6 erreurs à éviter quand on organise un festival

Organ­is­er un fes­ti­val et garan­tir son suc­cès requiert de la pré­pa­ra­tion et de l’or­gan­i­sa­tion, sans quoi son suc­cès ne pour­ra être garan­ti.
Voici 6 erreurs à éviter quand on organ­ise un fes­ti­val.

1. Ne pas gérer son budget

Faire le point sur son budget initial

Avant d’or­gan­is­er votre fes­ti­val, vous devez cor­recte­ment déter­min­er de quel bud­get vous dis­posez. Cela vous per­me­t­tra de savoir ce que vous pou­vez vous per­me­t­tre, ou non, et si vous devez élargir le bud­get ini­tial.

Le bud­get d’un fes­ti­val varie de quelques cen­taines d’eu­ros à plusieurs mil­lions. En fonc­tion du suc­cès que vous souhaitez attein­dre, il fau­dra adapter le bud­get en con­séquence.

Estimer ses dépenses

Un fes­ti­val peut être organ­isé sur une journée, une ou plusieurs semaines. Chaque durée implique un bud­get dif­férent. Dans le cal­cul de vos dépens­es, prenez en compte le matériel néces­saire, ain­si que les besoins en per­son­nel pour toute la durée de votre événe­ment.

Récolter des fonds supplémentaires

Étab­lis­sez un plan d’ac­tion clair en ce qui con­cerne les fonds à récolter pour le fes­ti­val. Éval­uez sérieuse­ment les mon­tants que vous pou­vez espér­er recueil­lir, et met­tez en place une stratégie.
Nom­breuses sont les manières de récolter des fonds : vous pou­vez faire appel à vos proches, au crowd­fund­ing, au spon­sor­ing, aux parte­nar­i­ats, au mécé­nat, aux sub­ven­tions… Ne nég­ligez aucune piste !
Assurez-vous que vos deman­des de con­tri­bu­tions soient présen­tées de façon claire et pra­tique.

2. Ne pas avoir de programmation attrayante

Le suc­cès d’un fes­ti­val repose en grande par­tie sur la qual­ité des artistes qui sont présents; il est donc très impor­tant de bien les choisir. Après avoir récolté des fonds pour financer votre fes­ti­val, vous devez donc vous attel­er à la créa­tion de la pro­gram­ma­tion. Il s’agit d’une étape clé, puisque vos par­tic­i­pants devront être occupés, et sat­is­faits, sur toute la durée du fes­ti­val.

Préparer les temps forts du festival

Quel que soit le thème de votre fes­ti­val (musi­cal, culi­naire, artis­tique…) et sa durée, il vous fau­dra pro­pos­er à vos par­tic­i­pants des moments forts. Lors de la con­struc­tion de votre pro­gram­ma­tion, met­tez-vous à la place de vos par­tic­i­pants : qu’aimeriez-vous faire dans la mat­inée ? après le déje­uner ? au couch­er du soleil? en fin de soirée ? Soyez créat­ifs !

Un fes­ti­val réus­si doit avoir une par­tic­i­pa­tion impor­tante. Pour cela, les activ­ités doivent être var­iées et intéres­santes.

3. Ne pas s’y prendre assez tôt

Un fes­ti­val est générale­ment plan­i­fié plusieurs mois à l’a­vance, et les organ­isa­teurs doivent être très pré­cis dans leur plan­ning. Un plan­ning d’organisation de fes­ti­val doit être clair et effi­cace.

Éviter de se trouver sans artistes disponibles

Vous ne pou­vez pas faire un bon fes­ti­val si vous n’avez pas assez d’artistes présents. Pour book­er un artiste sur votre fes­ti­val, il vous fau­dra le prévenir, lui ou son bookeur, bien sou­vent plusieurs mois à l’a­vance. Soyez prévoy­ant, et anticipez des solu­tions de replis en cas d’indisponibilité de l’artiste que vous souhaitiez inviter.

Assurer la disponibilité des forces vives

Vous ne pour­rez prob­a­ble­ment pas assur­er votre fes­ti­val seul et devrez vous entour­er de per­son­nes qual­i­fiées, et de con­fi­ance ! Assurez-vous que ces per­son­nes soient disponibles à la date de votre fes­ti­val pour vous épauler, mais égale­ment en amont pour vous aider à sa pré­pa­ra­tion.

4. Ne pas choisir le bon lieu pour votre festival

Vous avez décidé du type de fes­ti­val que vous allez organ­is­er (musique, théâtre, arts visuels, ciné­ma, etc.) et avez booké les artistes désirés. Main­tenant, vous devez choisir le lieu idéal pour la tenue de votre fes­ti­val.

