Organizar un evento de una asociación: Los pasos clave

Sea cual sea tu tipo de aso­ciación, su sec­tor y su mis­ión, ten­drás que orga­ni­zar even­tos. Con el obje­ti­vo de dar a cono­cer tu aso­ciación, recau­dar fon­dos o pro­mover la causa que apoyas entre los asis­tentes y en tu ciu­dad. Para que el even­to de tu aso­ciación sea un ver­dadero éxi­to, hay que ten­er en cuen­ta cier­tos ele­men­tos. Des­de la gestión de los vol­un­tar­ios has­ta la reser­va del local o la búsque­da de patroci­nadores, es un tra­ba­jo largo y labo­rioso.

Para ayu­darte a orga­ni­zar el even­to de tu aso­ciación, des­cubre todos nue­stros con­se­jos y sug­eren­cias sobre los pasos clave que has de ten­er en cuen­ta.

1. Definir los objetivos del evento

Ante todo, cualquier even­to, ya sea de una aso­ciación o no, debe ten­er unos obje­tivos clara­mente definidos de ante­mano.

● ¿Cuál es la razón de ser de tu even­to?
● ¿Se tra­ta de recau­dar dinero para una causa?
● ¿Sen­si­bi­lizar a la opinión públi­ca sobre un tema?
● ¿Reunir a los miem­bros de tu aso­ciación para un momen­to com­par­tido?
● ¿Pro­mover tu causa entre las per­sonas de tu ciu­dad?
● ¿Cel­e­brar una ocasión espe­cial (Navi­dad, aniver­sario de la aso­ciación…)?
● Etc.

2. Definir la fecha y el lugar

En fun­ción de los obje­tivos del even­to de tu aso­ciación definidos ante­ri­or­mente, deter­mi­na una fecha que con­ven­ga a la may­oría de los miem­bros de la aso­ciación y otros asis­tentes, como una tarde entre sem­ana o un fin de sem­ana.

A con­tin­uación, elige un lugar de cel­e­bración que se adapte al tamaño del even­to y dispon­ga del equipamien­to nece­sario (esce­nario, proyec­tor, sis­tema de sonido, etc.). Si se tra­ta de un even­to al aire libre, asegúrate de con­tar pre­vi­a­mente con todas las autor­iza­ciones nece­sarias, del ayun­tamien­to, las autori­dades locales, etc.

3. Elaborar un presupuesto

Dado que un even­to con­ll­e­va costes rel­a­ti­va­mente ele­va­dos, es fun­da­men­tal elab­o­rar un pre­supuesto esti­ma­do. Esto no solo te ayu­dará a hac­erte una idea de la mag­ni­tud de los costes pre­vis­tos (alquil­er de la sala, equipamien­to y logís­ti­ca, cater­ing, dec­o­ración, entreten­imien­to, etc.), sino tam­bién las posi­bles fuentes de ingre­sos (patroci­nadores, bar, rifa…). A pesar de lo que no es posi­ble saber de ante­mano, tu pre­visión pre­supues­taria debe ser lo más estruc­tura­da y detal­la­da posi­ble. Si es posi­ble, con­sul­ta los even­tos de años ante­ri­ores para hac­erte una idea del pre­supuesto total.

4. Hacer un llamamiento a voluntarios

Orga­ni­zar un even­to de una aso­ciación puede supon­er mucho tra­ba­jo y puede ser difí­cil ges­tionarlo todo entre pocas per­sonas. Haz un lla­mamien­to a vol­un­tar­ios que ayu­den a plan­i­ficar y orga­ni­zar el even­to, pero tam­bién que estén pre­sentes antes, durante y después del mis­mo. De la logís­ti­ca y el cater­ing a la recep­ción y la seguri­dad, los vol­un­tar­ios serán de gran ayu­da.

¡Para saber cómo con­seguir vol­un­tar­ios, lee este otro artícu­lo!

5. Definir una hoja de ruta

Una vez que hayas con­segui­do los vol­un­tar­ios para tu even­to, elab­o­ra una lista de las tar­eas que deben realizarse y asíg­nalas en fun­ción de los dis­tin­tos per­files. Esta lista te ayu­dará a ase­gu­rarte de que no olvi­das nada impor­tante. Si entre los vol­un­tar­ios hay per­sonas may­ores, asíg­nales tar­eas no físi­cas, como dar la bien­veni­da a los asis­tentes o inclu­so servir en el puesto de bebidas.

6. Planifica la logística

Pien­sa en toda la plan­i­fi­cación rela­ciona­da con la logís­ti­ca. Asegúrate de que tienes todo lo que nece­si­tas para el even­to, como mesas, sil­las, un sis­tema de sonido, ilu­mi­nación y todo el equipo ade­cua­do en gen­er­al. Plan­i­fi­ca tam­bién la comi­da y la bebi­da para el even­to, en fun­ción del número de asis­tentes. Elige ten­tem­piés fáciles de com­er y trans­portar, como patatas fritas, per­ri­tos calientes, cervezas y refres­cos, ensal­adas, etc.

Además, con­sid­era la posi­bil­i­dad de uti­lizar un sis­tema de pago cash­less para facil­i­tar y ase­gu­rar los pagos y evi­tar aglom­era­ciones en la zona de bar­ras.

7. Piensa en la seguridad

Asegúrate de que dispones de medi­das de seguri­dad para el even­to, como sal­i­das de emer­gen­cia, primeros aux­il­ios, etc.

Asegúrate tam­bién de que las insta­la­ciones sean acce­si­bles para per­sonas con movil­i­dad reduci­da.

8. Encontrar patrocinadores para financiar el evento

Si tu even­to requiere de finan­ciación adi­cional, ponte en con­tac­to con patroci­nadores que puedan con­tribuir de for­ma económi­ca o en mate­r­i­al o ser­vi­cios. Ponte en con­tac­to con empre­sas locales o posi­bles socios para obten­er su ayu­da.

9. Promociona el evento de tu asociación

Una vez que hayas plan­i­fi­ca­do y orga­ni­za­do estas difer­entes eta­pas del even­to, comuníca­lo en tus difer­entes canales para atraer al may­or número de per­sonas posi­ble. Uti­liza tus redes sociales, carte­les, fly­ers, tu pági­na web o la del ayun­tamien­to, los medios de comu­ni­cación de tu patroci­nador, etc.

10. Gestionar el evento en día D

Asegúrate de que todo tran­scurre con nor­mal­i­dad ges­tio­nan­do los diver­sos aspec­tos del even­to y ase­gurán­dote de que se recibe cor­rec­ta­mente a todo el mun­do y de que los vol­un­tar­ios están en sus puestos.

Haz tam­bién fotos y vídeos para inmor­talizar este exi­toso even­to de tu aso­ciación y com­párte­los en tus dis­tin­tos medios de comu­ni­cación.

11. Evalúa el evento

Después del even­to, haz una eval­u­ación final con todos los miem­bros para deter­mi­nar si el even­to ha sido un éxi­to o no. Esto no solo te ayu­dará a orga­ni­zar futur­os even­tos, sino tam­bién a analizar si toda tu orga­ni­zación y preparación han sido cor­rec­tas (pre­supuesto, asis­tentes…). Pide comen­tar­ios a los asis­tentes y vol­un­tar­ios sobre cómo mejo­rar la orga­ni­zación del even­to para futuras edi­ciones.

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