Les bonnes pratiques pour l’organisation d’une course à pied.

Les bonnes pratiques pour l’organisation d’une course à pied.

La saison est lancée depuis le début du mois d’octobre !

Les courses à pied se mul­ti­plient, les par­ti­ci­pants sont nom­breux qu’ils soient des pas­sion­nés, com­pé­ti­teurs ou ama­teurs, en famille, en équipe ou seuls. Ce sont autant de courses pos­sibles : 5km, 20km, en nature ou dans la ville, pour sou­te­nir une cause ou se dépas­ser. Après avoir par­cou­ru plu­sieurs kilo­mètres en tant que par­ti­ci­pant et pas­sion­né, vous sou­hai­tez orga­ni­ser votre propre course à pied pour 2019 ?

Comme tout évé­ne­ment, cela demande de l’organisation, de l’anticipation et un tra­vail d’équipe. Voi­ci quelques indi­ca­tions pour vous accom­pa­gner : 

Le type de course

Quel type de course sou­hai­tez-vous orga­ni­ser ? De nom­breux exemples existent, un mara­thon ne s’adresse pas au même public qu’une course en forêt ou une course d’obstacles par exemple. Le sport est le même, l’ambiance, les par­ti­ci­pants, le lieux, … seront eux bien dif­fé­rents. Une fois votre idée en tête vous sau­rez com­ment vous adres­ser aux futurs par­ti­ci­pants, mettre en avant la par­ti­cu­la­ri­té de votre course et appré­hen­der les besoins pour la bonne orga­ni­sa­tion, que ce soit en res­sources humaines, auto­ri­sa­tions, plan du cir­cuit de course.

Les étapes incontournables

L’idée de votre course peut venir d’un lieu ou non, à vous ensuite de vali­der les étapes pour orga­ni­ser une mani­fes­ta­tion spor­tive dans les règles, en lien avec le lieu choi­si et plu­sieurs autres condi­tions.
L’important est que votre course à pied soit conforme. Toutes mani­fes­ta­tions de course doit être infor­mée auprès de la FFA (Fédé­ra­tion Fran­çaise d’Athlétisme) afin de res­pec­ter le règle­ment. C’est cet orga­nisme qui déter­mine les dis­tances par caté­go­ries d’âge par exemple, d’autres règles tech­niques de la dis­ci­pline sont à pré­voir. Vous allez éga­le­ment avoir besoin d’autorisations et pos­si­ble­ment de sub­ven­tions, ce sont des tâches à pré­pa­rer bien en amont de votre évé­ne­ment. Votre course à pied sera sur la voie publique ? Faites une décla­ra­tion aux auto­ri­tés admi­nis­tra­tives concer­nées.

N’oubliez pas non plus les assu­rances, véri­fiez que vous avez bien une assu­rance res­pon­sa­bi­li­té civile en tant qu’organisateur d’événement afin de cou­vrir de pos­sibles dégâts occa­sion­nés sur les lieux, les biens confiés ou encore les dom­mages aux per­sonnes.
La sécu­ri­té est un point essen­tiel. En fonc­tion du nombre de cou­reurs c’est à vous d’assurer la cou­ver­ture médi­cale. Faites appel à des asso­cia­tions de secou­ristes par exemple, il sau­ront vous accom­pa­gner. Pour une course de plus de 500 par­ti­ci­pants, vous devez avoir la pré­sence d’un méde­cin en plus de l’équipe de secou­ristes. Ensuite, il est très impor­tant de bien pré­voir des équipes béné­voles et signa­leurs sur le cir­cuit de la course afin d’indiquer le che­min au cou­reurs lors de car­re­fours, d’endroits dan­ge­reux, toute étape où le cou­reurs aura besoin d’être gui­dé et infor­mé.

Ces élé­ments de sécu­ri­té, d’assurance sont pri­mor­diaux pour avoir vos auto­ri­sa­tions, ce sont des élé­ments à connaître assez tôt et à pré­sen­ter lors de votre demande.

