¿Cómo organizar un evento en la vía pública?

La orga­ni­zación de un even­to en la vía públi­ca requiere una cuida­dosa preparación para garan­ti­zar la seguri­dad de los asis­tentes y del espa­cio públi­co, así como para garan­ti­zar que el even­to se desar­rolle de for­ma legal. La ven­ta­ja de cel­e­brar un even­to en la vía públi­ca es que puedes atraer a una gran mul­ti­tud sin ten­er que pre­ocu­parte por el coste de alquilar un recin­to.

En este artícu­lo expli­care­mos los pasos nece­sar­ios para orga­ni­zar un even­to en la vía públi­ca de acuer­do con la leg­is­lación vigente.

1. Los distintos tipos de eventos en la vía pública

Exis­ten dis­tin­tos tipos de even­tos que se pueden cel­e­brar en la vía públi­ca, según su final­i­dad y orga­ni­zación.

• Man­i­festa­ciones políti­cas: Son con­cen­tra­ciones orga­ni­zadas por gru­pos o par­tidos políti­cos para expre­sar sus opin­iones sobre cues­tiones políti­cas o sociales. Estas man­i­festa­ciones pueden incluir mar­chas, con­cen­tra­ciones en plazas públi­cas, sen­tadas, etc.
• Even­tos de aso­cia­ciones: Los orga­ni­zan las aso­cia­ciones con el fin de pro­mover sus ideas o causas. Estos even­tos pueden ser mar­chas, con­cen­tra­ciones, fes­ti­vales o actos cul­tur­ales, por ejem­p­lo.
• Even­tos deportivos: Los clubes o aso­cia­ciones deporti­vas orga­ni­zan este tipo de even­tos para pro­mover el deporte y fomen­tar­lo entre el públi­co. Los even­tos deportivos pueden ser car­reras, mara­tones, tor­neos, par­tidos o com­peti­ciones.
• Even­tos cul­tur­ales: Pro­mueven la cul­tura y las artes. Pueden incluir fes­ti­vales, concier­tos, exposi­ciones, espec­tácu­los o even­tos lit­er­ar­ios.

Estos even­tos tienen que cumplir con la leg­is­lación vigente, y su orga­ni­zación ha de garan­ti­zar la seguri­dad de todos los par­tic­i­pantes y espec­ta­dores.

2. Permisos para organizar un evento en la vía pública

Todo even­to que vaya a cel­e­brarse en la vía públi­ca tiene que declararse. En España, para obten­er una autor­ización para orga­ni­zar un even­to en la vía públi­ca, tienes que diri­girte a las autori­dades com­pe­tentes. Lo más habit­u­al es que se trate del ayun­tamien­to del munici­pio donde vaya a cel­e­brarse el even­to, o bien del dis­tri­to.

La solic­i­tud de autor­ización deberá pre­sen­tarse con una antelación que varía en fun­ción del munici­pio, pero es recomend­able hac­er­lo con meses de antelación, espe­cial­mente en el caso de even­tos de gran enver­gadu­ra. Aunque los req­ui­si­tos especí­fi­cos para pre­sen­tar una solic­i­tud de even­to en la vía públi­ca varían de una local­i­dad a otra, estos son algunos de los ele­men­tos más impor­tantes que suele ser nece­sario incluir:

• Datos del solic­i­tante: Nom­bre, apel­li­dos, direc­ción, telé­fono, correo elec­tróni­co y, si cor­re­sponde, el nom­bre y datos de la enti­dad o aso­ciación orga­ni­zado­ra.
• Descrip­ción del even­to: Detalles sobre la nat­u­raleza del even­to, como tipo de even­to (cul­tur­al, deporti­vo, reivin­dica­ti­vo, etc.), obje­ti­vo, activi­dades pre­vis­tas y pro­gra­mación.
• Fecha y horario: Fecha y hora de ini­cio y final­ización del even­to, así como la duración esti­ma­da.
• Lugar y recor­ri­do: Ubi­cación especí­fi­ca del even­to y, en caso de tratarse de un des­file, mar­cha o car­rera, el recor­ri­do pre­vis­to, incluyen­do calles, plazas y posi­bles alter­na­ti­vas en caso de necesi­dad de desvío.
• Aforo y públi­co esper­a­do: Esti­mación del número de asis­tentes y públi­co obje­ti­vo (adul­tos, niños, etc.).
• Medi­das de seguri­dad y pre­ven­ción: Un plan de seguri­dad y pre­ven­ción que incluya coor­di­nación con las fuerzas de seguri­dad, pro­tec­ción civ­il y bomberos, así como cualquier otro aspec­to rel­e­vante como val­las, con­trol de acce­so, etc.
• Infraestruc­tura y ser­vi­cios: Detalles sobre el mon­ta­je y desmon­ta­je de esce­nar­ios, carpas, sil­las, baños portátiles, etc., así como infor­ma­ción sobre la gestión de resid­u­os y limpieza.
• Licen­cias y per­misos adi­cionales: Si el even­to incluye la ven­ta de ali­men­tos y bebidas, la insta­lación de puestos de ven­ta o la repro­duc­ción de músi­ca en vivo o graba­da, es posi­ble que se requier­an licen­cias y per­misos adi­cionales.
• Seguro de respon­s­abil­i­dad civ­il: La may­oría de las autori­dades locales exi­girán un seguro de respon­s­abil­i­dad civ­il para cubrir posi­bles daños o per­juicios a ter­ceros.
• Cro­quis del even­to: Un plano o dibu­jo del área donde se realizará el even­to, indi­can­do la ubi­cación de las difer­entes insta­la­ciones y ser­vi­cios.

