La création d’un formulaire d’inscription fait partie des premières étapes du processus d’organisation d’un évènement. C’est ce formulaire qui vous permet d’enregistrer les participants à l’événement et de recueillir des informations qui vous permettront de peaufiner votre organisation.
Il est donc primordial dans le processus d’organisation de votre événement et nécessite ainsi une attention particulière de votre part. Le bon déroulement de votre événement découle en partie de la qualité de votre formulaire d’inscription en ligne. Nous avons compilé ici quelques précieux conseils, afin de vous aider à créer le formulaire d’inscription en ligne parfait, et donc de réussir l’organisation de votre événement.
Sommaire
- Choisir une solution d’inscription en ligne.
- Personnaliser votre formulaire.
- Collecter l’essentiel sur vos participants.
- Faciliter l’accès au formulaire d’inscription.
- Rendre l’inscription plus rapide.
- Inclure des propositions de réponses.
- Insérer des informations pertinentes.
1. Opter pour une solution d’inscription en ligne.
Un outil de création de formulaire en ligne est le premier élément à avoir près de soi lors de la préparation d’un événement. Il a l’avantage de vous aider non seulement à créer et gérer les champs et informations de vos formulaires en ligne, mais également de vous aider à vendre des billets et inscription pour votre événement. Le logiciel choisi doit vous permettre de créer vos formulaires d’inscription sur la base de vos besoins et des particularités de votre événement. Toutes les informations que vous aurez recueillies dans ce cadre ne devront être utilisées que par vous-même. La sécurité de la plateforme choisie doit donc être au rendez-vous !
Par ailleurs, assurez-vous que le processus de création soit facile et rapide, et ne nécessite pas un talent d’expert en informatique. Aussi, cette solution d’inscription en ligne doit impérativement posséder toutes les fonctionnalités vous permettant de créer votre formulaire d’inscription en ligne idéal — selon les particularités de votre événement ; et de gérer l’ensemble des participants à votre évènement.
2. Personnaliser votre formulaire.
Un formulaire d’inscription réussi est un formulaire personnalisé. Prenez toujours en compte la typologie de participant qui s’intéresse à votre événement afin de personnaliser au mieux votre formulaire. Vous ne demandez pas les mêmes informations si vous organisez un festival que si vous préparez un atelier ou une conférence. Placez-vous du point de vue des participants et imaginez quelles informations ils seraient prêt à communiquer à une organisation à laquelle ils font plus ou moins confiance.
Les types de réponses attendues peuvent être différentes. Choisissez une solution qui les propose toutes : champ texte, zone de texte, menu déroulant, envoi de fichier, date, case à cocher, pays. Optez également pour une solution qui vous permet de créer des champs personnalisés.
« On voulait aussi savoir qui achète quels billets/lots ; et créer des formulaires simples avec des champs sur mesure. Pour nous c’était essentiel. »
La personnalisation du formulaire passe aussi par son aspect graphique. L’événement organisé doit être visible au travers du formulaire. Il ne faut évidemment pas accumuler les couleurs et les images, au risque de paraître peu professionnel et de gâcher l’aspect visuel. L’option la plus simple et la plus sûre est de jouer sur les couleurs — en arrière-plan, sur les boutons ou les textes.
3. Collecter l’essentiel et viser juste.
Lorsque vous vous lancez dans l’organisation d’un événement, collecter un maximum d’informations sur vos participants est primordial pour votre préparation. L’idée d’en demander une multitude dans votre formulaire d’inscription est encore plus attrayante dans le cas où vous ne comptez pas vous arrêter à cet événement précis. Néanmoins, ne cédez pas à cette tentation ! Les informations recueillies doivent être pertinentes et appropriées. Prenez en compte ce que vous devez vraiment savoir pour mener à bien l’événement.
