Ob erster Kongress oder wiederkehrendes Format – jedes Event ist einzigartig und erfordert eine sorgfältige Planung. Thema, Teilnehmerkreis, Location und Budget: Es gibt viele Elemente, die über den Erfolg Ihres Kongresses entscheiden.
In diesem Leitfaden finden Sie 9 konkrete Schritte, um Ihren Kongress professionell zu planen und durchzuführen.
Zusammenfassung
Was Sie über Kongresse wissen sollten
Ein Kongress ist eine formelle Zusammenkunft von Vertreter/innen eines bestimmten Berufsstands, einer Branche oder einer Gemeinschaft. Ziel ist es, Ideen auszutauschen, Standpunkte zu konfrontieren und Entscheidungen zu treffen. Kongresse können lokal, national oder international stattfinden und dauern je nach Umfang mehrere Tage bis Wochen.
Kongresse werden in vielen Branchen organisiert: Medizin, Wissenschaft, Politik, Technologie, Bildung, Industrie, Handel. Teilnehmende sind Fachleute, Forscher/innen, Unternehmensleiter/innen, politische Entscheidungsträger/innen und Verbandsvertreter/innen.
Was unterscheidet einen Kongress von einer Konferenz? Ein Kongress ist typischerweise grösser, formeller und mehrtägig. Er versammelt Vertreter/innen einer ganzen Branche, während Konferenzen oft thematisch enger und kürzer sind.
Für kleinere, interne Formate — etwa Firmenseminare oder Strategietage — finden Sie Tipps in unserem Leitfaden zum Thema Seminar planen.
1. Pflichtenheft erstellen
Bevor Sie einen Kongress planen, definieren Sie die Eckpfeiler:
- Thema: Was ist das Hauptthema? Welche Ziele sollen erreicht werden? Das Thema bestimmt die Auswahl der Referent/innen und Teilnehmenden.
- Teilnehmerkreis: Wer soll eingeladen werden? Fachleute, Wissenschaftler/innen, Unternehmer/innen, Verbände?
- Zeitpunkt: Für Wirtschaftskongresse eignen sich Wochentage. Für gemeinnützige oder Community-Kongresse eher Abende oder Wochenenden.
- Location: Finden Sie einen Ort, der zu Kapazität, Ausstattung und Erreichbarkeit passt. Frühzeitig reservieren.
- Ziele: Welche Botschaft soll der Kongress vermitteln? Welche Entscheidungen sollen am Ende stehen? Was passiert, wenn die Ziele nicht erreicht werden?
Einen allgemeinen Überblick über die Planung von Veranstaltungen jeder Art bietet unser Leitfaden zum Thema Event planen.
2. Budget festlegen
Erstellen Sie einen detaillierten Budgetplan mit allen Posten:
- Location-Miete
- Audiovisuelle Ausstattung (Beamer, Mikrofone, Leinwände)
- Catering und Getränke
- Übernachtungen für Referent/innen und Teilnehmende
- Externe Dienstleister (Sicherheit, Technik, Moderation)
- Kommunikation und Marketing
- Druckmaterialien (Programme, Badges, Roll-ups)
Planen Sie eine Reserve von 10–15 % für Unvorhergesehenes ein.
3. Programm erarbeiten
Erstellen Sie ein detailliertes Programm mit klaren Zeitfenstern: Vorträge, Workshops, Pausen, Networking-Sessions, Mahlzeiten und Begleitprogramm. Kommunizieren Sie das Programm frühzeitig an die Teilnehmenden, zur Vorbereitung und damit diese gezielt Sessions auswählen können.
Bei mehrtägigen Kongressen empfiehlt sich ein Abendprogramm für die Delegierten (Networking-Dinner, kulturelle Aktivität), das den informellen Austausch fördert.
4. Referent/innen finden
Suchen Sie Expert/innen in Ihrem Fachgebiet – über Branchenverbände, Hochschulen, Fachpublikationen oder persönliche Netzwerke. Kontaktieren Sie potenzielle Referent/innen mindestens 3–6 Monate im Voraus.
