Plus que quelques semaines avant de célébrer le réveillon du nouvel an ! Quelle que soit votre ambition dans l’organisation de votre événement pour l’occasion, les solutions Weezevent peuvent vous aider à organiser une soirée de réveillon inoubliable pour vos invités. Suivez ces quelques conseils afin de préparer au mieux votre soirée et de gérer tous les détails le jour J.
Sommaire
1. Partager sa billetterie en ligne
Votre billetterie en ligne
La vente de billets en ligne profite autant aux organisateurs de soirées du Nouvel An qu’aux acheteurs. Les soirées sont tellement demandées que les participants n’ayant pas acheté leur ticket avant de se rendre à une soirée doivent patienter de longues minutes dans une file d’attente sans être certains de pouvoir participer. Pour les organisateurs, connaître ses ventes de tickets en temps réel, à partir de plusieurs semaines avant le jour J, leur permet d’ajuster au mieux leur communication, leur budget et leur stocks.
Weezevent vous offre la possibilité d’intégrer votre module de billetterie à votre site internet de manière simple et rapide. Vous augmenterez alors la visibilité de votre billetterie et permettrez à vos participants de réserver leurs billets directement depuis votre site. Vous n’avez pas de site web ? Créez un mini-site en quelques clics pour un résultat professionnel et gratuit.
Votre billetterie sur Facebook
Sur Facebook, les moyens d’être visible et d’attirer de potentiels participants vers votre billetterie sont multiples. Vous pouvez dans un premier temps partager votre billetterie sur la page Facebook de votre organisation. Nous vous recommandons également de créer un événement Facebook dédié à votre soirée du Nouvel An, où vous y inclurez le lien vers votre billetterie en ligne.
Astuce : Que vous décidiez d’opter pour Linkedin, Facebook, Twitter ou encore Instagram, le mieux reste encore que vos participants communiquent à propos de votre soirée via leurs propres réseaux sociaux. Cela permettra d’augmenter la visibilité de votre événement sans effort et de transformer vos participants en prescripteurs. Avec Weezevent, des boutons de partage sont proposés à chaque acheteur de billet. Cet article détaille comment fonctionne cette option activée par défaut.
Votre billetterie sur Instagram
Instagram possède la particularité de ne pas permettre le partage d’un lien URL dans une publication classique. Cependant vous pouvez renseigner l’URL de votre billetterie dans la bio de votre profil.
Nous vous recommandons de doubler ce partage avec la publication d’une “story”, qui intègre le lien direct vers votre billetterie et que vous épinglerez “à la une” pour que vos abonnés puissent y accéder à tout moment.
Astuce : Facebook et Instagram proposent des solutions de publicité ciblée pour les organisateurs souhaitant booster la visibilité de leurs événements auprès des participants les plus susceptibles de s’y rendre.
Votre billetterie par e-mail
L’e-mail représente un moyen aussi traditionnel qu’efficace pour communiquer autour de votre événement. Il est d’usage d’envoyer une newsletter pour informer vos contacts sur la soirée du réveillon que vous organisez. Vous pouvez préparer des relances en fonction de la quantité d’informations qualitatives que vous avez à fournir. Plus vous produirez du contenu intéressant, plus vos e-mails seront lus, appréciés, et inciteront vos destinataires à acheter des tickets pour votre soirée du Nouvel An. Si vous avez déjà organisé des soirées similaires, ciblez d’abord les listes de participants à ces soirées.
En complément, vous pouvez utiliser votre signature de mail comme support de communication en insérant un lien de redirection vers votre billetterie Weezevent. Ainsi, à chacun de vos échanges, votre interlocuteur pourra prendre connaissance de votre événement et accéder à la billetterie.
N’hésitez pas à lire notre article “9 questions à se poser pour choisir une solution d’e-mailing pour ses événements” pour en apprendre plus sur les différentes fonctionnalités des solutions d’envoi d’e-mails.
2. Écouler les derniers tickets sur place
Vous n’avez pas vendu toutes vos places pour votre événement du réveillon ? Pas de panique ! Il se peut que certains participants se rendent à votre soirée sans avoir acheté de billets au préalable. Pour cela, Weezevent propose un guichet de vente sur place accessible directement depuis votre interface Weezevent.
Nous vous invitons à consulter cet article qui vous expliquera en détail en quoi consiste la vente sur place avec le guichet Weezevent et comment utiliser ce dernier.