Les questions posées doivent être concises et précises. Mentionnez le caractère obligatoire de certaines informations si vous en ressentez le besoin. Ajoutez un commentaire sous le champ en question si nécessaire. Catégoriser les champs en fonction de leur rapport avec le participant est aussi une astuce à mettre en pratique.
En somme, plusieurs petites astuces peuvent vous permettre de créer et de partager le formulaire d’inscription idéal pour les évènements que vous organisez. Il est important pour cette étape primordiale de votre événement de prendre en compte non seulement vos besoins, mais aussi et surtout ceux de vos futurs participants !
Le festival Climax a choisi un formulaire concis, avec les informations essentielles, sans oublier des détails importants comme l’indication sur l’utilisation du n° de téléphone et l’option de réception d’une facture.
4. Faciliter l’accès au formulaire d’inscription.
La simplicité du processus d’inscription dépend principalement des fonctionnalités de la solution d’inscription en ligne choisie. Cette dernière doit vous permettre de partager facilement des liens d’inscriptions aux invités. Partagez-les par e-mail, dans une newsletter, sur votre site web et sur les réseaux sociaux… peu importe le canal choisi, les participants doivent pouvoir accéder au formulaire d’inscription à l’événement facilement.
Pour leur permettre de profiter encore plus facilement de vos services, vous pourrez pré-compléter quelques cases du formulaire d’inscription à leur place, grâce aux informations dont vous disposez déjà sur eux. Ces informations peuvent être relatives à leur identité, à leur lieu de service, etc. Cette procédure simplifiera grandement l’inscription et poussera plus de participants à franchir le pas !
5. Rendre l’inscription plus rapide.
Que ce soit votre premier évènement ou l’énième d’une longue liste, un accent particulier doit toujours être mis sur la rapidité d’inscription pour les participants. Plusieurs actions peuvent pousser les individus à s’inscrire plus rapidement à votre événement ou à votre club. La première action à mettre en place est de préciser en temps réel le nombre total de places disponibles à la vente. Cette technique permet de prouver aux invités que l’événement est sollicité et attendu par beaucoup de personnes. Moins il y a de places disponibles, plus les participants s’inscriront rapidement.
La volonté d’inscription sera d’autant plus forte et l’action de s’inscrire suivra sans attendre. La rapidité d’inscription englobe également le temps qu’une personne prendra pour finaliser son inscription. Préciser au fur et à mesure des étapes le nombre de rubriques ou de pages à remplir permet de donner à la personne qui remplit le formulaire une indication sur le temps qu’il lui reste à passer pour finaliser son inscription. Vous pouvez également donner une précision claire sur le temps que le remplissage du formulaire peut prendre.
6. Inclure des propositions de réponses.
Le remplissage d’un formulaire d’inscription peut être fastidieux pour l’utilisateur. N’hésitez donc pas à inclure quelques menus déroulants avec des propositions de réponses pour faciliter ce processus de remplissage d’informations. Si votre formulaire nécessite de répondre à un très grand nombre de questions, le participant n’aura ainsi pas besoin de saisir manuellement toutes ses réponses.
Aussi, votre solution de formulaire d’inscription en ligne doit vous permettre d’envoyer automatiquement des emails pour confirmer au participant que l’inscription a bien été enregistrée.
7. Insérer des informations pertinentes.
Le formulaire d’inscription a pour principale fonction de permettre aux participants de s’inscrire à votre événement. Il doit de ce fait fournir à ces derniers certaines informations qui leur seront utiles et leur donneront plus de détails sur l’organisation. Le nom de l’évènement est la première chose qui doit apparaître sur votre formulaire.
La date de l’événement et son lieu sont également des informations essentielles qui doivent être disponibles à partir du formulaire. N’hésitez pas à insérer un lien Google Maps pour montrer le lieu de votre événement. Aussi, ajoutez une présentation concise de l’événement contenant quelques informations utiles pour vos participants. L’importance de ces petites informations est réelle, et vous permet de convaincre des futurs participants de s’inscrire à votre événement.
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