Organizar con éxito una fiesta de Nochevieja

Organizar con éxito una fiesta de Nochevieja

El fin de año se acer­ca y es el gran momen­to para cel­e­brar el año que ter­mi­na. La orga­ni­zación de una fies­ta de Nochevie­ja requiere que se sigan una serie de pasos y que atien­das a los prin­ci­pales temas que garan­ti­zarán que tus invi­ta­dos vivan una expe­ri­en­cia per­fec­ta. ¿Estás pen­san­do en orga­ni­zar una fies­ta con ami­gos o abier­ta al públi­co? Sigue nues­tra guía. Los temas más impor­tantes que no puedes dejar de lado para la orga­ni­zación de tu fies­ta de Nochevie­ja son comunes a cualquier fies­ta, ya sea entre ami­gos o para un públi­co más amplio.

Índice

  1. El pre­supuesto
  2. La plan­i­fi­cación
  3. El espa­cio ide­al
  4. Los provee­dores
  5. Los asis­tentes

1. El presupuesto

Para orga­ni­zar cualquier even­to es impre­scindible estable­cer un pre­supuesto; puede irse aju­s­tan­do en fun­ción de las necesi­dades, pero sirve como guía que delimi­ta lo que quieres y lo que es posi­ble lle­var a cabo. Orga­ni­za una fies­ta de Nochevie­ja que esté al alcance de tus medios; es inútil tan­to pasarse como reducir demasi­a­do los costes y cor­rer ries­gos en algunos pun­tos impor­tantes. Puedes estable­cer un pre­supuesto por per­sona y, si quieres, pedir una con­tribu­ción o vender entradas para tu even­to.

2. La planificación

¡La orga­ni­zación de un even­to es cuestión de plan­i­fi­cación! El tamaño de tu even­to va deter­mi­nar con cuán­ta antelación tienes que empezar las prepara­ciones y la can­ti­dad de tar­eas a realizar. Es impor­tante tomarse el tiem­po de hac­er una lista con todos los pasos, el esta­do de cada uno y plan­i­fi­car­los en el tiem­po para ten­er una visión clara de las fechas límite y del­e­gar si es nece­sario. Ten en todo momen­to muy claro y respe­ta qué tar­eas tienes que finalizar 1 mes antes de la fies­ta, 2 sem­anas antes, 1 sem­ana antes y el día ante­ri­or.

3. El espacio ideal

Uno de los primeros pun­tos que hay que atacar con tiem­po es la búsque­da del espa­cio per­fec­to para tu fies­ta. Esto puede ser com­ple­jo: hay muchas fies­tas en fin de año y los orga­ni­zadores se van a pelear por los lugares más atípi­cos e intere­santes. Antes de pon­erte a ello, tienes que ten­er claro cuáles son, para ti, las car­ac­terís­ti­ca impre­scindibles que el espa­cio tiene que culplir y cuáles serían un plus. Para definir estos cri­te­rios, ten en cuen­ta el número de asis­tentes pre­vis­tos, tu pre­supuesto, el mate­r­i­al que nece­si­tas (equipo de audio, micró­fono, proyec­tor, pista de baile…), el tipo de ambi­ente en el que quieres que se desar­rolle tu fies­ta, etc.

4. Los proveedores

Empece­mos por la comi­da y la bebi­da: es fre­cuente que se ofrez­ca jun­to con el alquil­er del local, pero tam­bién puedes optar por el alquil­er sin nada inclu­i­do y bus­car provee­dores exter­nos: empre­sas de cater­ing, bares, restau­rantes… que se adapten al for­ma­to de tu fies­ta, ya incluya cena, cock­tail o direc­ta­mente fies­ta. La búsque­da de provee­dores puede ser labo­riosa; para ayu­darte, te damos algu­nas pis­tas en este otro artícu­lo.

Ya ten­emos a los asis­tentes bien ali­men­ta­dos y con bebi­da disponible en las bar­ras, aho­ra toca pen­sar en la músi­ca, si no está inclu­i­da con el alquil­er del espa­cio. Escoge la opción que mejor se adapte a tu even­to: una playlist, un DJ… Pre­gun­ta a tus ami­gos y con­tac­tos; pueden ser de gran ayu­da.

¡Haz que tu fies­ta sea mem­o­rable! Si quieres que tus invi­ta­dos se lleven algún recuer­do, pien­sa en algo que supon­ga una expe­ri­en­cia: pon un fotomatón, algún juego para retarse entre ami­gos, un karaoke… ¡Cualquier idea que dé juego en la fies­ta y que les pon­ga en un esta­do de áni­mo de dis­frute es bue­na! Hay espa­cios que te ofre­cerán direc­ta­mente este tipo ani­ma­ciones.

5. Los asistentes

Lleg­amos a un pun­to clave: ¡los asis­tentes! No te tomes a la lig­era la comu­ni­cación de tu even­to si quieres lle­gar a un públi­co que vaya más allá de tus cono­ci­dos y, sobre todo, dar una bue­na ima­gen y enviar un men­saje atrac­ti­vo.

Habla de tu even­to a tu alrede­dor y en redes sociales, envía la infor­ma­ción con tiem­po sufi­ciente y man­tén el con­tac­to de for­ma con­stante para que los asis­tentes no se olv­i­den de tu fies­ta, ten­gan la infor­ma­ción prác­ti­ca a mano… y no cam­bi­en de plan.

Hay elementos que serán diferentes si tu fiesta va a ser entre amigos o abierta al público general, y es importante que los tengas en cuenta:

Para una fies­ta abier­ta al públi­co, ten­drás que ges­tionar la ven­ta de entradas. Es mucho más prác­ti­co tan­to para los asis­tentes como para ti si vendes entradas online. Crea una web especí­fi­ca de la fies­ta e inte­gra ahí el wid­get de ven­ta o uti­liza el microsite que te ofrece de for­ma gra­tui­ta Weezevent. No olvides incluir tam­bién en este caso un for­mu­la­rio reco­gien­do los datos rel­e­vantes para la orga­ni­zación.

A la hora de enviar las invita­ciones, aprovecha para recoger tam­bién infor­ma­ción uti­lizan­do un for­mu­la­rio. Algunos datos que podrían serte útiles: aler­gias o intol­er­an­cias ali­men­ti­cias, fechas en las que estarían disponibles para acud­ir a la fies­ta (si aún no has fija­do una), si van a venir acom­paña­dos o no… Tam­bién puedes son­dear las pref­er­en­cias de tu públi­co en cuan­to a ani­ma­ciones, etc.

Una fies­ta entre ami­gos va a con­ll­e­var menos orga­ni­zación, pero no dejes de lado los pun­tos que te detal­lam­os a con­tin­uación para que tu fies­ta de Nochevie­ja sea per­fec­ta:

¿Quieres que los invi­ta­dos hagan una aportación económi­ca para la orga­ni­zación de la fies­ta? En ese caso, crea una platafor­ma de inscrip­ción estable­cien­do una tar­i­fa fija o libre, según si quieres pactar el importe o que cada uno aporte lo que pue­da. El for­mu­la­rio, en este caso, tam­bién puede ser útil para orga­ni­zaros entre vosotros. ¿Quieres ase­gu­rarte de que la infor­ma­ción sobre tu fies­ta y la posi­bil­i­dad de apun­tarse es 100% pri­va­da? Pon una con­traseña a tu microsite y comuní­casela a tus ami­gos.

¡Aho­ra te toca a ti!

Haz clic en el botón de aquí aba­jo para des­cubrir todas las fun­cional­i­dades de Weezevent para orga­ni­zar una fies­ta:

Orga­ni­zar una fies­ta

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