«El conocimiento es poder», decía Francis Bacon. En poco tiempo, los workshops se han convertido en eventos habituales tanto para particulares como para empresas.
Si quieres aumentar las competencias de tu equipo, dar a conocer un tema nuevo o desarrollar un aspecto concreto en tu empresa o en un equipo, los workshops son para ti. Online o presenciales, los workshops son relativamente sencillos de organizar y para todo tipo de público.
Descubre todos los elementos que tienes que tener en cuenta para organizar tu workshop de la mejor manera posible.
Índice
1. ¿En qué consisten exactamente los workshops?
Un workshop es simplemente un grupo de personas que trabajan juntas para intercambiar ideas sobre un determinado tema o para desarrollar un determinado conocimiento o habilidad. A diferencia de una reunión, en un workshop todos los asistentes interactúan para reflexionar, proponer una idea, intercambiar información específica o entablar un debate sobre el tema designado.
Las empresas organizan con frecuencia workshops, tanto presenciales como online, para sus empleados en diversas épocas del año y con diversos fines. Los workshops también se organizan cada vez más en distintos sectores para intercambiar conocimientos (arte, colegios, seminarios, clubes de fútbol, etc.).
2. Fija el objetivo y el público al que va dirigido
Antes de empezar a organizar tu workshop, es importante conocer los objetivos finales, lo que quieres conseguir. Puede tratarse, por ejemplo, de introducir nuevas ideas, desarrollar nuevas competencias, abrirse a un nuevo tema o potenciar la creatividad de tu equipo. Determina también para quién es el workshop, para adaptar el discurso, la complejidad de los temas y la elección de los posibles ponentes.
3. Elige una fecha y un lugar
La elección de la fecha y el lugar del workshop también son pasos básicos en su organización. Asegúrate de que la fecha no coincide con eventos similares o periodos vacacionales. Asimismo, el lugar tiene que ser de fácil acceso para los asistentes si se trata de un evento presencial y contar con las instalaciones necesarias, como una sala de conferencias con sistema audiovisual y una conexión fiable a internet. Si organizas tu workshop online, asegúrate de que el software que utilizas (Zoom, Teams…) funciona bien y de que la calidad del sonido es buena. En todos los casos, es aconsejable con un sistema de inscripción o venta de entradas online para facilitar la inscripción de los asistentes, independientemente del formato del workshop.
4. Crea un programa
Tu programa tiene que estar bien organizado para que los asistentes sepan qué esperar y puedan prepararse en consecuencia. Incluye momentos de bienvenida e introducción al tema, sesiones temáticas, talleres prácticos, pausas y tiempo para que los asistentes compartan sus ideas de manera más informal. También es importante dar tiempo a los asistentes y ponentes para que evalúen los resultados del workshop. Recuerda que el objetivo último de un workshop es la formación, el aprendizaje y el intercambio.
5. Contrata ponentes y facilitadores
Busca expertos en los distintos temas que quieras abordar para que dinamicen las sesiones. Busca personas con gran experiencia en el campo, que puedan transmitir sus conocimientos a los asistentes de forma atractiva e interactiva. También puede ser útil contar con un facilitador o moderador que facilite los debates entre los asistentes.
6. Comunicar e informar
La promoción de tu workshop es un elemento clave para garantizar su éxito. Utiliza las redes sociales, newsletters, blogs, invitaciones individuales, medios de comunicación locales, etc. para llegar a tu público objetivo. No dudes en pedir a los ponentes, patrocinadores o colaboradores que corran la voz y amplíes así tu red.
7. Prepara el material con antelación
Prepara material visual para tu presentación, los documentos y las presentaciones de los ponentes, así como el material para las actividades. Asegúrate de que todo esté listo antes del día del evento, incluidas las reservas y la logística de viaje de los ponentes y asistentes si fuera necesario.
8. Gestiona el evento
El día del workshop, asegúrate de que todo está en su sitio y de que estás preparado para poner en marcha el evento. Da la bienvenida a los asistentes, presenta a los ponentes y dinamiza los debates. Asegúrate de que todo va bien y de que los asistentes están satisfechos y no les falta de nada (material, agua…). Mantén una comunicación fluida con las partes interesadas y los facilitadores para anticiparte a los posibles imprevistos y realizar los ajustes necesarios.
9. Recoge las opiniones de los asistentes
Pide a los asistentes que rellenen una encuesta de satisfacción para evaluar la calidad de tu workshop. Pídeles su opinión sobre distintos aspectos del evento, como las presentaciones, las actividades, la organización general, etc. Esto te permitirá obtener comentarios constructivos e identificar los puntos fuertes y débiles de tu evento.
10. Analiza los resultados y los feedbacks
Una vez recopilada la información, analiza los resultados de la encuesta de satisfacción para saber qué ha funcionado y qué no. Esto te permitirá identificar áreas de mejora en tus futuros workshops. No dudes en pedir consejo los ponentes y a tu equipo de organización para realizar un análisis más completo.
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