Les bonnes pratiques pour l’organisation d’une course à pied.

Les bonnes pratiques pour l’organisation d’une course à pied.

La saison est lancée depuis le début du mois d’octobre !

Les organisations de courses à pied se multiplient en France, les participants sont nombreux qu’ils soient des passionnés, compétiteurs ou amateurs, en famille, en équipe ou seuls. Ce sont autant de courses possibles : 5km, 20km, en nature ou dans la ville, pour soutenir une cause ou se dépasser. Après avoir parcouru plusieurs kilomètres en tant que participant et passionné, vous souhaitez organiser votre propre course à pied pour 2019 ?

Comme tout événement, cela demande de l’organisation, de l’anticipation et un travail d’équipe. Voici quelques indications pour vous accompagner : 

Le type de course

Quel type de course souhaitez-vous organiser ? De nombreux exemples existent, un marathon ne s’adresse pas au même public qu’une course en forêt ou une course d’obstacles par exemple. Le sport est le même, l’ambiance, les participants, le lieux, … seront eux bien différents. Une fois votre idée en tête vous saurez comment vous adresser aux futurs participants, mettre en avant la particularité de votre course et appréhender les besoins pour la bonne organisation, que ce soit en ressources humaines, autorisations, plan du circuit de course.

Les étapes incontournables

L’idée de votre course peut venir d’un lieu ou non, à vous ensuite de valider les étapes pour organiser une manifestation sportive dans les règles, en lien avec le lieu choisi et plusieurs autres conditions.
L’important est que votre course à pied soit conforme. Toutes manifestations de course doit être informée auprès de la FFA (Fédération Française d’Athlétisme) afin de respecter le règlement. C’est cet organisme qui détermine les distances par catégories d’âge par exemple, d’autres règles techniques de la discipline sont à prévoir. Vous allez également avoir besoin d’autorisations et possiblement de subventions, ce sont des tâches à préparer bien en amont de votre événement. Votre course à pied sera sur la voie publique ? Faites une déclaration aux autorités administratives concernées.

N’oubliez pas non plus les assurances, vérifiez que vous avez bien une assurance responsabilité civile en tant qu’organisateur d’événement afin de couvrir de possibles dégâts occasionnés sur les lieux, les biens confiés ou encore les dommages aux personnes.
La sécurité est un point essentiel. En fonction du nombre de coureurs c’est à vous d’assurer la couverture médicale. Faites appel à des associations de secouristes par exemple, il sauront vous accompagner. Pour une course de plus de 500 participants, vous devez avoir la présence d’un médecin en plus de l’équipe de secouristes. Ensuite, il est très important de bien prévoir des équipes bénévoles et signaleurs sur le circuit de la course afin d’indiquer le chemin au coureurs lors de carrefours, d’endroits dangereux, toute étape où le coureurs aura besoin d’être guidé et informé.

Ces éléments de sécurité, d’assurance sont primordiaux pour avoir vos autorisations, ce sont des éléments à connaître assez tôt et à présenter lors de votre demande.

Les inscriptions pour vos participants

Une fois vos autorisations en poche, il ne manque plus que vos coureurs ! Configurez votre plateforme d’inscription pour vos ventes de dossards. Listons les éléments clés d’une plateforme d’inscriptions en ligne :

Le formulaire

Il est important d’avoir un formulaire complet afin de récolter toutes les informations nécessaires pour le dossard de votre participant et pour enrichir votre connaissance client : d’où viennent-ils, à quelles autres courses ont-ils participé, comment ont-ils entendu parler de votre course, … Si votre manifestation demande des attestations c’est l’étape parfaite pour demander à votre participant de donner une pièce justificative : certificat médical, une licence.

Tout savoir sur la création d’un formulaire d’inscription.

La gestion des tarifs

Profitez d’une fonctionnalité permettant de proposer plusieurs tarifs, pour organiser vos vagues de départs, assurez le flux de coureurs le Jour‑J en proposant dès l’inscription de choisir son départ (ou d’indiquer son temps pour être rattaché à un horaire de départ). Cela vous permettra aussi de proposer des offres, de différencier les tranches d’âges, ou encore de mettre en place une logique de progressivité dans vos tarifs en fonction de la plage temporelles ou de la quantité (un tarif ne sera disponible qu’à partir du moment où un autre sera complet). Vous gérez ainsi vos plages de départs et voyez en direct la demande et typologie des participants pour mieux adapter votre organisation également.
En classant vos tarifs, en créant des catégories votre module d’inscription sera claire et compréhensible pour vos participants.

