7 conseils pour choisir le lieu idéal pour votre festival

Il y a plusieurs fac­teurs à pren­dre en compte lorsque vous cherchez l’en­droit idéal pour un fes­ti­val. Un lieu mal choisi pour­rait gâch­er l’expérience de votre pub­lic et au con­traire, un lieu qui répond à toutes les attentes de votre pub­lic cible garan­tit d’attirer davan­tage de par­tic­i­pants, et de répon­dre à leurs attentes une fois sur place.

Pour faire le bon choix, il est néces­saire de tenir compte de la taille req­uise pour accueil­lir les par­tic­i­pants prévus. L’emplacement, l’accessibilité, les com­mod­ités et les divers­es instal­la­tions doivent jouer un rôle décisif dans votre choix. Finale­ment, il est impor­tant de pren­dre en con­sid­éra­tion le coût du lieu et de vous assur­er qu’il cor­re­spond à votre bud­get.

Décou­vrez dans cet arti­cle nos 7 con­seils pour choisir le lieu idéal pour votre fes­ti­val !

1. Choisir un lieu de taille appropriée pour votre festival

a) Nombre de participants

Pour savoir quelle est la bonne taille de lieu pour votre fes­ti­val, estimez d’abord le nom­bre de par­tic­i­pants atten­dus. Le lieu que vous retenez doit pou­voir accueil­lir con­fort­able­ment, et en toute sécu­rité, tous vos par­tic­i­pants.

b) Espace nécessaire

Au-delà du nom­bre de par­tic­i­pants atten­dus, prenez en compte la place néces­saire pour dis­pos­er les instal­la­tions que vous prévoyez. Scènes, espaces de restau­ra­tion, camp­ing, san­i­taires, park­ings, locaux tech­niques… tout doit pou­voir être con­cen­tré sur le site du fes­ti­val ou à prox­im­ité immé­di­ate.
En ten­ant compte de tous ces élé­ments, vous devriez pou­voir déter­min­er la taille adéquate du lieu pour votre fes­ti­val.

2. L’importance de l’emplacement dans le choix d’un lieu de festival

a) Localisation

La prochaine étape con­siste à réfléchir à la local­i­sa­tion de votre fes­ti­val, élé­ment cru­cial à pren­dre en compte lors du choix du lieu qui accueillera votre fes­ti­val. Le choix d’un emplace­ment stratégique peut aider à attir­er un pub­lic plus nom­breux et à garan­tir le suc­cès de l’événe­ment.

b) Accessibilité

L’ac­ces­si­bil­ité du lieu doit fig­ur­er par­mi vos pri­or­ités. Dans une grande métro­pole, un lieu facile­ment acces­si­ble en trans­port en com­mun est un must-have. Autrement, le lieu de votre fes­ti­val doit impéra­tive­ment pro­pos­er un park­ing suff­isam­ment grand pour accueil­lir les véhicules de vos par­tic­i­pants.

c) Attractivité

Un emplace­ment situé près d’at­trac­tions pop­u­laires ou de sites his­toriques peut don­ner une dimen­sion sup­plé­men­taire à l’événe­ment, et attir­er encore davan­tage de per­son­nes.

Pensez que l’emplacement de votre fes­ti­val peut affecter le type d’ac­tiv­ités pro­posées et la logis­tique générale de l’événe­ment.

Pour toutes les raisons citées, il est très impor­tant de pren­dre le temps néces­saire pour réfléchir à l’emplacement idéal pour votre fes­ti­val, qui répon­dra à tous vos besoins et à vos objec­tifs.

3. Considérer les aménagements et les équipements du lieu pour votre festival

Lorsque vous cherchez le lieu idéal pour votre fes­ti­val, vous devez con­sid­ér­er les amé­nage­ments et les équipements disponibles, ou à fournir par vos soins ou ceux de vos prestataires.

