Sea cual sea tu tipo de asociación, su sector y su misión, tendrás que organizar eventos. Con el objetivo de dar a conocer tu asociación, recaudar fondos o promover la causa que apoyas entre los asistentes y en tu ciudad. Para que el evento de tu asociación sea un verdadero éxito, hay que tener en cuenta ciertos elementos. Desde la gestión de los voluntarios hasta la reserva del local o la búsqueda de patrocinadores, es un trabajo largo y laborioso.
Para ayudarte a organizar el evento de tu asociación, descubre todos nuestros consejos y sugerencias sobre los pasos clave que has de tener en cuenta.
Índice
1. Definir los objetivos del evento
Ante todo, cualquier evento, ya sea de una asociación o no, debe tener unos objetivos claramente definidos de antemano.
● ¿Cuál es la razón de ser de tu evento?
● ¿Se trata de recaudar dinero para una causa?
● ¿Sensibilizar a la opinión pública sobre un tema?
● ¿Reunir a los miembros de tu asociación para un momento compartido?
● ¿Promover tu causa entre las personas de tu ciudad?
● ¿Celebrar una ocasión especial (Navidad, aniversario de la asociación…)?
● Etc.
2. Definir la fecha y el lugar
En función de los objetivos del evento de tu asociación definidos anteriormente, determina una fecha que convenga a la mayoría de los miembros de la asociación y otros asistentes, como una tarde entre semana o un fin de semana.
A continuación, elige un lugar de celebración que se adapte al tamaño del evento y disponga del equipamiento necesario (escenario, proyector, sistema de sonido, etc.). Si se trata de un evento al aire libre, asegúrate de contar previamente con todas las autorizaciones necesarias, del ayuntamiento, las autoridades locales, etc.
3. Elaborar un presupuesto
Dado que un evento conlleva costes relativamente elevados, es fundamental elaborar un presupuesto estimado. Esto no solo te ayudará a hacerte una idea de la magnitud de los costes previstos (alquiler de la sala, equipamiento y logística, catering, decoración, entretenimiento, etc.), sino también las posibles fuentes de ingresos (patrocinadores, bar, rifa…). A pesar de lo que no es posible saber de antemano, tu previsión presupuestaria debe ser lo más estructurada y detallada posible. Si es posible, consulta los eventos de años anteriores para hacerte una idea del presupuesto total.
4. Hacer un llamamiento a voluntarios
Organizar un evento de una asociación puede suponer mucho trabajo y puede ser difícil gestionarlo todo entre pocas personas. Haz un llamamiento a voluntarios que ayuden a planificar y organizar el evento, pero también que estén presentes antes, durante y después del mismo. De la logística y el catering a la recepción y la seguridad, los voluntarios serán de gran ayuda.
¡Para saber cómo conseguir voluntarios, lee este otro artículo!
5. Definir una hoja de ruta
Una vez que hayas conseguido los voluntarios para tu evento, elabora una lista de las tareas que deben realizarse y asígnalas en función de los distintos perfiles. Esta lista te ayudará a asegurarte de que no olvidas nada importante. Si entre los voluntarios hay personas mayores, asígnales tareas no físicas, como dar la bienvenida a los asistentes o incluso servir en el puesto de bebidas.
6. Planifica la logística
Piensa en toda la planificación relacionada con la logística. Asegúrate de que tienes todo lo que necesitas para el evento, como mesas, sillas, un sistema de sonido, iluminación y todo el equipo adecuado en general. Planifica también la comida y la bebida para el evento, en función del número de asistentes. Elige tentempiés fáciles de comer y transportar, como patatas fritas, perritos calientes, cervezas y refrescos, ensaladas, etc.
Además, considera la posibilidad de utilizar un sistema de pago cashless para facilitar y asegurar los pagos y evitar aglomeraciones en la zona de barras.
7. Piensa en la seguridad
Asegúrate de que dispones de medidas de seguridad para el evento, como salidas de emergencia, primeros auxilios, etc.
Asegúrate también de que las instalaciones sean accesibles para personas con movilidad reducida.
8. Encontrar patrocinadores para financiar el evento
Si tu evento requiere de financiación adicional, ponte en contacto con patrocinadores que puedan contribuir de forma económica o en material o servicios. Ponte en contacto con empresas locales o posibles socios para obtener su ayuda.
9. Promociona el evento de tu asociación
Una vez que hayas planificado y organizado estas diferentes etapas del evento, comunícalo en tus diferentes canales para atraer al mayor número de personas posible. Utiliza tus redes sociales, carteles, flyers, tu página web o la del ayuntamiento, los medios de comunicación de tu patrocinador, etc.
10. Gestionar el evento en día D
Asegúrate de que todo transcurre con normalidad gestionando los diversos aspectos del evento y asegurándote de que se recibe correctamente a todo el mundo y de que los voluntarios están en sus puestos.
Haz también fotos y vídeos para inmortalizar este exitoso evento de tu asociación y compártelos en tus distintos medios de comunicación.
11. Evalúa el evento
Después del evento, haz una evaluación final con todos los miembros para determinar si el evento ha sido un éxito o no. Esto no solo te ayudará a organizar futuros eventos, sino también a analizar si toda tu organización y preparación han sido correctas (presupuesto, asistentes…). Pide comentarios a los asistentes y voluntarios sobre cómo mejorar la organización del evento para futuras ediciones.
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