9 conseils pour réussir vos événements en 2022

9 conseils pour réussir vos événements en 2022

2021 a été l’année de la reprise événe­men­tielle, 2022 sera cer­taine­ment celle d’une offre supérieure à la demande. Avec de nom­breux événe­ments prévus en 2020 et 2021 reportés à 2022, il vous fau­dra plus que jamais vous démar­quer et sor­tir du lot pour attir­er les participants.
Dans cet arti­cle, décou­vrez 9 bonnes pra­tiques à adopter, pour faire de 2022 une réus­site pour vos événements.

Sommaire

  1. Pimentez votre ouver­ture de billetterie
  2. Relancez vos événe­ments “comme avant”
  3. Faîtes bon usage des réseaux de distribution
  4. Met­tez en place une seg­men­ta­tion premium
  5. Met­tez en place du cross-selling
  6. Lut­tez con­tre le marché noir
  7. Utilisez la don­née à votre avantage
  8. Pro­posez une bil­let­terie qui vous ressemble
  9. Choi­sis­sez vos prestataires avec attention

1. Pimentez votre ouverture de billetterie

Vos par­tic­i­pants sont con­stam­ment soumis à des ouver­tures de bil­let­terie pour des événe­ments ayant lieu en 2022. L’orches­tra­tion de votre ouver­ture de bil­let­terie est donc déter­mi­nante pour dis­tribuer un max­i­mum de billets.

Nous vous con­seil­lons de pro­pos­er des ouver­tures en plusieurs temps, à des caté­gories de publics dif­férentes. Pour cela, utilisez un CRM pour iden­ti­fi­er vos par­tic­i­pants les plus fidèles, et leur per­me­t­tre d’accéder à des ventes pri­or­i­taires, quelques heures ou quelques jours avant l’ouverture de votre bil­let­terie au grand public.

Pour récom­penser votre pub­lic cap­tif (celui qui vous con­naît, votre organ­i­sa­tion et votre événe­ment), vous pou­vez égale­ment lui pro­pos­er des ventes privées. Plus com­plètes que des ventes pri­or­i­taires, nous pré­con­isons par exem­ple la mise en place de ventes de bil­lets, com­plétées par des “add-on” par­ti­c­uliers autour de l’événement. En quan­tité lim­itées, ces expéri­ences uniques ravi­ront vos par­tic­i­pants fidèles.

Il est égale­ment pos­si­ble de “gam­i­fi­er” votre ouver­ture de bil­let­terie, c’est-à-dire la ren­dre ludique et attrac­tive, à la manière d’un jeu. Vous pou­vez utilis­er, par exem­ple, un sys­tème de par­rainage pour faire de vos par­tic­i­pants des ambas­sadeurs de votre événe­ment. Il est pos­si­ble de met­tre en place un sys­tème de track­ing de lien : lorsqu’un un par­tic­i­pant fidèle partage son lien unique, à chaque achat effec­tué via ce lien, le par­tic­i­pant gagne des points qui lui per­me­t­tront d’entrer dans un classe­ment. Finale­ment, le ou les plus hauts du classe­ment pour­ront prof­iter de récom­pens­es exclu­sives, que vous aurez préal­able­ment déterminées.

2. Relancez vos événements “comme avant”

Pen­dant la crise san­i­taire, nous avons remar­qué que plus les for­mats adap­tés étaient sim­i­laires à ce dont le pub­lic avait l’habitude, plus le taux de rem­plis­sage était élevé.
Le respect de ces 3 unités joue ain­si un rôle prépondérant :

  • L’unité de Temps : péri­ode de l’année, ampli­tude horaire…
  • L’unité de Lieu : posi­tion géo­graphique, type de lieu, for­mat debout/assis…
  • L’unité de Con­tenu : pro­gram­ma­tion, “à‑côtés”…

S’éloigner de ces 3 unités a sou­vent pu frus­tr­er et décevoir les publics habitués, qui s’attendaient à vivre une expéri­ence telle qu’ils la con­nais­saient déjà.

Pour 2022, nous vous recom­man­dons donc de pro­pos­er des événe­ments au for­mat le plus proche pos­si­ble de celui que aviez avant la crise.

3. Faîtes bon usage des réseaux de distribution

Nous avons con­sacré un arti­cle com­plet à ce sujet, mais il nous sem­ble impor­tant de rap­pel­er cer­tains principes de la bonne util­i­sa­tion des réseaux de dis­tri­b­u­tion pour votre billetterie.

