Organizar un torneo de fútbol puede ser una forma estupenda de apoyar una causa, celebrar un evento de empresa o simplemente generar ingresos para una asociación. También es una experiencia divertida, con buen ambiente y que une a las personas en torno a una pasión compartida: el deporte. Como para cualquier evento, la organización de tu torneo tiene que estar estructurada y bien planificada de antemano, para que no se escape nada.
¿Quieres organizar un torneo de fútbol pero no sabes por dónde empezar? Te echamos una mano:
Índice
1. Define los objetivos de tu torneo
Es fundamental definir de antemano los objetivos y la razón de ser de tu torneo de fútbol.
Estas son algunas preguntas (no exhaustivas) que te tienes que hacer:
- ¿Cuántas personas y equipos participarán?
- ¿A quién va dirigido?
- ¿Se trata de un torneo privado para empleados de tu empresa?
- ¿Es un torneo de una asociación?
- ¿Cuáles serán los premios para los ganadores?
- ¿El evento es gratuito o de pago?
- ¿La competición durará un día entero?
- ¿Cuáles son las modalidades del torneo (liguillas, octavos de final…)?
- ¿Cómo pueden inscribirse los participantes en el torneo?
2. Elaborar un presupuesto estimado detallado
El presupuesto es también un elemento básico para la organización de tu torneo. Como está sujeto a cambios y los costes e ingresos totales no los sabrás con certeza hasta el final, es esencial elaborar varias previsiones detalladas. Tu presupuesto se establecerá en base a los objetivos que hayas elegido de antemano, como mencionábamos al principio del artículo (participantes, patrocinios, subvenciones…).
Puedes utilizar una plataforma de inscripción para gestionar mejor la lista de participantes y una herramienta de CRM para enviar información a los participantes del torneo.
3. Elige una fecha
El segundo elemento básico, antes de elegir el lugar de celebración, es la elección de la fecha del torneo.
Para ello, hay que tener en cuenta la agenda de los invitados para que pueda acudir el mayor número posible de personas. Puedes proponer varias fechas a los invitados mediante una encuesta y ver cuál se adapta mejor a la disponibilidad de cada uno.
También tendrás que definir la duración del evento, en función del número de participantes y de la cantidad de terreno s de juego de los que dispongas.
4. Encuentra un lugar de celebración adecuado
La elección del lugar de celebración puede ser difícil, sobre todo teniendo en cuenta el número limitado de campos de fútbol disponibles.
La mayoría de las veces, tendrás que ponerte en contacto con los clubes de fútbol locales para preguntar si el campo está disponible en la fecha en elegida. La elección del lugar de celebración variará mucho en función del presupuesto máximo que hayas establecido.
Lo primero que tienes que tener en cuenta es que, sea cual sea la época del año en la que tendrá lugar tu torneo, puede hacer mal tiempo, incluso en verano. Por eso, es preferible conseguir un recinto que disponga de gradas resguardadas para el público. Piensa también en detalles como los vestuarios, para proporcionar a los participantes todo lo que necesitan, en las mejores condiciones posibles.
5. Durante los descansos, entretén al público y a los equipos que no estén jugando
Es fundamental organizar actividades de entretenimiento, como una rifa, una sokatira, un concurso de malabares, una tanda de penaltis, etc., tanto para niños como para adultos.
De hecho, durante el descanso o los periodos de descanso de algunos equipos, es importante ofrecer una actividad divertida que distraiga y cree un ambiente distendido.
6. Estima los costes de personal
Durante un torneo de fútbol se necesitan árbitros, personal de seguridad, personal de limpieza, organizadores de partidos, etc.
Para saber lo que cobran los distintos proveedores locales, infórmate con antelación e incluye estos costes en tu presupuesto.
Para tareas como arbitrar, limpiar o dirigir al público en las gradas, considera la posibilidad de buscar voluntarios para que echen una mano. Este tipo de evento suele gustar mucho a personas mayores y la gente del pueblo o la ciudad en que se celebre.
7. Busca patrocinadores
Los patrocinadores pueden ayudarte a sufragar gran parte de los gastos, además de proporcionarte parte del material, como camisetas, balones y mucho más.
Si el torneo es un evento de empresa, podrías también colaborar con un patrocinador o un o un cliente. Esto te permite reducir tus costes y reforzar la relación con tu cliente o colaborador.
Por último, conseguir un patrocinador te permitirá conseguir que tu torneo de fútbol sea más conocido, aprovechando la comunicación no solo en tus redes sociales, sino también en las suyas. Asociar tu evento a un nombre conocido atraerá a más participantes.
8. Gestionar las inscripciones online
Una vez definidos todos estos elementos, es fundamental que los participantes puedan inscribirse a tu torneo con facilidad, incluso a distancia.
Por lo tanto, es necesario abrir las inscripciones con semanas o incluso meses de antelación para planificar lo mejor posible el número de participantes de tu torneo. La inscripción online es la mejor opción, ya que es más cómoda y accesible, tanto si tu competición es de pago como si es totalmente gratuita.
9. Infórmate sobre la normativa local
La organización de un torneo de fútbol puede implicar ciertos requisitos en términos de normativa local y permisos del ayuntamiento.
Por lo tanto, es importante definir de antemano qué permisos, documentación y solicitudes necesitas para organizar tu competición en tiempo y forma. Por último, algunas comunidades autónomas pueden ofrecer subvenciones específicas para este tipo de eventos.
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