Cashless, un projet qui rassemble toute une organisation

Cashless, un projet qui rassemble toute une organisation

Dans la plu­part des orga­ni­sa­tions, toutes les com­po­santes de l’événement se mettent en place natu­rel­le­ment, telles les pièces d’un puzzle, et ce grâce à l’expérience des équipes et leurs habi­tudes. Cha­cun des res­pon­sables prend en charge la mise en oeuvre et l’organisation des mis­sions qui incombent à son péri­mètre.

La mise en place du cash­less est en cela un pro­jet dif­fé­rent, car il incombe à l’organisation toute entière : la com­mu­ni­ca­tion, la billet­te­rie, les bars, la res­tau­ra­tion, le mer­chan­di­sing, l’administration, etc. Tous les corps de métiers sont mobi­li­sés !

Pour beau­coup d’organisations, c’est la pre­mière fois depuis bien long­temps qu’un pro­jet aus­si glo­bal n’avait été mené. Lorsqu’il est déci­dé d’intégrer et de déployer une solu­tion de paie­ment déma­té­ria­li­sé cela impact tout l’événement, c’est une déci­sion qui se prend en amont et ain­si s’intègre dans les étapes de l’organisation de l’événement
Il appa­raît très sou­vent que les res­pon­sables de ser­vices connaissent mal les pro­cess et les méthodes de tra­vail de leurs confrères. Des pro­blèmes de com­mu­ni­ca­tion interne peuvent d’ailleurs être révé­lés par la mise en place de la solu­tion.

Par consé­quent, un pro­jet cash­less doit être sui­vi au plus haut lieu dans l’organisation, c’est à dire par le direc­teur et/ou le pré­sident, car il aura des déci­sions à prendre qui peuvent impac­ter l’ensemble de l’événement (mise en place de banques, impact sur le nombre de files aux entrées, poli­tique de tari­fi­ca­tion du ser­vice, etc).
Aus­si, il est impor­tant de pré­voir des points régu­liers avec tous les res­pon­sables clés, afin qu’ils aient tous le même niveau d’informations et qu’ils puissent par­ta­ger leurs pro­blé­ma­tiques.

Cepen­dant, pour que la mise en place du cash­less soit plei­ne­ment réus­sie et qu’elle se passe sans dou­leur pour les équipes, il est pri­mor­dial de dési­gner un Mon­sieur ou Madame Cash­less ! Ce res­pon­sable cash­less aura pour rôle de recueillir les demandes venant de tous les pôles de l’organisation et veiller au par­tage des infor­ma­tions avec le pres­ta­taire choi­si.

Ce réfé­rent peut être une per­sonne déjà pré­sente dans l’organisation (admi­nis­tra­teur, res­pon­sable billet­te­rie, direc­teur de pro­duc­tion, tré­so­rier, etc) ou une nou­velle recrue consa­crée à ce pro­jet. Cer­tains grands évé­ne­ments sont même allés jusqu’à créer un poste dédié à cette fonc­tion.


Sur le même sujet :
Qu’est-ce que le cash­less ?
Cash­less or not cash­less ? L’analyse coût / avan­tage qui vous aide­ra à arbi­trer
15 chiffres clés sur le cash­less
Partager cet article