Quel que soit l’art exprimé à travers votre spectacle vivant, vous devez le préparer avec le plus grand soin et avec les meilleurs outils. Pièces de théâtre, spectacles de danse, ou performances d’arts du cirque ne se font pas en un jour. En suivant les étapes importantes de l’organisation d’un spectacle décrites ci-dessous, mettez toutes les chances de votre côté. Règles de base, formalités administratives et communication n’auront bientôt plus de secret pour vous !
Sommaire
1. Maîtriser les fondamentaux
Le public visé
Avant de produire un spectacle vivant, il est essentiel de définir clairement votre public cible. Cette première phase de structuration oriente la suite du projet : diffusion, communication, type de spectacle, choix du lieu… Même si la composition du public peut varier le jour J, mieux vaut partir sur une base solide, en tenant compte du contexte local et du positionnement de votre structure (association, société, personne morale, etc.).
Mieux vous connaissez votre audience, plus vous optimisez l’accueil, l’exploitation et la réussite de votre événement.
Le lieu du spectacle
L’emplacement du spectacle est aussi important que la qualité de l’endroit accueillant les spectateurs. Ainsi, il faut prendre en compte la recherche du lieu idéal et aussi l’accessibilité de l’événement.
Cette étape de recherche est aussi liée à des démarches administratives précises : informations sur le lieu, vérification du code d’exploitation, statut du diffuseur, type de structure (association, société coopérative d’intérêt collectif, etc.) et fonctions du producteur.
L’organisation logistique, comme la direction technique ou la création de dossier pour un récépissé, fait partie intégrante du travail de production et relève des responsabilités de l’entrepreneur de spectacles.
Les artistes programmés
Qui va assurer le show lors de votre spectacle vivant ? Danseurs, comédiens, musiciens, humoristes… les possibilités sont multiples. Selon la nature de votre activité et la configuration de l’événement, vous pouvez faire appel à des professionnels ou à des artistes amateurs, en vous assurant que leur formation, leur style artistique et leur expérience correspondent bien à votre projet.
En tant qu’entrepreneur du spectacle, ce choix s’inscrit dans une logique d’organisation globale : équilibre budgétaire, cohérence artistique et conditions d’exploitation. Il faut également penser aux modalités d’accueil des artistes, à l’accès au plateau, aux règles encadrées par le droit social, ou encore à l’intégration dans votre réseau local ou sectoriel.
Chaque décision doit s’appuyer sur des réponses concrètes aux objectifs de votre production.
Le budget
Que votre spectacle soit gratuit ou payant, qu’il ait un but lucratif ou non, vous devrez obligatoirement réfléchir à un budget. Vous verrez qu’il est préférable d’étudier votre budget avant de vous lancer tête baissée dans l’organisation de votre spectacle.
2. Remplir les formalités administratives
Organiser un spectacle vivant ne s’improvise pas : au-delà de l’organisation artistique et logistique, il est impératif de respecter un certain nombre de formalités administratives. La première étape consiste à déclarer votre manifestation en mairie. L’avis rendu dépendra notamment du lieu choisi pour l’accueil du public, et plus particulièrement de son respect des normes de sécurité et d’accessibilité. Cette réflexion permet d’adapter les aspects administratifs : régime de l’entrepreneur de spectacles, statut juridique, déclaration d’activité, vérification des droits d’auteur ou encore cadre du droit du travail.
Si votre projet dépasse le cadre ponctuel ou si vous organisez plus de six représentations par an par exemple, vous devrez également faire une demande de licence d’entrepreneur de spectacles. Il en existe plusieurs types selon que vous soyez une personne physique ou morale, et selon votre rôle (production, diffusion ou exploitation).
Ces obligations, bien que parfois perçues comme contraignantes, sont là pour encadrer un secteur d’activité sensible où la sécurité du public et la clarté des responsabilités sont primordiales. Pour y voir plus clair, n’hésitez pas à consulter la publication de référence de l’IRMA sur le sujet : elle détaille les points essentiels à connaître et les démarches à entreprendre pour tout entrepreneur du spectacle
3. Utiliser une billetterie spectaculaire
Une solution de billetterie complète, pensée pour le spectacle vivant
Grâce à Weezevent, vous pouvez créer votre billetterie en ligne en quelques minutes seulement. Le module s’intègre facilement à votre site internet. Si vous n’en avez pas, un mini-site personnalisé est généré automatiquement pour présenter et vendre vos places.
