Quel que soit l’art exprimé à travers votre spectacle vivant, vous devez le préparer avec le plus grand soin et avec les meilleurs outils. Pièces de théâtre, spectacles de danse, ou performances d’arts du cirque ne se font pas en un jour. En suivant les étapes importantes de l’organisation d’un spectacle décrites ci-dessous, mettez toutes les chances de votre côté. Règles de base, formalités administratives et communication n’auront bientôt plus de secret pour vous !
Sommaire
- Maîtriser les fondamentaux
- Remplir les formalités administratives
- Utiliser une billetterie spectaculaire
- Assurer une sécurité sans faille
- Communiquer pour remplir votre spectacle
1. Maîtriser les fondamentaux
Le public visé
Avant d’organiser un spectacle vivant il est indispensable de réfléchir au public ciblé. Même si les types de spectateurs présents seront peut-être différents de ce que vous aviez imaginé, il faut partir avec une idée de base. Un exemple exagéré mais légitime consisterait à vous recommander de ne pas organiser un spectacle pour enfants dans une ville où la moyenne d’âge est élevée. Il s’agit de faire preuve de bon sens, en laissant toutefois une porte ouverte aux surprises.
Le lieu du spectacle
L’emplacement du spectacle est aussi important que la qualité de l’endroit accueillant les spectateurs. Cela tombe bien, nous avons publié des articles portant sur l’accessibilité des événements et sur la recherche du lieu idéal.
Les artistes programmés
Qui va assurer le show lors de votre spectacle ? Danseurs, comédiens, humoristes… le choix est si vaste ! Professionnels ou amateurs, à vous de décider ! L’essentiel ici est de trouver un équilibre entre des artistes — et une proposition artistique — qui attirent un public suffisant tout en ne mettant pas en danger vos finances. Le point suivant vous servira donc à choisir les artistes adaptés à votre spectacle.
Le budget
Que votre spectacle soit gratuit ou payant, qu’il ait un but lucratif ou non, vous devrez obligatoirement réfléchir à un budget. Jetez un oeil à notre article intitulé Les règles de base pour établir le budget de votre événement. Vous verrez qu’il est préférable d’étudier votre budget avant de vous lancer tête baissée dans l’organisation de votre spectacle.
2. Remplir les formalités administratives
Organiser un spectacle vivant requiert de nombreuses formalités administratives. La première consiste à déclarer votre spectacle en mairie. Son avis dépendra en partie de la salle qui accueille votre spectacle et son respect des normes en vigueur. Si vous organisez plus de six représentations par an, vous vous verrez dans l’obligation de demander une licence en plus de cela.
L’organisation de spectacles est un domaine bien particulier, pour lequel les autorités ne veulent rien laisser au hasard. C’est pourquoi nous vous recommandons fortement de prendre connaissance de l’ensemble des formalités administratives, décrites dans cette fiche pratique publiée par l’IRMA.
3. Utiliser une billetterie spectaculaire
Une billetterie tout-en-un
Votre module de billetterie Weezevent s’intègre à votre site web en quelques secondes. Si vous n’avez pas de site, créez gratuitement un mini-site Weezevent spécialement pour votre spectacle. Dans les deux cas, vous pourrez le lier à votre événement et à votre Page Facebook pour vendre plus de billets. Si vous le souhaitez, vendez des tickets sur place le jour de votre spectacle grâce aux guichets et imprimantes thermiques Weezevent. Mettez toutes les chances de votre côté pour que votre spectacle soit complet.
Des tickets adaptés aux emplacements
Peu importe la salle ou le lieu dans lequel se déroule votre spectacle vivant, des spectateurs seront forcément mieux placés que d’autres. Il est donc pertinent de proposer des tarifs adaptés à la qualité des emplacements proposés. Attention toutefois à ne pas proposer de prix exorbitants pour les meilleures places, ni à proposer des places de très mauvaise qualité sous prétexte que leur prix sera faible. Cela se retournera probablement contre vous par la suite.
Avec Weezevent, vous pouvez facilement configurer des tarifs selon l’emplacement : fosse, gradins, balcons, premiers rangs, etc. Associé au placement numéroté de Weezevent, cela augmente considérablement la qualité du service proposé aux spectateurs. Vous pouvez également proposer différents tarifs : plein/réduit ou fixe/libre.
Des séances pour chaque représentation
La solution de billetterie Weezevent est si intuitive que vous pouvez créer de multiples séances sans effort ! Programmez autant de dates et d’horaires que vous le souhaitez grâce au mode Séance. De quoi gagner de précieuses heures lors de la préparation de votre spectacle !
4. Assurer une sécurité sans faille
Engager un service de sécurité dépendra fortement du contexte dans lequel vous organisez votre spectacle. Cependant, il vous faudra obligatoirement mettre en place un dispositif sans faille concernant le contrôle des billets. Vous limiterez ainsi drastiquement les risques d’incidents. Avec le matériel de contrôle d’accès de Weezevent, la fraude est éliminée. Tout billet non valable est détecté à la seconde où il est scanné. Notre solution vous donne aussi les moyens de contrôler les entrées “spéciales” et de limiter l’accès aux zones comme celles des artistes ou des bénévoles.
Pour profiter de cela, vous avez le choix entre l’application mobile gratuite WeezAccess d’une part, et les terminaux professionnels WeezAccess Pro d’autre part. Ces derniers sont recommandés lors des spectacles à forte affluence.
5. Communiquer pour remplir votre spectacle
Sortez du lot et attirez un maximum de personnes en créant des visuels à la hauteur de la proposition artistique de votre spectacle. Vous ne savez pas quels canaux de communication utiliser pour remplir votre spectacle ? Faites un comparatif des moyens utilisés autour de vous, par les événements similaires, voire par des événements totalement différents. Ne vous dispersez pas et choisissez les 3-4 canaux les plus pertinents.
Sur tous les canaux web — site, Facebook, Instagram, etc., placez le lien de votre billetterie en ligne afin que vos potentiels spectateurs se retrouvent facilement à quelques clics d’acheter des tickets.
Et cela ne s’arrête pas une fois que votre spectacle vivant est terminé. Grâce à toutes les adresses e-mails recueillis lorsque les spectateurs ont acheté leurs tickets, informez-les dès que vous organisez de nouveaux spectacles.
Vous savez désormais comment préparer un spectacle mémorable. Avec Weezevent, faites bien plus que de la vente de tickets en ligne. Découvrez toutes nos autres fonctionnalités en cliquant sur le bouton ci-dessous :
