Comment créer le formulaire d’inscription en ligne idéal

La créa­tion d’un for­mu­laire d’inscription fait par­tie des pre­mières étapes du proces­sus d’organisation d’un évène­ment. C’est ce for­mu­laire qui vous per­met d’enregistrer les par­tic­i­pants à l’événement et de recueil­lir des infor­ma­tions qui vous per­me­t­tront de peaufin­er votre organisation.

Il est donc pri­mor­dial dans le proces­sus d’organisation de votre événe­ment et néces­site ain­si une atten­tion par­ti­c­ulière de votre part. Le bon déroule­ment de votre événe­ment découle en par­tie de la qual­ité de votre for­mu­laire d’inscription en ligne. Nous avons com­pilé ici quelques pré­cieux con­seils, afin de vous aider à créer le for­mu­laire d’inscription en ligne par­fait, et donc de réus­sir l’organisation de votre événement.

Som­maire

1. Choisir une solu­tion d’inscription en ligne.
2. Per­son­nalis­er votre formulaire.
3. Col­lecter l’essentiel sur vos participants.
4. Faciliter l’accès au for­mu­laire d’inscription.
5. Ren­dre l’inscription plus rapide.
6. Inclure des propo­si­tions de réponses.
7. Insér­er des infor­ma­tions pertinentes.

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1. Opter pour une solution d’inscription en ligne.

Un out­il de créa­tion de for­mu­laire en ligne est le pre­mier élé­ment à avoir près de soi lors de la pré­pa­ra­tion d’un événe­ment. Il a l’avantage de vous aider non seule­ment à créer et gér­er les champs et infor­ma­tions de vos for­mu­laires en ligne, mais égale­ment de vous aider à ven­dre des bil­lets et inscrip­tion pour votre événe­ment. Le logi­ciel choisi doit vous per­me­t­tre de créer vos for­mu­laires d’inscription sur la base de vos besoins et des par­tic­u­lar­ités de votre événe­ment. Toutes les infor­ma­tions que vous aurez recueil­lies dans ce cadre ne devront être util­isées que par vous-même. La sécu­rité de la plate­forme choisie doit donc être au rendez-vous !

Par ailleurs, assurez-vous que le proces­sus de créa­tion soit facile et rapi­de, et ne néces­site pas un tal­ent d’expert en infor­ma­tique. Aus­si, cette solu­tion d’inscription en ligne doit impéra­tive­ment pos­séder toutes les fonc­tion­nal­ités vous per­me­t­tant de créer votre for­mu­laire d’inscription en ligne idéal — selon les par­tic­u­lar­ités de votre événe­ment ; et de gér­er l’ensemble des par­tic­i­pants à votre évènement.

2. Personnaliser votre formulaire.

Un for­mu­laire d’inscription réus­si est un for­mu­laire per­son­nal­isé. Prenez tou­jours en compte la typolo­gie de par­tic­i­pant qui s’intéresse à votre événe­ment afin de per­son­nalis­er au mieux votre for­mu­laire. Vous ne deman­dez pas les mêmes infor­ma­tions si vous organ­isez un fes­ti­val que si vous pré­parez un ate­lier ou une con­férence. Placez-vous du point de vue des par­tic­i­pants et imag­inez quelles infor­ma­tions ils seraient prêt à com­mu­ni­quer à une organ­i­sa­tion à laque­lle ils font plus ou moins confiance.

Les types de répons­es atten­dues peu­vent être dif­férentes. Choi­sis­sez une solu­tion qui les pro­pose toutes : champ texte, zone de texte, menu déroulant, envoi de fichi­er, date, case à cocher, pays. Optez égale­ment pour une solu­tion qui vous per­met de créer des champs personnalisés.

« On voulait aus­si savoir qui achète quels billets/lots ; et créer des for­mu­laires sim­ples avec des champs sur mesure. Pour nous c’était essen­tiel. »

La per­son­nal­i­sa­tion du for­mu­laire passe aus­si par son aspect graphique. L’événement organ­isé doit être vis­i­ble au tra­vers du for­mu­laire. Il ne faut évidem­ment pas accu­muler les couleurs et les images, au risque de paraître peu pro­fes­sion­nel et de gâch­er l’aspect visuel.  L’option la plus sim­ple et la plus sûre est de jouer sur les couleurs — en arrière-plan, sur les bou­tons ou les textes.

3. Collecter l’essentiel et viser juste.

Lorsque vous vous lancez dans l’organisation d’un événe­ment, col­lecter un max­i­mum d’informations sur vos par­tic­i­pants est pri­mor­dial pour votre pré­pa­ra­tion. L’idée d’en deman­der une mul­ti­tude dans votre for­mu­laire d’inscription est encore plus attrayante dans le cas où vous ne comptez pas vous arrêter à cet événe­ment pré­cis. Néan­moins, ne cédez pas à cette ten­ta­tion ! Les infor­ma­tions recueil­lies doivent être per­ti­nentes et appro­priées. Prenez en compte ce que vous devez vrai­ment savoir pour men­er à bien l’événement.

