Comment organiser et produire un spectacle vivant ?

Comment organiser et produire un spectacle vivant ?

Quel que soit l’art exprimé à tra­vers votre spec­ta­cle vivant, vous devez le pré­par­er avec le plus grand soin et avec les meilleurs out­ils. Pièces de théâtre, spec­ta­cles de danse, ou per­for­mances d’arts du cirque ne se font pas en un jour. En suiv­ant les étapes impor­tantes de l’organ­i­sa­tion d’un spec­ta­cle décrites ci-dessous, met­tez toutes les chances de votre côté. Règles de base, for­mal­ités admin­is­tra­tives et com­mu­ni­ca­tion n’auront bien­tôt plus de secret pour vous !

Som­maire

  1. Maîtris­er les fon­da­men­taux
  2. Rem­plir les for­mal­ités admin­is­tra­tives
  3. Utilis­er une bil­let­terie spec­tac­u­laire
  4. Assur­er une sécu­rité sans faille
  5. Com­mu­ni­quer pour rem­plir votre spec­ta­cle

1. Maîtriser les fondamentaux

Le public visé

Avant d’organiser un spec­ta­cle vivant il est indis­pens­able de réfléchir au pub­lic ciblé. Même si les types de spec­ta­teurs présents seront peut-être dif­férents de ce que vous aviez imag­iné, il faut par­tir avec une idée de base. Un exem­ple exagéré mais légitime con­sis­terait à vous recom­man­der de ne pas organ­is­er un spec­ta­cle pour enfants dans une ville où la moyenne d’âge est élevée. Il s’agit de faire preuve de bon sens, en lais­sant toute­fois une porte ouverte aux sur­pris­es.

Le lieu du spectacle

L’emplacement du spec­ta­cle est aus­si impor­tant que la qual­ité de l’endroit accueil­lant les spec­ta­teurs. Cela tombe bien, nous avons pub­lié des arti­cles por­tant sur l’accessibilité des événe­ments et sur la recherche du lieu idéal.

Les artistes programmés

Qui va assur­er le show lors de votre spec­ta­cle ? Danseurs, comé­di­ens, humoristes… le choix est si vaste ! Pro­fes­sion­nels ou ama­teurs, à vous de décider ! L’essentiel ici est de trou­ver un équili­bre entre des artistes — et une propo­si­tion artis­tique — qui attirent un pub­lic suff­isant tout en ne met­tant pas en dan­ger vos finances. Le point suiv­ant vous servi­ra donc à choisir les artistes adap­tés à votre spec­ta­cle.

Le budget

Que votre spec­ta­cle soit gra­tu­it ou payant, qu’il ait un but lucratif ou non, vous devrez oblig­a­toire­ment réfléchir à un bud­get. Jetez un oeil à notre arti­cle inti­t­ulé Les règles de base pour établir le bud­get de votre événe­ment. Vous ver­rez qu’il est préférable d’étudier votre bud­get avant de vous lancer tête bais­sée dans l’organisation de votre spec­ta­cle.

2. Remplir les formalités administratives

Organ­is­er un spec­ta­cle vivant requiert de nom­breuses for­mal­ités admin­is­tra­tives. La pre­mière con­siste à déclar­er votre spec­ta­cle en mairie. Son avis dépen­dra en par­tie de la salle qui accueille votre spec­ta­cle et son respect des normes en vigueur. Si vous organ­isez plus de six représen­ta­tions par an, vous vous ver­rez dans l’obligation de deman­der une licence en plus de cela.

L’organisation de spec­ta­cles est un domaine bien par­ti­c­uli­er, pour lequel les autorités ne veu­lent rien laiss­er au hasard. C’est pourquoi nous vous recom­man­dons forte­ment de pren­dre con­nais­sance de l’ensemble des for­mal­ités admin­is­tra­tives, décrites dans cette fiche pra­tique pub­liée par l’IRMA.

3. Utiliser une billetterie spectaculaire

Une billetterie tout-en-un

Votre mod­ule de bil­let­terie Weezevent s’intègre à votre site web en quelques sec­on­des. Si vous n’avez pas de site, créez gra­tu­ite­ment un mini-site Weezevent spé­ciale­ment pour votre spec­ta­cle. Dans les deux cas, vous pour­rez le lier à votre événe­ment et à votre Page Face­book pour ven­dre plus de bil­lets. Si vous le souhaitez, vendez des tick­ets sur place le jour de votre spec­ta­cle grâce aux guichets et imp­ri­mantes ther­miques Weezevent. Met­tez toutes les chances de votre côté pour que votre spec­ta­cle soit com­plet.

