Les 5 erreurs que font tous les organisateurs d’événements (et comment les éviter !)

L’organisation d’un événe­ment peut être mar­quée par un dépasse­ment de bud­get, une pro­gram­ma­tion ratée ou une insat­is­fac­tion des par­tic­i­pants en rai­son de toute une série de fac­teurs liés à la plan­i­fi­ca­tion, la com­mu­ni­ca­tion et la répar­ti­tion des ressources disponibles. Voici les cinq erreurs les plus courantes en matière d’organisation d’événe­ments, et surtout les solu­tions à met­tre en place pour les éviter.

Som­maire

• Erreur n°1 : Mal répar­tir les com­pé­tences de son équipe.
• Erreur n°2 : Ne pas garder de trace des change­ments dans la pré­pa­ra­tion de l’événement.
• Erreur n°3 : Ignor­er la loi de Mur­phy.
• Erreur n°4 : Nom­mer un respon­s­able d’événement inex­péri­men­té.
• Erreur n°5 : Ne pas suiv­re un plan et des process stan­dards.

Erreur n°1 : Mal répartir les compétences de son équipe.

Problème

Il sem­ble assez évi­dent que for­mer une équipe est essen­tiel pour organ­is­er un événe­ment. Pour­tant, une mau­vaise répar­ti­tion des com­pé­tences fig­ure en tête de liste des erreurs les plus courantes dans la ges­tion d’événe­ments. Ne pas recruter les bonnes per­son­nes pour gér­er un événe­ment peut con­duire au désas­tre. Même la meilleure pré­pa­ra­tion au monde ne per­me­t­tra pas de pal­li­er une insuff­i­sance de com­pé­tences le jour J.

Solution

Les organ­isa­teurs d’événe­ments ont besoin d’une vis­i­bil­ité totale sur les com­pé­tences et la charge de tra­vail de tout leur per­son­nel, y com­pris des four­nisseurs et des prestataires, qui sont rarement pris en compte lors de l’évaluation des ressources alors qu’ils effectuent une par­tie con­séquente du tra­vail. Une éval­u­a­tion appro­fondie au début du proces­sus de plan­i­fi­ca­tion peut fournir la vis­i­bil­ité recher­chée sur les com­pé­tences et la charge de tra­vail de cha­cun. Une fois cela effec­tué, il devient beau­coup plus facile pour l’organisateur de déter­min­er com­ment répar­tir les ressources entre toutes les tâch­es à effectuer au jour le jour.

Erreur n°2 : Ne pas garder de trace des changements dans la préparation de l’événement.

Problème

La plu­part des événe­ments vivront en amont et le jour J des change­ments de plans de plus ou moins grande ampleur. Ne pas garder de trace de ces change­ments peut faire per­dre à l’organisateur le con­trôle de son bud­get ou de son plan­ning.

Solution

Annot­er chaque étape et chaque change­ment dans la pré­pa­ra­tion d’un événe­ment — dans un doc­u­ment en ligne ou papi­er — est un moyen sim­ple mais extrême­ment effi­cace de doc­u­menter, com­mu­ni­quer et garder le con­trôle sur les change­ments de plans. Lorsqu’un change­ment de plans inter­vient dans la pré­pa­ra­tion — par exem­ple une nou­velle vente de bil­lets ou un change­ment de trai­teur —, le respon­s­able de l’événe­ment doit déter­min­er com­ment cela va affecter le bud­get, le cal­en­dri­er et le com­mu­ni­quer à toutes les par­ties prenantes con­cernées.

Erreur n°3 : Ignorer la loi de Murphy.

Problème

Lorsque quelque chose est sus­cep­ti­ble de mal tourn­er, générale­ment cela tourne mal ! Et sou­vent à la dernière minute, ce qui laisse tout le monde de mar­bre. C’est ain­si qu’un événe­ment peut tourn­er au vinai­gre pen­dant que l’organisateur de l’événe­ment tente de lim­iter la casse — qu’il n’avait pas prévue.

Solution

Effectuez une éval­u­a­tion des risques au début du proces­sus de plan­i­fi­ca­tion de l’événe­ment. Réservez du temps avec votre équipe pour réfléchir à ce qui pour­rait faire dérailler l’événe­ment, provo­quer un dépasse­ment de bud­get ou vous empêch­er d’obtenir les résul­tats escomp­tés. Trou­vez ensuite des moyens de lim­iter ces risques. Cet exer­ci­ce ne prend pas beau­coup de temps et il est extrême­ment utile pour détecter les points sen­si­bles avant même de com­mencer l’organisation de votre événe­ment.

Erreur n°4 : Nommer un responsable d’événement inexpérimenté.

Problème

L’organisation d’événe­ments peut rapi­de­ment devenir incon­trôlable sans un respon­s­able d’événe­ments expéri­men­té, sere­in et qui sait ce qu’il fait.

Solution

Engagez un respon­s­able d’événe­ment pos­sé­dant l’expérience req­uise pour com­pren­dre et gér­er les besoins de toutes les par­ties prenantes de votre événe­ment, vous com­pris. Les bons ges­tion­naires d’événe­ments pos­sè­dent une bonne “intel­li­gence sociale” et peu­vent faciliter des réu­nions de plan­i­fi­ca­tion, gér­er des risques divers­es et dia­loguer avec de mul­ti­ples acteurs. Et comme on ne devient pas expéri­men­té du jour au lende­main, entourez-vous de ce type de per­son­nes si vous débutez et con­sid­érez-les comme des mod­èles à suiv­re.

Erreur n°5 : Ne pas suivre un plan et des process standards.

Problème

Il s’ag­it d’une erreur beau­coup plus courante que ce que la plu­part des organ­isa­teurs d’événe­ments imag­i­nent. L’ab­sence d’un plan et d’un ensem­ble de process validés par l’ensemble de l’équipe organ­isatrice aug­mente le risque que des tâch­es liées à la pré­pa­ra­tion passent à tra­vers les mailles du filet, que l’événe­ment subisse des imprévus de dernière minute, qu’il ne ren­tre pas dans son bud­get et qu’il rate finale­ment un objec­tif majeur.

Solution

Un plan­ning d’événe­ment bien défi­ni et validé par l’ensemble de l’équipe aide les organ­isa­teurs à s’at­ta­quer effi­cace­ment à chaque tâche et à super­vis­er avec pré­ci­sion toutes les activ­ités impliquées dans l’exé­cu­tion d’un événe­ment. En par­al­lèle, fix­er un ensem­ble de process repro­ductibles pour le cadrage, la pro­gram­ma­tion, la répar­ti­tion des ressources et la com­mu­ni­ca­tion avec les par­ties prenantes per­met à l’organisateur d’obtenir des répons­es claires plutôt que de vagues sup­po­si­tions lorsqu’il mesure l’avancée du pro­jet.

Les imprévus font par­tie du proces­sus très com­plexe de l’organisation d’événements. C’est pourquoi il faut lim­iter un max­i­mum d’erreurs, surtout lorsque que vous con­nais­sez des solu­tions pour les éviter. Depuis 2008, Weezevent facilite la vie des organ­isa­teurs en dévelop­pant des solu­tions qui s’adaptent à leurs dif­férents besoins. Décou­vrez toutes les fonc­tion­nal­ités de nos out­ils de bil­let­terie en ligne, con­trôle d’accès, cash­less et CRM en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

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