Par exem­ple, si vous prévoyez des con­certs en extérieur, vous devrez vous assur­er que le lieu dis­pose d’une scène suff­isam­ment grande et de sys­tèmes de sonori­sa­tion adéquats. Si ces équipements ne sont pas disponibles, vous devrez prévoir un bud­get pour équiper le lieu.

Si vous prévoyez des activ­ités pour enfants, vous devrez vous assur­er que le lieu dis­pose d’e­spaces sécurisés et d’équipements adap­tés.

De même, il est impor­tant de véri­fi­er que le lieu dis­pose de suff­isam­ment de san­i­taires, de points d’eau et de zones ombragées pour garan­tir le con­fort des invités.

En ten­ant compte de ces élé­ments, vous pour­rez sélec­tion­ner un lieu adap­té à vos besoins et garan­tir le suc­cès de votre fes­ti­val.

Astuce : En com­plé­ment de ces con­seils, décou­vrez notre arti­cle com­plet pour vous aider à organ­is­er un fes­ti­val.

4. Le rôle du budget dans la sélection d’un lieu de festival

Comme dans toutes les étapes de l’or­gan­i­sa­tion d’un fes­ti­val, le bud­get est un élé­ment impor­tant à pren­dre en compte. Lorsque vous sélec­tion­nez un lieu pour votre fes­ti­val, le coût de sa loca­tion peut avoir un impact impor­tant sur les finances de votre événe­ment.

a) Type de location

Après avoir dressé le bud­get glob­al de votre fes­ti­val, vous saurez quelle est l’en­veloppe budgé­taire allouée à la loca­tion du lieu. Pensez qu’il existe une dif­férence entre une loca­tion “sèche” (vous ne louez que les infra­struc­tures) et une loca­tion “clé en main” (les presta­tions annex­es — net­toy­age, société de sécu­rité, frais d’équipement — sont cen­tral­isées au sein d’un même devis).

b) Dépenses complémentaires

N’ou­bliez pas de tenir compte de toutes les dépens­es sup­plé­men­taires à prévoir, qui peu­vent être liées à vos instal­la­tions ou à des amé­nage­ments spé­ci­aux néces­saires à la tenue de votre fes­ti­val et des dif­férentes activ­ités pro­posées.

Il est impor­tant de pren­dre en compte tous ces fac­teurs afin de pou­voir choisir un lieu adap­té à votre bud­get et de garan­tir la via­bil­ité finan­cière de votre événe­ment.

5. Questions clés à poser lors de la visite de sites de festivals

Vous devez sys­té­ma­tique­ment vis­iter les lieux avant de choisir celui qui sera idéal pour la tenue de votre fes­ti­val. Pour être sûr de faire le bon choix, vous devez pos­er des ques­tions qui vous per­me­t­tront de com­par­er chaque lieu sur les mêmes critères, et en toute con­nais­sance de cause.

Voici quelques idées de ques­tions à pos­er pen­dant vos vis­ites, et dont vous devez pré­cieuse­ment con­sign­er les répons­es :

• Quelle est la capac­ité d’ac­cueil max­i­male du lieu ?
• Quelles sont les instal­la­tions com­pris­es dans la loca­tion ?
• De quelle sur­face pré­cise dis­posons-nous ? Idéale­ment, deman­dez un plan des lieux détail­lé.
• Quelles sont les con­di­tions de loca­tion ? Pensez aux modal­ités de paiement, con­di­tions d’an­nu­la­tion et claus­es de garantie.
• Avez-vous des références d’autres organ­isa­teurs ayant loué ce lieu ? N’hésitez pas à pren­dre con­tact avec d’an­ciens locataires du lieu pour échang­er sur sa qual­ité et ses spé­ci­ficités.
• Devons-nous faire des deman­des d’au­tori­sa­tions ou d’as­sur­ances com­plé­men­taires aux vôtres ?
• Posez toute autre ques­tion qui serait per­ti­nente pour vous pro­jeter sur les pos­si­bil­ités qu’of­fre le lieu et si elles répon­dent aux besoins de votre fes­ti­val.