Si se con­cede el per­miso, es impor­tante cumplir­lo e infor­mar sobre las nor­mas que deben cumplirse durante el even­to.

Es acon­se­jable pon­erse en con­tac­to con la autori­dad com­pe­tente lo antes posi­ble para obten­er infor­ma­ción especí­fi­ca sobre el pro­ce­so de obten­ción de autor­ización para un even­to en la vía públi­ca.

3. La elección del lugar del evento

Es fun­da­men­tal ele­gir un lugar ade­cua­do para el even­to, tenien­do en cuen­ta su tamaño, el número de asis­tentes, la facil­i­dad de acce­so y la seguri­dad. Como ya hemos expli­ca­do, hay que pedir per­miso a la autori­dad com­pe­tente para uti­lizar el lugar elegi­do. Esta autor­ización puede incluir condi­ciones especí­fi­cas sobre lo que podrá incluir o no el even­to.

Una vez con­fir­ma­do el lugar de cel­e­bración, es impor­tante plan­i­ficar la dis­tribu­ción del espa­cio en fun­ción del tipo de even­to. Por ejem­p­lo, para:

• Un even­to deporti­vo: Pueden ser nece­sarias insta­la­ciones especí­fi­cas como zonas de com­peti­ción, gradas, etc.
• Un even­to de aso­ciación: Habrá que con­tar con un espa­cio para stands y puestos de infor­ma­ción.

Además de ele­gir un lugar, fija una fecha que ven­ga bien a los asis­tentes y que no inter­fiera con el trá­fi­co o la activi­dad económi­ca de la zona. Una vez que se ha com­ple­ta­do la plan­i­fi­cación y se ha obtenido el equipo nece­sario, lle­ga el momen­to de mon­tar el lugar del even­to de acuer­do con las nor­mas y reglamen­tos de seguri­dad.

4. Seguridad en el evento

Antes y durante el even­to, garan­ti­za la seguri­dad de par­tic­i­pantes y espec­ta­dores. Esto puede incluir la colo­cación de bar­reras de seguri­dad, per­son­al de seguri­dad, etc. Es posi­ble que ten­gas que colab­o­rar estrechamente con las autori­dades locales, como la policía, los bomberos y los ser­vi­cios de emer­gen­cia, para garan­ti­zar la seguri­dad de tu even­to.

Tam­bién tienes que con­tar con per­son­al de seguri­dad for­ma­do y con expe­ri­en­cia, y un puesto médi­co con per­son­al san­i­tario cual­i­fi­ca­do y equipos de emer­gen­cias. En caso de emer­gen­cia, es impor­tante dispon­er de un plan de evac­uación claro y fácil de seguir para par­tic­i­pantes y espec­ta­dores.
Por supuesto, las medi­das de seguri­dad deben adap­tarse al tamaño y al tipo de even­to.

5. Promoción del evento

La comu­ni­cación es un ele­men­to clave para garan­ti­zar el éxi­to de un even­to en la vía públi­ca.

• Redes sociales: Puedes crear una pági­na o un even­to en redes sociales (Face­book, Insta­gram, LinkedIn) para com­par­tir infor­ma­ción sobre tu even­to, invi­tar a la gente a asi­s­tir y pub­licar actu­al­iza­ciones per­iódi­cas.
• Carte­les y fly­ers: Pueden colo­carse en lugares con­cur­ri­dos de la ciu­dad, como paradas de auto­bús, tien­das y lugares públi­cos.

Los patroci­nadores tam­bién pueden estar intere­sa­dos en tu even­to para pro­mo­cionar sus pro­duc­tos o ser­vi­cios, depen­di­en­do del tamaño del mis­mo. Según el tipo de even­to que organ­ices, no dudes en enviar solic­i­tudes de patrocinio, ya que puede ser una fuente de finan­ciación intere­sante.

Para garan­ti­zar el éxi­to del even­to, empieza a comu­nicar sobre él con varias sem­anas de antelación para lle­gar al may­or número posi­ble de per­sonas e infor­mar­les de los detalles del mis­mo.

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