L’organisation d’un événement peut être marquée par un dépassement de budget, une programmation ratée ou une insatisfaction des participants en raison de toute une série de facteurs liés à la planification, la communication et la répartition des ressources disponibles. Voici les cinq erreurs les plus courantes en matière d’organisation d’événements, et surtout les solutions à mettre en place pour les éviter.
Sommaire
- Erreur n°1 : Mal répartir les compétences de son équipe.
- Erreur n°2 : Ne pas garder de trace des changements dans la préparation de l’événement.
- Erreur n°3 : Ignorer la loi de Murphy.
- Erreur n°4 : Nommer un responsable d’événement inexpérimenté.
- Erreur n°5 : Ne pas suivre un plan et des process standards.
Erreur n°1 : Mal répartir les compétences de son équipe.
Problème
Il semble assez évident que former une équipe est essentiel pour organiser un événement. Pourtant, une mauvaise répartition des compétences figure en tête de liste des erreurs les plus courantes dans la gestion d’événements. Ne pas recruter les bonnes personnes pour gérer un événement peut conduire au désastre. Même la meilleure préparation au monde ne permettra pas de pallier une insuffisance de compétences le jour J.
Solution
Les organisateurs d’événements ont besoin d’une visibilité totale sur les compétences et la charge de travail de tout leur personnel, y compris des fournisseurs et des prestataires, qui sont rarement pris en compte lors de l’évaluation des ressources alors qu’ils effectuent une partie conséquente du travail. Une évaluation approfondie au début du processus de planification peut fournir la visibilité recherchée sur les compétences et la charge de travail de chacun. Une fois cela effectué, il devient beaucoup plus facile pour l’organisateur de déterminer comment répartir les ressources entre toutes les tâches à effectuer au jour le jour.
Erreur n°2 : Ne pas garder de trace des changements dans la préparation de l’événement.
Problème
La plupart des événements vivront en amont et le jour J des changements de plans de plus ou moins grande ampleur. Ne pas garder de trace de ces changements peut faire perdre à l’organisateur le contrôle de son budget ou de son planning.
Solution
Annoter chaque étape et chaque changement dans la préparation d’un événement — dans un document en ligne ou papier — est un moyen simple mais extrêmement efficace de documenter, communiquer et garder le contrôle sur les changements de plans. Lorsqu’un changement de plans intervient dans la préparation — par exemple une nouvelle vente de billets ou un changement de traiteur —, le responsable de l’événement doit déterminer comment cela va affecter le budget, le calendrier et le communiquer à toutes les parties prenantes concernées.
Erreur n°3 : Ignorer la loi de Murphy.
Problème
Lorsque quelque chose est susceptible de mal tourner, généralement cela tourne mal ! Et souvent à la dernière minute, ce qui laisse tout le monde de marbre. C’est ainsi qu’un événement peut tourner au vinaigre pendant que l’organisateur de l’événement tente de limiter la casse — qu’il n’avait pas prévue.
Solution
Effectuez une évaluation des risques au début du processus de planification de l’événement. Réservez du temps avec votre équipe pour réfléchir à ce qui pourrait faire dérailler l’événement, provoquer un dépassement de budget ou vous empêcher d’obtenir les résultats escomptés. Trouvez ensuite des moyens de limiter ces risques. Cet exercice ne prend pas beaucoup de temps et il est extrêmement utile pour détecter les points sensibles avant même de commencer l’organisation de votre événement.
Erreur n°4 : Nommer un responsable d’événement inexpérimenté.
Problème
L’organisation d’événements peut rapidement devenir incontrôlable sans un responsable d’événements expérimenté, serein et qui sait ce qu’il fait.
Solution
Engagez un responsable d’événement possédant l’expérience requise pour comprendre et gérer les besoins de toutes les parties prenantes de votre événement, vous compris. Les bons gestionnaires d’événements possèdent une bonne “intelligence sociale” et peuvent faciliter des réunions de planification, gérer des risques diverses et dialoguer avec de multiples acteurs. Et comme on ne devient pas expérimenté du jour au lendemain, entourez-vous de ce type de personnes si vous débutez et considérez-les comme des modèles à suivre.
Erreur n°5 : Ne pas suivre un plan et des process standards.
Problème
Il s’agit d’une erreur beaucoup plus courante que ce que la plupart des organisateurs d’événements imaginent. L’absence d’un plan et d’un ensemble de process validés par l’ensemble de l’équipe organisatrice augmente le risque que des tâches liées à la préparation passent à travers les mailles du filet, que l’événement subisse des imprévus de dernière minute, qu’il ne rentre pas dans son budget et qu’il rate finalement un objectif majeur.
Solution
Un planning d’événement bien défini et validé par l’ensemble de l’équipe aide les organisateurs à s’attaquer efficacement à chaque tâche et à superviser avec précision toutes les activités impliquées dans l’exécution d’un événement. En parallèle, fixer un ensemble de process reproductibles pour le cadrage, la programmation, la répartition des ressources et la communication avec les parties prenantes permet à l’organisateur d’obtenir des réponses claires plutôt que de vagues suppositions lorsqu’il mesure l’avancée du projet.
Les imprévus font partie du processus très complexe de l’organisation d’événements. C’est pourquoi il faut limiter un maximum d’erreurs, surtout lorsque que vous connaissez des solutions pour les éviter. Depuis 2008, Weezevent facilite la vie des organisateurs en développant des solutions qui s’adaptent à leurs différents besoins. Découvrez toutes les fonctionnalités de nos outils de billetterie en ligne, contrôle d’accès, cashless et CRM en cliquant sur le bouton ci-dessous :
