La organización de un evento en la vía pública requiere una cuidadosa preparación para garantizar la seguridad de los asistentes y del espacio público, así como para garantizar que el evento se desarrolle de forma legal. La ventaja de celebrar un evento en la vía pública es que puedes atraer a una gran multitud sin tener que preocuparte por el coste de alquilar un recinto.
En este artículo explicaremos los pasos necesarios para organizar un evento en la vía pública de acuerdo con la legislación vigente.
Índice
1. Los distintos tipos de eventos en la vía pública
Existen distintos tipos de eventos que se pueden celebrar en la vía pública, según su finalidad y organización.
- Manifestaciones políticas: Son concentraciones organizadas por grupos o partidos políticos para expresar sus opiniones sobre cuestiones políticas o sociales. Estas manifestaciones pueden incluir marchas, concentraciones en plazas públicas, sentadas, etc.
- Eventos de asociaciones: Los organizan las asociaciones con el fin de promover sus ideas o causas. Estos eventos pueden ser marchas, concentraciones, festivales o actos culturales, por ejemplo.
- Eventos deportivos: Los clubes o asociaciones deportivas organizan este tipo de eventos para promover el deporte y fomentarlo entre el público. Los eventos deportivos pueden ser carreras, maratones, torneos, partidos o competiciones.
- Eventos culturales: Promueven la cultura y las artes. Pueden incluir festivales, conciertos, exposiciones, espectáculos o eventos literarios.
Estos eventos tienen que cumplir con la legislación vigente, y su organización ha de garantizar la seguridad de todos los participantes y espectadores.
2. Permisos para organizar un evento en la vía pública
Todo evento que vaya a celebrarse en la vía pública tiene que declararse. En España, para obtener una autorización para organizar un evento en la vía pública, tienes que dirigirte a las autoridades competentes. Lo más habitual es que se trate del ayuntamiento del municipio donde vaya a celebrarse el evento, o bien del distrito.
La solicitud de autorización deberá presentarse con una antelación que varía en función del municipio, pero es recomendable hacerlo con meses de antelación, especialmente en el caso de eventos de gran envergadura. Aunque los requisitos específicos para presentar una solicitud de evento en la vía pública varían de una localidad a otra, estos son algunos de los elementos más importantes que suele ser necesario incluir:
- Datos del solicitante: Nombre, apellidos, dirección, teléfono, correo electrónico y, si corresponde, el nombre y datos de la entidad o asociación organizadora.
- Descripción del evento: Detalles sobre la naturaleza del evento, como tipo de evento (cultural, deportivo, reivindicativo, etc.), objetivo, actividades previstas y programación.
- Fecha y horario: Fecha y hora de inicio y finalización del evento, así como la duración estimada.
- Lugar y recorrido: Ubicación específica del evento y, en caso de tratarse de un desfile, marcha o carrera, el recorrido previsto, incluyendo calles, plazas y posibles alternativas en caso de necesidad de desvío.
- Aforo y público esperado: Estimación del número de asistentes y público objetivo (adultos, niños, etc.).
- Medidas de seguridad y prevención: Un plan de seguridad y prevención que incluya coordinación con las fuerzas de seguridad, protección civil y bomberos, así como cualquier otro aspecto relevante como vallas, control de acceso, etc.
- Infraestructura y servicios: Detalles sobre el montaje y desmontaje de escenarios, carpas, sillas, baños portátiles, etc., así como información sobre la gestión de residuos y limpieza.
- Licencias y permisos adicionales: Si el evento incluye la venta de alimentos y bebidas, la instalación de puestos de venta o la reproducción de música en vivo o grabada, es posible que se requieran licencias y permisos adicionales.
- Seguro de responsabilidad civil: La mayoría de las autoridades locales exigirán un seguro de responsabilidad civil para cubrir posibles daños o perjuicios a terceros.
- Croquis del evento: Un plano o dibujo del área donde se realizará el evento, indicando la ubicación de las diferentes instalaciones y servicios.
Si se concede el permiso, es importante cumplirlo e informar sobre las normas que deben cumplirse durante el evento.
Es aconsejable ponerse en contacto con la autoridad competente lo antes posible para obtener información específica sobre el proceso de obtención de autorización para un evento en la vía pública.
3. La elección del lugar del evento
Es fundamental elegir un lugar adecuado para el evento, teniendo en cuenta su tamaño, el número de asistentes, la facilidad de acceso y la seguridad. Como ya hemos explicado, hay que pedir permiso a la autoridad competente para utilizar el lugar elegido. Esta autorización puede incluir condiciones específicas sobre lo que podrá incluir o no el evento.
Una vez confirmado el lugar de celebración, es importante planificar la distribución del espacio en función del tipo de evento. Por ejemplo, para:
- Un evento deportivo: Pueden ser necesarias instalaciones específicas como zonas de competición, gradas, etc.
- Un evento de asociación: Habrá que contar con un espacio para stands y puestos de información.
Además de elegir un lugar, fija una fecha que venga bien a los asistentes y que no interfiera con el tráfico o la actividad económica de la zona. Una vez que se ha completado la planificación y se ha obtenido el equipo necesario, llega el momento de montar el lugar del evento de acuerdo con las normas y reglamentos de seguridad.
4. Seguridad en el evento
Antes y durante el evento, garantiza la seguridad de participantes y espectadores. Esto puede incluir la colocación de barreras de seguridad, personal de seguridad, etc. Es posible que tengas que colaborar estrechamente con las autoridades locales, como la policía, los bomberos y los servicios de emergencia, para garantizar la seguridad de tu evento.
También tienes que contar con personal de seguridad formado y con experiencia, y un puesto médico con personal sanitario cualificado y equipos de emergencias. En caso de emergencia, es importante disponer de un plan de evacuación claro y fácil de seguir para participantes y espectadores.
Por supuesto, las medidas de seguridad deben adaptarse al tamaño y al tipo de evento.
5. Promoción del evento
La comunicación es un elemento clave para garantizar el éxito de un evento en la vía pública.
- Redes sociales: Puedes crear una página o un evento en redes sociales (Facebook, Instagram, LinkedIn) para compartir información sobre tu evento, invitar a la gente a asistir y publicar actualizaciones periódicas.
- Carteles y flyers: Pueden colocarse en lugares concurridos de la ciudad, como paradas de autobús, tiendas y lugares públicos.
Los patrocinadores también pueden estar interesados en tu evento para promocionar sus productos o servicios, dependiendo del tamaño del mismo. Según el tipo de evento que organices, no dudes en enviar solicitudes de patrocinio, ya que puede ser una fuente de financiación interesante.
Para garantizar el éxito del evento, empieza a comunicar sobre él con varias semanas de antelación para llegar al mayor número posible de personas e informarles de los detalles del mismo.
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