Cashless, un projet qui rassemble toute une organisation

Dans la plu­part des organ­i­sa­tions, toutes les com­posantes de l’événement se met­tent en place naturelle­ment, telles les pièces d’un puz­zle, et ce grâce à l’expérience des équipes et leurs habi­tudes. Cha­cun des respon­s­ables prend en charge la mise en oeu­vre et l’organisation des mis­sions qui incombent à son périmètre.

La mise en place du cash­less est en cela un pro­jet dif­férent, car il incombe à l’organisation toute entière : la com­mu­ni­ca­tion, la bil­let­terie, les bars, la restau­ra­tion, le mer­chan­dis­ing, l’administration, etc. Tous les corps de métiers sont mobil­isés !

Pour beau­coup d’organisations, c’est la pre­mière fois depuis bien longtemps qu’un pro­jet aus­si glob­al n’avait été mené. Lorsqu’il est décidé d’intégrer et de déploy­er une solu­tion de paiement dématéri­al­isé cela impact tout l’événement, c’est une déci­sion qui se prend en amont et ain­si s’in­tè­gre dans les étapes de l’organisation de l’événement
Il appa­raît très sou­vent que les respon­s­ables de ser­vices con­nais­sent mal les process et les méth­odes de tra­vail de leurs con­frères. Des prob­lèmes de com­mu­ni­ca­tion interne peu­vent d’ailleurs être révélés par la mise en place de la solu­tion.

Par con­séquent, un pro­jet cash­less doit être suivi au plus haut lieu dans l’organisation, c’est à dire par le directeur et/ou le prési­dent, car il aura des déci­sions à pren­dre qui peu­vent impacter l’ensemble de l’événement (mise en place de ban­ques, impact sur le nom­bre de files aux entrées, poli­tique de tar­i­fi­ca­tion du ser­vice, etc).
Aus­si, il est impor­tant de prévoir des points réguliers avec tous les respon­s­ables clés, afin qu’ils aient tous le même niveau d’informations et qu’ils puis­sent partager leurs prob­lé­ma­tiques.

Cepen­dant, pour que la mise en place du cash­less soit pleine­ment réussie et qu’elle se passe sans douleur pour les équipes, il est pri­mor­dial de désign­er un Mon­sieur ou Madame Cash­less ! Ce respon­s­able cash­less aura pour rôle de recueil­lir les deman­des venant de tous les pôles de l’organisation et veiller au partage des infor­ma­tions avec le prestataire choisi.

Ce référent peut être une per­son­ne déjà présente dans l’organisation (admin­is­tra­teur, respon­s­able bil­let­terie, directeur de pro­duc­tion, tré­sori­er, etc) ou une nou­velle recrue con­sacrée à ce pro­jet. Cer­tains grands événe­ments sont même allés jusqu’à créer un poste dédié à cette fonc­tion.

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