En posant ces ques­tions lors de la vis­ite de sites pour votre fes­ti­val, vous pour­rez pren­dre une déci­sion éclairée et choisir le lieu idéal pour votre événe­ment.

6. Comment négocier le meilleur compromis pour la location du lieu d’un festival ?

Obtenir les meilleures con­di­tions pour le lieu de votre fes­ti­val est cru­cial pour garan­tir son suc­cès. Sou­vent, il vaut le coup d’es­say­er de négoci­er les devis pro­posés pour obtenir la meilleure offre pos­si­ble.

a) Connaître le marché

Pour négoci­er le plus effi­cace­ment pos­si­ble, vous devez bien con­naître les tar­ifs et les con­di­tions de loca­tion des dif­férents lieux disponibles. Pour cela, rien de plus effi­cace que de mul­ti­pli­er vos pris­es de con­tacts, vis­ites et deman­des de devis.

b) Comprendre le devis

Pour pou­voir négoci­er cor­recte­ment un devis, vous devez en com­pren­dre les com­posantes.
Véri­fiez que vous ayez util­ité de chaque équipement et instal­la­tion fac­turée. De même, ren­seignez-vous bien sur les coûts sup­plé­men­taires tels que les frais de net­toy­age et de sécu­rité, et si vous ne gag­ner­iez pas à faire appel à votre pro­pre réseau de pro­fes­sion­nels.

c) Ne négociez pas que le prix

Si le pro­prié­taire ou le ges­tion­naire du lieu n’est pas enclin à vous pro­pos­er un prix plus bas, rien ne vous empêche de négoci­er d’autres con­di­tions. Par exem­ple, les modal­ités de paiement, les con­di­tions d’an­nu­la­tion, les claus­es de garantie… Essayez de négoci­er les meilleures con­di­tions pos­si­bles, tout en restant réal­iste et respectueux du tra­vail d’autrui.

d) Faites des concessions

Comme dans toute négo­ci­a­tion, il est impor­tant d’être prêt à faire des com­pro­mis.

Par exem­ple, vous pour­riez être dis­posé à pay­er un peu plus cher pour un lieu de meilleure qual­ité ou à accepter des con­di­tions de loca­tion moins avan­tageuses si le lieu cor­re­spond par­faite­ment à vos besoins.

7. Les avantages de travailler avec un coordinateur de lieu

Si vous souhaitez vous faciliter la tâche, vous pou­vez envis­ager de tra­vailler avec un coor­di­na­teur de lieu. Ce pro­fes­sion­nel dis­pose d’une solide expéri­ence dans l’or­gan­i­sa­tion d’événe­ment et plus par­ti­c­ulière­ment dans la ges­tion de lieux.

Allié de taille, un coor­di­na­teur de lieu peut vous assis­ter dans divers­es étapes : trou­ver le lieu idéal qui réponde à vos besoins et vos con­traintes, et négoci­er avec le pro­prié­taire ou le ges­tion­naire du lieu retenu. En chef d’orchestre spé­cial­isé dans les lieux événe­men­tiels, il vous assis­tera dans la ges­tion logis­tique ain­si que sur tous les aspects tech­niques et admin­is­trat­ifs de la loca­tion d’un lieu.

Inve­stir dans les ser­vices d’un pro­fes­sion­nel vous per­met de prof­iter d’une exper­tise unique, qui peut vous faire économiser autant d’ar­gent que de temps.

Grâce à ces 7 con­seils, vous êtes main­tenant prêts à choisir le lieu idéal pour votre fes­ti­val.

Pour aller plus loin, téléchargez notre livre blanc gra­tu­it à des­ti­na­tion de ceux qui souhait­ent organ­is­er un fes­ti­val pour la pre­mière fois.