Responder a las preguntas de los asistentes a tu evento: buenas prácticas

Responder a las preguntas de los asistentes a tu evento: buenas prácticas

Si ya has orga­ni­za­do algún even­to, ya lo sabes: por muy bien que hayas comu­ni­ca­do toda la infor­ma­ción por todos los medios y en todos los soportes posi­bles, los asis­tentes siem­pre ten­drán pre­gun­tas que hac­erte. A veces sim­ple­mente porque es más fácil y agrad­able hablar con una per­sona, otras veces porque la infor­ma­ción está en un sitio que no es sufi­cien­te­mente vis­i­ble, de fácil acce­so o no se entiende bien.

Es impor­tante que des respues­ta a todas las pre­gun­tas de los futur­os asis­tentes a tu even­to para ase­gu­rarte de que efec­ti­va­mente acaben asistien­do, además de pro­por­cionarles una bue­na expe­ri­en­cia y man­ten­er la relación con ellos en el futuro. Las pal­abras clave son: pacien­cia, antic­i­pación y repeti­ción. A par­tir de las expe­ri­en­cias de nue­stros orga­ni­zadores, hemos recopi­la­do los con­se­jos que te trae­mos aquí.

Anticiparse y prever las preguntas

Haz una lista con toda la infor­ma­ción que deberías destacar y comu­nicar a los asis­tentes. Los asis­tentes apre­cian que hagas el esfuer­zo de pre­v­er las dudas que pudier­an sur­girles. Tómate el tiem­po de ano­tar todas las pre­gun­tas que podrías hac­erte si fueras un asis­tente, des­de las más sen­cil­las y obvias has­ta las más com­pli­cadas. Una vez hecha la lista, aso­cia a cada pre­gun­ta la infor­ma­ción nece­saria para respon­der. Fíjate en las con­ver­sa­ciones ante­ri­ores para detec­tar y respon­der a los temas más recur­rentes.

Estos son algunos ejem­p­los de pre­gun­tas fre­cuentes:

  • Al final no podré acud­ir al even­to, ¿puedo reven­der mi entra­da? ¿Puedo obten­er un reem­bol­so? ¿Puedo can­ce­lar mi inscrip­ción?
  • Acud­iré al even­to en coche, ¿hay dónde aparcar? ¿Qué acce­so ten­go que uti­lizar?
  • Voy a acud­ir al even­to con un niño, ¿tiene que estar inscrito? ¿Hay algún tipo de tar­i­fa reduci­da?
  • ¿Los acce­sos están adap­ta­dos a per­sonas con movil­i­dad reduci­da?
  • He per­di­do mi entra­da, ¿qué ten­go que hac­er?
  • Tenía un códi­go pro­mo­cional pero no lo he uti­liza­do y me gus­taría hac­er­lo, ¿cómo lo puedo hac­er?
  • Soy un expos­i­tor y no he recibido mi acred­itación, ¿me la podéis reen­viar?
  • Se me está solic­i­tan­do un pago pero ya lo he real­iza­do, ¿qué hago?
  • ¿Puedo lle­var una sil­la / paraguas /…?
  • ¿Hay ves­tu­ar­ios? ¿Son gra­tu­itos o de pago?

Si tienes pre­gun­tas que se repiten con mucha fre­cuen­cia, da direc­ta­mente las respues­tas en los difer­entes soportes que util­ices para comu­nicar y repíte­se­las a los asis­tentes por e‑mail o en redes sociales.

Crear respuestas tipo

Crea un reg­istro de respues­tas tipo. Así, ganarás tiem­po cuan­do te hagan la pre­gun­ta y te per­mi­tirá ten­er un dis­cur­so coher­ente y homogé­neo.

Este tra­ba­jo te per­mite dedicar menos tiem­po a las pre­gun­tas sen­cil­las de asis­tentes y com­pradores y con­cen­trar tus esfuer­zos y tu disponi­bil­i­dad en los asun­tos más com­ple­jos y sobre todo ¡en orga­ni­zar tu even­to!