Il est impor­tant d’analyser — ou anticiper vos rythmes de vente, pour con­naître le moment oppor­tun pour ouvrir la vente des bil­lets de votre événe­ment aux réseaux de dis­tri­b­u­tion. Cela vous per­me­t­tra de vous appuy­er sur eux pen­dant les temps de com­mer­cial­i­sa­tion plus faibles, et de ne pas vous créer de la con­cur­rence sur la vente de votre pro­pre événement.

En 2022, veillez à ne pas tout accorder à votre réseau de distribution :
Tâchez par exem­ple de rester le seul à utilis­er votre nom d’événement dans des cam­pagnes de pub­lic­ités en ligne (ex: Google Ads). Si un par­ti­c­uli­er cherche sur inter­net le nom de votre événe­ment, ou de votre mar­que, c’est qu’il vous con­naît et n’a pas besoin de pass­er par vos dis­trib­u­teurs pour se pro­cur­er ses bil­lets. Cela vous ferait donc per­dre des ventes directes, et représente donc un manque à gagner.

4. Mettez en place une segmentation premium

La mise en place d’une seg­men­ta­tion pre­mi­um dans votre offre va vous per­me­t­tre d’attirer un nou­veau pub­lic, avec un pou­voir d’achat plus élevé.
Une demande existe effec­tive­ment entre le Grand Pub­lic et les VIP (parte­naires, grands mécènes…).
Ce pub­lic souhaite pou­voir prof­iter de votre événe­ment avec un con­fort sup­plé­men­taire, non acces­si­ble à tous, et il est prêt à pay­er pour cela. Ce con­fort peut se traduire par l’accès à des espaces inter­mé­di­aires (entre le Grand Pub­lic et les VIP), des presta­tions sup­plé­men­taires etc.

Pro­pos­er ce type de seg­men­ta­tion pour votre événe­ment vous per­me­t­tra d’augmenter le panier moyen (ce pub­lic con­somme par exem­ple 3x plus en Food & Bev­er­age), et ain­si d’avoir la pos­si­bil­ité de baiss­er le prix d’entrée du Grand Pub­lic, pour attir­er plus de participants.

5. Mettez en place du cross-selling

Le cross-sell­ing vous per­met de ven­dre, depuis votre sys­tème de bil­let­terie en ligne, d’autres pro­duits et ser­vices que les bil­lets d’entrée pour votre événement.
Ce sys­tème vous per­met de prof­iter du moment d’achat dans lequel sont vos par­tic­i­pants, qui sont déjà alors ouverts à la dépense. Cela vous per­met égale­ment de les immerg­er dans les divers­es expéri­ences qu’ils pour­ront retrou­ver pen­dant votre événement.

Il vous est pos­si­ble de pro­pos­er en cross sell­ing des pro­duits ou ser­vices qui seront disponibles sur place, ou bien qui sont exclusifs et ne pour­ront pas être achetés à un autre moment.

Quelques exem­ples d’offres de cross selling :

  • Met­tre à dis­po­si­tion une série d’articles stan­dards sans lim­i­ta­tion de quan­tité, avec pro­mo­tion ou non : mer­chan­dis­ing, bois­sons, food…
  • Met­tre à la prévente une série d’ar­ti­cles en quan­tité lim­itée sou­vent pre­mi­um comme une créa­tion culi­naire, park­ing pre­mi­um, du mer­chan­dis­ing extra exclusif…
  • Met­tre à la vente une offre d’un partenaire

Pour 2022, gardez à l’esprit que met­tre en place le cross sell­ing pour vos événe­ments vous donne la pos­si­bil­ité d’apporter un ser­vice sup­plé­men­taire, de seg­menter votre offre, d’augmenter le panier moyen et d’améliorer l’accueil sur place de vos participants.

6. Luttez contre le marché noir

Le marché noir n’est, bien heureuse­ment, pas le prob­lème de tous les événe­ments. Il est prin­ci­pale­ment observé pour les événe­ments très attrac­t­ifs, qui sont sold-out longtemps à l’avance.
Plusieurs risques entrent alors en jeu : une forte spécu­la­tion sur le prix du bil­let, des arnaques aux faux bil­lets, de la vente “sauvage” devant votre événement…

Fort heureuse­ment, dif­férentes solu­tions existent.
Cer­tains organ­isa­teurs choi­sis­sent de manière rad­i­cale d’entamer des actions légales con­tre les plate­formes de re-ventes non autorisées. Cepen­dant, cela ne résout pas tous les risques cités plus haut.
Voici quelques solu­tions prag­ma­tiques et faciles à met­tre en place :

  • faire appel à une solu­tion sécurisée de revente de bil­lets, comme Tick­etSwap ou Reelax Tick­ets
  • envoy­er les bil­lets à vos par­tic­i­pants le plus tard pos­si­ble, à l’instar des “board­ing pass” mis en place par les com­pag­nies aériennes
  • véri­fi­er l’identité des par­tic­i­pants sur place
  • être le seul émet­teur de bil­lets valides.

