Tanto si es tu primer congreso como si no, cada evento es único y requiere una organización cuidadosa y bien planificada. Según el tema, el tipo de asistentes, el lugar de celebración y el presupuesto disponible, hay muchos elementos que tener en cuenta para que tu congreso sea un éxito.
Buenas prácticas, consejos y trucos, aquí tienes un resumen de los pasos clave para organizar tu congreso.
Índice
Todo lo que tienes que saber sobre los congresos
Los congresos son acontecimientos profesionales únicos. Un congreso es una reunión formal de un grupo de personas que pueden representar a una determinada empresa, profesión, industria o comunidad. El objetivo de un congreso suele ser debatir un tema o asunto concreto y contrastar ideas y opiniones diferentes para tomar decisiones. Los congresos pueden organizarse a escala local, nacional o internacional, y pueden durar desde unos pocos días hasta varias semanas, dependiendo de la importancia del evento.
Se pueden organizar congresos para muchos sectores, como la política, la ciencia, la medicina, la tecnología, la educación, la industria, el comercio, etc. Los asistentes van desde profesionales del sector a investigadores y profesores, empresarios, políticos, representantes de asociaciones, etc.
1. Definir un briefing
En primer lugar, es esencial definir unos fundamentos que respondan a varias preguntas, como:
- ¿Cuál es el tema del congreso? Es importante determinar el tema principal del congreso y los objetivos que se pretenden alcanzar. Esto te ayudará a orientar la selección de ponentes y asistentes.
- ¿Quién asistirá? Definir el perfil de los asistentes a los que se invitará al congreso.
- ¿Cuándo? Si tu congreso es de negocios, por ejemplo, elige un día entre semana. Sise tratade un congreso benéfico, los fines de semana o las tardes entre semana serían más apropiados.
- ¿Dónde? Busca un lugar que cubra las necesidades del congreso en cuanto a capacidad, instalaciones y ubicación. Asegúrate de reservar el recinto con antelación.
- ¿Con qué fin? El objetivo u objetivos de el congreso deben estar claros y bien definidos de antemano. Aquí tienesalgunas preguntas que hacerte:
- ¿Qué mensaje quieres transmitir con la organización de este evento?
- ¿Hay decisiones que han de tomarse como consecuencia de la celebración del congreso?
- ¿Qué hacer si no tiene éxito?
- Etc.
2. Establecer un presupuesto
Determina el presupuesto asignado al congreso y estima los costes de cada elemento:
- Alquiler de la sala o recinto
- Equipos audiovisuales
- Comida y bebida
- Alojamiento
- Empresas externas
- Comunicación
- Etc.
3. Desarrolla un programa claro
Elabora un programa detallado de todo el congreso con la organización por franjas horarias para que todo esté bien planificado y se comunique a los asistentes. Esto incluye conferencias, talleres, pausas, sesiones de networking, comidas, actividades paralelas, etc.
4. Busca ponentes
Busca expertos en la materia escogida que puedan intervenir en el congreso. Ponte en contacto con ellos con suficiente antelación para que puedan organizar su presencia ese día. Esto te permitirá organizar mesas redondas, conferencias sobre un tema concreto y mostrar distintas opiniones.
5. Gestiona las inscripciones
Para facilitar la inscripción de los asistentes al congreso, especialmente de los que vienen de lejos, implementa una solución de venta de entradas o inscripciones online que permita a los asistentes reservar su plaza en unos pocos clics. Esto también te permitirá gestionar las inscripciones por categorías y tipos de entrada.
6. Proporciona el equipo necesario a los ponentes para sus presentaciones
Asegúrate de que los ponentes tengan acceso al equipo necesario para sus presentaciones, como proyectores, pantallas y ordenadores portátiles. También es útil proporcionarles una plantilla de presentación antes de el congreso para homogeneizar el formato del contenido presentado
7. Planifica las pausas para el café y las comidas
Recuerda también planificar los descansos para todos los asistentes. Pausas para café, comida y cóctel por la noche. Los descansos son una oportunidad para que los asistentes se reúnan e intercambien ideas, así que asegúrate de dejar tiempo suficiente para ello. Esto también permitirá a los organizadores preparar la sala y el equipo antes de que se reanude el congreso.
8. Presta atención a la accesibilidad
Para facilitar la asistencia, asegúrate de que el lugar elegido sea relativamente accesible en coche (plazas de aparcamiento), en transporte público y para personas con movilidad reducida. También es preferible elegir un lugar donde haya muchas opciones de alojamiento, como hoteles, sobre todo si el congreso se celebra durante varios días seguidos.
9. Organiza sesiones de preguntas y respuestas
Por último, para aportar más dinamismo e interacción durante el congreso, busca una forma de tratar las preguntas formuladas por los asistentes durante las sesiones de preguntas y respuestas, como un micrófono portátil en la sala o un sistema de preguntas online.
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