Tanto si organizas un evento virtual como uno presencial, un plan de comunicación claro para tu equipo, tus colaboradores y tu público puede marcar la diferencia para que tu evento sea un éxito. Un plan de comunicación de eventos bien elaborado incluirá un calendario en el que se detallará cuándo, dónde y qué comunicar a los asistentes.
Te damos algunos consejos para elaborar un plan de comunicación de eventos completo.
Índice
1. ¿Qué es un plan de comunicación para un evento?
Un plan de comunicación para eventos te permite poner en marcha tu estrategia para promocionar un evento y garantizar su éxito. También incluye todas tus comunicaciones internas, para garantizar que todo el mundo esté al día de los anuncios importantes de tu organización y que el evento se desarrolle sin problemas.
Un buen plan de comunicación de eventos incluirá tu estrategia detallada y tendrá que alcanzar al menos estos tres objetivos principales:
- Crear expectación y dar a conocer el evento.
- Atraer al público y a clientes potenciales antes, durante y después del evento.
- Facilitar la organización del evento y permitir una buena comunicación entre todos los implicados.
2. Pasos para el éxito de un plan de comunicación:
Establece tus objetivos de comunicación
Definir tus objetivos de comunicación es el primer paso para crear el plan de comunicación de tu evento.
- ¿Quieres atraer a más asistentes?
- ¿Quieres que tu evento sea conocido en tu sector?
- ¿Te gustaría atraer patrocinadores?
- O tal vez sólo quieras comunicar la fecha y lugar de tu evento?
Es fundamental tener objetivos claros para tu plan de comunicación. Esto te permitirá seleccionar los mejores canales de comunicación para alcanzarlos. Por ejemplo, puede que tengas que invertir en promocionar tu evento si quieres atraer a más asistentes. Considera también la posibilidad de centrarte en empresas y organizaciones compatibles con tu evento y que puedan estar interesadas si quiere atraer patrocinadores.
Identifica a tu público objetivo
Debe determinar a quién quieres llegar con tu comunicación.
- ¿Hay un público objetivo para tu evento?
● ¿Cuáles son las características (edad, sexo, profesión, intereses, etc.) de este público?
Puedes utilizar esta información para adaptar tu mensaje y elegir los canales de comunicación más apropiados para llegar a tu público objetivo. Para analizar y comprender a un público, puedes fijarte en eventos similares que se hayan celebrado anteriormente y en el público al que estos se dirigían. Herramientas de CRM pueden ayudarte en esta tarea.
Una vez que hayas determinado tu mercado objetivo, adapta tu comunicación en consecuencia para que refleje sus características. Por ejemplo, puedes utilizar un lenguaje menos formal y canales de comunicación como las redes sociales si tu público objetivo son los jóvenes.
Define un presupuesto
Primero, tienes que definir cuánto puedes gastar en tu plan de comunicación, antes de elegir los canales que utilizarás para comunicar.
Tu público objetivo y tus objetivos de comunicación determinan tu presupuesto global. A continuación, podrás determinar la parte de este presupuesto que quieres dedicar a la comunicación y a las distintas partidas de gastos. Por ejemplo, puede que necesites invertir en comunicación a través de cartelería o publicidad online si quieres llegar a un público amplio. Puedes utilizar canales de comunicación más específicos, como el correo electrónico o las redes sociales, si tu público objetivo es más reducido.
Es importante definir tu presupuesto al principio de tu plan de comunicación para evitar gastos innecesarios y asegurarte de que dispones de los recursos necesarios.
Elige los canales de comunicación adecuados
Publicidad online, cartelería, e-mailings, redes sociales, relaciones públicas, colaboraciones, medios de comunicación tradicionales (TV, radio, prensa) y eventos promocionales son solo algunos ejemplos de canales de comunicación que puedes utilizar.
