¿Cómo organizar con éxito un evento de San Valentín?

El Día de San Valen­tín se cel­e­bra el 14 de febrero y es una fies­ta que tiene lugar casi en todo el mun­do. Para orga­ni­zar un even­to de San Valen­tín, hay que ten­er en cuen­ta una serie de pasos para ofre­cer la mejor expe­ri­en­cia posi­ble a los asis­tentes.

En una fecha en que las pare­jas bus­can ideas román­ti­cas y los solteros quieren cono­cer gente nue­va, es el momen­to per­fec­to para orga­ni­zar un even­to. Sin embar­go, para que sea un éxi­to, hay que seguir cier­tas reglas de plan­i­fi­cación y orga­ni­zación.

1. El presupuesto

Elaborar un presupuesto

En primer lugar, es impor­tante elab­o­rar un pre­supuesto detal­la­do. Te será muy útil hac­er una lista de ele­men­tos que ten­er en cuen­ta para tu even­to de San Valen­tín. Alquilar un local, el cater­ing, la dec­o­ración… Tienes que incluir­lo todo en tu pre­supuesto.

Si quieres cobrar entra­da a tu fies­ta, ten­drás que fijar un pre­cio jus­to para atraer asis­tentes y cubrir tus gas­tos. Uti­lizar una solu­ción de ven­ta de entradas online te per­mi­tirá ges­tionar el número de asis­tentes a tu even­to, además de obten­er datos sobre quiénes son (su edad, de dónde vienen, sus intere­ses, etc.). Es impre­scindible pre­v­er un mar­gen de seguri­dad en tu pre­supuesto, para uti­lizar­lo en caso de impre­vis­tos.

Gestión de los gastos

Tus gas­tos serán difer­entes en fun­ción de los obje­tivos de tu even­to. ¿Quieres aumen­tar tus ven­tas? ¿O tal vez hac­er que tu mar­ca sea más cono­ci­da? Ten­drás que pri­orizar, es decir, hac­er una lista de las par­tidas de gas­to, de may­or a menor impor­tan­cia.

• Las “más impor­tantes” son las impre­scindibles para el buen desar­rol­lo de tu even­to de San Valen­tín, como el alquil­er del local o la pres­en­cia de un ser­vi­cio de cater­ing.
• Los gas­tos menos impor­tantes son cosas que apor­tan algo a tu even­to pero no son total­mente nece­sarias, como rega­los para los invi­ta­dos o deter­mi­na­dos ele­men­tos dec­o­ra­tivos.

Para reducir el coste de tu even­to de San Valen­tín, puede resul­tarte útil encon­trar un patroci­nador. A cam­bio de pub­li­ci­dad y vis­i­bil­i­dad, te prestará ser­vi­cios como la preparación de la comi­da si tu patroci­nador es un restau­rante o la dec­o­ración flo­ral si te patroci­na una floris­tería.

Realizar un seguimiento

Es impor­tante para lle­var la cuen­ta de los dis­tin­tos gas­tos e ingre­sos de tu even­to. Por lo tan­to, ten­drás que vig­i­lar tu pre­supuesto y ajus­tar­lo en con­se­cuen­cia, para no sobrepasar los límites que hayas fija­do.

2. Los servicios

Para que un even­to de San Valen­tín ten­ga éxi­to, es impor­tante con­tar con ser­vi­cios de cal­i­dad. Es un momen­to impor­tante para las pare­jas, que tiene que ser román­ti­co. Tam­bién puedes orga­ni­zar un even­to para solteros con citas ráp­i­das, por ejem­p­lo. Tam­bién aquí será nece­sario cen­trarse en el ser­vi­cio, para garan­ti­zar que los asis­tentes se sien­tan cómo­d­os. Por lo tan­to, hay que ten­er en cuen­ta var­ios ele­men­tos:

La elección del lugar de celebración

La elec­ción del lugar de cel­e­bración es uno de los aspec­tos más impor­tantes para que tu even­to sea un éxi­to. El espa­cio que eli­jas para tu even­to tiene que estar en con­so­nan­cia con el even­to que deseas orga­ni­zar. Pien­sa en cuál es la prop­ues­ta de val­or del espa­cio elegi­do: ¿Tiene unas vis­tas espec­tac­u­lares? ¿Está en un entorno priv­i­le­gia­do? ¿Es acoge­dor?

La acce­si­bil­i­dad del lugar de cel­e­bración de tu even­to de San Valen­tín tam­bién es un pun­to impor­tante, que no puedes dejar de lado. Com­prue­ba las opciones de trans­porte disponibles y recóge­las en un doc­u­men­to o en tu pági­na web para infor­mar a los asis­tentes.

