Lorsqu’on organise un salon, chaque étape a son importance. Afin d’être certain de ne rien oublier, différents outils sont à votre disposition : calendrier, agenda, rétroplanning, checklist… C’est ce dernier outil que nous mettons à votre disposition, avec un exemple de checklist que vous pouvez utiliser pour vous aider dans l’organisation de votre salon :
Avant le salon
❍ Définir les objectifs et le thème du salon ;
❍ Établir un budget prévisionnel ;
❍ Trouver des sponsors et des partenaires ;
❍ Choisir une date ;
❍ Réserver le lieu ;
❍ Contacter les exposants — e-mailing, téléphone, face à face ;
❍ Créer une billetterie en ligne ;
❍ Partager la billetterie sur les réseaux sociaux ;
❍ Lancer la campagne de communication — e-mailing, affiches, réseaux sociaux, presse, site internet ;
❍ Préparer les supports de communication pour le jour J — plans, programme, signalétique… ;
❍ Gérer les ressources humaines — agents de sécurité, hôtes/hôtesses…
J-1 et le jour J
❍ Installer la décoration, les lumières, le matériel son… ;
❍ Accueillir les exposants ;
❍ Contrôler les stands pour l’arrivée du public ;
❍ Briefer les équipes d’accueil (hôtes/hôtesses) ;
❍ Accueillir le public.
Après le salon
❍ Analyser le budget réel ;
❍ Réaliser une enquête de satisfaction (auprès des participants et/ou des exposants ;
❍ Dépouiller et analyser l’enquête de satisfaction ;
❍ Organiser une réunion post-salon avec l’équipe organisatrice ;
❍ Rédiger un support de notes à reprendre pour la prochaine édition ;
❍ Remercier les partenaires.
Avec cette checklist et un partenaire billetterie et contrôle d’accès, vous êtes prêt pour organiser un salon réussi ! Découvrez tous les avantages de nos solutions en cliquant sur le bouton ci-dessous :
