Cómo organizar un espectáculo en vivo

Cómo organizar un espectáculo en vivo

Inde­pen­di­en­te­mente de qué arte se muestre en tu espec­tácu­lo en vivo, tienes que preparar­lo con mucho mimo y con las mejores her­ramien­tas. Obras de teatro, espec­tácu­los de dan­za, artes circens­es… un espec­tácu­lo no se prepara en un día. Sigu­ien­do los impor­tantes pasos de orga­ni­zación de un espec­tácu­lo que describi­mos a con­tin­uación, todo estará de tu parte. Reglas bási­cas, ven­ta de entradas, comu­ni­cación… ¡pron­to las dom­i­narás todas!

Índice

  1. Dom­i­nar los básicos
  2. Cumplir con las for­mal­i­dades administrativas
  3. Uti­lizar una platafor­ma de ven­ta de entradas espectacular
  4. Implan­tar una seguri­dad sin fallos
  5. Comu­nicar para llenar tu espectáculo

1. Dominar los básicos

El público objetivo

Antes de orga­ni­zar un espec­tácu­lo en vivo, es impre­scindible reflex­ionar sobre cuál es el públi­co obje­ti­vo. Aunque final­mente acu­d­an tipos de espec­ta­dores difer­entes de los que habías imag­i­na­do, es impor­tante par­tir de una idea base. Un ejem­p­lo exager­a­do pero que nos sirve sería pen­sarse dos veces si orga­ni­zar un espec­tácu­lo para niños en una ciu­dad en la que la media de edad es muy ele­va­da. En el fon­do se tra­ta de ten­er sen­ti­do común al tiem­po que se deja una puer­ta abier­ta a las sorpresas.

El recinto del espectáculo

El lugar donde está situ­a­do el recin­to en el que se desar­rol­la el espec­tácu­lo tiene tan­ta impor­tan­cia como la cal­i­dad del recin­to en sí. ¿Nece­si­tas pis­tas sobre cómo selec­cionarlo? Aquí tienes otros dos artícu­los que te serán muy útiles, uno sobre la acce­si­bil­i­dad en even­tos y otro sobre la búsque­da del espa­cio ide­al.

Los artistas programados

¿Quién se encar­gará del show de tu espec­tácu­lo? Bailar­ines, humoris­tas, can­tantes… ¡Hay mul­ti­tud de opciones! Pro­fe­sion­ales o ama­teurs, ¡tú decides! Lo impor­tante es encon­trar un equi­lib­rio entre artis­tas —y una prop­ues­ta artís­ti­ca— que atraigan a un públi­co sufi­ciente para no pon­er en peli­gro tus finan­zas. El sigu­iente pun­to, por lo tan­to, ayu­dará tam­bién a escoger los artis­tas que mejor se adap­tan a tu espectáculo.

El presupuesto

Inde­pen­di­en­te­mente de si tu even­to es gra­tu­ito o de pago, si tiene áni­mo de lucro o no, será for­zosa­mente nece­sario reflex­ionar y elab­o­rar un pre­supuesto. Echa un vis­ta­zo a nue­stro artícu­lo con las reglas bási­cas para elab­o­rar el pre­supuesto de tu even­to. Como verás, es preferi­ble estu­di­ar tu pre­supuesto antes de lan­zarte a lo loco a orga­ni­zar tu espectáculo.

2. Cumplir con las formalidades administrativas

Orga­ni­zar un espec­tácu­lo en vivo con­ll­e­va numerosas for­mal­i­dades admin­is­tra­ti­vas. Tienes que comu­ni­car­lo a las autori­dades com­pe­tentes y respetar toda la nor­ma­ti­va vigente. Cada ayun­tamien­to y Comu­nidad Autóno­ma tiene su nor­ma­ti­va, por lo que infór­mate bien antes de lan­zarte a ello. El recin­to en el que vayas a orga­ni­zar tu even­to, en oca­siones puede ori­en­tarte con estos trámites si lo necesitas.

Además, en tiem­pos de COVID-19, se suman nor­ma­ti­vas de seguri­dad al respec­to que tam­bién pueden requerir ges­tiones administrativas.