Servicio de catering

Según el tipo de even­to que deci­das orga­ni­zar para San Valen­tín, es posi­ble que ten­gas que pro­por­cionar comi­da a los asis­tentes. Si se tra­ta de una cena román­ti­ca, puedes recur­rir a un ser­vi­cio de cater­ing com­ple­to. Si, por el con­trario, se tra­ta de un cóc­tel o de citas ráp­i­das, puedes decantarte por unos aper­i­tivos.
Cuan­do eli­jas qué tipo de coci­na ofre­cer, ve a lo seguro y ofrece var­iedad. Es bue­na idea comu­nicar el menú a los asis­tentes antes del even­to, sobre todo si se tra­ta de una comi­da com­ple­ta.

En cuan­to a las bebidas, puedes con­tratar a un bar­man para que te cree una car­ta de cócte­les con y sin alco­hol. Para una comi­da, una selec­ción de vinos locales pre­sen­ta­da por un espe­cial­ista hará las deli­cias de tus invi­ta­dos.

Crear un ambiente mágico

Ea un even­to de San Valen­tín, el ambi­ente tiene una impor­tan­cia inmen­sa. Los asis­tentes tienen que sen­tirse a gus­to y mar­avil­larse con la dec­o­ración. Por lo tan­to, incluye en tu pre­supuesto una par­ti­da para flo­res, velas, etc.

Para crear un ambi­ente román­ti­co, ¡no hay nada como la músi­ca! Un grupo de músi­ca o un DJ ayu­darán a trans­portar a los asis­tentes a una expe­ri­en­cia inolvid­able.

Tam­bién puedes ofre­cer pequeños rega­los a los asis­tentes, como bom­bones o una copa de vino. Apre­cia­rán mucho este detalle y reforzará la relación con tus clientes.

Organizar actividades relajadas

Para que los asis­tentes pasen un rato agrad­able, diver­tido y román­ti­co en este día de cel­e­bración del amor, es acon­se­jable ofre­cer las activi­dades ade­cuadas y ele­gir un tema para tu even­to. Una clase de cerámi­ca o de joy­ería en la que cada per­sona cree un rega­lo para la otra, una ini­ciación al baile, un taller de fotografía, etc., son ideas que harán de tu vela­da un momen­to úni­co para com­par­tir.

Si orga­ni­zas un even­to para per­sonas solteras, tam­bién puedes uti­lizar jue­gos de mesa en los que los asis­tentes se vayan cono­cien­do.

3. Comunicación

Define tu público objetivo

Es impor­tante definir tu públi­co obje­ti­vo, ya que te comu­ni­carás de for­ma difer­ente si tu even­to de San Valen­tín está dirigi­do a pare­jas o a solteros. Tam­bién ten­drás que deter­mi­nar si el even­to está abier­to al públi­co en gen­er­al o reser­va­do a un grupo especí­fi­co, como clientes cono­ci­dos, por ejem­p­lo.

A con­tin­uación, ten­drás que crear un plan de comu­ni­cación para definir los canales que uti­lizarás para pro­mo­cionar tu even­to de San Valen­tín, plan­i­ficar los momen­tos clave de tu comu­ni­cación y decidir los men­sajes que trans­mi­tirás.

Utiliza herramientas online

Para pro­mo­cionar un even­to se uti­lizan varias her­ramien­tas de comu­ni­cación. Las primeras, y quizás las más obvias, son las redes sociales. Es impor­tante que com­par­tas tu even­to de San Valen­tín con pub­li­ca­ciones que lla­men la aten­ción. En Face­book, tam­bién puedes crear un even­to; una her­ramien­ta muy útil para pro­mo­cionar tu even­to.

Otra for­ma de dar a cono­cer a tu even­to es envian­do un e‑mailing a tu base de datos, que puede estar for­ma­da por clientes actuales y poten­ciales. Un e‑mailing bien redac­ta­do, con toda la infor­ma­ción nece­saria y ele­men­tos visuales atrac­tivos, mar­cará la difer­en­cia. El uso de una her­ramien­ta de CRM como Weez­tar­get se adap­ta espe­cial­mente bien a tus necesi­dades.

Realiza un seguimiento post-evento

Una vez final­iza­do tu even­to, toca pen­sar en la estrate­gia de mar­ket­ing post-even­to. No olvides recoger las opin­iones de los asis­tentes envian­do un correo elec­tróni­co de agradec­imien­to.

Tam­bién puedes crear un microsite o una pági­na en tu web donde pub­licar fotos y vídeos del even­to. Las pare­jas estarán encan­tadas de ten­er un recuer­do de un momen­to espe­cial. Por supuesto, tam­bién puedes com­par­tir lo más desta­ca­do de tu even­to en redes sociales para hac­er una especie de bal­ance.

Aho­ra ya tienes toda la infor­ma­ción que nece­si­tas para que tu even­to de San Valen­tín sea un éxi­to, des­de la gestión del pre­supuesto has­ta la orga­ni­zación de los ser­vi­cios y el establec­imien­to de tu estrate­gia de comu­ni­cación.

Weezevent te ofrece solu­ciones para vender entradas e inscrip­ciones online, realizar el con­trol de acce­so y her­ramien­tas de e‑mailing y CRM para orga­ni­zar tu even­to de San Valen­tín de for­ma más efi­caz.

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