Las rifas son una forma excelente y fácil de recaudar fondos para una asociación. Además, es un evento eficaz para dar a conocer tu organización y la causa que apoya. Una rifa te permite crear un momento distendido para tus empleados. Puedes organizar una en ocasiones especiales, como Navidad.
¿Estás pensando en organizar una rifa pero no sabes por dónde empezar? Aquí tienes todo lo que necesitas saber para que tu evento sea un éxito.
Índice
1. ¿Cómo funciona una rifa?
Se trata simplemente de un juego de azar que requiere la compra de al menos una papeleta para participar, con la que optar al sorteo de premios. Se pueden organizar rifas para diversos eventos (de asociación, torneo de fútbol, evento escolar, aniversario de empresa…).
Las condiciones son exactamente las mismas que en la lotería, es decir:
- Todo el mundo puede participar en este evento, ya que está abierto al público en general.
- Los participantes tienen que comprar tickets para participar.
- Los ganadores se determinan al azar y el sorteo se puede realizar ante notario.
Por último, a diferencia de la lotería, no puedes elegir tus números: se te entrega una papeleta preimpresa al azar y siempre hay un ganador al final de la rifa.
2. Comprobar los permisos necesarios
Asegúrate de que tu organización está legalmente autorizada para celebrar una rifa.
Aunque rifas informales pueden estar permitidas, la normativa de los juegos de azar regula estos eventos.
Puede serte útil, como primer paso, leer lo indicado en la ley Ley 13/2011, de 27 de mayo o en esta web.
Es necesario realizar una solicitud de autorización y entregar la documentación solicitada. Suelen solicitarse documentos como:
- Pago de una tasa de 100€
- Datos y DNI del solicitante (o documentación relativa a la entidad solicitante) y solicitud de autorización para realizar actividades de publicidad, promoción o patrocinio.
- Acreditación de estar al corriente de las obligaciones fiscales y de Seguridad Social.
- Bases de la Rifa.
- Etc.
3. Fijar objetivos concretos para la rifa
Como en cualquier evento, aunque sea sin ánimo de lucro, es imprescindible fijar objetivos.
Fija plazos, objetivos de participación y, lo más importante, un objetivo presupuestario (la cantidad de dinero que quieres recaudar con la rifa). Asimismo, define con antelación el número de personas necesarias para recibir a los asistentes, repartir los premios, etc.
Además, conocer de antemano tus objetivos financieros te ayudará al uso posterior de los fondos recaudados.
4. Define los premios de tu rifa
Otro elemento clave es encontrar un equilibrio entre el coste global de los premios y el objetivo de recaudación de fondos una vez organizada la rifa.
Por lo general, es aconsejable crear varias categorías de lotes con importes que indican el valor del premio, como:
- Premios inferiores a 25 euros
- Premios inferiores a 50 euros
- Premios de más de 100 euros
- Premio único, para un ganador, de más de 200 euros
- Etc.
Por lo general, el coste total de los premios no debe superar el 25% de los recursos previstos, para no salirse del presupuesto. El objetivo último de una rifa es recaudar fondos para tu asociación.
5. Fija el precio de las papeletas
Puedes decidir el precio de tus papeletas de rifa, igual que lo harías para la entrada a un evento (feria, conferencia, etc.).
Como hemos dicho antes, el coste de tus boletos de rifa tiene que estar determinado por dos factores principales:
- Tus objetivos, en particular tu objetivo de recaudación de fondos.
- Coste total de los premios que se sortean.
Al fijar el precio de tus boletos de rifa, ten en cuenta que debería tratarse de un evento asequible y abierto a todo el mundo. En general, el precio de los boletos de la rifa debería ser bajo.
6. Crea una lista de sugerencias y decide los premios para tu rifa
¿Te faltan ideas para los premios? Aquí tienes algunas ideas:
- Tarjetas regalo (Fnac, Decathlon, Smartbox…).
- Aparatos electrónicos (ipad, tostadora, TV…).
- Entradas para un parque temático o un vale para una cena en un restaurante.
- Entradas para conciertos en la zona.
- Cestas gourmet (vino, embutidos, dulces…).
- Objetos para el hogar.
- Un viaje o un fin de semana, si el presupuesto lo permite.
No olvides que también puedes recurrir a los patrocinadores para aumentar tu presupuesto o que te ofrezcan premios directamente.
7. Inscripción y venta de tickets
Además de la venta física, la venta online de boletos para tu rifa es imprescindible si quieres aumentar la participación.
Te recomendamos encarecidamente que crees una página para tu rifa, ya sea en redes sociales o en la página web de tu organización. También puedes integrar una solución de inscripción online para saber cuántas personas acudirán en persona a presenciar el sorteo.
Weezevent ofrece opciones rápidas y fáciles de implementar para organizar una rifa, entre ellas la inscripción online o la gestión de la comunicación con nuestra solución de CRM.
