Organisez votre soirée de fin d’année !

Organisez votre soirée de fin d’année !

La fin d’an­née approche à grands pas, c’est l’oc­ca­sion de célébr­er entre amis, avec ses col­lab­o­ra­teurs ou parte­naires l’an­née écoulée. L’or­gan­i­sa­tion d’une soirée ou d’un réveil­lon demande toute­fois de respecter quelques étapes et points essen­tiels afin de garan­tir la meilleure expéri­ence à vos invités pour ce moment priv­ilégié.

Vous pensez organ­is­er une soirée, un dîn­er entre amis ou une fête pour la fin d’an­née dans l’en­tre­prise ? Suiv­ez-le guide :

Les points essentiels pour organiser votre soirée :

Les élé­ments incon­tourn­ables dans l’or­gan­i­sa­tion de votre soirée ou réveil­lon vont être com­muns à tout type de soirée que ce soit entre amis, en entre­prise ou pour un plus large pub­lic.

1. Le budget

Tout événe­ment demande d’établir un bud­get, il peut être mod­u­la­ble mais il vous per­me­t­tra d’établir une ligne direc­trice entre ce que vous souhaitez et ce qui est réal­is­able. Organ­isez une soirée de fin d’an­née à la hau­teur de vos moyens, cela ne sert à rien d’en faire trop et à l’in­verse à trop réduire les coûts vous pren­driez des risques sur cer­tains points. Un bud­get par invité peut être défi­ni, à vous de voir si vous souhaitez deman­der une par­tic­i­pa­tion, faire pay­er l’en­trée ou l’in­scrip­tion à votre événe­ment.

2. Le planning

L’or­gan­i­sa­tion est une affaire de plan­ning ! La dimen­sion de votre événe­ment va jouer sur le temps d’an­tic­i­pa­tion à avoir et le nom­bre de tâch­es à réalis­er avant de faire le bilan. Il est néces­saire de pren­dre le temps de lis­ter toutes les étapes, leur statut et de les plan­i­fi­er pour une vue claire de vos dead­lines et pou­voir déléguer si besoin. A par­tir de la date de votre soirée, vous saurez les tâch­es à accom­plir 1 mois avant, 2 semaines avant, 1 semaine avant et les tâch­es à accom­plir avant la veille.

3. Le lieu idéal

Un élé­ment à prévoir bien en amont, la recherche du lieu par­fait peut être com­plexe, les soirées sont nom­breuses en fin d’an­née et les lieux atyp­iques et intéres­sants vont être vite pris d’as­saut. Effectuez votre recherche en vous notant les critères essen­tiels, ceux impor­tants et ceux qui apporteront un plus. Vous les définirez en lien avec le nom­bre d’in­vités atten­du, le bud­get que vous vous êtes fixé , le matériel dont vous avez besoin (piste de danse, sono, micro, de quoi présen­ter, pro­jeter, …), l’u­nivers et l’am­biance que vous souhaitez don­ner à votre soirée, etc.

4. Les prestataires

For­cé­ment votre soirée demande de prévoir bois­sons et nour­ri­t­ures, sou­vent pro­posés avec la loca­tion du lieu, vous pou­vez toute­fois par­tir sur une “loca­tion sèche” et rechercher des prestataires externes : trai­teurs et bar, pour le for­mat de votre soirée que ce soit dîn­er, cock­tail ou soirée. La recherche de prestataire peut être laborieuse, on vous en par­lait dans un arti­cle dédié.

Vos invités nour­ris et avec un choix de bois­sons au bar, vous souhaitez peut-être ajouter des ani­ma­tions, il va fal­loir assur­er la musique égale­ment si ce n’est pas inclus avec la loca­tion du lieu. Choi­sis­sez l’op­tion qui vous con­vient le mieux, une playlist, une per­son­ne avec ses platines, … deman­dez autour de vous, des amis ou proches peu­vent être d’une grande aide.

Ren­dez votre soirée mémorable ! Si vous souhaitez laiss­er un sou­venir à vos invités, n’hésitez pas à offrir une réelle expéri­ence, un élé­ment à rap­porter chez-soi : un pho­toma­ton, des good­ies, de quoi se défi­er, jouer entre amis ou col­lègues, un karaoké ou encore un quiz, … Toute idée qui per­me­t­tra d’en­richir la soirée et de mar­quer les esprits de vos invités est bonne ! Cer­tains lieux vous pro­poseront d’eux-mêmes des ani­ma­tions.

5. Les invités

Nous en venons à un point cen­tral, vos invités ! Ne prenez pas à la légère la com­mu­ni­ca­tion de votre événe­ment si vous souhaitez touch­er un pub­lic plus large que vos con­nais­sances, et surtout faire plaisir et envoy­er un mes­sage posi­tif.

Par­lez de votre événe­ment autour de vous, invitez à l’a­vance et gardez le con­tact pour que vos invités aient bien en tête la date, les infor­ma­tions pra­tiques, … et ne passe pas à autre chose ou une autre soirée.

Lors de l’en­voi de vos invi­ta­tions, prof­itez-en pour pos­er quelques ques­tions via un for­mu­laire. Des élé­ments pour­raient vous être utiles : des aller­gies pour un repas, les dates qui con­vi­en­nent le mieux, s’ils souhait­ent venir accom­pa­g­nés, … C’est aus­si l’oc­ca­sion de son­der les équipes, un thème peut être appré­cié, cela vous per­me­t­tra d’ax­er vos recherch­es de déco­ra­tion, ani­ma­tions et good­ies à dis­tribuer en sou­venir.

Si vous souhaitez organiser une soirée professionnelle ou entre amis, quelques éléments à prévoir vont être différents et son à prendre en compte.

Une soirée d’en­tre­prise va répon­dre à cer­tains objec­tifs par­ti­c­uliers selon la cul­ture d’en­tre­prise : par exem­ple faire le point sur l’an­née, présen­ter les chiffres et les grands pro­jets de l’an­née qui vien­nent. Des élé­ments qui deman­deront de prévoir le matériel pour.
Les col­lab­o­ra­teurs devront être prévenus en avant de la date de l’événe­ment, afin d’être disponibles. Une soirée en semaine peut être plus sim­ple, les équipes se ren­dront à la soirée après leur journée.

Une soirée entre amis va deman­der moins d’or­gan­i­sa­tion, pensez toute­fois à cha­cun des points listés ci-dessus pour assur­er une soirée de réveil­lon ou un arbre de noël par­fait. Peut être souhai­teriez-vous que cha­cun par­ticipe au bud­get de la soirée ? Dans ce cas créez une plate­forme d’in­scrip­tion avec un tarif libre ou fixe. La mise en place d’un for­mu­laire peut être pra­tique pour vous organ­is­er entre vous.
Vous souhaitez garder cette soirée privée ? Con­fig­urez votre événe­ment pour qu’il soit privé et acces­si­ble avec un mot de passe à com­mu­ni­quer seule­ment à vos amis.

 

Vous aus­si, organ­isez une soirée sim­ple­ment avec Weezevent en cli­quant ci-dessous :

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