Contrôlez les billets de vos participants avec Weezevent

Contrôlez les billets de vos participants avec Weezevent

Une fois votre évé­ne­ment sold out, il est venu le temps du contrôle des entrées ! Le contrôle des billets en plus d’éviter la fraude vous per­met d’avoir une idée en temps réelle du rem­plis­sage de votre évé­ne­ment. Infor­ma­tion pra­tique pour flui­di­fier la foule de par­ti­ci­pants et anti­ci­per l’affluence sur votre site.

Pour accé­der aux para­mé­trages du contrôle d’accès, ren­dez-vous dans votre inter­face Wee­zevent dans l’onglet OUTILS > Contrôle d’accès (en haut à droite).

Contrô­lez les billets sur place
Para­mé­trez le contrôle d’accès
Rap­port des billets contrô­lés

 


Contrôlez les billets

Plu­sieurs modes de contrôle des entrées sont pos­sibles selon les spé­ci­fi­ci­tés de l’événement : nombre de par­ti­ci­pants, taille, durée, … Retrou­vez-les ci-des­sous, par ordre de gran­deur.

Liste de contrôle papier

Si vous orga­ni­sez un évé­ne­ment qui accueille peu de par­ti­ci­pants, vous pou­vez pro­cé­der au contrôle des entrées avec une liste papier. Cette liste est télé­char­geable dans l’onglet liste de contrôle en cli­quant ensuite sur l’icône télé­char­ge­ment de la liste que vous sou­hai­tez impri­mer.

Décompostage manuel

Vous pou­vez pro­cé­der à un décom­pos­tage manuel depuis votre ordi­na­teur. Pour ce faire, accé­dez à vos listes de contrôle depuis votre inter­face Wee­zevent, vous pou­vez voir les par­ti­ci­pants de cette liste de contrôle en cli­quant sur les trois petits bon­hommes près de la roue cran­tée. Vous pou­vez décom­pos­ter les billets de vos par­ti­ci­pants en cli­quant sur “com­pos­ter”, ils appa­rai­tront ensuite en vert.

WeezAccess Mobile

Vous atten­dez du monde ? Vous avez la pos­si­bi­li­té d’effectuer le contrôle des billets grâce à l’application Wee­zAc­cess Mobile gra­tuite sur iPhone et Android. Trans­for­mez votre smart­phone en ter­mi­nal de contrôle.
Il vous sera deman­dé vos iden­ti­fiants Wee­zevent ou vos iden­ti­fiants opé­ra­teurs. Par la suite vous aurez uni­que­ment à sélec­tion­ner la liste que vous sou­hai­tez contrô­ler.
Pour le com­pos­tage plu­sieurs modes de com­pos­tage sont dis­po­nibles :

  • Mode scan : Pla­cez le billet sous la camé­ra de l’appareil et visez le centre du code-barre. La dis­tance entre le billet et le mobile doit être com­prise entre 5 et 20 cm.
  • Mode sai­sie : En cas de code-barre mal impri­mé ou illi­sible, uti­li­sez le mode sai­sie manuelle. Tou­chez l’écran puis sai­sis­sez le numé­ro de code-barre figu­rant sur le billet impri­mé. Ter­mi­nez en cli­quant sur « Vali­der ». Le sta­tut du billet appa­raît.
  • Mode liste : Sai­sis­sez un nom de par­ti­ci­pant ou le début du nom dans le champ de recherche puis cli­quez sur « Recher­cher ». Scrol­lez dans la liste si néces­saire et cli­quez sur la ligne cor­res­pon­dante. Cli­quez sur « COMPOSTER » pour com­pos­ter le billet.
WeezAccess Pro

Le ter­mi­nal de contrôle Wee­zAc­cess Pro uti­lise l’application Wee­zAc­cess et per­met de contrô­ler les billets de votre évé­ne­ment grâce à un lec­teur de code barre pro­fes­sion­nel inté­gré et per­met un contrôle plus rapide. À cela s’ajoute l’autonomie qui est plus impor­tante que sur un mobile lamb­da en rai­son de la pré­sence d’une double bat­te­rie.
Pour ce qui est du fonc­tion­ne­ment il est simi­laire à celui du Wee­zAc­cess Mobile.

Contrôlez des billets de distributeur

Vous dis­tri­buez vos billets dans les réseaux FNAC, Digi­tick, Ticket­mas­ter, et d’autres ? Vous avez rai­son : les réseaux de dis­tri­bu­tion, lorsqu’ils sont choi­sis en cohé­rence avec votre public, peuvent être un bon com­plé­ment de vente pour votre évé­ne­ment. Cepen­dant ils vous faut les contrô­ler le jour de votre évé­ne­ment, rien de plus simple avec Wee­zevent. Vous aurez donc besoin d’impor­ter vos billets dis­tri­bu­teurs. Pour cela ren­dez-vous sur votre inter­face Wee­zevent dans OUTILS > DISTRIBUTEURS.

Après vous n’aurez plus qu’à choi­sir votre mode de contrôle par­mi ceux expo­sés pré­cé­dem­ment.

 

Tout savoir sur les rapports des billets contrôlés
Comment paramétrez le contrôle d’accès avec WeezAccess

 


Paramétrez le contrôle d’accès

1. Gestion des listes de contrôle

Pour gérer vos listes de contrôle, accé­dez à l’onglet listes de contrôle depuis votre espace contrôle d’accès.

