Comment organiser et produire un spectacle vivant ?

Comment organiser et produire un spectacle vivant ?

Quel que soit l’art exprimé à travers votre spectacle vivant, vous devez le préparer avec le plus grand soin et avec les meilleurs outils. Pièces de théâtre, spectacles de danse, ou perfor­mances d’arts du cirque ne se font pas en un jour. En suivant les étapes impor­tantes de l’organi­sation d’un spectacle décrites ci-dessous, mettez toutes les chances de votre côté. Règles de base, forma­lités adminis­tra­tives et commu­ni­cation n’auront bientôt plus de secret pour vous !

Sommaire

  1. Maîtriser les fonda­mentaux
  2. Remplir les forma­lités adminis­tra­tives
  3. Utiliser une billet­terie specta­cu­laire
  4. Assurer une sécurité sans faille
  5. Commu­niquer pour remplir votre spectacle

1. Maîtriser les fondamentaux

Le public visé

Avant d’organiser un spectacle vivant il est indis­pen­sable de réfléchir au public ciblé. Même si les types de specta­teurs présents seront peut-être diffé­rents de ce que vous aviez imaginé, il faut partir avec une idée de base. Un exemple exagéré mais légitime consis­terait à vous recom­mander de ne pas organiser un spectacle pour enfants dans une ville où la moyenne d’âge est élevée. Il s’agit de faire preuve de bon sens, en laissant toutefois une porte ouverte aux surprises.

Le lieu du spectacle

L’emplacement du spectacle est aussi important que la qualité de l’endroit accueillant les specta­teurs. Cela tombe bien, nous avons publié des articles portant sur l’accessibilité des événe­ments et sur la recherche du lieu idéal.

Les artistes programmés

Qui va assurer le show lors de votre spectacle ? Danseurs, comédiens, humoristes… le choix est si vaste ! Profes­sionnels ou amateurs, à vous de décider ! L’essentiel ici est de trouver un équilibre entre des artistes — et une propo­sition artis­tique — qui attirent un public suffisant tout en ne mettant pas en danger vos finances. Le point suivant vous servira donc à choisir les artistes adaptés à votre spectacle.

Le budget

Que votre spectacle soit gratuit ou payant, qu’il ait un but lucratif ou non, vous devrez obliga­toi­rement réfléchir à un budget. Jetez un oeil à notre article intitulé Les règles de base pour établir le budget de votre événement. Vous verrez qu’il est préfé­rable d’étudier votre budget avant de vous lancer tête baissée dans l’organisation de votre spectacle.

2. Remplir les formalités administratives

Organiser un spectacle vivant requiert de nombreuses forma­lités adminis­tra­tives. La première consiste à déclarer votre spectacle en mairie. Son avis dépendra en partie de la salle qui accueille votre spectacle et son respect des normes en vigueur. Si vous organisez plus de six repré­sen­ta­tions par an, vous vous verrez dans l’obligation de demander une licence en plus de cela.

L’organisation de spectacles est un domaine bien parti­culier, pour lequel les autorités ne veulent rien laisser au hasard. C’est pourquoi nous vous recom­mandons fortement de prendre connais­sance de l’ensemble des forma­lités adminis­tra­tives, décrites dans cette fiche pratique publiée par l’IRMA.

3. Utiliser une billetterie spectaculaire

Une billetterie tout-en-un

Votre module de billet­terie Weezevent s’intègre à votre site web en quelques secondes. Si vous n’avez pas de site, créez gratui­tement un mini-site Weezevent spécia­lement pour votre spectacle. Dans les deux cas, vous pourrez le lier à votre événement et à votre Page Facebook pour vendre plus de billets. Si vous le souhaitez, vendez des tickets sur place le jour de votre spectacle grâce aux guichets et impri­mantes thermiques Weezevent. Mettez toutes les chances de votre côté pour que votre spectacle soit complet.

Des tickets adaptés aux emplacements

Peu importe la salle ou le lieu dans lequel se déroule votre spectacle vivant, des specta­teurs seront forcément mieux placés que d’autres. Il est donc pertinent de proposer des tarifs adaptés à la qualité des empla­ce­ments proposés. Attention toutefois à ne pas proposer de prix exorbi­tants pour les meilleures places, ni à proposer des places de très mauvaise qualité sous prétexte que leur prix sera faible. Cela se retournera proba­blement contre vous par la suite.

Avec Weezevent, vous pouvez facilement confi­gurer des tarifs selon l’emplacement : fosse, gradins, balcons, premiers rangs, etc. Associé au placement numéroté de Weezevent, cela augmente consi­dé­ra­blement la qualité du service proposé aux specta­teurs. Vous pouvez également proposer diffé­rents tarifs : plein/réduit ou fixe/libre.

Des séances pour chaque représentation

La solution de billet­terie Weezevent est si intuitive que vous pouvez créer de multiples séances sans effort ! Programmez autant de dates et d’horaires que vous le souhaitez grâce au mode Séance. De quoi gagner de précieuses heures lors de la prépa­ration de votre spectacle !

4. Assurer une sécurité sans faille

Engager un service de sécurité dépendra fortement du contexte dans lequel vous organisez votre spectacle. Cependant, il vous faudra obliga­toi­rement mettre en place un dispo­sitif sans faille concernant le contrôle des billets. Vous limiterez ainsi drasti­quement les risques d’incidents. Avec le matériel de contrôle d’accès de Weezevent, la fraude est éliminée. Tout billet non valable est détecté à la seconde où il est scanné. Notre solution vous donne aussi les moyens de contrôler les entrées “spéciales” et de limiter l’accès aux zones comme celles des artistes ou des bénévoles.

Pour profiter de cela, vous avez le choix entre l’application mobile gratuite WeezAccess d’une part, et les terminaux profes­sionnels WeezAccess Pro d’autre part. Ces derniers sont recom­mandés lors des spectacles à forte affluence.

5. Communiquer pour remplir votre spectacle

Sortez du lot et attirez un maximum de personnes en créant des visuels à la hauteur de la propo­sition artis­tique de votre spectacle. Vous ne savez pas quels canaux de commu­ni­cation utiliser pour remplir votre spectacle ? Faites un compa­ratif des moyens utilisés autour de vous, par les événe­ments similaires, voire par des événe­ments totalement diffé­rents. Ne vous dispersez pas et choisissez les 3–4 canaux les plus perti­nents.

Sur tous les canaux web — site, Facebook, Instagram, etc., placez le lien de votre billet­terie en ligne afin que vos poten­tiels specta­teurs se retrouvent facilement à quelques clics d’acheter des tickets.

Et cela ne s’arrête pas une fois que votre spectacle vivant est terminé. Grâce à toutes les adresses e‑mails recueillis lorsque les specta­teurs ont acheté leurs tickets, informez-les dès que vous organisez de nouveaux spectacles.

Vous savez désormais comment préparer un spectacle mémorable. Avec Weezevent, faites bien plus que de la vente de tickets en ligne. Découvrez toutes nos autres fonction­na­lités en cliquant sur le bouton ci-dessous :

Organiser un spectacle

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