Le jour J, des guichets sur place et des imprimantes thermiques vous permettent de vendre vos billets directement à l’entrée. Tout est conçu pour maximiser vos chances de remplir la salle.
Un tarif adapté à chaque zone
Quel que soit le lieu de votre spectacle, certaines places seront naturellement plus prisées que d’autres. Proposer une tarification différenciée en fonction de l’emplacement permet d’optimiser l’expérience des spectateurs… et vos recettes.
Attention toutefois à maintenir un bon équilibre entre qualité de la vue et prix : des écarts trop marqués peuvent nuire à la satisfaction du public.
Avec la fonctionnalité de placement numéroté de Weezevent, vous pouvez gérer simplement plusieurs zones, gradins, fosses, balcons, premiers rangs et définir des tarifs adaptés. Vous avez aussi la possibilité de proposer des tarifs réduits, des prix libres ou toute autre formule en lien avec votre politique tarifaire.
Une billetterie multi-séances en quelques clics
Si votre spectacle se joue plusieurs fois, la gestion des représentations devient un jeu d’enfant grâce au mode Séance. Créez autant de dates et d’horaires que nécessaire, tout en conservant une vue d’ensemble fluide sur vos ventes. Idéal pour gagner du temps dans la planification et offrir aux spectateurs un choix élargi de disponibilités.
4. Assurer une sécurité sans faille
La sécurité fait partie intégrante de la bonne organisation d’un spectacle vivant, quelle que soit sa taille. Si le recours à un service de sécurité dépend du contexte : nature de l’événement, capacité du lieu, profil du public…, un dispositif de contrôle des accès efficace est, lui, indispensable. C’est la première barrière contre les intrusions, la fraude et les incidents, et c’est aussi un élément clé pour garantir un accueil fluide et rassurant dès l’entrée.
Avec le système de contrôle d’accès proposé par Weezevent, vous bénéficiez d’une solution fiable, rapide et adaptée à votre structure. Chaque billet est scanné en 1 seconde, et les accès non valides sont immédiatement détectés, réduisant à néant les risques de fraude.
Vous pouvez également configurer différents niveaux d’accès pour gérer les zones réservées : coulisses, espace artistes, loges, zone staff, etc. Une manière simple de maîtriser les flux tout en assurant la sécurité de toutes les parties prenantes.
Selon la configuration de votre événement et son niveau de fréquentation, vous avez le choix entre l’application mobile gratuite WeezAccess, idéale pour les structures légères ou en phase de test, et les terminaux professionnels WeezAccess Pro, conçus pour les spectacles de grande envergure. Cette préparation rigoureuse vous permettra de garantir un accueil sans friction et une expérience optimale dès les premiers instants.
5. Communiquer pour remplir votre spectacle
Sortez du lot et attirez un maximum de personnes en créant des visuels à la hauteur de la proposition artistique de votre spectacle. Vous ne savez pas quels canaux de communication utiliser pour remplir votre spectacle ? Faites un comparatif des moyens utilisés autour de vous, par les événements similaires, voire par des événements totalement différents.
Sur tous vos réseaux sociaux , page Facebook, page Instagram, etc., placez le lien de votre billetterie en ligne afin que vos potentiels spectateurs se retrouvent facilement à quelques clics d’acheter des tickets.
Et cela ne s’arrête pas une fois que votre spectacle vivant est terminé. Grâce à toutes les adresses e-mails recueillis lorsque les spectateurs ont acheté leurs billets, informez-les dès que vous organisez de nouveaux spectacles.
Vous savez désormais comment préparer un spectacle mémorable. Avec Weezevent, faites bien plus que de la vente de tickets en ligne. Découvrez toutes nos autres fonctionnalités en cliquant sur le bouton ci-dessous :