Klären Sie frühzeitig:
- Honorar und Spesen
- Technische Anforderungen (Präsentationsformat, Spezialausstattung)
- Reise und Unterkunft
Planen Sie eine Mischung aus Keynotes, Podiumsdiskussionen und Workshops, um verschiedene Perspektiven abzubilden.
5. Anmeldungen verwalten
Für einen reibungslosen Anmeldeprozess setzen Sie auf ein Online-Anmeldesystem. Teilnehmende reservieren ihre Plätze in wenigen Klicks – besonders wichtig für internationale Kongresse, bei denen die Anreise geplant werden muss.
Nutzen Sie verschiedene Ticketkategorien:
- Tagespass vs. Gesamtpass
- Frühbucherpreise (Early Bird)
- Student/innen- und Verbandstarife
- Speaker-Dinner oder exklusive Networking-Events
Über WeezTicket verwalten Sie alle Kategorien zentral und behalten den Überblick über Anmeldungen, Zahlungen und Teilnehmerdaten.
Für Kongresse mit fester Bestuhlung oder Saalaufteilung bietet Weezevent eine nummerierte Sitzplatzwahl, damit Teilnehmende ihren Platz direkt bei der Buchung auswählen können.
6. Technik und Präsentationen sicherstellen
Stellen Sie sicher, dass Referent/innen Zugang zu Beamern, Leinwänden, Laptops und Mikrofonen haben. Testen Sie die Technik am Vortag.
Hilfreich: Stellen Sie den Referent/innen vorab eine Präsentationsvorlage zur Verfügung, um ein einheitliches Erscheinungsbild über den gesamten Kongress sicherzustellen.
Für hybride Formate – bei denen ein Teil des Publikums online teilnimmt – bietet Weezevent eine Lösung für virtuelle Veranstaltungen, die sich nahtlos mit Ticketing und Zugangskontrolle verbinden lässt.
7. Pausen und Verpflegung planen
Planen Sie ausreichend Pausen ein: Kaffeepausen, Mittagessen und ggf. ein Abendessen oder Apéro. Pausen sind nicht nur Erholung – sie sind die wichtigsten Networking-Momente eines Kongresses.
Achten Sie auf:
- Genügend Zeit zwischen den Sessions (mindestens 20–30 Minuten)
- Gastronomie für verschiedene Ernährungsbedürfnisse
- Räumliche Nähe von Catering und Kongresssälen
Bei mehrtägigen Kongressen mit mehreren Verpflegungspunkten kann ein Cashless-Zahlungssystem die Abwicklung deutlich vereinfachen.
8. Erreichbarkeit und Unterkunft prüfen
Der Veranstaltungsort muss gut erreichbar sein:
- Ausreichend Parkplätze für alle, die mit dem Auto kommen
- Gute ÖV-Anbindung für alle, die mit öffentlichen Verkehrsmitteln kommen
- Barrierefreiheit für Menschen mit eingeschränkter Mobilität
Bei mehrtägigen Kongressen in der Schweiz: Wählen Sie eine Location mit Hotels und Übernachtungsmöglichkeiten in der Nähe. Verhandeln Sie Vorteile und Kontingente für Zimmer mit umliegenden Hotels in der Stadt für Ihre Teilnehmenden.
9. Q&A-Sessions einplanen
Interaktion macht einen Kongress lebendig. Planen Sie nach Vorträgen und Podiumsdiskussionen Fragerunden ein.
Mögliche Formate:
- Drahtlose Mikrofone im Saal für Fragen aus dem Publikum
- Digitale Frage-Tools (z. B. Slido, Mentimeter), über die Teilnehmende live Fragen einreichen
- Moderierte Diskussionsrunden mit ausgewählten Fragen
Fragen und Antworten schaffen Dynamik und geben den Teilnehmenden das Gefühl, vom Veranstalter aktiv eingebunden zu sein.
Weezevent unterstützt Sie bei der Organisation Ihres Kongresses: Online-Ticketing und Anmeldungen, Zugangskontrolle, Cashless Payments und CRM- und Marketing-Tools – einfach zu implementieren und nahtlos verbunden.
