Organiser un congrès : 9 étapes pour un événement réussi

Qu’il s’agisse de votre pre­mier con­grès ou non, chaque événe­ment est unique en son genre et demande une organ­i­sa­tion rigoureuse et bien plan­i­fiée. Selon le thème, le type de par­tic­i­pants, le lieu ou encore le bud­get disponible, de nom­breux élé­ments sont à pren­dre en compte pour faire de votre con­grès un véri­ta­ble suc­cès.

Bonnes pra­tiques, con­seils et astuces, voici un tour d’horizon des étapes clés pour organ­is­er votre con­grès.

Tout savoir sur les congrès

Sou­vent mal com­pris, les con­grès sont des événe­ments pro­fes­sion­nels uniques en leur genre. Un con­grès est une réu­nion formelle d’un groupe de per­son­nes pou­vant représen­ter une entre­prise, une pro­fes­sion, un secteur d’ac­tiv­ité ou une com­mu­nauté par­ti­c­ulière. L’objectif d’un con­grès est générale­ment d’échanger autour d’un sujet ou thème en par­ti­c­uli­er et de met­tre en con­fronta­tions plusieurs idées et opin­ions afin de débouch­er sur des déci­sions. Les con­grès peu­vent être organ­isés à l’échelle locale, nationale ou inter­na­tionale et peu­vent dur­er de quelques jours à plusieurs semaines, en fonc­tion de l’im­por­tance de l’événe­ment.

Les con­grès peu­vent être organ­isés pour de nom­breux secteurs, tels que la poli­tique, la sci­ence, la médecine, la tech­nolo­gie, l’é­d­u­ca­tion, l’in­dus­trie, le com­merce etc. En matière de par­tic­i­pants, on y retrou­ve aus­si bien des pro­fes­sion­nels du secteur que des chercheurs et pro­fesseurs, des chefs d’en­tre­prise, des respon­s­ables poli­tiques, des représen­tants d’associations…

1. Définissez un cahier des charges

Avant toute chose, il est essen­tiel de définir un cahi­er des charges répon­dant à plusieurs ques­tions telles que :

• Quel est le sujet/thème du con­grès ? Il est impor­tant de déter­min­er le sujet prin­ci­pal du con­grès et les objec­tifs à attein­dre. Cela vous aidera à ori­en­ter la sélec­tion des con­férenciers et des par­tic­i­pants.
• Quels seront les par­tic­i­pants ? Définis­sez le pro­fil des par­tic­i­pants à con­vi­er au con­grès.
• Quand ? Si votre con­grès rassem­ble des entre­pris­es par exem­ple, favorisez une journée dans la semaine. S’il s’agit d’un con­grès ori­en­té vers une cause car­i­ta­tive, le week-end ou les soirs de semaines sem­blent plus appro­priés.
• Dans quel lieu ? Trou­vez un lieu qui cor­re­spond aux besoins du con­grès en ter­mes de capac­ité, d’équipements et de local­i­sa­tion. Assurez-vous de réserv­er la salle à l’a­vance.
• Dans quels buts ? Le ou les objec­tifs de la tenue du con­grès doivent être clairs et bien défi­nis au préal­able. Voici quelques ques­tions à vous pos­er :
  • Quel mes­sage essayez-vous de faire pass­er en organ­isant cet événe­ment ?
  • Quelles sont les déci­sions finales qui doivent être pris­es à la fin du con­grès ?
  • Que faire en cas d’échec ?
  • Etc.

2. Établissez un budget

Déter­minez le bud­get alloué au con­grès et éval­uez les coûts pour chaque élé­ment :

• loca­tion de salle,
• matériel audio­vi­suel,
• nour­ri­t­ure et bois­sons,
• héberge­ment,
• entre­pris­es externes,
• com­mu­ni­ca­tion,
• etc.

3. Élaborez un programme clair

Créez un pro­gramme détail­lé pour l’ensemble du con­grès avec des divi­sions par tranche horaire, afin que tout soit bien organ­isé et trans­mis aux par­tic­i­pants. Cela inclut les con­férences, les ate­liers, les paus­es, les ses­sions de net­work­ing, les repas, les ani­ma­tions annex­es…

4. Trouvez des conférenciers

Trou­vez des experts dans le domaine ciblé pou­vant inter­venir lors du con­grès. Con­tactez-les suff­isam­ment tôt pour qu’ils puis­sent s’or­gan­is­er afin d’être présents le jour venu. Cela vous per­me­t­tra d’organiser des tables ron­des, des con­férences plus pointues sur un sujet en par­ti­c­uli­er, et d’exprimer divers­es opin­ions.

5. Gérez les inscriptions

Pour faciliter les inscrip­tions des par­tic­i­pants au con­grès, surtout pour ceux qui vien­nent de loin, offrez une solu­tion de bil­let­terie ou d’inscription en ligne per­me­t­tant d’obtenir sa place en quelques clics. Cela vous per­me­t­tra égale­ment de gér­er les inscrip­tions en fonc­tion des tar­ifs et des types de par­tic­i­pa­tion.

6. Prévoyez des supports de présentation pour les conférenciers

Assurez-vous que les con­férenciers aient accès aux sup­ports de présen­ta­tion néces­saires, comme des pro­jecteurs, des écrans et des ordi­na­teurs porta­bles. Il est égale­ment utile de leur fournir un mod­èle de présen­ta­tion pour uni­formiser le con­tenu présen­té en amont du con­grès.

7. Prévoyez une pause-café et des pauses repas

Pensez égale­ment à prévoir les moments de pause pour tous les par­tic­i­pants. Paus­es-cafés, déje­uner et apéri­tif pour la soirée. Les paus­es sont une occa­sion pour les par­tic­i­pants de se ren­con­tr­er et d’échang­er des idées avec tous les par­tic­i­pants, assurez-vous donc d’avoir prévu suff­isam­ment de temps pour les paus­es. Cela per­me­t­tra égale­ment aux organ­isa­teurs de pré­par­er la salle et le matériel avant la reprise du con­grès.

8. Soyez attentif à l’accessibilité

Pour faciliter la venue des par­tic­i­pants, veillez à ce que le lieu choisi soit rel­a­tive­ment acces­si­ble en voitures (places de park­ing), en trans­ports en com­mun, ou aux per­son­nes à mobil­ité réduite. De même, il est préférable de choisir un lieu où de nom­breux héberge­ments comme des hôtels sont présents, surtout si le con­grès se déroule sur plusieurs jours d’af­filée.

9. Planifiez des sessions questions-réponses

Enfin, pour apporter plus de dynamisme et d’interactions pen­dant le con­grès, prévoyez un moyen de gér­er les ques­tions posées par les par­tic­i­pants lors des ses­sions de ques­tions-répons­es, comme un micro mobile dans la salle ou un sys­tème de ques­tions en ligne par exem­ple.

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