Organizar un workshop: pasos clave para el éxito del evento

«El conocimien­to es poder», decía Fran­cis Bacon. En poco tiem­po, los work­shops se han con­ver­tido en even­tos habit­uales tan­to para par­tic­u­lares como para empre­sas.

Si quieres aumen­tar las com­pe­ten­cias de tu equipo, dar a cono­cer un tema nue­vo o desar­rol­lar un aspec­to con­cre­to en tu empre­sa o en un equipo, los work­shops son para ti. Online o pres­en­ciales, los work­shops son rel­a­ti­va­mente sen­cil­los de orga­ni­zar y para todo tipo de públi­co.

Des­cubre todos los ele­men­tos que tienes que ten­er en cuen­ta para orga­ni­zar tu work­shop de la mejor man­era posi­ble.

1. ¿En qué consisten exactamente los workshops?

Un work­shop es sim­ple­mente un grupo de per­sonas que tra­ba­jan jun­tas para inter­cam­biar ideas sobre un deter­mi­na­do tema o para desar­rol­lar un deter­mi­na­do conocimien­to o habil­i­dad. A difer­en­cia de una reunión, en un work­shop todos los asis­tentes inter­ac­túan para reflex­ionar, pro­pon­er una idea, inter­cam­biar infor­ma­ción especí­fi­ca o entablar un debate sobre el tema des­ig­na­do.

Las empre­sas orga­ni­zan con fre­cuen­cia work­shops, tan­to pres­en­ciales como online, para sus emplea­d­os en diver­sas épocas del año y con diver­sos fines. Los work­shops tam­bién se orga­ni­zan cada vez más en dis­tin­tos sec­tores para inter­cam­biar conocimien­tos (arte, cole­gios, sem­i­nar­ios, clubes de fút­bol, etc.).

2. Fija el objetivo y el público al que va dirigido

Antes de empezar a orga­ni­zar tu work­shop, es impor­tante cono­cer los obje­tivos finales, lo que quieres con­seguir. Puede tratarse, por ejem­p­lo, de intro­ducir nuevas ideas, desar­rol­lar nuevas com­pe­ten­cias, abrirse a un nue­vo tema o poten­ciar la cre­ativi­dad de tu equipo. Deter­mi­na tam­bién para quién es el work­shop, para adap­tar el dis­cur­so, la com­ple­ji­dad de los temas y la elec­ción de los posi­bles ponentes.

3. Elige una fecha y un lugar

La elec­ción de la fecha y el lugar del work­shop tam­bién son pasos bási­cos en su orga­ni­zación. Asegúrate de que la fecha no coin­cide con even­tos sim­i­lares o peri­o­dos vaca­cionales. Asimis­mo, el lugar tiene que ser de fácil acce­so para los asis­tentes si se tra­ta de un even­to pres­en­cial y con­tar con las insta­la­ciones nece­sarias, como una sala de con­fer­en­cias con sis­tema audio­vi­su­al y una conex­ión fiable a inter­net. Si orga­ni­zas tu work­shop online, asegúrate de que el soft­ware que uti­lizas (Zoom, Teams…) fun­ciona bien y de que la cal­i­dad del sonido es bue­na. En todos los casos, es acon­se­jable con un sis­tema de inscrip­ción o ven­ta de entradas online para facil­i­tar la inscrip­ción de los asis­tentes, inde­pen­di­en­te­mente del for­ma­to del work­shop.

4. Crea un programa

Tu pro­gra­ma tiene que estar bien orga­ni­za­do para que los asis­tentes sep­an qué esper­ar y puedan prepararse en con­se­cuen­cia. Incluye momen­tos de bien­veni­da e intro­duc­ción al tema, sesiones temáti­cas, talleres prác­ti­cos, pausas y tiem­po para que los asis­tentes com­par­tan sus ideas de man­era más infor­mal. Tam­bién es impor­tante dar tiem­po a los asis­tentes y ponentes para que evalúen los resul­ta­dos del work­shop. Recuer­da que el obje­ti­vo últi­mo de un work­shop es la for­ma­ción, el apren­diza­je y el inter­cam­bio.

5. Contrata ponentes y facilitadores

Bus­ca exper­tos en los dis­tin­tos temas que quieras abor­dar para que dinam­i­cen las sesiones. Bus­ca per­sonas con gran expe­ri­en­cia en el cam­po, que puedan trans­mi­tir sus conocimien­tos a los asis­tentes de for­ma atrac­ti­va e inter­ac­ti­va. Tam­bién puede ser útil con­tar con un facil­i­ta­dor o mod­er­ador que facilite los debates entre los asis­tentes.

6. Comunicar e informar

La pro­mo­ción de tu work­shop es un ele­men­to clave para garan­ti­zar su éxi­to. Uti­liza las redes sociales, newslet­ters, blogs, invita­ciones indi­vid­uales, medios de comu­ni­cación locales, etc. para lle­gar a tu públi­co obje­ti­vo. No dudes en pedir a los ponentes, patroci­nadores o colab­o­radores que cor­ran la voz y amplíes así tu red.

7. Prepara el material con antelación

Prepara mate­r­i­al visu­al para tu pre­sentación, los doc­u­men­tos y las pre­senta­ciones de los ponentes, así como el mate­r­i­al para las activi­dades. Asegúrate de que todo esté lis­to antes del día del even­to, inclu­idas las reser­vas y la logís­ti­ca de via­je de los ponentes y asis­tentes si fuera nece­sario.

8. Gestiona el evento

El día del work­shop, asegúrate de que todo está en su sitio y de que estás prepara­do para pon­er en mar­cha el even­to. Da la bien­veni­da a los asis­tentes, pre­sen­ta a los ponentes y dinamiza los debates. Asegúrate de que todo va bien y de que los asis­tentes están sat­is­fe­chos y no les fal­ta de nada (mate­r­i­al, agua…). Man­tén una comu­ni­cación flu­i­da con las partes intere­sadas y los facil­i­ta­dores para antic­i­parte a los posi­bles impre­vis­tos y realizar los ajustes nece­sar­ios.

9. Recoge las opiniones de los asistentes

Pide a los asis­tentes que rel­lenen una encues­ta de sat­is­fac­ción para eval­u­ar la cal­i­dad de tu work­shop. Píde­les su opinión sobre dis­tin­tos aspec­tos del even­to, como las pre­senta­ciones, las activi­dades, la orga­ni­zación gen­er­al, etc. Esto te per­mi­tirá obten­er comen­tar­ios con­struc­tivos e iden­ti­ficar los pun­tos fuertes y débiles de tu even­to.

10. Analiza los resultados y los feedbacks

Una vez recopi­la­da la infor­ma­ción, anal­iza los resul­ta­dos de la encues­ta de sat­is­fac­ción para saber qué ha fun­ciona­do y qué no. Esto te per­mi­tirá iden­ti­ficar áreas de mejo­ra en tus futur­os work­shops. No dudes en pedir con­se­jo los ponentes y a tu equipo de orga­ni­zación para realizar un análi­sis más com­ple­to.

Weezevent te acom­paña en la orga­ni­zación de todos tus even­tos, ya sean inter­nos o abier­tos al públi­co gen­er­al, con sus solu­ciones online: ven­ta de entradas, con­trol de acce­so, y her­ramien­tas de mar­ket­ing y CRM.

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