Organiser un événement associatif : Les étapes clés

Quelle que soit la nature de votre asso­ci­a­tion, son secteur et sa mis­sion, vous serez amené à organ­is­er des événe­ments. Cela dans le but de faire con­naître votre asso­ci­a­tion, récolter des fonds ou encore pro­mou­voir la cause soutenue auprès des par­tic­i­pants et de votre ville. Pour faire de votre événe­ment asso­ci­atif un vrai suc­cès, de nom­breux élé­ments sont à pren­dre en compte. De la ges­tion des bénév­oles, à la réser­va­tion du lieu en pas­sant par le démar­chage des spon­sors, c’est un tra­vail chronophage et de longue haleine.

Pour vous aider au mieux à organ­is­er votre événe­ment asso­ci­atif, décou­vrez tous nos con­seils et astuces sur les étapes clés à garder en tête.

1. Définissez les objectifs de l’événement

Avant toute chose, tout événe­ment, asso­ci­atif ou non, doit avoir des objec­tifs claire­ment défi­nis au préal­able.

• Quelle est la rai­son d’être de votre événe­ment ?
• S’ag­it-il de col­lecter des fonds pour une cause ?
• De sen­si­bilis­er le pub­lic à un sujet ?
• De rassem­bler les mem­bres de votre asso­ci­a­tion pour un moment de con­vivi­al­ité ?
• De met­tre en avant votre cause auprès des per­son­nes de votre ville ?
• De célébr­er une occa­sion par­ti­c­ulière (Noël, anniver­saire de l’association…) ?
• Etc.

2. Déterminer la date et le lieu

En fonc­tion des objec­tifs de votre événe­ment asso­ci­atif défi­nis précédem­ment, déter­minez une date qui con­vien­dra à la majorité de vos mem­bres ain­si qu’aux par­tic­i­pants, comme un soir de semaine ou le week-end par exem­ple.

Ensuite, choi­sis­sez un lieu qui con­vien­dra à la taille de votre événe­ment et qui offrira les équipements néces­saires (scène, pro­jecteur, sonori­sa­tion, etc.). S’il s’agit d’un événe­ment à l’extérieur, assurez-vous d’avoir toutes les autori­sa­tions néces­saires au préal­able, de la part de la mairie, des col­lec­tiv­ités ter­ri­to­ri­ales etc.

3. Établissez un budget prévisionnel

Car un événe­ment engen­dre des coûts rel­a­tive­ment impor­tants, il est essen­tiel d’établir un bud­get prévi­sion­nel. Cela vous aidera non seule­ment à anticiper l’ampleur des coûts à prévoir (loca­tion de la salle, matériel et logis­tique, trai­teurs ou entre­prise externes, déco­ra­tions, ani­ma­tions…) mais aus­si les sources de revenus poten­tielles (spon­sors, buvette, tombo­la…). Mal­gré les incer­ti­tudes, votre bud­get prévi­sion­nel se doit d’être le plus struc­turé et détail­lé pos­si­ble. Si pos­si­ble, référez-vous aux événe­ments des années précé­dentes pour avoir un ordre d’idée du bud­get total.

4. Recrutez des bénévoles

L’or­gan­i­sa­tion d’un événe­ment asso­ci­atif peut représen­ter un tra­vail impor­tant et il peut être dif­fi­cile de gér­er le tout en petit comité. Recrutez des bénév­oles pour vous aider à plan­i­fi­er et à met­tre en place l’événe­ment, mais égale­ment pour assur­er une présence avant, pen­dant et après ce dernier. De la logis­tique, à la restau­ra­tion en pas­sant par l’accueil et la sécu­rité, les bénév­oles vous seront d’une grande util­ité.

Pour savoir com­ment recruter des bénév­oles, décou­vrez notre arti­cle !

5. Définissez une liste de tâches

Une fois que vous avez recruté les bénév­oles pour votre événe­ment, étab­lis­sez une liste de tâch­es à accom­plir ain­si que leur attri­bu­tion en fonc­tion des dif­férents pro­fils. Cette liste vous aidera à vous assur­er que vous n’ou­bliez rien d’im­por­tant. Si par­mi les bénév­oles fig­urent des per­son­nes âgées, attribuez-leur plutôt des tâch­es non physiques comme l’accueil des par­tic­i­pants, ou même le ser­vice à la buvette.

6. Planifiez la logistique

Pensez à toute la plan­i­fi­ca­tion liée à la logis­tique. Assurez-vous que vous ayez tout ce dont vous avez besoin pour l’événe­ment, comme des tables, des chais­es, une sonori­sa­tion, des éclairages et tout le matériel adéquat de manière générale. Plan­i­fiez égale­ment la nour­ri­t­ure et les bois­sons pour l’événe­ment, en fonc­tion du nom­bre de par­tic­i­pants. Favorisez des snacks faciles à con­som­mer et à trans­porter comme des frites, hot dog, bières et sodas, salades…

De même, pensez à utilis­er un sys­tème de paiement cash­less pour faciliter et sécuris­er le paiement et éviter toute con­ges­tion au niveau de la buvette.

7. Pensez à la sécurité

Assurez-vous de met­tre en place des mesures de sécu­rité pour l’événe­ment, comme des sor­ties de sec­ours, des pre­miers sec­ours, etc.

Veillez égale­ment à ce que les instal­la­tions soient acces­si­bles aux per­son­nes à mobil­ité réduite.

8. Recherchez des sponsors pour financer l’événement

Si votre événe­ment néces­site un finance­ment sup­plé­men­taire, démarcher des spon­sors pou­vant con­tribuer à l’événe­ment de manière finan­cière ou matérielle. Con­tactez des entre­pris­es locales ou des parte­naires poten­tiels pour obtenir leur sou­tien.

9. Promouvez votre événement associatif

Une fois que vous avez plan­i­fié et organ­isé ces dif­férentes étapes de l’événe­ment, com­mu­niquez sur vos dif­férents canaux pour attir­er le plus grand nom­bre de per­son­nes pos­si­bles. Utilisez vos réseaux soci­aux, les affich­es, les fly­ers, votre site inter­net ou celui de la mairie, les médias de votre spon­sor, etc.

10. Gérez l’événement le jour J

Assurez-vous que tout se déroule cor­recte­ment en gérant les dif­férents aspects de l’événe­ment et en vous assur­ant que tout le monde soit bien accueil­li tout en veil­lant à ce que les bénév­oles soient à leurs postes respec­tifs.

Prenez égale­ment des pho­tos et des vidéos pour immor­talis­er cet événe­ment asso­ci­atif réus­si et les partager sur vos dif­férents médias.

11. Évaluez l’événement

Après l’événe­ment, faites un bilan final avec vos dif­férents mem­bres pour con­clure du suc­cès ou non de ce dernier. Cela vous aidera non seule­ment à plan­i­fi­er des événe­ments futurs mais égale­ment à analyser si toute votre organ­i­sa­tion et pré­pa­ra­tion a été con­clu­ante (bud­get, par­tic­i­pants…). Deman­dez des retours aux par­tic­i­pants et aux bénév­oles pour savoir com­ment amélior­er l’or­gan­i­sa­tion de l’événe­ment pour les prochaines édi­tions.

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