La organización de carreras es cada vez más común y la participación está en alza, ya sean competidores profesionales o aficionados y vayan en familia, en equipo o solos. La variedad de tipos de carrera también es muy amplia: 5km, 20km, por la naturaleza o en la ciudad, para apoyar una causa o por superación personal. Después de haber hecho kilómetros como participante y apasionado, ¿has decidido organizar una carrera?
Como todo evento, esto conlleva organización, anticipación y trabajo en equipo. Aquí tienes algunas indicaciones clave para acompañarte en el proceso.
Índice
1. El tipo de evento
¿Qué tipo de carrera quieres organizar? Existen muchas posibilidades: una maratón no se dirige al mismo público que una carrera por la montaña o una carrera de obstáculos, por ejemplo. El deporte es el mismo, pero el ambiente, los participantes, el espacio, etc. serán muy diferentes. Una vez tengas en mente el tipo de carrera que quieres organizar, sabrás cómo dirigirte a los futuros participantes. Esto te permitirá también destacar las particularidades de tu carrera y comprender las necesidades para llevar a cabo una buena organización, ya sea en cuanto a recursos humanos, autorizaciones o el recorrido de la carrera.
2. Los pasos ineludibles
Tras escoger el tipo de carrera y el lugar en el que quieres que tenga lugar, tendrás que asegurarte de organizar tu carrera de acuerdo a la normativa, al lugar escogido y otras condiciones.
Consulta las autorizaciones que necesitas en el ayuntamiento del lugar de celebración, especialmente si tu carrera tiene lugar en la vía pública. También, y especialmente según el tipo de carrera, tendrás que consultar con la federación de atletismo de tu zona los criterios que tienes que cumplir. Estas federaciones te informarán del reglamento técnico de la disciplina, categorías y distancias en función de la edad de los participantes, etc. No olvides informarte también de posibles subvenciones. Tendrás que llevar a cabo todas estas tareas con bastante antelación.
No olvides tampoco los seguros. Asegúrate de contar con un seguro de responsabilidad civil como organizador del evento, para cubrir posibles desperfectos ocasionados en el lugar de celebración, los bienes o incluso las personas. La seguridad es un punto esencial. En función del número de corredores que participen, también deberías encargarte de la cobertura médica. Consulta las necesidades concretas de personal sanitario para tu carrera. También es muy recomendable formar un equipo de personas (de tu organización o voluntarios) para colocarse en cruces y lugares peligrosos, así como en cualquier punto de la carrera en que los corredores puedan necesitar alguna indicación o información.
Los elementos relacionados con la seguridad y los seguros son fundamentales para que te otorguen las autorizaciones necesarias, por lo que deberían estar en tu lista de primeros elementos que preparar en la organización de tu carrera.
3. Las inscripciones de los participantes
¡Llega el momento de conseguir participantes para tu carrera! Crea tu plataforma de inscripción para lanzar las ventas de tus dorsales. Estos son los elementos clave de que tendrás que configurar en tu plataforma de inscripción online:
El formulario de inscripción
Pieza clave de las inscripciones a una carrera, el formulario de inscripción tiene que ser completo para recoger todos los datos necesarios sobre el participante, por razones organizativas y también para tu conocimiento del cliente: de dónde viene, en qué otras carreras ha participado, cómo ha oído hablar de tu carrera… Si tu evento requiere que solicites algún tipo de certificado (certificado médico, carnet de federado…), este también es el momento de solicitarlo.
Descubre paso a paso cómo crear tu formulario de inscripción.
Gestionar los tipos de inscripción
Ofrece varios tipos de inscripción. Esto te permite organizar con facilidad las salidas de la carrera, especialmente si lo haces por tandas y asegurarte de organizarlas fácilmente y de antemano permitiendo que, desde el momento de la inscripción, el corredor escoja su hora de salida (con un límite de inscripciones por hora) o bien facilitando su tiempo para que tú le asignes una hora de salida. Una funcionalidad que te permita publicar varios tipos de inscripciones también te permite crear ofertas, diferenciar tramos de edad o tarifas más baratas para los primeros en inscribirse (o antes del día X). Así, podrás ir viendo en directo la demanda y la tipología de inscritos para adaptar tu organización de la mejor manera posible. Al clasificar los tipos de inscripción y crear categorías, tu módulo de inscripción online será claro y comprensible para los participantes.
Configura tus tarifas siguiendo las indicaciones de este artículo de ayuda.