7. Utilisez la donnée à votre avantage

A l’ère de la don­née disponible facile­ment et en masse, il serait dom­mage de se priv­er des pré­cieux enseigne­ments que vous pou­vez en tir­er. Tester, analyser et appren­dre grâce à votre don­née vous per­met de mesur­er l’impact de vos choix et des actions que vous met­tez en place.

Vous pou­vez, par exem­ple, com­pren­dre com­ment votre pub­lic vient à vous en util­isant des traque­urs et des out­ils tels que Google Ana­lyt­ics. Vous aurez ain­si une vision claire de votre tun­nel de vente, vous per­me­t­tant de savoir si vos ventes de bil­lets sont prin­ci­pale­ment de fait de vos cam­pagnes d’e‑mails, de pub­lic­ités, de con­tenus sur vos réseaux soci­aux, de vos parte­naires etc.

Analyser la don­née pen­dant votre cycle de vente vous per­me­t­tra d’adapter et de cor­riger vos actions grâce à de réels inputs, et non plus sur vos sen­ti­ments ou idées préconçues.
Cela vous per­me­t­tra égale­ment de vous amélior­er en con­tinu lors des prochaines édi­tions de vos événements.

Notre out­il de bil­let­terie, cou­plé à notre CRM, vous per­met d’avoir une vue et une com­préhen­sion com­plète de vos données.

8. Proposez une billetterie qui vous ressemble

Pour don­ner envie à vos par­tic­i­pants et les plonger dans votre univers avant même que votre événe­ment n’ait lieu, il est impor­tant de soign­er l’ex­péri­ence que l’utilisateur va vivre.
Il est intéres­sant pour lui d’être trans­porté entre vos divers­es plate­formes à tra­vers une unité graphique cohérente. Cela se traduit, par exem­ple, par des couleurs et des visuels sim­i­laires sur votre site inter­net, vos réseaux soci­aux, vos e‑mails, votre mod­ule de billetterie…

Pour un par­cours le plus agréable pos­si­ble, nous vous recom­man­dons d’ajouter directe­ment à votre site-inter­net votre mod­ule de bil­let­terie. Si vous ne pos­sédez pas de site, Weezevent vous per­met de créer en quelques min­utes un mini-site unique pour votre événe­ment. Sa créa­tion est :

  • gra­tu­ite
  • sim­ple
  • à votre image
  • per­son­nal­is­able

Décou­vrez un arti­cle com­plet à pro­pos des mini-sites que nous pro­posons, ain­si qu’un tuto­riel vidéo pour vous appren­dre à rapi­de­ment en créer un.

9. Choisissez vos prestataires avec attention

En 2022, ne sélec­tion­nez plus vos prestataires unique­ment sur un critère de budget.
Pour organ­is­er un événe­ment à la hau­teur de vos attentes et de celles de vos par­tic­i­pants, trou­ver des prestataires qui répon­dent vrai­ment à vos besoins est pri­mor­dial. En investis­sant aujourd’hui dans le tra­vail de prestataires recon­nus et de qual­ités, vous vous assurez un meilleur retour sur investisse­ment par la suite.

Nous l’avons vu les années passées, l’im­prévu est dans l’essence même de l’événe­men­tiel. La pire chose qui puisse arriv­er serait de ne pas être en mesure de réa­gir vite et de s’adapter face à l’inattendu : il vous faut lim­iter les impacts de tout imprévu.

En terme de bil­let­terie, faîtes de le choix d’un prestataire en mesure de rem­bours­er rapi­de­ment vos par­tic­i­pants en cas d’annulation ou de report, qui peut vous pro­pos­er la mise en place de dona­tions totales ou par­tielles du prix du bil­let, qui vous per­met de com­mu­ni­quer très rapi­de­ment auprès de vos par­tic­i­pants… En somme, qui soit flex­i­ble et disponible 24/7.

Pour en savoir plus sur com­ment Weezevent peut vous aider pour réus­sir 2022, con­tactez nos con­seillers qui sauront vous aigu­iller en fonc­tion de vos problématiques.

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