Si cette solution ne vous convient pas, vous pouvez effectuer des impressions de stock de billets. L’impression de stock est prise en compte dans le chiffre d’affaires de votre événement, comme si les billets avaient été achetés en ligne.
Cependant, si vous imprimez plus de billets que vous n’en vendez, vous pourrez par la suite supprimer les billets en surplus. Pour cela, accédez à l’onglet PARTICIPANTS > Gérer les participants et supprimez les billets non vendus afin que les documents comptables mis à votre disposition soient à jour.
3. Réaliser le contrôle des accès
Dès l’ouverture de la soirée, vous allez devoir contrôler les billets de chaque participant. Pour cela, Weezevent propose plusieurs solutions de contrôle d’accès fiables et efficaces.
WeezAccess Listing
Cette méthode de contrôle consiste à imprimer les listes d’entrées papier pour contrôler manuellement les visiteurs à leur arrivée. Simple et efficace, cette solution convient à la plupart des événements à faible affluence.
WeezAccess Mobile
Cette solution de contrôle consiste à installer l’application WeezAccess sur votre mobile Apple ou Androïd et contrôler les billets en flashant les codes-barres avec l’appareil photo intégré à votre mobile !
WeezAccess Pro
WeezAccess Pro est un terminal de contrôle équipé d’un lecteur laser haute performance. Les terminaux mobiles WeezAccess Pro vous permettront de gérer les accès en toute sécurité et dans toutes les situations.
Vous pouvez passer commande sur notre boutique en ligne.
4. Constituer vos stocks
Depuis votre interface Weezevent, vous pouvez accéder à votre nombre de participants dans l’onglet PARTICIPANTS > Gérer les participants. Vous pourrez donc évaluer les besoins en termes de boissons, nourriture… ainsi que les commandes spéciales en cross-selling (bouteilles de champagne, carré VIP, ou même transport en limousine…).
5. Informer vos participants
Si vous souhaitez communiquer à vos participants certaines informations de dernières minutes, vous pouvez exporter leurs adresses mails dans l’onglet COMMUNIQUER > Export e-mails. Ensuite, à vous de leur envoyer un e-mail avec les informations que vous souhaitez leur communiquer. Vous pouvez également utiliser notre CRM, WeezTarget, pour envoyer des e-mails à vos participants sans effort.
6. Fidéliser vos participants
Maintenant que vous avez pris goût à l’organisation d’événements, il serait dommage de ne pas capitaliser sur les participants de votre réveillon pour les fidéliser et ainsi planifier d’autres événements encore plus grands tout au long de l’année. Voici quelques astuces originales pour y parvenir :
- Construire une véritable communauté : Plutôt que de simplement communiquer sur les événements, créez un espace où vos participants peuvent échanger, comme un groupe privé sur les réseaux sociaux. Partagez des anecdotes de l’événement et encouragez-les à poster leurs souvenirs, cela renforce le sentiment d’appartenance.
- Offres surprises et exclusives : Au lieu d’offrir simplement une réduction, imaginez des surprises inattendues, comme un tirage au sort pour gagner des places gratuites ou des expériences VIP lors de votre prochain événement. Cela crée du buzz et motive vos participants à rester connectés.
- Feedback créatif : Plutôt que de vous contenter d’un simple questionnaire, proposez un format plus ludique, comme une soirée de retour d’expérience avec des activités. Cela permet d’avoir des retours sincères tout en renforçant le lien avec vos participants.
- Programmes de fidélité ludique : Imaginez un système de points où les participants peuvent accumuler des récompenses en participant à des événements, mais aussi en partageant des contenus ou en parrainant des amis. Offrez des récompenses uniques, comme des accès en avant-première à vos événements ou des expériences exclusives.
- Événements surprises : Organisez des événements pop-up tout au long de l’année, sans prévenir vos participants. Ces événements surprises peuvent être plus intimes ou thématiques, et l’élément de surprise les incitera à rester attentifs à vos annonces.
- Communications chaleureuses et personnalisées : Envoyez des messages qui vont au-delà des simples annonces d’événements. Partagez des histoires de participants, des photos et des moments marquants de votre dernier réveillon. Créez un lien émotionnel qui rappelle à chacun pourquoi ils ont aimé l’expérience.
