Cómo organizar un espectáculo en vivo

Cómo organizar un espectáculo en vivo

Independientemente de qué arte se muestre en tu espectáculo en vivo, tienes que prepararlo con mucho mimo y con las mejores herramientas. Obras de teatro, espectáculos de danza, artes circenses… un espectáculo no se prepara en un día. Siguiendo los importantes pasos de organización de un espectáculo que describimos a continuación, todo estará de tu parte. Reglas básicas, venta de entradas, comunicación… ¡pronto las dominarás todas!

Índice

  1. Dominar los básicos
  2. Cumplir con las formalidades administrativas
  3. Utilizar una plataforma de venta de entradas espectacular
  4. Implantar una seguridad sin fallos
  5. Comunicar para llenar tu espectáculo

1. Dominar los básicos

El público objetivo

Antes de organizar un espectáculo en vivo, es imprescindible reflexionar sobre cuál es el público objetivo. Aunque finalmente acudan tipos de espectadores diferentes de los que habías imaginado, es importante partir de una idea base. Un ejemplo exagerado pero que nos sirve sería pensarse dos veces si organizar un espectáculo para niños en una ciudad en la que la media de edad es muy elevada. En el fondo se trata de tener sentido común al tiempo que se deja una puerta abierta a las sorpresas.

El recinto del espectáculo

El lugar donde está situado el recinto en el que se desarrolla el espectáculo tiene tanta importancia como la calidad del recinto en sí. ¿Necesitas pistas sobre cómo seleccionarlo? Aquí tienes otros dos artículos que te serán muy útiles, uno sobre la accesibilidad en eventos y otro sobre la búsqueda del espacio ideal.

Los artistas programados

¿Quién se encargará del show de tu espectáculo? Bailarines, humoristas, cantantes… ¡Hay multitud de opciones! Profesionales o amateurs, ¡tú decides! Lo importante es encontrar un equilibrio entre artistas —y una propuesta artística— que atraigan a un público suficiente para no poner en peligro tus finanzas. El siguiente punto, por lo tanto, ayudará también a escoger los artistas que mejor se adaptan a tu espectáculo.

El presupuesto

Independientemente de si tu evento es gratuito o de pago, si tiene ánimo de lucro o no, será forzosamente necesario reflexionar y elaborar un presupuesto. Echa un vistazo a nuestro artículo con las reglas básicas para elaborar el presupuesto de tu evento. Como verás, es preferible estudiar tu presupuesto antes de lanzarte a lo loco a organizar tu espectáculo.

2. Cumplir con las formalidades administrativas

Organizar un espectáculo en vivo conlleva numerosas formalidades administrativas. Tienes que comunicarlo a las autoridades competentes y respetar toda la normativa vigente. Cada ayuntamiento y Comunidad Autónoma tiene su normativa, por lo que infórmate bien antes de lanzarte a ello. El recinto en el que vayas a organizar tu evento, en ocasiones puede orientarte con estos trámites si lo necesitas.

Además, en tiempos de COVID-19, se suman normativas de seguridad al respecto que también pueden requerir gestiones administrativas.

3. Utilizar una plataforma de venta de entradas espectacular

Una plataforma de venta de entradas todo en uno

Tu widget de venta de entradas Weezevent se integra en tu página web en segundos. Si no tienes página web, crea de forma gratuita un microsite Weezevent dedicado a tu espectáculo. En ambos casos, podrás incluir la página de venta de entradas en tu página de Facebook para vender más entradas. Si así lo deseas, también puedes vender entradas in situ el día del evento mediante una taquilla física Weezevent, acompañada de su impresora térmica. ¡Y consigue el sold out!

Entradas por zonas

Por muy homogénea que sea tu sala, siempre habrá asientos mejores que otros. Por ello, es habitual que tenga sentido ofrecer tarifas diferentes en función de la calidad del asiento correspondiente. Ten cuidado en cualquier caso de no pasarte a la alza con los precios de las mejores zonas de la sala ni ofrecer asientos con muy mala visibilidad bajo el pretexto de que el precio será bajo. Si lo hicieras es probable que se volviera en tu contra.

Con Weezevent, puedes configurar con facilidad tarifas por zonas: platea, anfiteatro, primeras filas, etc. Si además utilizas el servicio de plano con asientos numerados de Weezevent, la calidad del servicio ofrecido a los espectadores es aún mayor.

Sesiones para cada pase

La solución de venta de entradas Weezevent es tan intuitiva que podrás crear multitud de pases de tu función sin esfuerzo. Programa todas las fechas y horarios que necesites gracias al modo Sesiones. ¡Mucho tiempo ganado en la organización de tu espectáculo!

4. Implantar una seguridad sin fallos

La necesidad de contratar un servicio de seguridad dependerá en gran medida del contexto en el que organizas tu espectáculo. Sin embargo, en cualquier caso tendrás que implantar un operativo sin fallos en lo referente al control de acceso. Así, el riesgo de incidentes desciende drásticamente.  Con el material y el sistema de control de acceso de Weezevent, puedes despedirte del fraude. Cualquier entrada no válida se detecta en el momento de escanearse para validarla. Nuestra solución también te permite controlar accesos «especiales» o a zonas restringidas como el backstage.

Para disfrutar de esta herramienta, puedes escoger entre la app móvil gratuita WeezAccess y los terminales profesionales de control de acceso WeezAccess Pro. Estos últimos son los recomendados cuando la afluencia de público es mediana y grande.

5. Comunicar para llenar tu espectáculo

Destaca y atrae a un máximo de personas creando gráficas a la altura de la propuesta artística de tu espectáculo. ¿No sabes qué canales de comunicación utilizar para llenar tu espectáculo? Fíjate en los canales utilizados a tu alrededor por eventos similares o incluso por eventos diferentes. No te disperses y escoge los 2–3 canales más pertinentes.

Incluye el enlace a tu página de venta de entradas online en todos tus canales web —página web, Facebook, Instagram…— para que tus espectadores potenciales lo encuentren fácilmente y puedan comprar sus entradas en un par de clics.

La comunicación no termina cuando tu espectáculo en vivo ha finalizado. Gracias a todos los correos electrónicos que has recogido mediante la venta de entradas online, mantente en contacto con tu público e infórmales de nuevos espectáculos.

Ya sabes cómo organizar un espectáculo memorable. Con Weezevent, ve más allá de la venta de entradas online. Descubre todas nuestras funcionalidades haciendo clic en el siguiente botón:

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