Toutes les explications pour configurer vos tarifs sur notre aide en ligne.

Si vous avez des goodies, t‑shirt à offrir ou à vendre, proposez-les dès l’étape d’inscription. Avec une offre en cross-selling, vos coureurs peuvent pré-commander leur t‑shirt, souscrire à une offre annulation ou à des divers services le jour de la course, les possibilités sont multiples. Des petits plus qui favorisent l’expérience participant.

Les listes d’inscrits

L’avantage d’une plateforme d’inscription en ligne est bien d’avoir un accès à votre liste d’inscrits en un clic, elle doit pouvoir être exportable et accessible en 1 coup d’oeil pour lancer votre course et préparer les chrono ! Il est courant également de la partager aux participants une fois inscrits.

Communiquer sur l’événement

Une fois votre plateforme d’inscription prête, il faut pouvoir attirer du monde. Pour faire connaître votre course pensez à être présent sur les réseaux sociaux, auprès de groupe de coureurs et de la ville, région où vous organisez votre événement. Faites appel à tous les calendriers gratuits d’événements sportifs afin d’être référencé. Si vous connaissez déjà une base de coureurs, clubs de sports, associations une campagne de mailing peut être une bonne façon d’annoncer votre événement, de tenir au courant de la date de l’ouverture des inscriptions, des dossards restants.

La mise en place de partenariats peut également vous aider. Cela peut être avec un média pour couvrir l’événement, une entreprise locale, les mairies et associations sportives, tous ceux qui pourront partager l’information là où se trouvent les coureurs.

Bien accueillir ses coureurs le Jour‑J

On l’évoquait précédemment, sur place il est important d’assurer une sécurité avec la présence d’aide médicale, des points d’eaux, de la signalétique, d’informer sur le circuit, rappeler aux coureurs les bons gestes avant, pendant et après la course.

L’accueil des coureurs est toute une organisation : il faut récupérer son dossard, avoir de quoi pouvoir s’échauffer, s’hydrater, se nourrir, être dans le bon départ, …
Facilitez le contrôle des entrées avec votre plateforme d’inscription, vous avez accès à toutes les informations, et le billet envoyé au participant devient un retrait de dossard. Si vous utilisez des appareils de scan ou via application mobile, vous pourrez scanner les billets et ainsi avoir accès à toutes les informations nécessaires pour retrouver en quelques secondes le dossard associé, mais aussi suivre en temps réel le flux de personne et ainsi pouvant jauger le besoin en bénévoles sur place, par exemple.

Pour une belle expérience pour les coureurs, n’hésitez pas à proposer de quoi se préparer à la course avec des boissons, nourritures, espace de détente, … Sur le circuit ou au départ, de la musique permet de motiver les troupes, c’est à vous de donner les meilleures conditions de courses à votre participant et à ses supporters ! Par exemple, de quoi poser ses affaires et les retrouver en bout de course, les médailles à la fin pour féliciter tout le monde.

Dès la fin de la course, pensez bien à informer tous les coureurs des chronos, faire un rapide bilan de l’événement avec les chiffres clés et à les remercier pour leur venue, leurs efforts !

Faire le bilan

Votre course s’est bien déroulée ? C’est l’heure du bilan, afin de préparer la prochaine édition. C’est essentiel de prendre le temps de faire le point sur l’événement, quel a été le retour des participants, des partenaires, de vos équipes, quelles sont les retombées, … Via votre plateforme d’inscription en ligne, vous accédez au nombre de participants, de présents sur site, les profils et la rentabilité donc de votre événement.

Avec toutes les informations participants récupérées, recontactez-les par la suite pour informer de la prochaine course, partagez les photos de l’édition passée et les moments marquant. Ensuite vous avez plusieurs autres occasions : l’annonce de la date, du lieu puis pour l’ouverture des inscriptions, les possibles tarifs offerts, les nouveautés de l’édition, …

Pour organiser votre course à pied, il est donc important de bien lister les différentes tâches, celle à gérer les plus en amont telles que les demandes d’autorisations, de subventions et les dernières pour parfaire l’expérience participant. N’hésitez pas à vous renseigner auprès de ceux qui l’ont déjà fait, à voir comment s’organise les événements sportifs autour de vous, ce que vous en garder en tant que participant, tant les bonnes idées à prendre que les défauts à éviter !

Vous aussi, organisez votre course à pied simplement avec Weezevent en cliquant ci-dessous :

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