L’organisation d’un festival est une aventure stimulante et gratifiante, mais aussi complexe et exigeante. Organiser un festival, et en particulier un festival de musique, demande de la rigueur, une bonne préparation et une vision claire du projet. Pour vous accompagner à chaque étape, nous vous livrons tous nos conseils pour comprendre comment organiser un festival et poser les bases d’un événement réussi, quelle que soit sa taille ou son public.
Sommaire
1. Déterminer les contours du festival
L’organisation d’un festival repose sur plusieurs étapes indispensables. Avant toute mise en place opérationnelle ou ouverture de la billetterie, il est essentiel de définir précisément les contours de votre manifestation.
a) Raison d’être du festival
Commencez par répondre à une question simple mais structurante : pourquoi organiser un festival ? Cette réflexion vous permet de définir un objectif clair, de donner du sens à votre événement et de poser les bases du concept. Ces éléments sont essentiels pour mesurer le succès du projet et guider les choix à venir.
b) Typologie du festival
Cette étape consiste à imaginer ce à quoi votre festival va ressembler : musique, cinéma, spectacle, concerts, ou format hybride. La thématique, la programmation, la durée, le public ciblé et l’ambiance générale doivent être cohérents entre eux.
Il est également important de statuer sur la date, le lieu, la taille de la manifestation et les conditions d’accueil, notamment s’il s’agit d’un festival en plein air. Ces choix influencent directement l’expérience des participants et l’organisation globale de l’événement.
c) Budget du festival
Impossible de parler d’organisation d’un festival sans aborder la question du budget. Une bonne gestion financière est indispensable pour sécuriser le projet et anticiper les dépenses.
Après avoir analysé votre public cible, ses centres d’intérêt et ses attentes, vous saurez plus ou moins quels types d’activités et d’animations mettre en place pour les satisfaire. Ces indications vont vous permettre de dresser votre budget prévisionnel, en fonction des dépenses à couvrir pour chaque poste (cachets des artistes, location du lieu, prestataires, assurances, personnels, etc.)
N’oubliez pas d’ajouter des marges de sécurité dans votre enveloppe budgétaire. Généralement, cette marge se situe aux alentours de 15% du budget global alloué.
Pour vous faciliter la tâche, inspirez-vous de notre article qui vous aide à créer un budget festival réaliste.
d) Financer le festival
Une fois le budget dressé, vient le moment de trouver les fonds nécessaires pour couvrir les dépenses prévisionnelles.
En vous y prenant suffisamment à l’avance, plusieurs opportunités de financement s’offrent à vous. Vous pouvez par exemple :
- Monter un dossier et faire des demandes de sponsoring,
- Compter sur la prise en charge d’une partie des dépenses via des mécènes,
- Déposer des demandes de subventions aux organismes compétents de votre région,
- Ouvrir votre événement à des prestataires externes et récolter des droits d’exploitation
- Faire appel à la générosité avec des campagnes de dons et de crowdfunding
- Etc.
Pour en savoir davantage sur vos possibilités, découvrez notre article dédié “Comment financer son festival : 6 pistes à explorer”.
2. Trouver le nom de son festival
Le nom de votre festival est un élément clé de votre communication. Il doit capter l’attention, refléter la créativité du projet et rester facile à mémoriser.
Pendant votre phase de réflexion, vous devez prendre en compte les critères suivants :
- Facilité de prononciation : Le nom de votre festival doit pouvoir être prononcé facilement par vos participants. Est-il facile à retenir ? Un enfant est-il capable de le répéter ?
- Longueur idéale : Pour être percutant et bien retenu, le nom de festival doit avoir une longueur adéquate, généralement située entre 10 et 30 caractères.
- Compréhension aisée : Il faut que les participants que vous visez puissent comprendre le nom de votre festival. Pour cela, prenez en compte votre cible : son univers, ses habitudes et ses différentes caractéristiques. Il faut que le nom lui plaise et fasse sens pour elle.
Mais surtout, le nom de votre festival doit également vous plaire !
3. Distribuer les billets
Que vous ayez choisi de faire payer la participation à votre festival ou non, il est recommandé de mettre en place une billetterie en ligne pour encourager votre cible à passer à l’achat.
Une billetterie en ligne vous permet, entre autres, de :
- Suivre les inscriptions avant l’événement et veiller à respecter la capacité d’accueil de votre lieu
- Connaître le taux de “no-show” (inscrits qui ne se sont pas présentés)
- Configurer différents tarifs et catégories pour vos différents publics
- Générer des recettes en amont du festival pour financer le projet
- Mieux connaître vos participants et pouvoir les contacter avant, pendant et après le festival
Notre outil WeezTicket vous donne également accès à des fonctionnalités essentielles pour mener à bien votre festival :
- File d’attente virtuelle : la promotion de votre festival a surperformé et vous souhaitez vous assurer que votre billetterie tiendra le choc ? Optez pour une solution intégrée de file d’attente virtuelle, conçue pour garantir une vente rapide, sécurisée et équitable. Ne laissez pas une affluence record devenir un obstacle plutôt qu’un atout.
