El Día de San Valentín se celebra el 14 de febrero y es una fiesta que tiene lugar casi en todo el mundo. Para organizar un evento de San Valentín, hay que tener en cuenta una serie de pasos para ofrecer la mejor experiencia posible a los asistentes.
En una fecha en que las parejas buscan ideas románticas y los solteros quieren conocer gente nueva, es el momento perfecto para organizar un evento. Sin embargo, para que sea un éxito, hay que seguir ciertas reglas de planificación y organización.
Índice
1. El presupuesto
Elaborar un presupuesto
En primer lugar, es importante elaborar un presupuesto detallado. Te será muy útil hacer una lista de elementos que tener en cuenta para tu evento de San Valentín. Alquilar un local, el catering, la decoración… Tienes que incluirlo todo en tu presupuesto.
Si quieres cobrar entrada a tu fiesta, tendrás que fijar un precio justo para atraer asistentes y cubrir tus gastos. Utilizar una solución de venta de entradas online te permitirá gestionar el número de asistentes a tu evento, además de obtener datos sobre quiénes son (su edad, de dónde vienen, sus intereses, etc.). Es imprescindible prever un margen de seguridad en tu presupuesto, para utilizarlo en caso de imprevistos.
Gestión de los gastos
Tus gastos serán diferentes en función de los objetivos de tu evento. ¿Quieres aumentar tus ventas? ¿O tal vez hacer que tu marca sea más conocida? Tendrás que priorizar, es decir, hacer una lista de las partidas de gasto, de mayor a menor importancia.
- Las «más importantes» son las imprescindibles para el buen desarrollo de tu evento de San Valentín, como el alquiler del local o la presencia de un servicio de catering.
- Los gastos menos importantes son cosas que aportan algo a tu evento pero no son totalmente necesarias, como regalos para los invitados o determinados elementos decorativos.
Para reducir el coste de tu evento de San Valentín, puede resultarte útil encontrar un patrocinador. A cambio de publicidad y visibilidad, te prestará servicios como la preparación de la comida si tu patrocinador es un restaurante o la decoración floral si te patrocina una floristería.
Realizar un seguimiento
Es importante para llevar la cuenta de los distintos gastos e ingresos de tu evento. Por lo tanto, tendrás que vigilar tu presupuesto y ajustarlo en consecuencia, para no sobrepasar los límites que hayas fijado.
2. Los servicios
Para que un evento de San Valentín tenga éxito, es importante contar con servicios de calidad. Es un momento importante para las parejas, que tiene que ser romántico. También puedes organizar un evento para solteros con citas rápidas, por ejemplo. También aquí será necesario centrarse en el servicio, para garantizar que los asistentes se sientan cómodos. Por lo tanto, hay que tener en cuenta varios elementos:
La elección del lugar de celebración
La elección del lugar de celebración es uno de los aspectos más importantes para que tu evento sea un éxito. El espacio que elijas para tu evento tiene que estar en consonancia con el evento que deseas organizar. Piensa en cuál es la propuesta de valor del espacio elegido: ¿Tiene unas vistas espectaculares? ¿Está en un entorno privilegiado? ¿Es acogedor?
La accesibilidad del lugar de celebración de tu evento de San Valentín también es un punto importante, que no puedes dejar de lado. Comprueba las opciones de transporte disponibles y recógelas en un documento o en tu página web para informar a los asistentes.
Servicio de catering
Según el tipo de evento que decidas organizar para San Valentín, es posible que tengas que proporcionar comida a los asistentes. Si se trata de una cena romántica, puedes recurrir a un servicio de catering completo. Si, por el contrario, se trata de un cóctel o de citas rápidas, puedes decantarte por unos aperitivos.
Cuando elijas qué tipo de cocina ofrecer, ve a lo seguro y ofrece variedad. Es buena idea comunicar el menú a los asistentes antes del evento, sobre todo si se trata de una comida completa.
En cuanto a las bebidas, puedes contratar a un barman para que te cree una carta de cócteles con y sin alcohol. Para una comida, una selección de vinos locales presentada por un especialista hará las delicias de tus invitados.
Crear un ambiente mágico
Ea un evento de San Valentín, el ambiente tiene una importancia inmensa. Los asistentes tienen que sentirse a gusto y maravillarse con la decoración. Por lo tanto, incluye en tu presupuesto una partida para flores, velas, etc.
Para crear un ambiente romántico, ¡no hay nada como la música! Un grupo de música o un DJ ayudarán a transportar a los asistentes a una experiencia inolvidable.
También puedes ofrecer pequeños regalos a los asistentes, como bombones o una copa de vino. Apreciarán mucho este detalle y reforzará la relación con tus clientes.
Organizar actividades relajadas
Para que los asistentes pasen un rato agradable, divertido y romántico en este día de celebración del amor, es aconsejable ofrecer las actividades adecuadas y elegir un tema para tu evento. Una clase de cerámica o de joyería en la que cada persona cree un regalo para la otra, una iniciación al baile, un taller de fotografía, etc., son ideas que harán de tu velada un momento único para compartir.
Si organizas un evento para personas solteras, también puedes utilizar juegos de mesa en los que los asistentes se vayan conociendo.
3. Comunicación
Define tu público objetivo
Es importante definir tu público objetivo, ya que te comunicarás de forma diferente si tu evento de San Valentín está dirigido a parejas o a solteros. También tendrás que determinar si el evento está abierto al público en general o reservado a un grupo específico, como clientes conocidos, por ejemplo.
A continuación, tendrás que crear un plan de comunicación para definir los canales que utilizarás para promocionar tu evento de San Valentín, planificar los momentos clave de tu comunicación y decidir los mensajes que transmitirás.
Utiliza herramientas online
Para promocionar un evento se utilizan varias herramientas de comunicación. Las primeras, y quizás las más obvias, son las redes sociales. Es importante que compartas tu evento de San Valentín con publicaciones que llamen la atención. En Facebook, también puedes crear un evento; una herramienta muy útil para promocionar tu evento.
Otra forma de dar a conocer a tu evento es enviando un e-mailing a tu base de datos, que puede estar formada por clientes actuales y potenciales. Un e-mailing bien redactado, con toda la información necesaria y elementos visuales atractivos, marcará la diferencia. El uso de una herramienta de CRM como Weeztarget se adapta especialmente bien a tus necesidades.
Realiza un seguimiento post-evento
Una vez finalizado tu evento, toca pensar en la estrategia de marketing post-evento. No olvides recoger las opiniones de los asistentes enviando un correo electrónico de agradecimiento.
También puedes crear un microsite o una página en tu web donde publicar fotos y vídeos del evento. Las parejas estarán encantadas de tener un recuerdo de un momento especial. Por supuesto, también puedes compartir lo más destacado de tu evento en redes sociales para hacer una especie de balance.
Ahora ya tienes toda la información que necesitas para que tu evento de San Valentín sea un éxito, desde la gestión del presupuesto hasta la organización de los servicios y el establecimiento de tu estrategia de comunicación.
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