Trouver le lieu le plus approprié

Si il s’ag­it d’un fes­ti­val d’arts visuels, vous pou­vez organ­is­er votre événe­ment dans un musée ou une galerie d’art. Dans le cas où il s’agisse d’un fes­ti­val de musique, vous devez choisir une salle, ou un lieu extérieur, où les gens peu­vent danser et chanter sans déranger le voisi­nage. Si vous voulez organ­is­er un fes­ti­val de théâtre, vous devez choisir une salle qui offre une bonne acous­tique et des sièges con­fort­a­bles…
Bien sûr, si votre fes­ti­val se déroule à l’ex­térieur, la tem­péra­ture et la météo sont des fac­teurs à con­sid­ér­er.

Pensez égale­ment à pren­dre en compte l’accessibilité (accès PMR) dans votre choix de lieu.

Gardez tou­jours en tête l’expérience que vos par­tic­i­pants souhait­ent vivre en se ren­dant à votre fes­ti­val. L’ambiance dans laque­lle vous allez les plonger fera, ou non, le suc­cès de votre événe­ment.

Penser aux horaires souhaités

Le lieu choisi déter­min­era en par­tie l’amplitude horaire de votre événe­ment.
Vous devez tenir compte des heures d’ou­ver­ture et de fer­me­ture du lieu, ain­si que des heures d’ou­ver­ture et de fer­me­ture des autres étab­lisse­ments situés près du lieu choisi.

Prenez égale­ment en con­sid­éra­tion les heures d’ar­rivée et de départ de vos invités. Vous pour­rez ain­si les ori­en­ter pour emprunter le meilleur itinéraire pour vous ren­dre à votre événe­ment.

Si vous organ­isez des fes­ti­vals fréquen­tés par les enfants, assurez-vous que les par­ents savent où leurs enfants seront pen­dant la journée et à quelle heure ils doivent être présents.

5. Perdre du temps à recruter des bénévoles

Vous devez avoir suff­isam­ment de bénév­oles pour vous aider à organ­is­er votre fes­ti­val, pour autant, pas ques­tion de per­dre du temps sur leur recrute­ment.

Solliciter les bénévoles de votre région

Il est sou­vent plus facile de recruter des bénév­oles dans votre région. Ils seront plus disponibles pour vous aider, et con­nais­sent déjà les rouages des événe­ments comme le vôtre. Vous pou­vez lancer des appels à bénév­oles sur les pages Face­book à forte afflu­ence dans votre région.

Utiliser une plateforme de gestion

À l’époque du tout dig­i­tal, prof­itez des dernières inno­va­tions en terme de tech­nolo­gie événe­men­tielle pour gag­n­er du temps. Pour vous aider dans le recrute­ment et la ges­tion des bénév­oles pour votre événe­ment, décou­vrez la solu­tion Qoezion, de notre parte­naire Quick.off.

Garder bon contact avec les bénévoles

Il peut être dif­fi­cile de recruter des bénév­oles, et encore plus de les garder. Pour les inciter à renou­vel­er leur présence sur votre événe­ment, faites leur vivre une expéri­ence qu’ils n’ou­blieront jamais. Ils doivent être ravis d’être bénév­oles pour votre fes­ti­val, et y voir des avan­tages.

6. Ne pas développer la communication du festival

Créer une identité visuelle pour votre festival

L’identité visuelle doit être un élé­ment de votre plan­i­fi­ca­tion. Vous devez créer un logo et des affich­es qui vous per­me­t­tront de pro­mou­voir votre fes­ti­val dans votre région, sur Inter­net et dans les médias. Votre iden­tité visuelle doit refléter le thème du fes­ti­val.

Une fois votre iden­tité visuelle créée, vous devez pub­li­er un site Inter­net pour votre fes­ti­val. Votre site Inter­net doit présen­ter les activ­ités et les événe­ments que le fes­ti­val pro­pose, ain­si qu’un mod­ule de bil­let­terie pour acheter des places pour votre événe­ment.
Si vous ne pos­sédez pas de site inter­net, vous pou­vez créer un mini-site gra­tu­it pour ven­dre vos bil­lets.

Communiquer avec les médias

Vous devez créer un plan pour com­mu­ni­quer avec les médias locaux afin qu’ils sachent ce que le fes­ti­val a à offrir et qu’ils en par­lent à leurs audi­ences. Vous devez égale­ment vous assur­er que vos com­mu­ni­ca­tions soient claires et con­va­in­cantes.

Assurer la promotion

Il est impor­tant que vous met­tiez en place une cam­pagne de pro­mo­tion effi­cace pour attir­er du pub­lic à votre fes­ti­val. Pour cela, soyez créatif et soyez présent sur les médias soci­aux.

Vous devez égale­ment dévelop­per une stratégie de com­mu­ni­ca­tion avec vos par­tic­i­pants. Répon­dez à leurs ques­tions et tenez les au courant des dernières actu­al­ités du fes­ti­val. Pour ce faire, vous pou­vez utilis­er un logi­ciel de CRM gra­tu­it.

Grâce à ces 6 erreurs à éviter lors de l’organisation d’un fes­ti­val, vous avez main­tenant toutes les clés en main pour réus­sir.
Si vous avez besoin d’aide sup­plé­men­taire, n’hésitez pas à con­tac­ter nos con­seillers.

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