« Le savoir, c’est le pouvoir » citait Dan Abnett. Les workshops sont devenus en peu de temps des événements adoptés aussi bien par les particuliers que les entreprises.
Qu’il s’agisse de faire monter en compétence vos collaborateurs, démocratiser un sujet nouveau ou développer un aspect particulier dans votre entreprise ou une équipe, les workshops (ou ateliers) sont faits pour vous ! En ligne ou en présentiel, les workshops s’organisent relativement simplement et conviennent à tous.
Découvrez tous les éléments à prendre en compte pour organiser au mieux votre workshop !
Sommaire
1. Les workshops, de quoi parle-t-on exactement ?
Un workshop, ou atelier, est tout simplement un groupe de personnes qui travaillent ensemble dans le but d’échanger des idées sur un certain sujet ou de développer une certaine connaissance ou compétence. Contrairement à une réunion, tous les participants à un atelier interagissent pour développer une réflexion, trouver une idée, échanger des informations spécifiques ou engager une discussion sur le problème désigné.
Les entreprises organisent fréquemment des workshops, aussi bien en présentiel qu’en ligne pour leurs collaborateurs, à de nombreuses périodes de l’année et pour divers objectifs. Les workshops sont également de plus en plus adoptés dans différents secteurs pour mettre en scène le partage des connaissances (domaine artistique, écoles, séminaires, clubs de foot etc.).
2. Déterminez l’objectif et le public cible
Avant de commencer à planifier votre workshop, il est important de connaître vos objectifs finaux et ce que vous souhaitez accomplir. Cela peut inclure la présentation de nouvelles idées, le développement de nouvelles compétences, l’ouverture d’esprit relative à un nouveau sujet ou le renforcement de la créativité de vos collaborateurs par exemple. De même, déterminez qui sera votre public cible afin d’adapter le discours à adresser, la complexité des sujets abordés ainsi que le choix des intervenants potentiels.
3. Choisissez une date et un lieu
La date et le lieu de votre workshop sont également des étapes primordiales. Assurez-vous que la date ne coïncide pas avec des événements similaires ou avec des périodes de vacances. Similairement, le lieu doit être facilement accessible pour les participants si vous organisez en présentiel et doit offrir les installations nécessaires, comme une salle de conférence équipée d’un système audiovisuel et d’une connexion Internet fiable. Si vous organisez votre workshop en ligne, assurez-vous que le logiciel utilisé (Zoom, Teams…) fonctionne bien et que la qualité du son est bonne. Dans tous les cas, prévoyez un système d’inscription ou de billetterie en ligne pour faciliter l’inscription des participants, peu importe le format du workshop.
4. Établissez un programme
Votre programme doit être bien organisé pour que les participants sachent à quoi s’attendre et puissent se préparer en conséquence. Incluez des temps d’accueil et d’introduction, des sessions thématiques, des ateliers, des pauses et des moments d’échanges entre participants. Il est également important de prévoir des moments pour la rétroaction des participants et des intervenants pour permettre une évaluation des résultats de votre workshop. N’oubliez pas, l’objectif final d’un workshop reste la formation, l’apprentissage et l’échange.
5. Recrutez des intervenants et des animateurs
Trouvez des experts dans les différents sujets que vous voulez aborder pour animer vos sessions. Cherchez des personnes ayant une expérience conséquente dans le domaine et capables de transmettre leurs connaissances aux participants de manière engageante et interactive. Il peut également être utile d’avoir un animateur ou un modérateur pour faciliter les discussions et les échanges entre les participants.
6. Communiquez et informez les participants
La promotion de votre workshop est un élément clé pour assurer sa réussite. Utilisez les réseaux sociaux, les newsletters, les blogs, les invitations personnelles, les médias locaux, etc. pour atteindre votre public cible. N’hésitez pas à solliciter les intervenants, les sponsors ou les partenaires pour diffuser l’information et élargir votre réseau.
7. Préparez les supports en avance
Préparez les supports visuels pour votre présentation, les documents et les présentations de vos intervenants, ainsi que les fournitures nécessaires pour les activités et les ateliers. Assurez-vous que tout soit prêt avant le jour J, y compris les réservations et la logistique de déplacement pour les intervenants et les participants si nécessaire.
8. Gérez l’événement
Le jour du workshop, assurez-vous que tout soit en place et que vous soyez prêt à lancer l’événement. Accueillez les participants, présentez les intervenants et animez les discussions. Assurez-vous que tout se passe bien et que les participants soient satisfaits et ne manquent de rien (matériel, eau…). Gardez une communication fluide avec les intervenants et les animateurs pour anticiper les imprévus et les ajustements nécessaires.
9. Récoltez les retours des participants
Demandez aux participants de remplir une enquête de satisfaction pour évaluer la qualité de votre workshop. Demandez-leur leur avis sur les différents aspects de l’événement, comme les présentations, les ateliers, l’organisation générale, etc. Cela vous permettra d’avoir des retours constructifs et d’identifier les points forts et les points faibles de votre événement.
10. Analysez les résultats et les feedbacks
Une fois les retours collectés, analysez les résultats de votre enquête de satisfaction pour comprendre ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné. Cela vous permettra d’identifier les domaines à améliorer pour vos futurs workshops. N’hésitez pas à solliciter l’avis de vos intervenants et de votre équipe d’organisation pour une analyse plus complète.
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