L’organisation d’un événement implique une préparation minutieuse et une multitude de détails auxquels penser. De la phase de planification à la logistique du jour de l’événement, il y a beaucoup de choses à surveiller. La réalisation d’une liste de tâches à effectuer pour votre événement peut faire une énorme différence ! Toutefois, comme il n’y a pas deux événements identiques, il n’existe pas de liste de contrôle unique pour l’organisation d’un événement.
Une liste de tâches personnalisée vous permettra non seulement de ne pas perdre de vue vos objectifs, mais aussi de fournir des informations essentielles aux personnes qui pourraient travailler avec vous sur la planification de l’événement.
Nous vous détaillons les étapes à suivre pour créer une checklist qui vous permettra de réaliser un événement réussi !
Sommaire
1. Pourquoi organiser une liste de tâches pour l’organisation de votre événement ?
Les checklist pour l’organisation d’événements sont des outils utiles que vous pouvez utiliser de différentes façons :
- Suivi des progrès : en vous référant régulièrement à votre liste de tâches, vous pouvez déterminer les progrès réalisés par votre équipe et l’avancée de la planification à chaque étape du processus.
- Vous pouvez également classer les tâches de votre liste par ordre de priorité afin de réaliser les plus importantes en premier mais aussi de prévoir plus de temps pour celles qui risquent d’être plus longues à réaliser.
- Suivi du budget : vous pouvez ajouter sur votre liste de tâches un espace pour les estimations de coûts et les coûts réels que représente chacune des tâches. La checklist devient alors un document utile pour suivre votre budget, les économies réalisées pour chaque tâche et le montant nécessaire pour achever les tâches restantes.
- Planification du temps : lorsque vous avez connaissance des tâches à accomplir, vous pouvez planifier votre temps pour vous concentrer sur des tâches spécifiques et déterminer quand vous prévoyez de faire chacune d’entre elles.
- Rappel des informations importantes : l’organisation d’un événement impliquant de nombreuses tâches, les checklists sont donc des documents précieux pour se rappeler les détails spécifiques de l’événement.
Bien que la checklist que vous utilisez pour organiser votre événement puisse varier en fonction du type d’événement et de vos besoins, il existe plusieurs éléments communs que l’on retrouve généralement dans les listes de tâches.
Voici quelques conseils sur la manière de réaliser une liste de tâches pour l’organisation de votre événement.
2. Établissez les objectifs de l’événement
Comprenez l’objectif principal de votre événement. Certains événements vont célébrer une personne, d’autres, vont être sous le format de conférences ou de séminaires. Certains événements peuvent aussi avoir pour but de promouvoir un nouveau produit ou service auprès de clients potentiels. Quel que soit l’objectif de votre événement, il est important de définir le thème et le ton que vous souhaitez donner à celui-ci afin de comprendre les éléments spécifiques que vous devez prévoir d’y inclure.
3. Déterminez la logistique
Lors de l’organisation de votre événement, vous devez déterminer ses principales caractéristiques, notamment :
- Le public : déterminer votre public cible vous aidera à cibler les éléments de la planification tels que la taille du lieu, le budget et le service de restauration. Cela vous aidera également à préparer l’envoi des invitations puis à organiser le voyage et l’hébergement si nécessaire.
- La date et le lieu : il est important de réfléchir à la date et l’heure précise de l’événement. Une fois que vous disposez de suffisamment d’informations, vous pouvez déterminer le lieu dont vous avez besoin.
- Le budget : l’une des informations les plus importantes à inclure dans votre checklist est le budget de l’événement. En le gardant sur votre liste, vous vous souviendrez du montant que vous pouvez dépenser pour les différentes étapes de votre événement.
4. Pensez à la décoration pour votre événement
Déterminez comment utiliser au mieux le lieu pour concevoir l’événement en fonction des spécifications techniques et des besoins de l’organisation. Les décorations, l’emplacement des tables et les zones d’intérêt, comme une scène, sont des éléments que vous pouvez utiliser pour créer votre espace.
Veillez à ce que l’espace soit à la fois fonctionnel pour les orateurs ou les présentateurs et accueillant pour le public. La décoration n’est pas seulement jolie, elle est essentielle à la réussite de votre événement. Le choix d’un thème vous permettra également de relier les différents éléments de l’événement, tels que la décoration, la restauration et les activités.
5. N’oubliez pas la nourriture et les boissons
Si votre événement comprend de la nourriture et des boissons, recherchez des traiteurs locaux. La liste des invités, le thème de l’événement et l’espace disponible peuvent vous aider à déterminer le type de nourriture à servir et l’espace disponible pour la nourriture.
La checklist pour la planification de la nourriture d’un événement comprend :
- La recherche de fournisseurs ou traiteurs.
- Le type de service (dîner assis, stations de restauration, amuse-gueule).
- La planification du menu en fonction des restrictions alimentaires.
6. Planifiez les activités
Si vous prévoyez d’engager des conférenciers, des artistes ou des animateurs, vous devez ajouter plusieurs éléments à votre liste de contrôle. Par exemple les contrats des invités, leurs hébergements ou encore leurs transports.
Outre les conférenciers et les artistes, vous devrez également coordonner les activités et divertissements que vous souhaitez mettre en place lors de votre événement. Votre liste de tâches vous aidera ainsi à avoir une vue d’ensemble sur votre événement.
7. Annoncez votre événement
Une fois que la plupart des détails de l’événement ont été définis, vous disposez de suffisamment d’informations pour envoyer vos invitations ou faire la promotion de votre événement auprès du public cible.
L’annonce de votre événement permettra de susciter l’impatience et de garantir une bonne participation. La promotion de votre événement peut inclure des flyers, des affiches, un teaser vidéo, ou encore l’envoi d’e-mail.
8. Préparez le jour J
Une fois que vous avez organisé tout ce dont vous avez besoin pour l’événement, pensez à prévoir suffisamment de temps avant celui-ci pour vous préparer. Cela peut inclure le temps de décorer l’espace, d’installer les tables et les chaises ou de rencontrer les personnes importantes, comme les prestataires, afin d’assurer le succès de l’événement.
Notez sur votre checklist les responsabilités qui vous incombent le jour de l’événement, comme la supervision des fournisseurs et l’organisation des artistes. Cela vous aidera à comprendre ce que vous devez faire et à déterminer si vous avez besoin d’aide pendant l’événement.
9. Identifiez les tâches postérieures à votre événement
Un événement peut avoir des besoins spécifiques après l’événement, comme l’envoi de courriers de remerciement aux conférenciers par exemple. Ainsi, le fait d’inclure ces tâches dans votre liste vous permettra de vous souvenir de les effectuer dès que votre événement sera terminé.
10. Modèle de checklist pour l’organisation d’un événement
Vous trouverez ci-dessous un exemple de checklist à compléter.
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