Dans la plupart des organisations, toutes les composantes de l’événement se mettent en place naturellement, telles les pièces d’un puzzle, et ce grâce à l’expérience des équipes et leurs habitudes. Chacun des responsables prend en charge la mise en oeuvre et l’organisation des missions qui incombent à son périmètre.
La mise en place du cashless est en cela un projet différent, car il incombe à l’organisation toute entière : la communication, la billetterie, les bars, la restauration, le merchandising, l’administration, etc. Tous les corps de métiers sont mobilisés !
Pour beaucoup d’organisations, c’est la première fois depuis bien longtemps qu’un projet aussi global n’avait été mené. Lorsqu’il est décidé d’intégrer et de déployer une solution de paiement dématérialisé cela impact tout l’événement, c’est une décision qui se prend en amont et ainsi s’intègre dans les étapes de l’organisation de l’événement
Il apparaît très souvent que les responsables de services connaissent mal les process et les méthodes de travail de leurs confrères. Des problèmes de communication interne peuvent d’ailleurs être révélés par la mise en place de la solution.
Par conséquent, un projet cashless doit être suivi au plus haut lieu dans l’organisation, c’est à dire par le directeur et/ou le président, car il aura des décisions à prendre qui peuvent impacter l’ensemble de l’événement (mise en place de banques, impact sur le nombre de files aux entrées, politique de tarification du service, etc).
Aussi, il est important de prévoir des points réguliers avec tous les responsables clés, afin qu’ils aient tous le même niveau d’informations et qu’ils puissent partager leurs problématiques.
Cependant, pour que la mise en place du cashless soit pleinement réussie et qu’elle se passe sans douleur pour les équipes, il est primordial de désigner un Monsieur ou Madame Cashless ! Ce responsable cashless aura pour rôle de recueillir les demandes venant de tous les pôles de l’organisation et veiller au partage des informations avec le prestataire choisi.
Ce référent peut être une personne déjà présente dans l’organisation (administrateur, responsable billetterie, directeur de production, trésorier, etc) ou une nouvelle recrue consacrée à ce projet. Certains grands événements sont même allés jusqu’à créer un poste dédié à cette fonction.
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