Des tickets adaptés aux emplacements

Peu importe la salle ou le lieu dans lequel se déroule votre spec­ta­cle vivant, des spec­ta­teurs seront for­cé­ment mieux placés que d’autres. Il est donc per­ti­nent de pro­pos­er des tar­ifs adap­tés à la qual­ité des emplace­ments pro­posés. Atten­tion toute­fois à ne pas pro­pos­er de prix exor­bi­tants pour les meilleures places, ni à pro­pos­er des places de très mau­vaise qual­ité sous pré­texte que leur prix sera faible. Cela se retourn­era prob­a­ble­ment con­tre vous par la suite.

Avec Weezevent, vous pou­vez facile­ment con­fig­ur­er des tar­ifs selon l’emplacement : fos­se, gradins, bal­cons, pre­miers rangs, etc. Asso­cié au place­ment numéroté de Weezevent, cela aug­mente con­sid­érable­ment la qual­ité du ser­vice pro­posé aux spec­ta­teurs. Vous pou­vez égale­ment pro­pos­er dif­férents tar­ifs : plein/réduit ou fixe/libre.

Des séances pour chaque représentation

La solu­tion de bil­let­terie Weezevent est si intu­itive que vous pou­vez créer de mul­ti­ples séances sans effort ! Pro­gram­mez autant de dates et d’horaires que vous le souhaitez grâce au mode Séance. De quoi gag­n­er de pré­cieuses heures lors de la pré­pa­ra­tion de votre spec­ta­cle !

4. Assurer une sécurité sans faille

Engager un ser­vice de sécu­rité dépen­dra forte­ment du con­texte dans lequel vous organ­isez votre spec­ta­cle. Cepen­dant, il vous fau­dra oblig­a­toire­ment met­tre en place un dis­posi­tif sans faille con­cer­nant le con­trôle des bil­lets. Vous lim­iterez ain­si dras­tique­ment les risques d’incidents. Avec le matériel de con­trôle d’accès de Weezevent, la fraude est élim­inée. Tout bil­let non val­able est détec­té à la sec­onde où il est scan­né. Notre solu­tion vous donne aus­si les moyens de con­trôler les entrées “spé­ciales” et de lim­iter l’accès aux zones comme celles des artistes ou des bénév­oles.

Pour prof­iter de cela, vous avez le choix entre l’application mobile gra­tu­ite WeezA­c­cess d’une part, et les ter­minaux pro­fes­sion­nels WeezA­c­cess Pro d’autre part. Ces derniers sont recom­mandés lors des spec­ta­cles à forte afflu­ence.

5. Communiquer pour remplir votre spectacle

Sortez du lot et attirez un max­i­mum de per­son­nes en créant des visuels à la hau­teur de la propo­si­tion artis­tique de votre spec­ta­cle. Vous ne savez pas quels canaux de com­mu­ni­ca­tion utilis­er pour rem­plir votre spec­ta­cle ? Faites un com­para­tif des moyens util­isés autour de vous, par les événe­ments sim­i­laires, voire par des événe­ments totale­ment dif­férents. Ne vous dis­persez pas et choi­sis­sez les 3–4 canaux les plus per­ti­nents.

Sur tous les canaux web — site, Face­book, Insta­gram, etc., placez le lien de votre bil­let­terie en ligne afin que vos poten­tiels spec­ta­teurs se retrou­vent facile­ment à quelques clics d’acheter des tick­ets.

Et cela ne s’arrête pas une fois que votre spec­ta­cle vivant est ter­miné. Grâce à toutes les adress­es e‑mails recueil­lis lorsque les spec­ta­teurs ont acheté leurs tick­ets, informez-les dès que vous organ­isez de nou­veaux spec­ta­cles.

Vous savez désor­mais com­ment pré­par­er un spec­ta­cle mémorable. Avec Weezevent, faites bien plus que de la vente de tick­ets en ligne. Décou­vrez toutes nos autres fonc­tion­nal­ités en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

Organ­is­er un spec­ta­cle

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