Crear material de comunicación para tu evento con facilidad

Para que tu even­to quede en la memo­ria de los asis­tentes, hay que saber man­ten­er cier­ta coheren­cia entre los temas abor­da­dos y la ima­gen del mis­mo.  Si estos dos ele­men­tos están coor­di­na­dos, el impacto de tu men­saje será más fuerte, ¡y eso tam­bién car­ac­ter­i­za a un even­to de éxi­to! Bien uti­liza­do, el dis­eño facili­ta la inte­gración de los men­sajes. Ya seas pro­fe­sion­al o nova­to en la mate­ria, verás que es muy sen­cil­lo pon­er el dis­eño al ser­vi­cio de la per­cep­ción visu­al de tu even­to.

Además del aspec­to visu­al, cuidar la comu­ni­cación lle­gan­do a las per­sonas ade­cuadas en el momen­to ade­cua­do es fun­da­men­tal. Para ello, un buen CRM espe­cial­iza­do para orga­ni­zadores de even­tos será tu mejor ali­a­do.

Aquí tienes los pasos a seguir para realizar con éxi­to la comu­ni­cación visu­al de tu even­to.

Índice

1. Crear un retro­plan­ning
2. Actu­alizar tu media kit
3. Con­tar con mate­r­i­al de comu­ni­cación durante el even­to
4. Comu­nicar tras el even­to

1. Crear un retroplanning

Ya has crea­do un equipo y definido la nat­u­raleza de tu even­to; ya solo que­da hac­er­lo real­i­dad. La comu­ni­cación y la orga­ni­zación de un even­to pueden inte­grarse en un doc­u­men­to pre­vio: el retro­plan­ning.

El retro­plan­ning de un even­to se uti­liza como una guía que te servirá de prin­ci­pio a fin, en papel y/o for­ma­to dig­i­tal. Se tra­ta de una valiosa her­ramien­ta de gestión que recoge las tar­eas pre­vis­tas y las acciones real­izadas en un cal­en­dario fija­do por ti. Para cada eta­pa del proyec­to, puedes iden­ti­ficar los medios financieros y logís­ti­cos, además de la per­sona encar­ga­da de la tarea. ¡Con la antic­i­pación que car­ac­ter­i­za a esta her­ramien­ta, el retro­plan­ning per­mite lim­i­tar los impre­vis­tos y ten­er el con­trol del even­to de la A a la Z!

2. Actualizar tu media kit

Var­ios ele­men­tos no ver­bales jue­gan un papel impor­tante en una comu­ni­cación pero el aspec­to visu­al es el más evo­cador de todos. El alcance de un even­to depende de dos ele­men­tos fun­da­men­tales: la visión y la vis­i­bil­i­dad. El primero habla de tu per­spec­ti­va y enfoque social; el segun­do define tu for­ma de inter­ac­tu­ar con el públi­co. La coheren­cia entre ambos fac­tores es pri­mor­dial para la cred­i­bil­i­dad de tu men­saje y se apoya en el entorno visu­al crea­do por tu media kit.

Ya con tu retro­plan­ning en mano, es hora de actu­alizar tu mate­r­i­al infor­ma­ti­vo y de comu­ni­cación.

La página web

Un even­to da lugar a la lle­ga­da de nuevos curiosos a tu pági­na web. Asegúrate de que está actu­al­iza­da: que los ban­ners pub­lic­i­tar­ios están actu­al­iza­dos, que los enlaces a tus redes sociales siguen fun­cio­nan­do, que las fotos/vídeos son de bue­na cal­i­dad… Tu pági­na web es tu escaparate, com­prue­ba bien que toda la infor­ma­ción está actu­al­iza­da y opti­miza­da.

Firma de e‑mail

La for­ma más prác­ti­ca y uti­liza­da para comu­ni­carse con clientes y colab­o­radores es el correo elec­tróni­co y este es aún más intere­sante si cul­mi­na con una fir­ma infor­ma­ti­va y con un dis­eño atrac­ti­vo. Com­prue­ba que el logotipo de tu empre­sa se ve cor­rec­ta­mente y no dudes en men­cionar el even­to en tu fir­ma de e‑mail. Esto mues­tra tu impli­cación y refuerza el interés hacia el even­to que se con­vierte en un momen­to esper­a­do.

Soportes digitales: grupos y redes sociales

¡Uti­liza Face­book, Insta­gram, Twit­ter, LinkedIn e inclu­so Meet­up para dar a cono­cer tu even­to! Puedes mostrar difer­entes momen­tos de la fase de orga­ni­zación o sim­ple­mente difundir la ima­gen de tu even­to de for­ma simultánea en todas tus redes sociales. Puedes igual­mente uti­lizar footage de even­tos ante­ri­ores para pro­mo­cionar tu even­to. De no ten­er graba­ciones de even­tos ante­ri­ores, puedes uti­lizar vídeo de stock (por ejem­p­lo de pági­nas como Vide­vo), el cual dará una exce­lente idea de tu even­to a tu audi­en­cia. Para ganar tiem­po, uti­liza her­ramien­tas para readap­tar el tamaño de la ima­gen y no ten­er que crear una nue­va para cada red social. Can­va, por ejem­p­lo, puede ayu­darte con esta tarea de una for­ma muy sen­cil­la.