Les ques­tions posées doivent être con­cis­es et pré­cis­es. Men­tion­nez le car­ac­tère oblig­a­toire de cer­taines infor­ma­tions si vous en ressen­tez le besoin. Ajoutez un com­men­taire sous le champ en ques­tion si néces­saire. Caté­goris­er les champs en fonc­tion de leur rap­port avec le par­tic­i­pant est aus­si une astuce à met­tre en pratique.

En somme, plusieurs petites astuces peu­vent vous per­me­t­tre de créer et de partager le for­mu­laire d’inscription idéal pour les évène­ments que vous organ­isez. Il est impor­tant pour cette étape pri­mor­diale de votre événe­ment de pren­dre en compte non seule­ment vos besoins, mais aus­si et surtout ceux de vos futurs participants !

Le fes­ti­val Cli­max a choisi un for­mu­laire con­cis, avec les infor­ma­tions essen­tielles, sans oubli­er des détails impor­tants comme l’indication sur l’utilisation du n° de télé­phone et l’option de récep­tion d’une facture.

4. Faciliter l’accès au formulaire d’inscription.

La sim­plic­ité du proces­sus d’inscription dépend prin­ci­pale­ment des fonc­tion­nal­ités de la solu­tion d’inscription en ligne choisie. Cette dernière doit vous per­me­t­tre de partager facile­ment des liens d’inscriptions aux invités. Partagez-les par e‑mail, dans une newslet­ter, sur votre site web et sur les réseaux soci­aux… peu importe le canal choisi, les par­tic­i­pants doivent pou­voir accéder au for­mu­laire d’inscription à l’événement facilement.

Pour leur per­me­t­tre de prof­iter encore plus facile­ment de vos ser­vices, vous pour­rez pré-com­pléter quelques cas­es du for­mu­laire d’inscription à leur place, grâce aux infor­ma­tions dont vous dis­posez déjà sur eux. Ces infor­ma­tions peu­vent être rel­a­tives à leur iden­tité, à leur lieu de ser­vice, etc. Cette procé­dure sim­pli­fiera grande­ment l’inscription et poussera plus de par­tic­i­pants à franchir le pas !

5. Rendre l’inscription plus rapide.

Que ce soit votre pre­mier évène­ment ou l’énième d’une longue liste, un accent par­ti­c­uli­er doit tou­jours être mis sur la rapid­ité d’inscription pour les par­tic­i­pants. Plusieurs actions peu­vent pouss­er les indi­vidus à s’inscrire plus rapi­de­ment à votre événe­ment ou à votre club. La pre­mière action à met­tre en place est de pré­cis­er en temps réel le nom­bre total de places disponibles à la vente. Cette tech­nique per­met de prou­ver aux invités que l’événement est sol­lic­ité et atten­du par beau­coup de per­son­nes. Moins il y a de places disponibles, plus les par­tic­i­pants s’inscriront rapidement.

La volon­té d’inscription sera d’autant plus forte et l’action de s’inscrire suiv­ra sans atten­dre. La rapid­ité d’inscription englobe égale­ment le temps qu’une per­son­ne pren­dra pour finalis­er son inscrip­tion. Pré­cis­er au fur et à mesure des étapes le nom­bre de rubriques ou de pages à rem­plir per­met de don­ner à la per­son­ne qui rem­plit le for­mu­laire une indi­ca­tion sur le temps qu’il lui reste à pass­er pour finalis­er son inscrip­tion. Vous pou­vez égale­ment don­ner une pré­ci­sion claire sur le temps que le rem­plis­sage du for­mu­laire peut prendre.

6. Inclure des propositions de réponses.

Le rem­plis­sage d’un for­mu­laire d’inscription peut être fas­ti­dieux pour l’utilisateur. N’hésitez donc pas à inclure quelques menus déroulants avec des propo­si­tions de répons­es pour faciliter ce proces­sus de rem­plis­sage d’informations. Si votre for­mu­laire néces­site de répon­dre à un très grand nom­bre de ques­tions, le par­tic­i­pant n’aura ain­si pas besoin de saisir manuelle­ment toutes ses réponses.

Aus­si, votre solu­tion de for­mu­laire d’inscription en ligne doit vous per­me­t­tre d’envoyer automa­tique­ment des emails pour con­firmer au par­tic­i­pant que l’inscription a bien été enregistrée.

7. Insérer des informations pertinentes.

Le for­mu­laire d’inscription a pour prin­ci­pale fonc­tion de per­me­t­tre aux par­tic­i­pants de s’inscrire à votre événe­ment. Il doit de ce fait fournir à ces derniers cer­taines infor­ma­tions qui leur seront utiles et leur don­neront plus de détails sur l’organisation. Le nom de l’évènement est la pre­mière chose qui doit appa­raître sur votre formulaire.

La date de l’événement et son lieu sont égale­ment des infor­ma­tions essen­tielles qui doivent être disponibles à par­tir du for­mu­laire. N’hésitez pas à insér­er un lien Google Maps pour mon­tr­er le lieu de votre événe­ment. Aus­si, ajoutez une présen­ta­tion con­cise de l’événement con­tenant quelques infor­ma­tions utiles pour vos par­tic­i­pants. L’importance de ces petites infor­ma­tions est réelle, et vous per­met de con­va­in­cre des futurs par­tic­i­pants de s’inscrire à votre événement.

Vous aus­si, créez un formu­laire d’ins­cription en ligne avec Weezevent en cli­quant ci-dessous :

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