Organiza la información por temas y destinatarios

Demasi­a­da infor­ma­ción aca­ba desin­for­man­do. Ten cuida­do de no abru­mar con mucha infor­ma­ción a los poten­ciales y futur­os asis­tentes a tu even­to. Es impor­tante que organ­ices por temas y pri­orices la infor­ma­ción, tam­bién qué infor­ma­ción diriges a cada tipo de asis­tente. Comu­ni­ca en varias fas­es, con e‑mailings difer­entes según los casos y sólo a las per­sonas que nece­si­tan dicha infor­ma­ción.

Estar disponible y ser reactivo

Estar disponible para los asis­tentes es fun­da­men­tal. No les dejes nun­ca sin respues­ta. La impli­cación que ten­gas con los asis­tentes y tu reac­tivi­dad con­tribuyen enorme­mente a que tu relación con el públi­co sea bue­na, así como a dar una ima­gen amable de la orga­ni­zación y del even­to. Tam­bién facili­ta mucho la lle­ga­da de los asis­tentes, su expe­ri­en­cia en el even­to e influye mucho en su opinión sobre el even­to una vez ter­mi­na­do.

Exis­ten muchos canales de con­tac­to: e‑mail, telé­fono, correo postal, men­sajería instan­tánea, redes sociales, etc. Pri­or­iza los canales más uti­liza­dos por los asis­tentes. No se tra­ta de uti­lizar­los todos: escoge los más rel­e­vantes y asegúrate de estar disponible, sobre todo en los momen­tos de may­or aflu­en­cia de con­sul­tas. Ten tam­bién en cuen­ta, que según el canal uti­liza­do, los asis­tentes ten­drán difer­entes expec­ta­ti­vas en cuan­to a la veloci­dad de respues­ta y a lo elab­o­ra­da que ten­ga que ser. Es con­ve­niente ten­er una visión estratég­i­ca tam­bién en este tema.

No des por hecho que conocen la información práctica

Asegúrate de recor­dar a los asis­tentes la infor­ma­ción prác­ti­ca de tu even­to: el horario, el lugar del even­to, los acce­sos, los trans­portes disponibles en los alrede­dores, la doc­u­mentación que tienen que lle­var, etc.

En caso de realizar algu­na mod­i­fi­cación, avisa a los asis­tentes con la may­or ante­ri­or­i­dad posi­ble. Envía e‑mails, SMS o cualquier otro tipo de comu­ni­cación para ase­gu­rarte de que la infor­ma­ción lle­ga a sus des­ti­natar­ios. Si puedes, solici­ta tam­bién un acuse de reci­bo.

Otros puntos clave:

  • Dis­eña tu web de for­ma que el acce­so a la infor­ma­ción sea rápi­do y fácil.
  • Repite la infor­ma­ción pero sin hac­er spam.
    • A los asis­tentes les puede molestar recibir la infor­ma­ción demasi­adas veces. Dosi­fi­ca los tiem­pos de comu­ni­cación y los recorda­to­rios. Pon la infor­ma­ción a su dis­posi­ción de for­ma fácil, sin pasar nece­sari­a­mente por los men­sajes direc­tos.
  • Si te hacen la mis­ma pre­gun­ta con fre­cuen­cia, refor­mu­la la expli­cación.
    • Esto es un sig­no de que la infor­ma­ción tal vez no esté redac­ta­da de la for­ma más com­pren­si­ble para los asis­tentes.

Aho­ra que ya sabes per­fec­ta­mente cómo respon­der a las pre­gun­tas de los asis­tentes a tu even­to, puedes seguir con la orga­ni­zación de tu even­to con la ayu­da de Weezevent. ¡Haz clic aquí para aden­trarte en el uni­ver­so Weezevent!

¡Nos vemos por weezevent.com!

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