Créez une liste de contrôle

Vous pou­vez créer des listes de contrôle avec le nombre de droit de pas­sage que vous sou­hai­tez, les évé­ne­ments concer­nés …
Pour cela, vous devez accé­der à vos listes de contrôle, vous pour­rez ensuite créer une nou­velle liste. Vous aurez à déter­mi­ner le nom de cette nou­velle liste, la cou­leur pour vous y retrou­ver, le nombre de droits de pas­sages dont béné­fi­cie­ront par défaut les par­ti­ci­pants ajou­tés à cette liste et sélec­tion­ner les évé­ne­ments concer­nés.

Modifiez une liste de contrôle

Une fois que vous êtes dans vos listes de contrôle, vous pou­vez modi­fier une de vos listes en cli­quant sur la roue cran­tée dans la ligne cor­res­pon­dante. Une fois vos modi­fi­ca­tions faites et enre­gis­trées, les droits d’accès des par­ti­ci­pants seront modi­fiés ins­tan­ta­né­ment et les ter­mi­naux de contrôle équi­pés de Wee­zAc­cess seront auto­ma­ti­que­ment mis à jour si ceux-ci sont connec­tés à inter­net.

Recherchez des participants par liste et compostage manuel

Lorsque vous êtes dans vos listes de contrôle, vous pou­vez voir les par­ti­ci­pants de cette liste en cli­quant sur les trois petits bon­hommes près de la roue cran­tée. Vous pour­rez ensuite véri­fier leur pas­sage sur un point de contrôle ou com­pos­ter leur billet manuel­le­ment.

Activez / désactivez / supprimez des listes
  • Acti­vez / désac­ti­vez : les listes de contrôle peuvent être désac­ti­vées ou réac­ti­vées afin qu’elles appa­raissent ou non dans l’application de contrôle Wee­zAc­cess.
  • Sup­pres­sion : vous pou­vez sup­pri­mer les listes de contrôle

Atten­tion, la sup­pres­sion d’une liste entraîne la sup­pres­sion des droits des par­ti­ci­pants atta­chés à cette liste ain­si que l’historique des don­nées de contrôle liées à cette liste.

Archivez des listes de contrôle

Les listes de contrôle d’un évé­ne­ment sont archi­vées de façon auto­ma­tique lorsque :

  • Vous clô­tu­rez vous-même votre évé­ne­ment
  • Votre évé­ne­ment est ter­mi­né depuis plus de 24 heures
  • La séance de votre évé­ne­ment est com­men­cée depuis plus de 48 heures

Vous pou­vez consul­ter vos listes archi­vées en cli­quant sur le bou­ton « Affi­cher les listes archi­vées ». Pour réac­ti­ver une liste archi­vée, cli­quez de nou­veau sur son sta­tut pour le modi­fier.

2. Gestion des opérateurs

Pour gérer vos opé­ra­teurs, accé­dez à l’onglet opé­ra­teurs depuis votre espace contrôle d’accès.

Les opé­ra­teurs sont des iden­ti­fiants dédiés au contrôle des accès. Ils sont deman­dés au lan­ce­ment de l’application Wee­zAc­cess uni­que­ment. Il est pos­sible de créer autant de pro­fils opé­ra­teurs que sou­hai­té. Un même pro­fil peut être uti­li­sé pour se connec­ter sur plu­sieurs ter­mi­naux de contrôle ou mobiles en même temps.

La créa­tion d’opérateur vous garan­tie la sécu­ri­té de votre compte. En effet, un opé­ra­teur ne peut se connec­ter sur votre compte Wee­zevent avec les iden­ti­fiants que vous lui avez trans­mis.

Créez des identifiants

Le nom vous per­met de nom­mer et gérer faci­le­ment vos uti­li­sa­teurs si vous en créez plu­sieurs.
L’identifiant e-mail et le mot de passe per­mettent de se connec­ter sur l’application de contrôle Wee­zAc­cess et sur les ter­mi­naux Wee­zAc­cess Pro dis­po­nibles en loca­tion.

Régulez les droits d’accès à l’application WeezAccess

Par défaut, chaque opé­ra­teur peut accé­der à toutes vos listes de contrôle. Si vous le sou­hai­tez vous pou­vez sélec­tion­ner et modi­fier à tout ins­tant les listes auto­ri­sées pour chaque opé­ra­teur.


Rapport des billets contrôlés

Pour consul­ter vos rap­ports, accé­dez à l’onglet rap­ports depuis votre espace contrôle d’accès.
L’intérêt de pro­cé­der aux contrôles des billets avec nos solu­tions en plus d’éviter la fraude, est de pou­voir obte­nir des sta­tis­tiques sur votre évé­ne­ment.

Rapport de participation

Ce rap­port est un export CSV (Excel) de la liste de tous les par­ti­ci­pants infor­mant de leur pas­sage aux dif­fé­rents points de contrôle.
Le fichier contient notam­ment : les coor­don­nées du par­ti­ci­pant, le nom de l’événement, le tarif, et cha­cune des listes de contrôle. Pour cha­cune des listes de contrôle, il est indi­qué le nombre de pas­sages.

Ce docu­ment vous per­met d’avoir une tra­ça­bi­li­té des billets contrô­lés et d’en tirer des sta­tis­tiques.

Historique des scans

C’est un his­to­rique com­plet des com­pos­tages réa­li­sés au for­mat CSV (Excel). Uti­li­sez ces don­nées pour géné­rer par exemple des sta­tis­tiques sur les heures de pas­sage de vos par­ti­ci­pants.
Le fichier contient notam­ment : le numé­ro de code-barre, le nom de la liste de contrôle, le nom de l’événement, le tarif, les coor­don­nées du par­ti­ci­pant, et la date et l’heure de com­pos­tage.

 

Le contrôle d’accès n’a plus de secret pour vous !

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