Es fundamental elegir los canales de comunicación que resulten más útiles y tengan más sentido para tu público objetivo. Considera la posibilidad de utilizar medios de comunicación más convencionales, como la prensa escrita o la radio, si quiere atraer a un público de mayor edad, por ejemplo, que no suele estar bien conectado en redes sociales.
Establece un calendario de comunicación
Un calendario de comunicación te ayudará a poner en marcha los diferentes elementos de tu plan de comunicación, desde el lanzamiento de la campaña hasta la fecha del evento, pasando por la comunicación posterior al mismo.
Tu calendario de comunicación tiene que incluir fechas importantes como:
- La fecha de lanzamiento de la campaña.
- Las fechas de publicación de los distintos materiales de comunicación.
- Fechas de los eventos promocionales.
- La fecha del propio evento.
- Las fechas previstas para la campaña de comunicación post-evento.
Redacta tu mensaje
Tu mensaje ha de ser fácil de entender para tu público objetivo, claro y breve. También tiene que tener coherencia con tus objetivos de comunicación y tu evento.
Los objetivos de comunicación que establezcas al principio de tu plan de comunicación pueden servirte de guía para redactar tu mensaje. Por ejemplo, tu mensaje tiene que hacer hincapié en las ventajas de asistir a tu evento, de forma que puedas atraer a más asistentes.
Crea una estrategia de relaciones públicas
Puedes utilizar relaciones públicas para interactuar con los medios de comunicación y los influencers, para promocionar tu evento.
Tienes que identificar a los periodistas e influencers que puedan estar interesados en tu evento. Puedes ofrecerles una entrevista o enviarles un comunicado de prensa para informarles de tu evento.
Mide la eficacia de tu plan de comunicación
Este paso te ayudará a determinar si tu estrategia de comunicación ha alcanzado los objetivos que te habías fijado, así como a entender qué ha funcionado bien y qué puede mejorarse para futuros eventos.
Puedes utilizar indicadores de rendimiento como el número de visitantes de tu web, el número de asistentes al evento, la tasa de conversión, el número de interacciones en redes sociales, etc. para evaluar el éxito de tu plan de comunicación.
3. Las fases de un evento
Un plan de comunicación de eventos eficaz tiene que incluir acciones para las tres fases principales de un evento: antes, durante y después.
Antes del evento
El período entre el momento en que se tiene la idea del evento y el momento en que este comienza es crucial para su éxito. Por lo tanto, tu plan de comunicación tiene que tener definidos rápidamente los siguientes elementos:
- Nombres de los presentadores, ponentes, artistas…
- Público objetivo bien definido
- Agenda del evento
- Medios de comunicación
Una vez que cuentes con esta información, podrás empezar a aplicar tu estrategia de comunicación previa al evento. Aquí tienes algunas ideas para esta fase:
- Crear expectación en torno al evento (anuncio, teasing, etc.).
- Enviar invitaciones para que tu público sepa de la importancia de tu evento.
- Enviar recordatorios para dar más información relevante sobre el evento y promocionarlo.
Durante el evento
Tienes que contar con un sistema de comunicación transparente sobre el calendario del evento. Esto significa que todos los miembros del equipo tienen que conocer de antemano sus funciones y lo que tienen que hacer en cada momento. Para ello, puedes:
- Enviar un correo electrónico de bienvenida para resumir lo que los asistentes pueden esperar del evento.
- Compartir puntos clave que recordar para que los asistentes no se pierdan nada importante. Si utilizas hashtags específicos, puedes utilizarlos como parte de tu estrategia de comunicación en redes sociales, o mostrarlos en las pantallas del evento.
Después del evento
Tu interacción con los asistentes tiene que continuar después del evento. Por lo tanto, tu plan de comunicación post-evento puede incluir:
- Un correo electrónico de agradecimiento a todas las personas que han asistido al evento y que han formado parte de la organización.
- Información sobre la experiencia de los asistentes, para determinar lo que ha ido bien y apuntar mejoras para futuros eventos (en interno).
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