.
Otro ejemplo sería el de los estadios de fútbol americano, que ofrecen gratis la plaza de parking a quienes se vayan dos horas después del final del partido. Esto reduce los atascos y conlleva que se consuma más in situ.
Inspírate también de los cines y los clubes de karting, que venden las entrada a un precio más alto del normal los sábados por la tarde y a un precio más bajo un día en concreto entre semana, día del espectador en el caso de los cines.
4. Identificar a los visitantes de los stands
El precio de la entrada a las ferias profesionales para el público general es muchas veces gratuita o tiene un precio bajo, siendo los expositores quienes pagan por el suelo que ocupan y los servicios necesarios para su stand. La organización del evento puede emitir entradas (gratuitas o no) y escanear el código QR de todos los visitantes y crear una base de datos a la que contactar según sus objetivos. El escaneo de códigos QR también podría permitir identificar las personas que han visitado un stand, etc.
Es una práctica que se podría trasladar a festivales o cualquier otro evento con colaboradores —a través de las entradas o las pulseras o tarjetas cashless—. Ofrece a tus colaboradores la posibilidad de lanzar acciones solamente a los asistentes que hayan visitado su stand: juego, código promocional, regalo, etc. Así, el número de veces que los asistentes han acudido a un stand y, por lo tanto, la visibilidad que ofreces, son medibles para tus colaboradores actuales y potenciales.
5. Ofrecer entradas de «fila rápida»
En las compañías aéreas, casi un tercio de los ingresos de un vuelo regular vienen del 10% de los billetes de clase Business. Una parte de tu público también está dispuesta a pagar más a cambio de servicios extra, sean los que sean. En el caso de los vuelos, esto consiste en la fila rápida para ganar tiempo, más espacio en el avión y una sala VIP… ¡Adáptalo a tu evento como te parezca!
La oferta de fila rápida es fácil de gestionar y se puede aplicar a eventos de todo tipo.
6. Segmentar la oferta
En algunos países, la zona VIP de los festivales está reservada para los colaboradores, mecenas, patrocinadores, personalidades de la política y para el entorno del organizador… sin abrirla al público general; no permiten que se pueda acceder a esta zona pagando un extra. Sin embargo, otros países sí abren la oferta para que quien quiera pueda adquirir una entrada con derecho de acceso a la zona VIP y no reservarla solamente para los VIP «clásicos» citados más arriba.
Al mismo tiempo, algunos de nuestros clientes venden entradas que dan acceso a un encuentro de unos minutos con los artistas —los llamados Meet & Greet—. Hoy en día no basta con organizar un evento, hay que buscar crear momentos únicos para los asistentes y ofrecerlos como experiencias.
También se suelen ofrecer, a otro tipo de clientela VIP, experiencias que van más allá de lo que espera. Por ejemplo, el festival francés Cognac Blues Passion, que utiliza los sistemas de venta de entradas, control de acceso y cashless de Weezevent, colabora con diversas casas de Cognac, que invitan a algunos de sus mejores clientes a cenar en castillos cercanos al festival, acompañados del cabeza de cartel del mismo. Las casas de Cognac repiten esta experiencia todos los años porque la experiencia que ofrecen a sus clientes es única. No es algo fácil de implantar, pero si se hace bien, merece la pena.
También habría que reflexionar sobre el backstage de los festivales, donde hay tantas cosas que ver como en escena. Es apasionante ver todo lo que se mueve entre bambalinas o en la zona de prensa. El festival francés Les Vieilles Charrues, por ejemplo, organiza visitas al backstage para todos sus mecenas. Cualquier festival puede organizar este tipo de acciones, siempre prestando atención a no caer en un modelo que parezca una visita al zoo o al parque de atracciones.
Sacar partido al cashless
7. Montar operaciones de activación de marca
Cada vez se hacen más activaciones de marca, especialmente en Estados Unidos. Esto consiste en ofrecer marcas colaboradoras la posibilidad de montar operaciones para incitar a los asistentes a consumir sus productos. Un ejemplo sería el que se puso en marcha en Plages Electroniques, en Cannes, donde la compra de un Red Bull utilizando la pulsera cashless daba acceso a una zona VIP. Los derechos de acceso se activaban automáticamente en la pulsera del asistente gracias a la tecnología de Weezevent.
Las agencias que trabajan con este tipo de marcas están acostumbradas a crear este tipo de operaciones. Solo tienen que encontrar un proveedor técnico que sea capaz de gestionar su realización.
8. Vender el espacio de comunicación de las pulseras y tarjetas cashless
Al igual que las entradas, las pulseras y las tarjetas cashless disponen de suficiente espacio, y muy visible, para colocar un logotipo o un mensaje publicitario. A los bancos y otras soluciones de pago, por ejemplo, les encanta este tipo de soporte publicitario, especialmente cuando quieren lanzar nuevas ofertas. Para ellos, es una forma de mostrarse modernos y dirigirse al público joven.
9. Ir a buscar a tus mejores clientes
Con el cashless, puedes identificar a las personas que más consumen en tus eventos. En el caso de un festival, puede haber hasta 100 personas que gasten 400€ cada una. Activa acciones para darles las gracias y asegurarte de que estarán presentes en tu próximo evento. Incluso podrías llegar a plantearte invitarles para así fidelizarlos e incitar a que su entorno les acompañe.
Explotar tu base de datos
10. Que no te hagan ticket-jacking
Puede ser tentador vender las entradas de tu evento a través de distribuidores especializados. Sin embargo, hay que estar atento para que estos actores, en ocasiones muy potentes, no lleven a cabo una comunicación que pudiera perturbar tus propias ventas y tu actividad. Para saber más sobre las prácticas de riesgo, lee nuestro artículo dedicado al ticket-jacking: Mi distribuidor me ha hecho ticket-jacking.
11. Enriquecer tus datos
Un truco para convencer a las administraciones locales de que den ayudas para tu evento es darles confianza mostrándoles el impacto positivo de tu evento en el territorio en cuestión. Solicita a los asistentes que indiquen su lugar de residencia y muestra a la administración cómo tu evento genera X noches en los alojamientos de la ciudad, X comidas, X€ generados para el territorio y sus comerciantes. Esto no hará necesariamente que te aumenten las subvenciones pero te permitirá defender la que ya se te otorga y mantenerla en el tiempo.
Esto no es más que un ejemplo y puedes crear el formulario ideal, que te ayude a recoger los datos más pertinentes y a explotarlos según convenga.
12. Enviar notificaciones al móvil
Con nuestra solución WeezTarget y nuestro colaborador Greencopper, es posible incitar a los asistentes a un evento a crearse una cuenta cashless o recargarla. Ofrece a tus colaboradores la posibilidad de enviar, a todos los asistentes que hayan descargado la app del evento, un mensaje del tipo «Te damos la bienvenida a [Nombre del evento]. ¡Acude al stand de [nombre del colaborador] para tratar de ganar premios exclusivos!».
Las notificaciones en el móvil, segmentadas y medibles, forman parte de las tendencias que se están instalando para los eventos de hoy y de mañana.
A partir de estos 12 consejos, empieza a reflexionar sobre cómo optimizar y perpetuar los ingresos de tu evento. Weezevent te acompaña en la implantación de soluciones técnicas innovadoras y fáciles de instalar. Descubre ya mismo el resto de nuestras funcionalidades haciendo clic en el botón de aquí abajo:
