Les bonnes pratiques pour l’organisation d’une course à pied.

Les bonnes pratiques pour l’organisation d’une course à pied.

La saison est lancée depuis le début du mois d’octobre !

Les organ­i­sa­tions de cours­es à pied se mul­ti­plient en France, les par­tic­i­pants sont nom­breux qu’ils soient des pas­sion­nés, com­péti­teurs ou ama­teurs, en famille, en équipe ou seuls. Ce sont autant de cours­es pos­si­bles : 5km, 20km, en nature ou dans la ville, pour soutenir une cause ou se dépass­er. Après avoir par­cou­ru plusieurs kilo­mètres en tant que par­tic­i­pant et pas­sion­né, vous souhaitez organ­is­er votre pro­pre course à pied pour 2019 ?

Comme tout événe­ment, cela demande de l’organisation, de l’anticipation et un tra­vail d’équipe. Voici quelques indi­ca­tions pour vous accom­pa­g­n­er : 

Le type de course

Quel type de course souhaitez-vous organ­is­er ? De nom­breux exem­ples exis­tent, un marathon ne s’adresse pas au même pub­lic qu’une course en forêt ou une course d’obstacles par exem­ple. Le sport est le même, l’ambiance, les par­tic­i­pants, le lieux, … seront eux bien dif­férents. Une fois votre idée en tête vous saurez com­ment vous adress­er aux futurs par­tic­i­pants, met­tre en avant la par­tic­u­lar­ité de votre course et appréhen­der les besoins pour la bonne organ­i­sa­tion, que ce soit en ressources humaines, autori­sa­tions, plan du cir­cuit de course.

Les étapes incontournables

L’idée de votre course peut venir d’un lieu ou non, à vous ensuite de valid­er les étapes pour organ­is­er une man­i­fes­ta­tion sportive dans les règles, en lien avec le lieu choisi et plusieurs autres con­di­tions.
L’important est que votre course à pied soit con­forme. Toutes man­i­fes­ta­tions de course doit être infor­mée auprès de la FFA (Fédéra­tion Française d’Athlétisme) afin de respecter le règle­ment. C’est cet organ­isme qui déter­mine les dis­tances par caté­gories d’âge par exem­ple, d’autres règles tech­niques de la dis­ci­pline sont à prévoir. Vous allez égale­ment avoir besoin d’autorisations et pos­si­ble­ment de sub­ven­tions, ce sont des tâch­es à pré­par­er bien en amont de votre événe­ment. Votre course à pied sera sur la voie publique ? Faites une déc­la­ra­tion aux autorités admin­is­tra­tives con­cernées.

N’oubliez pas non plus les assur­ances, véri­fiez que vous avez bien une assur­ance respon­s­abil­ité civile en tant qu’organisateur d’événement afin de cou­vrir de pos­si­bles dégâts occa­sion­nés sur les lieux, les biens con­fiés ou encore les dom­mages aux per­son­nes.
La sécu­rité est un point essen­tiel. En fonc­tion du nom­bre de coureurs c’est à vous d’assurer la cou­ver­ture médi­cale. Faites appel à des asso­ci­a­tions de sec­ouristes par exem­ple, il sauront vous accom­pa­g­n­er. Pour une course de plus de 500 par­tic­i­pants, vous devez avoir la présence d’un médecin en plus de l’équipe de sec­ouristes. Ensuite, il est très impor­tant de bien prévoir des équipes bénév­oles et sig­naleurs sur le cir­cuit de la course afin d’indiquer le chemin au coureurs lors de car­refours, d’endroits dan­gereux, toute étape où le coureurs aura besoin d’être guidé et infor­mé.

Ces élé­ments de sécu­rité, d’assurance sont pri­mor­diaux pour avoir vos autori­sa­tions, ce sont des élé­ments à con­naître assez tôt et à présen­ter lors de votre demande.

Les inscriptions pour vos participants

Une fois vos autori­sa­tions en poche, il ne manque plus que vos coureurs ! Con­fig­urez votre plate­forme d’inscription pour vos ventes de dos­sards. Lis­tons les élé­ments clés d’une plate­forme d’inscriptions en ligne :

Le formulaire

Il est impor­tant d’avoir un for­mu­laire com­plet afin de récolter toutes les infor­ma­tions néces­saires pour le dos­sard de votre par­tic­i­pant et pour enrichir votre con­nais­sance client : d’où vien­nent-ils, à quelles autres cours­es ont-ils par­ticipé, com­ment ont-ils enten­du par­ler de votre course, … Si votre man­i­fes­ta­tion demande des attes­ta­tions c’est l’étape par­faite pour deman­der à votre par­tic­i­pant de don­ner une pièce jus­ti­fica­tive : cer­ti­fi­cat médi­cal, une licence.

Tout savoir sur la créa­tion d’un for­mu­laire d’in­scrip­tion.

La gestion des tarifs

Prof­itez d’une fonc­tion­nal­ité per­me­t­tant de pro­pos­er plusieurs tar­ifs, pour organ­is­er vos vagues de départs, assurez le flux de coureurs le Jour‑J en pro­posant dès l’inscription de choisir son départ (ou d’indiquer son temps pour être rat­taché à un horaire de départ). Cela vous per­me­t­tra aus­si de pro­pos­er des offres, de dif­férenci­er les tranch­es d’âges, ou encore de met­tre en place une logique de pro­gres­siv­ité dans vos tar­ifs en fonc­tion de la plage tem­porelles ou de la quan­tité (un tarif ne sera disponible qu’à par­tir du moment où un autre sera com­plet). Vous gérez ain­si vos plages de départs et voyez en direct la demande et typolo­gie des par­tic­i­pants pour mieux adapter votre organ­i­sa­tion égale­ment.
En clas­sant vos tar­ifs, en créant des caté­gories votre mod­ule d’inscription sera claire et com­préhen­si­ble pour vos par­tic­i­pants.

Toutes les expli­ca­tions pour con­fig­ur­er vos tar­ifs sur notre aide en ligne.

Si vous avez des good­ies, t‑shirt à offrir ou à ven­dre, pro­posez-les dès l’étape d’inscription. Avec une offre en cross-sell­ing, vos coureurs peu­vent pré-com­man­der leur t‑shirt, souscrire à une offre annu­la­tion ou à des divers ser­vices le jour de la course, les pos­si­bil­ités sont mul­ti­ples. Des petits plus qui favorisent l’ex­péri­ence par­tic­i­pant.

Les listes d’inscrits

L’avantage d’une plate­forme d’inscription en ligne est bien d’avoir un accès à votre liste d’inscrits en un clic, elle doit pou­voir être exportable et acces­si­ble en 1 coup d’oeil pour lancer votre course et pré­par­er les chrono ! Il est courant égale­ment de la partager aux par­tic­i­pants une fois inscrits.

Communiquer sur l’événement

Une fois votre plate­forme d’inscription prête, il faut pou­voir attir­er du monde. Pour faire con­naître votre course pensez à être présent sur les réseaux soci­aux, auprès de groupe de coureurs et de la ville, région où vous organ­isez votre événe­ment. Faites appel à tous les cal­en­dri­ers gra­tu­its d’événements sportifs afin d’être référencé. Si vous con­nais­sez déjà une base de coureurs, clubs de sports, asso­ci­a­tions une cam­pagne de mail­ing peut être une bonne façon d’annoncer votre événe­ment, de tenir au courant de la date de l’ouverture des inscrip­tions, des dos­sards restants.

La mise en place de parte­nar­i­ats peut égale­ment vous aider. Cela peut être avec un média pour cou­vrir l’événement, une entre­prise locale, les mairies et asso­ci­a­tions sportives, tous ceux qui pour­ront partager l’information là où se trou­vent les coureurs.

Bien accueillir ses coureurs le Jour‑J

On l’évoquait précédem­ment, sur place il est impor­tant d’assurer une sécu­rité avec la présence d’aide médi­cale, des points d’eaux, de la sig­nalé­tique, d’informer sur le cir­cuit, rap­pel­er aux coureurs les bons gestes avant, pen­dant et après la course.

L’accueil des coureurs est toute une organ­i­sa­tion : il faut récupér­er son dos­sard, avoir de quoi pou­voir s’échauffer, s’hydrater, se nour­rir, être dans le bon départ, …
Facilitez le con­trôle des entrées avec votre plate­forme d’inscription, vous avez accès à toutes les infor­ma­tions, et le bil­let envoyé au par­tic­i­pant devient un retrait de dos­sard. Si vous utilisez des appareils de scan ou via appli­ca­tion mobile, vous pour­rez scan­ner les bil­lets et ain­si avoir accès à toutes les infor­ma­tions néces­saires pour retrou­ver en quelques sec­on­des le dos­sard asso­cié, mais aus­si suiv­re en temps réel le flux de per­son­ne et ain­si pou­vant jauger le besoin en bénév­oles sur place, par exem­ple.

Pour une belle expéri­ence pour les coureurs, n’hésitez pas à pro­pos­er de quoi se pré­par­er à la course avec des bois­sons, nour­ri­t­ures, espace de détente, … Sur le cir­cuit ou au départ, de la musique per­met de motiv­er les troupes, c’est à vous de don­ner les meilleures con­di­tions de cours­es à votre par­tic­i­pant et à ses sup­port­ers ! Par exem­ple, de quoi pos­er ses affaires et les retrou­ver en bout de course, les médailles à la fin pour féliciter tout le monde.

Dès la fin de la course, pensez bien à informer tous les coureurs des chronos, faire un rapi­de bilan de l’événement avec les chiffres clés et à les remerci­er pour leur venue, leurs efforts !

Faire le bilan

Votre course s’est bien déroulée ? C’est l’heure du bilan, afin de pré­par­er la prochaine édi­tion. C’est essen­tiel de pren­dre le temps de faire le point sur l’événement, quel a été le retour des par­tic­i­pants, des parte­naires, de vos équipes, quelles sont les retombées, … Via votre plate­forme d’inscription en ligne, vous accédez au nom­bre de par­tic­i­pants, de présents sur site, les pro­fils et la rentabil­ité donc de votre événe­ment.

Avec toutes les infor­ma­tions par­tic­i­pants récupérées, recon­tactez-les par la suite pour informer de la prochaine course, partagez les pho­tos de l’édition passée et les moments mar­quant. Ensuite vous avez plusieurs autres occa­sions : l’annonce de la date, du lieu puis pour l’ouverture des inscrip­tions, les pos­si­bles tar­ifs offerts, les nou­veautés de l’édi­tion, …

Pour organ­is­er votre course à pied, il est donc impor­tant de bien lis­ter les dif­férentes tâch­es, celle à gér­er les plus en amont telles que les deman­des d’autorisations, de sub­ven­tions et les dernières pour par­faire l’expérience par­tic­i­pant. N’hésitez pas à vous ren­seign­er auprès de ceux qui l’ont déjà fait, à voir com­ment s’organise les événe­ments sportifs autour de vous, ce que vous en garder en tant que par­tic­i­pant, tant les bonnes idées à pren­dre que les défauts à éviter !

Vous aus­si, organ­isez votre course à pied sim­ple­ment avec Weezevent en cli­quant ci-dessous :

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