Si tienes merchandising u otros elementos, como camisetas, que repartir o vender, da la posibilidad de comprarlos directamente desde la inscripción. Con la funcionalidad de cross-selling, los corredores pueden comprar su camiseta pero también servicios complementarios que quieras ofrecer el día de la carrera. Estos detalles son pequeños extras que van sumando para mejorar la experiencia global del asistente.
El listado de inscritos
Una de las ventajas fundamentales que te ofrece una plataforma de inscripción es tener acceso al listado de participantes en un clic. Esta lista tiene que poderse exportar y poderse consultar de un vistazo.
4. Comunicar sobre el evento
Ya tienes tu plataforma de inscripción lista. ¡Ahora toca atraer participantes a tu carrera! Para darla a conocer, las redes sociales serán tu mejor baza. Anúnciala en grupos de corredores de la zona donde tendrá lugar. Busca también calendarios de eventos deportivos en los que puedas publicarla, de forma gratuita o de pago. Si ya tienes una base de datos de corredores, clubes deportivos o asociaciones, una campaña de emailing puede ser una buena manera de dar a conocer tu carrera de forma más directa, así como de mantener a estas personas al corriente de la fecha de apertura de las inscripciones, las plazas restantes, etc.
Lee nuestro artículo sobre cómo enviar con éxito un emailing de invitación.
Desarrollar colaboraciones también puede ser de gran ayuda. Puede ser con un medio de comunicación que pueda dar cobertura al evento, con una empresa local, el Ayuntamiento, asociaciones deportivas… Cualquiera que pueda hacer llegar la información a los corredores allí donde se encuentran.
5. Recibir adecuadamente a los corredores el día D
Como ya hemos mencionado, una vez sobre el terreno, es importante supervisar las medidas de seguridad, con presencia de asistencia médica, tener preparados puntos de agua y señalética, informar correctamente sobre el circuito y recordar a los corredores las buenas prácticas antes, durante y después de la carrera.
Recibir adecuadamente a los corredores requiere de una organización minuciosa: tienen que recoger su dorsal, poder calentarse, hidratarse, comer, dirigirse a la línea de salida correcta en el momento adecuado, etc.
Con lectores de control de acceso o una aplicación en tu móvil, podrás escanear las entradas y así tener acceso a todos los datos necesarios para encontrar rápidamente el dorsal correspondiente a cada participante. Incluso, según la configuración, podrías escanear en ese momento un dorsal cualquiera y asociarlo a la entrada del participante y, por lo tanto, a este. Un sistema de control de acceso también te permitirá controlar el flujo real de personas que han llegado para poder adaptar, por ejemplo, tus necesidades de personal en cada punto.
Para ofrecer a los corredores la mejor experiencia, no dudes en facilitarles la preparación para la carrera con bebidas, comida, espacio de relajación y calentamiento… Durante el circuito, o a la salida, la música es una gran ayuda para la motivación. ¡Es tu labor ofrecer las mejores condiciones para la carrera y también para los espectadores! Los detalles, como un lugar donde dejar sus cosas y recogerlas al finalizar la carrera, medallas al final de la carrera para todos los participantes, o la posibilidad de animar a los corredores en cualquier punto del recorrido, pueden marcar una gran diferencia.
Al terminar la carrera, no olvides informar a todos los corredores de sus tiempos, hacer un balance rápido del evento con cifras clave y ¡agradecer la asistencia y el esfuerzo!
6. Hacer balance
¿La carrera ha ido bien? Es hora de hacer balance para preparar la próxima edición. Es imprescindible tomarse el tiempo de analizar el evento: ¿qué han dicho los participantes, los colaboradores, tu equipo…? ¿Qué se ha dicho en redes sociales y en la prensa? A través de tu plataforma de inscripción online, podrás comprobar también el número de inscritos y de asistencia real (si escaneas las entradas), los perfiles de asistente y, por lo tanto, podrás comprobar la rentabilidad de tu evento.
Con los datos que has recogido de los participantes, mantén el contacto con ellos para compartir con ellos fotos de esta edición y los momentos cumbre. Más adelante, tendrás más ocasiones en las que volver a entrar en contacto: el anuncio de la próxima carrera, del lugar de celebración, la apertura de las inscripciones, posibles tarifas especiales para los primeros inscritos, novedades de la edición, etc.
Para organizar tu carrera, por lo tanto, es importante listar las diferentes tareas a realizar, con sus tiempos, y tanto las tareas organizativas previas a la carrera como las que tendrás que llevar a cabo una vez esta haya finalizado.
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