- Importation de billets : si vous avez des distributeurs (Fnac, Dice, See Tickets…), notre outil de billetterie vous permet d’importer rapidement des billets afin de centraliser la gestion de vos festivaliers.
- Ventes additionnelles : vous disposez d’une collection de merchandising à l’effigie de votre festival, d’une zone VIP ou d’options de camping ? Avec notre module de ventes additionnelles, proposez des articles complémentaires directement depuis votre billetterie et maximisez vos revenus tout en enrichissant l’expérience de vos participants.
- Accréditations : vous souhaitez faire rayonner votre festival auprès de vos partenaires et des élus locaux ? Offrez une expérience sans friction à cette typologie de participants, essentielle à votre événement, en optimisant votre processus d’accréditation. Formulaire et e-billet : tout est centralisé sur une plateforme unique et accessible. Résultat : vous avez le contrôle total de la gestion de vos accréditations.
Le festival Burning Mountain s’appuie sur la billetterie WeezTicket pour structurer son organisation et offrir une expérience fluide à ses festivaliers. Une collaboration qui s’inscrit dans la durée et qui a rapidement fait la différence pour les équipes sur le terrain :
« C’est la deuxième année que nous collaborons avec Weezevent et nous en sommes ravis. Nous ne reviendrons jamais en arrière. Nous regrettons même de ne pas l’avoir lancé plus tôt ! » Dominique Lauder, Burning Mountain
« WeezTicket ? C’est la solution idéale pour un festival qui souhaite se doter d’une billetterie fiable et aux nombreuses possibilités.
L’année dernière, un festival d’envergure modeste nous a rejoints. L’équipe était jeune, motivée, mais sans compétences particulières en matière de billetterie. En une seule journée, ils ont pu créer leurs différents tarifs et quotas, ajouter un formulaire avec les informations essentielles à collecter, puis publier un mini-site à leurs couleurs, avec l’affiche de l’événement.
Une solution particulièrement pratique pour un festival qui ne disposait jusque-là que d’une page Instagram. Le mini-site a ensuite été partagé sur leurs réseaux sociaux, ce qui a optimisé le taux de conversion et eu un impact significatif sur les ventes de billets. »
Edward, Client Service chez Weezevent
4. S’entourer de professionnels
Il est pratiquement certain que vous n’assumiez pas seul la totalité des missions liées à votre festival. Entourez-vous des meilleurs !
Pour vous aider à créer un événement mémorable, entourez-vous de spécialistes et de professionnels de l’événementiel qui sauront vous accompagner. Optimisez la réussite de votre festival en les choisissant avec soin, et définissez leurs rôles et missions avec exactitude.
Parmi ceux qui vous entourent, comptez :
- La production (président, trésorier, directeur de la communication, directeur de la programmation, directeur de la logistique…) et les bénévoles
- Les prestataires (audiovisuel, restauration, animation, contrôle d’accès…)
- La programmation (les artistes et intervenants qui rythmeront votre festival)
Astuce : découvrez les 6 erreurs à éviter lorsque vous organisez votre festival.
5. Communiquer avant le festival
Optimisez vos chances d’attirer un maximum de festivaliers en communiquant suffisamment en amont de votre festival.
Plusieurs leviers s’offrent à vous. À vous de sélectionner ceux qui seront les plus pertinents pour votre cible et ses habitudes ! Voici plusieurs idées de canaux de communication :
- Site internet optimisé
- E-mailing
- Publicités (en ligne ou imprimées)
- Réseaux sociaux
- Médias (presse écrite, radio, chaîne de télévision)
- Partenaires
« Attirez votre cible en captant son attention ! Réseaux, affichage, radio… Testez et adaptez votre stratégie en fonction des résultats. » Julie, Cheffe de Projet – Weezevent
6. Optimiser son organisation au maximum
Pour assurer le bon déroulement du festival, vous devez prévoir les étapes détaillées de son organisation.
Mettez toutes les chances de votre côté en étant le plus précis possible dans le détail de chaque étape de votre planning. Cette étape est longue et fastidieuse, mais elle vous permet d’avoir une vision globale du déroulé de votre festival.
Prévoyez suffisamment de temps pour réfléchir à la programmation idéale pour votre festival. Quels en seront les grands temps forts ? Chaque moment d’animation de votre festival (un concert, une conférence, une activité…) fera l’objet d’un planning d’organisation distinct. Anticiper au maximum vous permet de maximiser vos chances de pouvoir booker vos intervenants rêvés.
Pensez également à prévoir la disposition du site de l’événement, à planifier vos communications ainsi que l’organisation du Jour J. Pour vous aider à y parvenir, découvrez notre article sur le planning organisationnel d’un festival.
7. Prévoir les étapes après le festival
Évidemment, l’organisation de votre festival ne s’arrête pas une fois les festivaliers partis ! L’organisation “post-événement” est tout aussi importante que tout le travail accompli en amont.
Prévoyez le démontage et le nettoyage du site dès la fin de votre événement. Vous pouvez faire appel à un prestataire de nettoyage pour vous aider dans cette démarche. Néanmoins, la propreté pendant et après l’événement est l’affaire de tous. Sensibilisez l’ensemble de vos équipes sur le sujet, et impliquez chacun dans le nettoyage continu du site pendant le festival.