Les inscriptions pour vos participants

Une fois vos auto­ri­sa­tions en poche, il ne manque plus que vos cou­reurs ! Confi­gu­rez votre pla­te­forme d’inscription pour vos ventes de dos­sards. Lis­tons les élé­ments clés d’une pla­te­forme d’inscriptions en ligne :

Le formulaire

Il est impor­tant d’avoir un for­mu­laire com­plet afin de récol­ter toutes les infor­ma­tions néces­saires pour le dos­sard de votre par­ti­ci­pant et pour enri­chir votre connais­sance client : d’où viennent-ils, à quelles autres courses ont-ils par­ti­ci­pé, com­ment ont-ils enten­du par­ler de votre course, … Si votre mani­fes­ta­tion demande des attes­ta­tions c’est l’étape par­faite pour deman­der à votre par­ti­ci­pant de don­ner une pièce jus­ti­fi­ca­tive : cer­ti­fi­cat médi­cal, une licence.

Tout savoir sur la créa­tion d’un for­mu­laire d’inscription.

La gestion des tarifs

Pro­fi­tez d’une fonc­tion­na­li­té per­met­tant de pro­po­ser plu­sieurs tarifs, pour orga­ni­ser vos vagues de départs, assu­rez le flux de cou­reurs le Jour-J en pro­po­sant dès l’inscription de choi­sir son départ (ou d’indiquer son temps pour être rat­ta­ché à un horaire de départ). Cela vous per­met­tra aus­si de pro­po­ser des offres, de dif­fé­ren­cier les tranches d’âges, ou encore de mettre en place une logique de pro­gres­si­vi­té dans vos tarifs en fonc­tion de la plage tem­po­relles ou de la quan­ti­té (un tarif ne sera dis­po­nible qu’à par­tir du moment où un autre sera com­plet). Vous gérez ain­si vos plages de départs et voyez en direct la demande et typo­lo­gie des par­ti­ci­pants pour mieux adap­ter votre orga­ni­sa­tion éga­le­ment.
En clas­sant vos tarifs, en créant des caté­go­ries votre module d’inscription sera claire et com­pré­hen­sible pour vos par­ti­ci­pants.

Toutes les expli­ca­tions pour confi­gu­rer vos tarifs sur notre aide en ligne.

Si vous avez des goo­dies, t-shirt à offrir ou à vendre, pro­po­sez-les dès l’étape d’inscription. Avec une offre en cross-sel­ling, vos cou­reurs peuvent pré-com­man­der leur t-shirt, sous­crire à une offre annu­la­tion ou à des divers ser­vices le jour de la course, les pos­si­bi­li­tés sont mul­tiples. Des petits plus qui favo­risent l’expérience par­ti­ci­pant.

Les listes d’inscrits

L’avantage d’une pla­te­forme d’inscription en ligne est bien d’avoir un accès à votre liste d’inscrits en un clic, elle doit pou­voir être expor­table et acces­sible en 1 coup d’oeil pour lan­cer votre course et pré­pa­rer les chro­no ! Il est cou­rant éga­le­ment de la par­ta­ger aux par­ti­ci­pants une fois ins­crits.

Communiquer sur l’événement

Une fois votre pla­te­forme d’inscription prête, il faut pou­voir atti­rer du monde. Pour faire connaître votre course pen­sez à être pré­sent sur les réseaux sociaux, auprès de groupe de cou­reurs et de la ville, région où vous orga­ni­sez votre évé­ne­ment. Faites appel à tous les calen­driers gra­tuits d’événements spor­tifs afin d’être réfé­ren­cé. Si vous connais­sez déjà une base de cou­reurs, clubs de sports, asso­cia­tions une cam­pagne de mai­ling peut être une bonne façon d’annoncer votre évé­ne­ment, de tenir au cou­rant de la date de l’ouverture des ins­crip­tions, des dos­sards res­tants.

