La création d’un formulaire d’inscription fait partie des premières étapes du processus d’organisation d’un évènement. C’est ce formulaire qui vous permet d’enregistrer les participants à l’événement et de recueillir des informations qui vous permettront de peaufiner votre organisation.
Son importance est donc primordiale dans le processus d’organisation de votre événement et nécessite ainsi une attention particulière de votre part sur sa création. De la qualité de votre formulaire d’inscription en ligne dépendra certainement celle de votre événement. Nous avons compilé ici quelques conseils précieux, afin de vous aider à créer le formulaire d’inscription en ligne parfait.
Opter pour une solution d’inscription en ligne
Un outil de création de formulaire en ligne est le premier élément à avoir près de soi dans ces circonstances. Il a l’avantage de vous aider non seulement à créer et gérer les champs et informations de vos formulaires en ligne, mais également de vous aider à vendre des billets et inscription pour votre événement. Le logiciel choisi doit vous permettre de créer vos formulaires sur la base de vos besoins et des particularités de votre événement. Toutes les informations que vous aurez recueillies dans ce cadre ne devront être utilisées que par vous-même. La sécurité doit donc être au rendez-vous !
Par ailleurs, assurez-vous que le processus de création soit facile et rapide, et ne nécessite pas un talent d’expert en informatique pour le maîtriser. Aussi, cette solution d’inscription en ligne doit impérativement posséder toutes les fonctionnalités vous permettant de créer votre formulaire d’inscription en ligne idéal (eu égard aux particularités de votre événement), et de gérer le nombre d’adhérents à votre évènement.
Insérer des informations pertinentes
Le formulaire d’inscription a pour principale fonction de permettre aux participants de s’inscrire à votre événement. Il doit de ce fait fournir à ces derniers certaines informations qui leur seront utiles et leur donneront plus de détails sur l’organisation. Le nom de l’évènement est la première chose qui doit apparaître sur votre formulaire. La date de l’événement et son lieu sont également des informations essentielles qui doivent être disponibles à partir du formulaire. N’hésitez pas à insérer un lien GoogleMap pour mieux situer votre événement. Aussi, ajoutez une présentation concise de l’événement contenant quelques informations utiles pour vos participants. L’importance de ces petites informations est réelle, et vous permet de convaincre des futurs participants de s’inscrire à votre événement.
Personnaliser son formulaire
Un formulaire d’inscription réussi est un formulaire personnalisé. La personnalisation du formulaire commence sur un plan graphique. L’événement organisé doit transparaître au travers de l’aspect visuel du formulaire. Il ne faut évidemment pas non plus tomber dans le trop farfelu au risque de manquer de professionnalisme et d’entacher l’aspect visuel. L’option la plus simple et la plus sûre est de jouer sur les couleurs. Il peut s’agir de la couleur en arrière-plan, des boutons, ou des textes.
Enfin, prenez toujours en compte la typologie de participant que vous adressez afin de mieux personnaliser votre formulaire : les journalistes n’auront certainement pas les mêmes privilèges que les VIP par exemple.
Rendre l’inscription plus simple
La simplicité de l’inscription dépend principalement de la solution d’inscription en ligne pour laquelle vous avez opté. Cette dernière doit, pour simplifier ce processus d’inscription, vous permettre de partager facilement des liens d’inscriptions aux invités. Si le canal de partage choisi est l’envoi d’emails, les participants sélectionnés pourront plus facilement avoir accès au formulaire d’inscription à l’événement.
Pour leur permettre de profiter encore plus facilement de vos services, vous pourrez pré-compléter quelques cases du formulaire d’inscription à leur place, grâce aux informations dont vous disposez déjà sur eux. Ces informations peuvent être relatives à leur identité, à leur lieu de service, etc. Cette procédure améliorera grandement la simplicité d’inscription, ce qui poussera encore plus de participants à sauter le pas !
Prendre en compte la rapidité d’inscription
Que ce soit votre premier évènement ou un parmi de nombreux prédécesseurs, un accent particulier doit toujours être mis sur la rapidité d’inscription des participants. Plusieurs actions peuvent pousser les individus à s’inscrire plus rapidement. La première action à mettre en place est de toujours préciser le nombre total de places disponibles qu’il reste à vendre. Cette technique permet de prouver aux invités que l’événement est sollicité et attendu par beaucoup de personnes. Moins il y a de places disponibles et plus vite les participants s’enregistreront.
La volonté sera d’autant plus forte et l’action de s’inscrire suivra sans attendre. La rapidité d’inscription englobe également le temps qu’une personne prendra pour finaliser son inscription. Préciser au fur et à mesure que les étapes se succèdent le nombre de rubriques ou de pages à remplir permet de donner à la personne qui remplit le formulaire une indication sur le temps qu’il lui reste à passer en remplissant. Vous pouvez également donner une précision claire sur le temps que le remplissage du formulaire peut prendre.
Penser à une automatisation du formulaire
Le remplissage d’un formulaire d’inscription peut être lourd pour l’utilisateur ; n’hésitez donc pas à inclure quelques automatismes pour faciliter ce processus de remplissage d’informations. Si votre formulaire nécessite le remplissage d’un très grand nombre d’informations, vous pouvez proposer directement des réponses à certaines questions, de sorte que le participant n’ait pas besoin de saisir manuellement toutes ses réponses.
Aussi, votre solution de formulaire d’inscription en ligne doit vous permettre d’envoyer automatiquement des emails pour confirmer au participant que l’inscription a bien été enregistrée.
Renseignez-vous sur ce qui est important pour vos participants
Lorsque vous vous lancez dans l’organisation d’un événement, et que de plus en plus d’invités finalisent leurs inscriptions, collecter le maximum d’informations sur les participants est primordial pour votre organisation. Cette idée est encore plus attrayante dans le cas où vous ne comptez pas vous arrêter à cet événement précis. Néanmoins, ne cédez pas à cette tentation ! Les informations que vous devez recueillir doivent être adéquates et appropriées. Prenez en compte ce que vous devez vraiment savoir pour mener à bien la rencontre.
Les questions posées doivent quant à elles être concises et précises. Précisez le caractère obligatoire de certaines questions si vous en ressentez le besoin. Catégoriser les questions en fonction de leur rapport avec le participant est aussi une astuce à mettre en pratique.
En somme, plusieurs petites astuces peuvent vous permettre de créer et de partager le formulaire d’inscription idéal pour les évènements que vous organisez. Il est important pour cette étape de votre événement de prendre en compte non seulement vos besoins personnels, mais aussi et surtout les besoins et les envies de vos futurs participants !
