Maîtriser le rétroplanning de son concert pour être prêt le jour J

Maîtriser le rétroplanning de son concert pour être prêt le jour J

Som­maire

  1. Le rétro­plan­ning, késako ?
  2. Lis­ter toutes les tâch­es
  3. Établir une chronolo­gie
  4. Choisir le for­mat adap­té
  5. Un out­il d’équipe

Organ­is­er un con­cert néces­site une méthodolo­gie MI-LI-MÉ-TRÉE. Il faut penser à beau­coup d’éléments : la salle, la date, le groupe, le sys­tème son, les lumières, la bil­let­terie, les deman­des des artistes… Dif­férents out­ils exis­tent pour ren­dre la tâche des organ­isa­teurs de con­certs un peu plus facile. L’un d’eux est le rétro­plan­ning ! Si ce mot peut paraître rebu­tant de prime abord, il sera pour­tant votre meilleur ami. On parie ?

1. Le rétroplanning, késako ?

Le rétro­plan­ning est un out­il de ges­tion de pro­jet qui per­met de visu­alis­er les tâch­es à venir avant l’échéance d’un pro­jet — tel que l’organisation d’un con­cert — en prenant en compte dif­férents élé­ments : la durée des tâch­es, les antéri­or­ités de celles-ci, et les per­son­nes qui s’en char­gent. Un out­il très com­plet, qu’il vaut mieux ali­menter petit à petit, brique par brique, plutôt que de s’y lancer tête bais­sée.

2. Lister toutes les tâches à réaliser…

…avant le concert

Com­mencez par lis­ter les dif­férentes étapes à suiv­re pour pré­par­er votre con­cert. Si vous ne les avez pas toutes en tête dès le début, ajoutez-les au fur et à mesure de l’avancée des pré­parat­ifs.

…pendant le concert

Cela vaut aus­si pour les tâch­es qui ont lieu au moment de l’événement ! D’ailleurs, vous pou­vez établir un rétro­plan­ning spé­ci­fique au jour J, qui se découpera donc en heures. Cela peut se révéler béné­fique pour :

  • Accélér­er le montage/démontage des lieux ;
  • Organ­is­er les tâch­es de chaque par­tie prenante ;
  • Com­mu­ni­quer un doc­u­ment spé­ci­fique et pré­cis aux per­son­nes présentes le jour — elles n’ont pas besoin du rétro­plan­ning com­plet de l’événement ;
  • Faciliter la com­préhen­sion et l’utilisation lors de mis­sions spé­ci­fiques grâce au découpage horaire.
    • Ex : Les run­ners qui vont trans­porter des artistes de leur hôtel vers la salle de con­cert auront ain­si le pro­gramme détail­lé de leur journée.

…après le concert

Votre rétro­plan­ning ne se ter­mine pas là où votre événe­ment s’arrête. N’oubliez pas les tâch­es qui devront être réal­isées après l’événement :

  • Col­lecter les retours des par­tic­i­pants sous forme de ques­tion­naire envoyé par e‑mail ou sur les réseaux soci­aux ;
  •  Com­mu­ni­quer par e‑mail et sur les réseaux soci­aux pour faire dur­er l’événement au max­i­mum
    • Pub­li­er des pho­tos, remerci­er les par­tic­i­pants, organ­is­er des con­cours pho­tos.
  • Envoy­er des cartes de remer­ciement à vos invités VIPs ;
  • Pay­er les derniers prestataires ;
  • Com­par­er le bud­get prévi­sion­nel aux dépens­es réelles et analyser les écarts pour être plus pré­cis lors de vos prochains con­certs.

L’ensemble de ces tâch­es doit appa­raître dans votre rétro­plan­ning.

3. Établir une chronologie

Pour un rétro­plan­ning réus­si, il est impor­tant de met­tre en avant cer­tains élé­ments :

  • La pri­or­ité des tâch­es et leurs antéri­or­ités ;
    • Lesquelles sont à réalis­er avant lesquelles autres ? Par exem­ple, on ne peut pas réserv­er le loge­ment des artistes avant d’avoir établi un bud­get ;
    • Lesquelles ont lieu sur la toute la durée du pro­jet ?
  • La durée des tâch­es ;
    • En jour(s) ou en heure(s) ;
    • En semaine(s) pour les événe­ments les plus impor­tants.

4. Choisir le format adapté

Les formats classiques

Le rétro­plan­ning peut pren­dre plusieurs formes. Elles vari­ent en fonc­tion de la com­plex­ité du pro­jet à réalis­er, de sa taille et du nom­bre total de tâch­es. Dans le cadre d’un petit con­cert, il est par­faite­ment pos­si­ble de pré­par­er un rétro­plan­ning sous forme de cal­en­dri­er, de liste de tâch­es chronologique ou encore d’un tableau.

retroplanning

Exem­ple de rétro­plan­ning sous forme de tableau

Le diagramme de GANTT

Lorsque le pro­jet est plus com­plexe, on peut égale­ment utilis­er un dia­gramme de GANTT. Il s’agit d’un plan­ning qui détaille les dif­férentes tâch­es et sous-tâch­es à réalis­er. Avec cet out­il, on prend en compte les antéri­or­ités de cha­cune des tâch­es et cela per­met donc met­tre en avant la marge de manœu­vre pos­si­ble. Il existe de nom­breux logi­ciels gra­tu­its pour en réalis­er, une petite recherche Google vous aidera à trou­ver VOTRE nou­veau com­pagnon. Idéal pour les per­son­nes très organ­isés, le dia­gramme de GANTT ne s’adresse pas à tout le monde. À vous de tester !

diagramme de GANTT

Exem­ple de dia­gramme de GANTT réal­isé avec le logi­ciel Smartsheet.

5. Un outil d’équipe

Le rétro­plan­ning est avant tout un out­il d’équipe, d’où l’intérêt de créer dans votre tableau une colonne qui pré­cise la/les personne(s) responsable(s) d’une tâche. Partagez le rétro­plan­ning avec toute votre équipe dans un Google Dri­ve par exem­ple. Cela créera un sen­ti­ment d’implication et les infor­ma­tions cir­culeront plus rapi­de­ment dans votre organ­i­sa­tion. Que deman­der de plus ?

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