La mise en place de par­te­na­riats peut éga­le­ment vous aider. Cela peut être avec un média pour cou­vrir l’événement, une entre­prise locale, les mai­ries et asso­cia­tions spor­tives, tous ceux qui pour­ront par­ta­ger l’information là où se trouvent les cou­reurs.

Bien accueillir ses coureurs le Jour-J

On l’évoquait pré­cé­dem­ment, sur place il est impor­tant d’assurer une sécu­ri­té avec la pré­sence d’aide médi­cale, des points d’eaux, de la signa­lé­tique, d’informer sur le cir­cuit, rap­pe­ler aux cou­reurs les bons gestes avant, pen­dant et après la course.

L’accueil des cou­reurs est toute une orga­ni­sa­tion : il faut récu­pé­rer son dos­sard, avoir de quoi pou­voir s’échauffer, s’hydrater, se nour­rir, être dans le bon départ, …
Faci­li­tez le contrôle des entrées avec votre pla­te­forme d’inscription, vous avez accès à toutes les infor­ma­tions, et le billet envoyé au par­ti­ci­pant devient un retrait de dos­sard. Si vous uti­li­sez des appa­reils de scan ou via appli­ca­tion mobile, vous pour­rez scan­ner les billets et ain­si avoir accès à toutes les infor­ma­tions néces­saires pour retrou­ver en quelques secondes le dos­sard asso­cié, mais aus­si suivre en temps réel le flux de per­sonne et ain­si pou­vant jau­ger le besoin en béné­voles sur place, par exemple.

Pour une belle expé­rience pour les cou­reurs, n’hésitez pas à pro­po­ser de quoi se pré­pa­rer à la course avec des bois­sons, nour­ri­tures, espace de détente, … Sur le cir­cuit ou au départ, de la musique per­met de moti­ver les troupes, c’est à vous de don­ner les meilleures condi­tions de courses à votre par­ti­ci­pant et à ses sup­por­ters ! Par exemple, de quoi poser ses affaires et les retrou­ver en bout de course, les médailles à la fin pour féli­ci­ter tout le monde.

Dès la fin de la course, pen­sez bien à infor­mer tous les cou­reurs des chro­nos, faire un rapide bilan de l’événement avec les chiffres clés et à les remer­cier pour leur venue, leurs efforts !

Faire le bilan

Votre course s’est bien dérou­lée ? C’est l’heure du bilan, afin de pré­pa­rer la pro­chaine édi­tion. C’est essen­tiel de prendre le temps de faire le point sur l’événement, quel a été le retour des par­ti­ci­pants, des par­te­naires, de vos équipes, quelles sont les retom­bées, … Via votre pla­te­forme d’inscription en ligne, vous accé­dez au nombre de par­ti­ci­pants, de pré­sents sur site, les pro­fils et la ren­ta­bi­li­té donc de votre évé­ne­ment.

Avec toutes les infor­ma­tions par­ti­ci­pants récu­pé­rées, recon­tac­tez-les par la suite pour infor­mer de la pro­chaine course, par­ta­gez les pho­tos de l’édition pas­sée et les moments mar­quant. Ensuite vous avez plu­sieurs autres occa­sions : l’annonce de la date, du lieu puis pour l’ouverture des ins­crip­tions, les pos­sibles tarifs offerts, les nou­veau­tés de l’édition, …

Pour orga­ni­ser votre course à pied, il est donc impor­tant de bien lis­ter les dif­fé­rentes tâches, celle à gérer les plus en amont telles que les demandes d’autorisations, de sub­ven­tions et les der­nières pour par­faire l’expérience par­ti­ci­pant. N’hésitez pas à vous ren­sei­gner auprès de ceux qui l’ont déjà fait, à voir com­ment s’organise les évé­ne­ments spor­tifs autour de vous, ce que vous en gar­der en tant que par­ti­ci­pant, tant les bonnes idées à prendre que les défauts à évi­ter !

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