Comunicación print: Carteles, flyers, pegatinas, etc

Para la comu­ni­cación de tu even­to, los soportes pub­lic­i­tar­ios clási­cos siguen sien­do efi­cientes cuan­do se com­bi­nan con los soportes dig­i­tales cita­dos ante­ri­or­mente. En este caso, todos los ele­men­tos que quieras incluir tienen que poder leerse cor­rec­ta­mente y sin difi­cul­tad ya que, al con­trario de lo que ocurre en redes sociales, no puedes com­ple­tar infor­ma­ción en for­ma de comen­tario o por men­saje en caso de dudas.

Por lo tan­to, el logo, el nom­bre del even­to, los nom­bres de los invi­ta­dos y la infor­ma­ción prác­ti­ca tienen que apare­cer de for­ma clara y con­cisa. La her­ramien­ta de «red­i­men­sion­ar» tam­bién es muy útil en este caso para con­seguir coheren­cia total sin esfuer­zo entre todo el mate­r­i­al.

Entradas

La ven­ta de entradas es clave en todo even­to. Además de servir como títu­lo de acce­so, es el primer ele­men­to tan­gi­ble que comu­ni­ca el uni­ver­so visu­al de tu even­to. Exis­ten difer­entes her­ramien­tas de creación de entradas. En Weezevent es muy fácil per­son­alizar las entradas de tu even­to en un par de clics, tenien­do la ven­ta online integra­da en tu propia web o en un microsite tam­bién per­son­al­iz­able. Inclu­so, puedes hac­er una per­son­al­ización com­ple­ta del fon­do de la entra­da medi­ante una opción Pre­mi­um.

Ejem­p­los de entradas per­son­al­izadas con la per­son­al­ización están­dar de Weezevent.

3. Contar con material de comunicación durante el evento

Acreditaciones y pegatinas identificativas

Las acred­ita­ciones facil­i­tan la seguri­dad y la iden­ti­fi­cación de los asis­tentes. En su defec­to, pegati­nas con el nom­bre, apel­li­do y puesto del asis­tente pueden servir. De esta for­ma, se facili­ta la iden­ti­fi­cación al tiem­po que ani­ma la inter­ac­ción entre asis­tentes.

Programa y folleto del evento

El pro­gra­ma del even­to y el fol­leto son dos ele­men­tos que no siem­pre se cuidan tan­to, por fal­ta de tiem­po, pero que con­tribuyen a la per­cep­ción de tu mar­ca. Estos per­miten, por una parte, que el asis­tente se sien­ta parte impli­ca­da en tu proyec­to y por otra, le facil­i­tan dis­fru­tar al máx­i­mo del even­to en sí, con­tan­do con toda la infor­ma­ción que has deci­di­do pon­er a su dis­posi­ción. Además, hay quien se lo que­da como recuer­do del even­to, por lo que es impor­tante cuidar mucho estos dos ele­men­tos tam­bién.

Vídeos Live

La retrans­misión de un even­to en direc­to ya no con­ll­e­va grandes costes ni mate­r­i­al. Hoy en día, con un trípode y un smart­phone es sufi­ciente para retrans­mi­tir el con­tenido de un even­to en direc­to, ya sea algunos momen­tos clave o la total­i­dad del mis­mo. Gra­ba a los asis­tentes, los ponentes, tran­ta de mostrar el ambi­ente y la energía del espa­cio en tus redes sociales. Más ade­lante, podrás inclu­so añadir este con­tenido a tu pági­na web para reforzar tu his­to­ria y tu cred­i­bil­i­dad.

Señalización

Al mis­mo tiem­po her­ramien­ta de indi­cación y dec­o­ra­ti­va, la señal­ización cada vez está más integra­da en el paisaje de los even­tos, ya sea como car­tel, en pan­talla o en el sue­lo.

La señal­ización uti­liza el dis­eño para com­ple­tar infor­ma­ción bási­ca con ele­men­tos prác­ti­cos, indi­can­do, entre otros:

• los pun­tos de acce­so y sal­i­da;
• las zonas de acred­itación e infor­ma­ción;
• los ser­vi­cios;
• las zonas de comi­da y bebi­da;
• las difer­entes salas del even­to;
• los pun­tos de mer­chan­dis­ing;
• el pho­to­call;
• etc.

Goodies

Los good­ies son un obje­to pub­lic­i­tario dis­tribui­do por una mar­ca o empre­sa. Tienen un gran impacto en la memo­ria hacia la mar­ca de la per­sona a la que se le regala y no es una acción cara.  Esto lo hace el ali­a­do per­fec­to de los even­tos.

Tote bag, cantim­plo­ra, taza, gad­get, semi­l­las para plan­tar, cuader­no, bolí­grafo, llavero, camise­ta, etc. Las posi­bil­i­dades son muy amplias. Puedes optar por crear por tu cuen­ta los good­ies o aso­cia­rte con el creador del obje­to, ofre­cién­dole a cam­bio la vis­i­bil­i­dad que le gener­ará tu even­to.

4. Comunicar tras el evento

Aunque la duración de un even­to físi­co parece lim­i­ta­da, exis­ten miles de for­mas de man­ten­er­lo vivo en el tiem­po. Entre otras cosas puedes:

• Enviar un e‑mail de agradec­imien­to a cada asis­tente y, si es posi­ble, con las fotos en las que apare­cen.
• Difundir fotos y vídeos en redes sociales.
• Escribir un post en tu blog de empre­sa que reco­ja los momen­tos clave del even­to.

Este artícu­lo te da ideas para la comu­ni­cación de tu futuro even­to. No dejes de echar un vis­ta­zo a las fun­cional­i­dades de nues­tra platafor­ma de ven­ta de entradas e inscrip­ciones online todo en uno hacien­do clic en el sigu­iente botón:

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