Organisez des bilans avec les différentes parties prenantes du festival. Équipe, bénévoles, prestataires, partenaires… dressez le bilan de votre collaboration, et déterminez ensemble les axes d’améliorations pour les prochaines éditions.
La communication post-événement est toute aussi importante que celle qui précède votre festival.
Juste après votre festival, c’est également le moment idéal pour solliciter l’avis des festivaliers à travers un questionnaire en ligne, tout en les remerciant de leur participation. Vous pouvez également mettre en place un moyen de communication pour les participants qui auraient perdu des affaires personnelles pendant votre festival. Par exemple, une adresse e-mail dédiée, un numéro de téléphone ou un post sur les réseaux sociaux.
N’hésitez pas à créer du contenu de communication lié à votre événement. Avec des photos et des vidéos prises pendant le festival, continuez à alimenter vos réseaux sociaux tout au long de l’année pour créer une communauté autour de votre festival, et inciter à participer à sa prochaine édition.
Nos solutions accompagnent les organisateurs de festival à chaque étape du projet, en combinant une billetterie en ligne fiable, un système de contrôle d’accès fluide et sécurisé, ainsi que des outils CRM avancés pour optimiser la gestion de vos festivaliers. De la préparation au jour J, elles contribuent à offrir une expérience fluide aux participants et à simplifier l’organisation globale de l’événement.
FAQ
Q : Comment organiser un festival pour la première fois ?
Organiser un festival pour la première fois nécessite avant tout une bonne préparation et une vision claire du projet. Il est essentiel de définir les objectifs, le public visé, le concept et le budget dès le départ. En structurant chaque étape de l’organisation, de la programmation à la communication, vous mettez toutes les chances de votre côté pour réussir votre événement et éviter les imprévus.
Q : Quelles sont les étapes essentielles de l’organisation d’un festival ?
L’organisation d’un festival repose sur plusieurs étapes clés : définir les contours du festival, choisir un nom, mettre en place une billetterie, s’entourer de professionnels, communiquer efficacement, optimiser la planification et anticiper l’après-événement. Chacune de ces étapes contribue à la réussite globale du projet et permet de garder le contrôle sur l’organisation.
Q : Comment choisir le bon lieu et la bonne date pour un festival ?
Le choix du lieu et de la date dépend de plusieurs facteurs, notamment la taille du festival, le public ciblé, la saison et le type de manifestation. Un lieu adapté facilite l’accueil des participants, la sécurité et la gestion des flux, tandis qu’une date bien choisie maximise la fréquentation et la visibilité de l’événement.
Q : Pourquoi la billetterie est-elle un outil central dans l’organisation d’un festival ?
La billetterie joue un rôle clé dans l’organisation d’un festival, bien au-delà de la simple vente de billets. Elle permet de suivre les inscriptions avant l’événement, de respecter la capacité d’accueil du lieu et d’anticiper la fréquentation réelle grâce au suivi du taux de no-show. En centralisant ces informations, les organisateurs disposent d’une vision claire pour piloter leur projet et ajuster leurs décisions en amont comme le jour J.
Q : Comment gérer plusieurs tarifs et publics avec une billetterie ?
Grâce à une billetterie en ligne, il est possible de configurer différents tarifs et catégories selon les publics visés, comme les pass journée, les pass week-end ou des offres spécifiques. Cette flexibilité permet d’adapter la stratégie tarifaire aux objectifs du festival, tout en gardant un contrôle total sur les quotas et la disponibilité des billets.
Q : Comment la billetterie facilite-t-elle la gestion des invitations et accréditations ?
La billetterie permet également de gérer les invitations et accréditations destinées aux partenaires, aux élus locaux ou aux invités spécifiques. En centralisant les formulaires, les e-billets et les accès sur une plateforme unique, les organisateurs optimisent leur processus d’accréditation et garantissent une expérience sans friction pour ces participants essentiels à l’événement.
Q : Comment maîtriser le budget et les dépenses d’un festival ?
La gestion du budget est un élément central de l’organisation d’un festival. Il est important d’anticiper l’ensemble des dépenses, comme les artistes, les prestataires, la sécurité ou la communication, tout en prévoyant une marge de sécurité. Une planification rigoureuse et un suivi régulier des coûts permettent de sécuriser le projet et d’en assurer la viabilité.
Q : Comment communiquer efficacement avant un festival ?
Une communication efficace repose sur la combinaison de plusieurs canaux, comme un site internet optimisé, les réseaux sociaux, l’e-mailing ou les partenariats médias. Adapter les messages au public visé et suivre les résultats permet d’ajuster la stratégie et d’attirer un maximum de festivaliers avant l’événement.
Q : Que faire après un festival pour préparer la prochaine édition ?
Après un festival, il est essentiel d’organiser des bilans avec les équipes, les bénévoles et les partenaires afin d’identifier les axes d’amélioration. La communication post-événement, les retours des participants et la création de contenu permettent de prolonger l’expérience, de fidéliser le public et de préparer efficacement la prochaine édition.
