Organizar un concierto: La importancia del retroplanning

Organizar un concierto: La importancia del retroplanning

Orga­ni­zar un concier­to impli­ca lle­var toda la orga­ni­zación al milímetro. Hay que pen­sar en muchos ele­men­tos: la sala, la fecha, el grupo, el sis­tema de sonido, las luces, la ven­ta de entradas, las peti­ciones de los artis­tas… Exis­ten difer­entes her­ramien­tas que facil­i­tan la tarea a los orga­ni­zadores de concier­tos. ¡Una de ellas es el retro­plan­ning! Que no te asuste la pal­abra; nos apos­ta­mos lo que sea a que se con­ver­tirá en tu mejor ami­go.

Índice

  1. ¿Qué es el retro­plan­ning?
  2. Lis­tar todas las tar­eas…
  3. Estable­cer una cronología
  4. Escoger el for­ma­to más apropi­a­do
  5. Una her­ramien­ta de equipo

1. ¿Qué es el retroplanning?

El retro­plan­ning es una her­ramien­ta de gestión de proyec­tos que per­mite visu­alizar las tar­eas pro­gra­madas has­ta la fecha límite de un proyec­to —como puede ser un concier­to—, tenien­do en cuen­ta diver­sos ele­men­tos: la duración de las tar­eas, las tar­eas que depen­den de la final­ización de otras y las per­sonas que se encar­gan de cada una. Una her­ramien­ta muy com­ple­ta, que es mejor ir com­ple­tan­do poco a poco, bloque a bloque, en lugar de tratar de rel­lenarlo todo de golpe.

2. Listar todas las tareas…

…que realizar antes del concierto

Empieza por lis­tar las difer­entes eta­pas de la preparación de tu concier­to. Si no las tienes claras des­de el primer momen­to, añade­las a medi­da que vaya avan­zan­do la preparación.

…que realizar durante el concierto

¡Esto tam­bién vale para las tar­eas que hay que realizar en el momen­to del even­to! Además, puedes crear un retro­plan­ning especí­fi­co para el día D, que estará divi­di­do por horas. Esto puede ser ben­efi­cioso para:

  • Acel­er­ar el mon­ta­je / desmon­ta­je;
  • Orga­ni­zar las tar­eas que real­iza cada per­sona impli­ca­da;
  • Facil­i­tar un doc­u­men­to especí­fi­co y detal­la­do a las per­sonas que estarán pre­sentes durante el even­to —no nece­si­tarán dispon­er del retro­plan­ning com­ple­to del even­to—;
  • Facil­i­tar la com­pren­sión y el uso del mis­mo durante sus tar­eas especí­fi­cas gra­cias a la orga­ni­zación por horas:
    • Ej: Los run­ners que ten­gan que trasladar a los artis­tas del hotel a la sala de concier­tos, ten­drán el pro­gra­ma detal­la­do de su día.

…que realizar después del concierto

Tu retro­plan­ning no final­iza cuan­do ter­mi­na el even­to. No olvides las tar­eas que hay que realizar después del even­to:

  • Recoger las opin­iones de los asis­tentes a través de un for­mu­la­rio envi­a­do por e‑mail o en redes sociales;
  • Comu­nicar por e‑mail y en redes sociales para alargar —en for­ma­to vir­tu­al— la duración de la expe­ri­en­cia del even­to:
    • Pub­licar fotos, dar las gra­cias a los asis­tentes, orga­ni­zar con­cur­sos fotográ­fi­cos…
  • Enviar tar­je­tas de agradec­imien­to a los invi­ta­dos VIP;
  • Realizar los últi­mos pagos a provee­dores;
  • Com­parar el pre­supuesto esti­ma­do con los gas­tos reales y analizar las difer­en­cias para poder ser más pre­ciso en los próx­i­mos concier­tos.

Todas estas tar­eas tienen que estar refle­jadas en tu retro­plan­ning.

3. Establecer una cronología

Para un retro­plan­ning que fun­cione, es impor­tante destacar cier­tos ele­men­tos:

  • La pri­or­i­dad de las tar­eas y su inter­de­pen­den­cia;
    • ¿Qué tar­eas han de realizarse antes de abor­dar otras? Por ejem­p­lo, no se puede reser­var el alo­jamien­to de los artis­tas antes de haber fija­do un pre­supuesto para ello;
    • ¿Qué tar­eas se mantienen a lo largo de toda la duración de la orga­ni­zación del concier­to?
  • La duración de las tar­eas;
    • En días o en horas;
    • En sem­anas, para los even­tos más grandes.

4. Escoger el formato más apropiado

Los formatos clásicos

El retro­plan­ning puede adop­tar difer­entes for­mas. Estas varían en fun­ción de la com­ple­ji­dad del proyec­to, su tamaño y el número total de tar­eas. En el caso de un pequeño concier­to, es per­fec­ta­mente posi­ble preparar un retro­plan­ning en for­ma­to cal­en­dario, lista de tar­eas cronológ­i­ca o tabla de Excel.

El diagrama de GANTT

Cuan­do se tra­ta de un proyec­to más com­ple­jo, podemos uti­lizar un dia­gra­ma de GANTT. Se tra­ta de un plan­ning que detal­la las difer­entes tar­eas y subtar­eas que hay que realizar. Con esta her­ramien­ta, se tiene en cuen­ta qué tar­eas hay que finalizar antes de abor­dar otras, lo que per­mite ten­er vis­i­bil­i­dad sobre el mar­gen de man­io­bra del que dispones. Exis­ten muchos pro­gra­mas gra­tu­itos para crear estos dia­gra­mas; con una sen­cil­la búsque­da en Google encon­trarás ráp­i­da­mente el mejor para ti. Este sis­tema es ide­al para per­sonas muy orga­ni­zadas, no es para cualquiera. ¡Pruéba­lo para ver si se adap­ta a tu for­ma de tra­ba­jar!

5. Una herramienta de equipo

El retro­plan­ning es, ante todo, una her­ramien­ta de equipo y de ahí que sea intere­sante incluir en tu tabla una colum­na que indique la per­sona o per­sonas respon­s­ables de cada tarea. Com­parte el retro­plan­ning con todo tu equipo, por ejem­p­lo, en Google Dri­ve. Esto crea un sen­timien­to de impli­cación y la infor­ma­ción cir­cu­lará con may­or rapi­dez den­tro de la orga­ni­zación. ¿Qué más se puede pedir?

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