Organiser un workshop : les étapes clés pour un événement réussi

« Le savoir, c’est le pou­voir » citait Dan Abnett. Les work­shops sont devenus en peu de temps des événe­ments adop­tés aus­si bien par les par­ti­c­uliers que les entre­pris­es.

Qu’il s’agisse de faire mon­ter en com­pé­tence vos col­lab­o­ra­teurs, démoc­ra­tis­er un sujet nou­veau ou dévelop­per un aspect par­ti­c­uli­er dans votre entre­prise ou une équipe, les work­shops (ou ate­liers) sont faits pour vous ! En ligne ou en présen­tiel, les work­shops s’organisent rel­a­tive­ment sim­ple­ment et con­vi­en­nent à tous.

Décou­vrez tous les élé­ments à pren­dre en compte pour organ­is­er au mieux votre work­shop !

1. Les workshops, de quoi parle-t-on exactement ?

Un work­shop, ou ate­lier, est tout sim­ple­ment un groupe de per­son­nes qui tra­vail­lent ensem­ble dans le but d’échang­er des idées sur un cer­tain sujet ou de dévelop­per une cer­taine con­nais­sance ou com­pé­tence. Con­traire­ment à une réu­nion, tous les par­tic­i­pants à un ate­lier inter­agis­sent pour dévelop­per une réflex­ion, trou­ver une idée, échang­er des infor­ma­tions spé­ci­fiques ou engager une dis­cus­sion sur le prob­lème désigné.

Les entre­pris­es organ­isent fréquem­ment des work­shops, aus­si bien en présen­tiel qu’en ligne pour leurs col­lab­o­ra­teurs, à de nom­breuses péri­odes de l’an­née et pour divers objec­tifs. Les work­shops sont égale­ment de plus en plus adop­tés dans dif­férents secteurs pour met­tre en scène le partage des con­nais­sances (domaine artis­tique, écoles, sémi­naires, clubs de foot etc.).

2. Déterminez l’objectif et le public cible

Avant de com­mencer à plan­i­fi­er votre work­shop, il est impor­tant de con­naître vos objec­tifs fin­aux et ce que vous souhaitez accom­plir. Cela peut inclure la présen­ta­tion de nou­velles idées, le développe­ment de nou­velles com­pé­tences, l’ouverture d’esprit rel­a­tive à un nou­veau sujet ou le ren­force­ment de la créa­tiv­ité de vos col­lab­o­ra­teurs par exem­ple. De même, déter­minez qui sera votre pub­lic cible afin d’adapter le dis­cours à adress­er, la com­plex­ité des sujets abor­dés ain­si que le choix des inter­venants poten­tiels.

3. Choisissez une date et un lieu

La date et le lieu de votre work­shop sont égale­ment des étapes pri­mor­diales. Assurez-vous que la date ne coïn­cide pas avec des événe­ments sim­i­laires ou avec des péri­odes de vacances. Sim­i­laire­ment, le lieu doit être facile­ment acces­si­ble pour les par­tic­i­pants si vous organ­isez en présen­tiel et doit offrir les instal­la­tions néces­saires, comme une salle de con­férence équipée d’un sys­tème audio­vi­suel et d’une con­nex­ion Inter­net fiable. Si vous organ­isez votre work­shop en ligne, assurez-vous que le logi­ciel util­isé (Zoom, Teams…) fonc­tionne bien et que la qual­ité du son est bonne. Dans tous les cas, prévoyez un sys­tème d’inscription ou de bil­let­terie en ligne pour faciliter l’inscription des par­tic­i­pants, peu importe le for­mat du work­shop.

4. Établissez un programme

Votre pro­gramme doit être bien organ­isé pour que les par­tic­i­pants sachent à quoi s’at­ten­dre et puis­sent se pré­par­er en con­séquence. Incluez des temps d’ac­cueil et d’in­tro­duc­tion, des ses­sions thé­ma­tiques, des ate­liers, des paus­es et des moments d’échanges entre par­tic­i­pants. Il est égale­ment impor­tant de prévoir des moments pour la rétroac­tion des par­tic­i­pants et des inter­venants pour per­me­t­tre une éval­u­a­tion des résul­tats de votre work­shop. N’oubliez pas, l’objectif final d’un work­shop reste la for­ma­tion, l’apprentissage et l’échange.

5. Recrutez des intervenants et des animateurs

Trou­vez des experts dans les dif­férents sujets que vous voulez abor­der pour ani­mer vos ses­sions. Cherchez des per­son­nes ayant une expéri­ence con­séquente dans le domaine et capa­bles de trans­met­tre leurs con­nais­sances aux par­tic­i­pants de manière engageante et inter­ac­tive. Il peut égale­ment être utile d’avoir un ani­ma­teur ou un mod­éra­teur pour faciliter les dis­cus­sions et les échanges entre les par­tic­i­pants.

6. Communiquez et informez les participants

La pro­mo­tion de votre work­shop est un élé­ment clé pour assur­er sa réus­site. Utilisez les réseaux soci­aux, les newslet­ters, les blogs, les invi­ta­tions per­son­nelles, les médias locaux, etc. pour attein­dre votre pub­lic cible. N’hésitez pas à sol­liciter les inter­venants, les spon­sors ou les parte­naires pour dif­fuser l’in­for­ma­tion et élargir votre réseau.

7. Préparez les supports en avance

Pré­parez les sup­ports visuels pour votre présen­ta­tion, les doc­u­ments et les présen­ta­tions de vos inter­venants, ain­si que les four­ni­tures néces­saires pour les activ­ités et les ate­liers. Assurez-vous que tout soit prêt avant le jour J, y com­pris les réser­va­tions et la logis­tique de déplace­ment pour les inter­venants et les par­tic­i­pants si néces­saire.

8. Gérez l’événement

Le jour du work­shop, assurez-vous que tout soit en place et que vous soyez prêt à lancer l’événement. Accueillez les par­tic­i­pants, présen­tez les inter­venants et ani­mez les dis­cus­sions. Assurez-vous que tout se passe bien et que les par­tic­i­pants soient sat­is­faits et ne man­quent de rien (matériel, eau…). Gardez une com­mu­ni­ca­tion flu­ide avec les inter­venants et les ani­ma­teurs pour anticiper les imprévus et les ajuste­ments néces­saires.

9. Récoltez les retours des participants

Deman­dez aux par­tic­i­pants de rem­plir une enquête de sat­is­fac­tion pour éval­uer la qual­ité de votre work­shop. Deman­dez-leur leur avis sur les dif­férents aspects de l’événe­ment, comme les présen­ta­tions, les ate­liers, l’or­gan­i­sa­tion générale, etc. Cela vous per­me­t­tra d’avoir des retours con­struc­tifs et d’i­den­ti­fi­er les points forts et les points faibles de votre événe­ment.

10. Analysez les résultats et les feedbacks

Une fois les retours col­lec­tés, analy­sez les résul­tats de votre enquête de sat­is­fac­tion pour com­pren­dre ce qui a fonc­tion­né et ce qui n’a pas fonc­tion­né. Cela vous per­me­t­tra d’i­den­ti­fi­er les domaines à amélior­er pour vos futurs work­shops. N’hésitez pas à sol­liciter l’avis de vos inter­venants et de votre équipe d’or­gan­i­sa­tion pour une analyse plus com­plète.

Weezevent vous accom­pa­gne dans l’organisation de tous vos événe­ments, qu’ils soient pro­fes­sion­nels ou car­i­tat­ifs avec ses solu­tions en ligne : bil­let­terie, de con­trôle d’accès, de paiement cash­less ain­si qu’outils mar­ket­ing et CRM.

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