3. Utilizar una plataforma de venta de entradas espectacular

Una plataforma de venta de entradas todo en uno

Tu wid­get de ven­ta de entradas Weezevent se inte­gra en tu pági­na web en segun­dos. Si no tienes pági­na web, crea de for­ma gra­tui­ta un microsite Weezevent ded­i­ca­do a tu espec­tácu­lo. En ambos casos, podrás incluir la pági­na de ven­ta de entradas en tu pági­na de Face­book para vender más entradas. Si así lo deseas, tam­bién puedes vender entradas in situ el día del even­to medi­ante una taquil­la físi­ca Weezevent, acom­paña­da de su impre­so­ra tér­mi­ca. ¡Y con­sigue el sold out!

Entradas por zonas

Por muy homogénea que sea tu sala, siem­pre habrá asien­tos mejores que otros. Por ello, es habit­u­al que ten­ga sen­ti­do ofre­cer tar­i­fas difer­entes en fun­ción de la cal­i­dad del asien­to cor­re­spon­di­ente. Ten cuida­do en cualquier caso de no pasarte a la alza con los pre­cios de las mejores zonas de la sala ni ofre­cer asien­tos con muy mala vis­i­bil­i­dad bajo el pre­tex­to de que el pre­cio será bajo. Si lo hicieras es prob­a­ble que se volviera en tu contra.

Con Weezevent, puedes con­fig­u­rar con facil­i­dad tar­i­fas por zonas: platea, anfiteatro, primeras filas, etc. Si además uti­lizas el ser­vi­cio de plano con asien­tos numer­a­dos de Weezevent, la cal­i­dad del ser­vi­cio ofre­ci­do a los espec­ta­dores es aún mayor.

Sesiones para cada pase

La solu­ción de ven­ta de entradas Weezevent es tan intu­iti­va que podrás crear mul­ti­tud de pas­es de tu fun­ción sin esfuer­zo. Pro­gra­ma todas las fechas y horar­ios que nece­sites gra­cias al modo Sesiones. ¡Mucho tiem­po gana­do en la orga­ni­zación de tu espectáculo!

4. Implantar una seguridad sin fallos

La necesi­dad de con­tratar un ser­vi­cio de seguri­dad depen­derá en gran medi­da del con­tex­to en el que orga­ni­zas tu espec­tácu­lo. Sin embar­go, en cualquier caso ten­drás que implan­tar un oper­a­ti­vo sin fal­los en lo ref­er­ente al con­trol de acce­so. Así, el ries­go de inci­dentes desciende drás­ti­ca­mente.  Con el mate­r­i­al y el sis­tema de con­trol de acce­so de Weezevent, puedes des­pedirte del fraude. Cualquier entra­da no vál­i­da se detec­ta en el momen­to de escanearse para val­i­dar­la. Nues­tra solu­ción tam­bién te per­mite con­tro­lar acce­sos «espe­ciales» o a zonas restringi­das como el backstage.

Para dis­fru­tar de esta her­ramien­ta, puedes escoger entre la app móvil gra­tui­ta WeezA­c­cess y los ter­mi­nales pro­fe­sion­ales de con­trol de acce­so WeezA­c­cess Pro. Estos últi­mos son los recomen­da­dos cuan­do la aflu­en­cia de públi­co es medi­ana y grande.

5. Comunicar para llenar tu espectáculo

Desta­ca y atrae a un máx­i­mo de per­sonas cre­an­do grá­fi­cas a la altura de la prop­ues­ta artís­ti­ca de tu espec­tácu­lo. ¿No sabes qué canales de comu­ni­cación uti­lizar para llenar tu espec­tácu­lo? Fíjate en los canales uti­liza­dos a tu alrede­dor por even­tos sim­i­lares o inclu­so por even­tos difer­entes. No te dis­pers­es y escoge los 2–3 canales más pertinentes.

Incluye el enlace a tu pági­na de ven­ta de entradas online en todos tus canales web —pági­na web, Face­book, Insta­gram…— para que tus espec­ta­dores poten­ciales lo encuen­tren fácil­mente y puedan com­prar sus entradas en un par de clics.

La comu­ni­cación no ter­mi­na cuan­do tu espec­tácu­lo en vivo ha final­iza­do. Gra­cias a todos los corre­os elec­tróni­cos que has recogi­do medi­ante la ven­ta de entradas online, man­tente en con­tac­to con tu públi­co e infór­males de nuevos espectáculos.

Ya sabes cómo orga­ni­zar un espec­tácu­lo mem­o­rable. Con Weezevent, ve más allá de la ven­ta de entradas online. Des­cubre todas nues­tras fun­cional­i­dades hacien­do clic en el sigu­iente botón:

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