Cashless, un projet qui rassemble toute une organisation

Cashless, un projet qui rassemble toute une organisation

Dans la plupart des organi­sa­tions, toutes les compo­santes de l’événement se mettent en place naturel­lement, telles les pièces d’un puzzle, et ce grâce à l’expérience des équipes et leurs habitudes. Chacun des respon­sables prend en charge la mise en oeuvre et l’organisation des missions qui incombent à son périmètre.

La mise en place du cashless est en cela un projet différent, car il incombe à l’organisation toute entière : la commu­ni­cation, la billet­terie, les bars, la restau­ration, le merchan­dising, l’administration, etc. Tous les corps de métiers sont mobilisés !

Pour beaucoup d’organisations, c’est la première fois depuis bien longtemps qu’un projet aussi global n’avait été mené. Lorsqu’il est décidé d’intégrer et de déployer une solution de paiement dématé­rialisé cela impact tout l’événement, c’est une décision qui se prend en amont et ainsi s’intègre dans les étapes de l’organisation de l’événement
Il apparaît très souvent que les respon­sables de services connaissent mal les process et les méthodes de travail de leurs confrères. Des problèmes de commu­ni­cation interne peuvent d’ailleurs être révélés par la mise en place de la solution.

Par consé­quent, un projet cashless doit être suivi au plus haut lieu dans l’organisation, c’est à dire par le directeur et/ou le président, car il aura des décisions à prendre qui peuvent impacter l’ensemble de l’événement (mise en place de banques, impact sur le nombre de files aux entrées, politique de tarifi­cation du service, etc).
Aussi, il est important de prévoir des points réguliers avec tous les respon­sables clés, afin qu’ils aient tous le même niveau d’informations et qu’ils puissent partager leurs problé­ma­tiques.

Cependant, pour que la mise en place du cashless soit pleinement réussie et qu’elle se passe sans douleur pour les équipes, il est primordial de désigner un Monsieur ou Madame Cashless ! Ce respon­sable cashless aura pour rôle de recueillir les demandes venant de tous les pôles de l’organisation et veiller au partage des infor­ma­tions avec le presta­taire choisi.

Ce référent peut être une personne déjà présente dans l’organisation (adminis­trateur, respon­sable billet­terie, directeur de production, trésorier, etc) ou une nouvelle recrue consacrée à ce projet. Certains grands événe­ments sont même allés jusqu’à créer un poste dédié à cette fonction.


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