Responder a las preguntas de los asistentes a tu evento: buenas prácticas

Responder a las preguntas de los asistentes a tu evento: buenas prácticas

Si ya has organizado algún evento, ya lo sabes: por muy bien que hayas comunicado toda la infor­mación por todos los medios y en todos los soportes posibles, los asistentes siempre tendrán preguntas que hacerte. A veces simple­mente porque es más fácil y agradable hablar con una persona, otras veces porque la infor­mación está en un sitio que no es suficien­te­mente visible, de fácil acceso o no se entiende bien.

Es impor­tante que des respuesta a todas las preguntas de los futuros asistentes a tu evento para asegu­rarte de que efecti­va­mente acaben asistiendo, además de propor­cio­narles una buena experiencia y mantener la relación con ellos en el futuro. Las palabras clave son: paciencia, antici­pación y repetición. A partir de las experiencias de nuestros organi­za­dores, hemos recopilado los consejos que te traemos aquí.

Anticiparse y prever las preguntas

Haz una lista con toda la infor­mación que deberías destacar y comunicar a los asistentes. Los asistentes aprecian que hagas el esfuerzo de prever las dudas que pudieran surgirles. Tómate el tiempo de anotar todas las preguntas que podrías hacerte si fueras un asistente, desde las más sencillas y obvias hasta las más compli­cadas. Una vez hecha la lista, asocia a cada pregunta la infor­mación necesaria para responder. Fíjate en las conver­sa­ciones anteriores para detectar y responder a los temas más recurrentes.

Estos son algunos ejemplos de preguntas frecuentes:

  • Al final no podré acudir al evento, ¿puedo revender mi entrada? ¿Puedo obtener un reembolso? ¿Puedo cancelar mi inscripción?
  • Acudiré al evento en coche, ¿hay dónde aparcar? ¿Qué acceso tengo que utilizar?
  • Voy a acudir al evento con un niño, ¿tiene que estar inscrito? ¿Hay algún tipo de tarifa reducida?
  • ¿Los accesos están adaptados a personas con movilidad reducida?
  • He perdido mi entrada, ¿qué tengo que hacer?
  • Tenía un código promo­cional pero no lo he utilizado y me gustaría hacerlo, ¿cómo lo puedo hacer?
  • Soy un expositor y no he recibido mi acredi­tación, ¿me la podéis reenviar?
  • Se me está solici­tando un pago pero ya lo he realizado, ¿qué hago?
  • ¿Puedo llevar una silla / paraguas /…?
  • ¿Hay vestuarios? ¿Son gratuitos o de pago?

Si tienes preguntas que se repiten con mucha frecuencia, da direc­ta­mente las respuestas en los diferentes soportes que utilices para comunicar y repíte­selas a los asistentes por e-mail o en redes sociales.

Crear respuestas tipo

Crea un registro de respuestas tipo. Así, ganarás tiempo cuando te hagan la pregunta y te permitirá tener un discurso coherente y homogéneo.

Este trabajo te permite dedicar menos tiempo a las preguntas sencillas de asistentes y compra­dores y concentrar tus esfuerzos y tu dispo­ni­bi­lidad en los asuntos más complejos y sobre todo ¡en organizar tu evento!

Organiza la información por temas y destinatarios

Demasiada infor­mación acaba desin­for­mando. Ten cuidado de no abrumar con mucha infor­mación a los poten­ciales y futuros asistentes a tu evento. Es impor­tante que organices por temas y priorices la infor­mación, también qué infor­mación diriges a cada tipo de asistente. Comunica en varias fases, con e-mailings diferentes según los casos y sólo a las personas que necesitan dicha infor­mación.

Estar disponible y ser reactivo

Estar dispo­nible para los asistentes es funda­mental. No les dejes nunca sin respuesta. La impli­cación que tengas con los asistentes y tu reacti­vidad contri­buyen enorme­mente a que tu relación con el público sea buena, así como a dar una imagen amable de la organi­zación y del evento. También facilita mucho la llegada de los asistentes, su experiencia en el evento e influye mucho en su opinión sobre el evento una vez terminado.

Existen muchos canales de contacto: e-mail, teléfono, correo postal, mensa­jería instan­tánea, redes sociales, etc. Prioriza los canales más utili­zados por los asistentes. No se trata de utili­zarlos todos: escoge los más relevantes y asegúrate de estar dispo­nible, sobre todo en los momentos de mayor afluencia de consultas. Ten también en cuenta, que según el canal utilizado, los asistentes tendrán diferentes expec­ta­tivas en cuanto a la velocidad de respuesta y a lo elaborada que tenga que ser. Es conve­niente tener una visión estra­tégica también en este tema.

No des por hecho que conocen la información práctica

Asegúrate de recordar a los asistentes la infor­mación práctica de tu evento: el horario, el lugar del evento, los accesos, los trans­portes dispo­nibles en los alrede­dores, la documen­tación que tienen que llevar, etc.

En caso de realizar alguna modifi­cación, avisa a los asistentes con la mayor anterio­ridad posible. Envía e-mails, SMS o cualquier otro tipo de comuni­cación para asegu­rarte de que la infor­mación llega a sus desti­na­tarios. Si puedes, solicita también un acuse de recibo.

Otros puntos clave:

  • Diseña tu web de forma que el acceso a la infor­mación sea rápido y fácil.
  • Repite la infor­mación pero sin hacer spam.
    • A los asistentes les puede molestar recibir la infor­mación demasiadas veces. Dosifica los tiempos de comuni­cación y los recor­da­torios. Pon la infor­mación a su dispo­sición de forma fácil, sin pasar necesa­ria­mente por los mensajes directos.
  • Si te hacen la misma pregunta con frecuencia, reformula la expli­cación.
    • Esto es un signo de que la infor­mación tal vez no esté redactada de la forma más compren­sible para los asistentes.

Ahora que ya sabes perfec­ta­mente cómo responder a las preguntas de los asistentes a tu evento, puedes seguir con la organi­zación de tu evento con la ayuda de Weezevent. ¡Haz clic aquí para adentrarte en el universo Weezevent!

¡Nos vemos por weezevent.com!

Comparte este artículo en

Cómo crear el formulario de inscripción online ideal

Crear un formulario de inscripción es una tarea que tienes que tener en cuenta desde las primeras etapas de la organización de tu evento. Con este formulario, los datos de los asistentes quedarán registrados y te ayudarán con la organización del evento en sí. Por eso, es una herramienta que tiene que estar bien pensada e integrada en el proceso de compra de la entrada o inscripción. Te damos algunos consejos para incorporar y diseñar el formulario de inscripción online perfecto para que tu evento sea un éxito.

Leer el artículo